La maîtrise d’un certain nombre de risques

Le premier axe de contribution de la gestion des contrats, qui est souvent le premier but de la mise en place d’un outil CLM est la maîtrise d’un certain nombre de risques.

Le travail de recensement des contrats et leur intégration dans une base de données centralisée (l’outil CLM) répondent au besoin de l’entreprise de sécuriser ses informations contractuelles :

- Le stockage des documents sous forme dématérialisée permet d’en garder une trace en cas de perte ou de destruction.

- Dans le cadre de la loi ALUR, la conservation des documents liés à la gestion des copropriétés et multipropriétés est une obligation légale pour l’activité de syndic, d’autant que le gestionnaire

63 de copropriété doit pouvoir transmettre ces documents aux propriétaires s’ils le demandent. Il faut donc que les documents soient sécurisés et disponibles sous forme dématérialisée.

- L’outil CLM permet de définir un certain nombre de règles sur l’accès aux informations et ainsi assurer la confidentialité des données (par exemple certaines données des contrats cadres). Les acheteurs et les juristes ont donc la possibilité de ne partager avec les collaborateurs que les informations qu’ils souhaitent diffuser.

En diffusant les bonnes pratiques et en mettant en place des procédures de contrôle sur la gestion des contrats, acheteurs et juristes peuvent minimiser les risques fournisseurs :

- L’évaluation systématique du fournisseur en amont des appels d’offres ou des négociations, permettrait de réduire le risque de défaillance et de dépendance fournisseurs.

- Le contrôle régulier des documents fournisseurs (attestation URSAFF, liste des travailleurs étrangers avec la copie des titres de séjour en règle) permet de minimiser le risque de travail dissimulé ou illégal mais les collaborateurs, une fois le contrat signé, oublient de demander les nouvelles versions en règle. Des prestataires proposent aujourd’hui un service de gestion de ces documents fournisseurs, la Direction des Achats PVCP a donc décidé de mettre en place ce service avec la société Myprocurement sur l’une des catégories stratégiques, les sociétés de ménage.

- La façon dont les prestations sont définies dans les contrats comporte à elle seule un risque de délit de marchandage ou de prêt de main d’œuvre illicite ; les modalités et la définition du besoin varient suivant le type de prestation : intérim, conseil, maintenance, portage salarial. La mise à disposition de modèles de contrats, contenant déjà les clauses type pour les différentes prestations, ainsi que la revue systématique du contrat par un juriste sont des moyens efficaces pour réduire ces risques.

- Enfin le suivi de la performance fournisseur, avec la formalisation dans le contrat d’un plan de progrès ou d’un SLA (Service Level Agreement), permet un meilleur pilotage des fournisseurs pour prévenir les risques de défaillance.

La diffusion des informations sur les contrats cadres et le contrôle de la rédaction des contrats permettent de réduire les risques liés à la rédaction et au suivi des contrats :

- Concernant la phase de rédaction, l’un des problèmes majeurs dans une organisation comme celle du groupe PVCP où la gestion des contrats est relativement décentralisée, est que la majorité des collaborateurs amenés à établir un contrat ne sont pas spécialistes du sujet. Acheteurs et juristes doivent donc mettre sous contrôle la rédaction des contrats et s’assurer

64 que les clauses sont correctement rédigées. Là encore la mise à disposition de modèles que les collaborateurs complètent et qui sont ensuite validés par les acheteurs et/ou les juristes est un moyen efficace pour guider les personnes non expertes et pour s’assurer que les modalités des contrats cadres seront bien reprises en local.

- En communiquant régulièrement sur les enjeux et en proposant des solutions pour améliorer la gestion des contrats, les Directions Achats et Juridiques font valoir leur expertise sur le sujet. Les collaborateurs doivent avoir le réflexe de s’en remettre à leur expertise pour verrouiller certains points des contrats (par exemple la définition des modalités de révision des prix, de la chaîne logistique ou bien de la confidentialité des informations).

- Le suivi de la fin de vie des contrats est impératif pour diminuer les risques de rupture abusive et d’engagement prolongé. L’envoi automatique d’alertes via l’outil CLM est un premier pas pour diminuer ces risques, car les collaborateurs sont prévenus dans le délai souhaité avant le début de préavis du contrat et peuvent préparer soit la résiliation du contrat soit la renégociation.

La gestion des contrats est donc un levier efficace pour maîtriser certains risques de l’entreprise. Mais cette efficacité est conditionnée par le respect des règles mises en place par les Directions Achats et Juridiques et passe par une sensibilisation de toute l’entreprise et par la mise d’un contrôle. Parmi les indicateurs de contrôle pertinents on peut citer :

- Le stockage dans l’outil CLM de la version signée des contrats ainsi que des documents obligatoires,

- Le taux d’utilisation des modèles de contrats mis à disposition par les juristes et les acheteurs, - Le nombre de fournisseurs avec un taux de dépendance supérieur à certain seuil,

- Le nombre de contrat intégrant un plan de progrès ou un SLA, - Le nombre de collaborateurs formés à l’outil CLM.

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