L’URFM

L’Unité de Recherche des Forets Méditerranéennes (URFM), terrain de cette étude, est un laboratoire du centre INRA de la région PACA à Avignon.

Elle mène des recherches pluridisciplinaires en écologie pour une gestion durable des écosystèmes forestiers méditerranéens, et ce, dans le contexte du changement climatique global. L’Unité mène ses travaux autour de trois axes de recherches :

- biologie des populations et évolution (arbres et insectes) - écologie fonctionnelle du feu et dynamique des communautés - physique et écologie

En parallèle, elle développe également ses recherches dans quatre domaines : la gestion forestière, la conservation des ressources génétiques, la prévention des incendies, la protection contre les ravageurs. L’URFM gère plusieurs projets de recherche, nationaux et internationaux, en partenariat avec d’autres organismes de recherches ou établissements publiques. L’Unité (organigramme en annexe 5) est composée, en dehors du Directeur et du Directeur adjoint, de :

- 11 chercheurs, - 8 doctorants, - 2 post doctorants,

- 5 ingénieurs (4 de recherche et 1 d’étude) - 3 assistants ingénieurs,

- 14 techniciens (dont 6 Adjoint technique)

Le centre INRA PACA dispose d’un centre de documentation et d’information, installé dans le bâtiment de l’URFM, animé par deux documentalistes et d’un service communication de centre, gérant l’animation au niveau de la région PACA sur Sophia Antipolis, deux personnes, et sur Avignon, deux personnes.

Un service de la Formation Continue, composé d’une équipe de trois personnes, organise des stages de formation professionnelle à destination des agents des unités dépendant du centre PACA.

En dehors de la partie administrative, l’unité fonctionne de manière autonome par rapport aux autres services du centre PACA.

3.2.1 Les locaux

L’unité dispose de plusieurs salles de réunion réparties sur le centre dont deux dans son propre bâtiment. Ces salles ont une capacité d’accueil qui varie de 10 personnes, pour la plus petite, jusqu’à 150 personnes pour la plus grande.

Elles disposent toutes de chaises et de tables (modulables pour les moins grandes) ainsi que d’un tableau blanc et rideau en cas de nécessité.

La plus grande des salles est réservée aux manifestations importantes : AG, séminaires, Fêtes des sciences, et autres. Elle est équipée d’un pupitre, d’une tribune, de micros, vidéoprojecteur, etc…

Certaines disposent d’un appareil de visioconférence, d’un projecteur, d’un grand écran mural, d’une borne wifi, etc… et de chaises munies d’une tablette au niveau d’un accoudoir pour faciliter la prise de notes.

3.2.2 La gestion de l’information et des documents

L’unité dispose de son site web axé sur la communication extérieure, réalisé sous Ezpublish et d’intranet pour la communication intérieure que propose l’INRA. Elle dispose également d’un wiki, mis en place depuis un an, pour tout ce qui concerne la partie travail collaboratif (rédaction de compte rendu de réunion, informations financières, gestion des tâches collectives, etc…,). Mais aussi d’un gestionnaire de document GDo, depuis sa mise place en 2007, pour le classement et le stockage des documents.

Wiki : Cet outil permet de répondre aux besoins que nécessitent le travail collaboratif à

savoir celui de co-rédaction, de co-création, de co-conception, de co-réalisation et de communication mais il manque encore d’autres fonctionnalités comme celui de coordonner, de gérer les documents, d’archiver des informations, etc… Ces fonctionnalités sont présentes dans les outils présentés précédemment.

GDo :

Au sein de l’unité, beaucoup d’information et de documents circulent : procédures, protocoles, photographies, présentations, cahiers de laboratoires, manuscrits, et autres documents.

Bref, tout ce qui constitue la mémoire de l’activité de l’unité, mais aussi, des données scientifiques accumulées aux cours des expériences menées antérieurement et découvertes dont il est indispensable de conserver la trace. Pour ce faire, l’unité utilise un logiciel de gestion de document électronique (GED), appelé GDo, que le département Ecologie des Forêts, Prairies et milieux Aquatiques (EFPA), auquel elle rattachée, a développé dans le cadre de l’assurance qualité et mis à la disposition des unités depuis 2006. Tous les documents concernant les travaux de recherches y sont systématiquement stockés et archivés. De la check-list aux protocoles, du livret d’accueil au formulaire administratif ainsi que les données, les rapports de projets, les comptes-rendus de réunion, les présentations, exposés, etc…

Cet outil permet de mettre à la portée de tous les agents certains savoirs et savoir- faire pratique de terrain, et participe à la démarche d’autoformation. Mais il contribue, pour beaucoup, à la capitalisation de certaines connaissances. C’est la mémoire d’une partie des connaissances de l’unité de l’URFM.

Chaque agent s’attache du mieux qu’il peut à enregistrer les documents selon le plan de classement et la nomenclature définis par l’unité, au titre de l’assurance qualité.

Yaziba : l’agenda partagé

Pour ce qui concerne les outils de communication, en plus de ceux cités précédemment, l’unité dispose d’un site web institutionnel axé vers la communication extérieure et, d’un intranet, d’une messagerie, de téléphones, de panneaux d’affichage pour diffuser les annonces de colloques, de diverses manifestions. Le détail de ces outils figure dans la partie résultat et analyse des interviews.

En outre, des liens ont été crée sur le wiki, renvoyant aux autres outils collaboratifs proposés par l’INRA et utilisés par les agents de l’unité, chercheurs, ingénieurs et techniciens confondus. De sorte à n’avoir qu’un seul outil donnant accès à tous les autres et de faciliter le travail collaboratif.