Todas as funcionalidades do módulo aplicacional financeiro são baseadas numa estrutura de dados uniforme. Cada transacção é processada individualmente com um elevado grau de integração com todas as outras áreas aplicacionais. É assim assegurada a coerência da informação entre a contabilidade financeira e as contabilidades auxiliares (contas a receber e contas a pagar, entre outras). Todo o sistema FI foi desenvolvido com base nos ‘Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites’ o que permite aos clientes da SAP utilizarem a mesma aplicação em qualquer parte do mundo. Outro aspecto bastante relevante nesta área aplicacional são as adaptações legais que a SAP desenvolve, por forma a que o sistema seja o mais possível utilizado na sua versão standard, não tendo o cliente, de uma maneira geral, necessidade de proceder a desenvolvimentos adicionais, para cumprir com os requisitos legais próprios do país em que o sistema se encontre em funcionamento.
O módulo aplicacional FI – Contabilidade Financeira – tem como principais componentes:
- General Ledger – componente que suporta todas as funções de contabilidade financeira, tendo como principais características:
- estrutura flexível do plano de contas;
- total integração com todos os ‘sub- ledgers’ (contas a receber e a pagar), bem como com as outras áreas aplicacionais;
- actualização simultânea da contabilidade financeira e da contabilidade analítica (sistema monista);
- Contas a Receber – aplicação que suporta toda a funcionalidade referente a terceiros (clientes e outros devedores), com destaque para o controlo de contas correntes, controlo de crédito integrado com a função comercial e funções de reclamação contemplando diversos níveis. É fornecido um conjunto de reports de gestão, tais como controlos de rentabilidade, antiguidade de saldos e é assegurada a ligação a Gestão de Tesouraria ;
- Contas a Pagar (A/P) – este sistema contem informação relativa a ordens de compra, recepção de mercadorias e facturação. É um sistema de vital importância para o departamento de compras e está integrado com a Gestão de Tesouraria, desde o momento em que se produz a encomenda até à altura em que o programa de pagamentos automáticos salda a dívida com o fornecedor;
- Consolidação de Contas – a consolidação legal de contas é o módulo que permite a grupos empresariais procederem à consolidação das suas contas, para apresentação interna ou externa. Este módulo suporta vários métodos de consolidação e tem como principais fontes de informação a contabilidade financeira e a gestão de activos fixos;
- Gestão de Activos Fixos – com este módulo, o SAP R/3 disponibiliza todo um conjunto de processos que permitem fazer o seguimento exaustivo do imobilizado da empresa, incluindo o controlo de custos de manutenção por cada bem. Todo o processo tem início com a compra (integrado com o módulo de Compras), passando pela capitalização, amortização, reavaliação e abates/transferências, suportando vários métodos de amortização internacionalmente reconhecidos.
Consolidação Consolidação Razão Extendido Razão Extendido Posição e Previsão Posição e Previsão de Tesouraria de Tesouraria Gestão de Moeda Gestão de Moeda Estrangeira
Estrangeira Gestão deGestão de
Garantias e Garantias e Empréstimos Empréstimos Sistema de informação Sistema de informação Financeira Financeira Banco Banco Verificação Verificação de Facturas de Facturas Contas a Contas a Pagar Pagar Livro do Razão Fornecedores Clientes Bancos Gestão Gestão de Credito de Credito Contas a Contas a Receber Receber fi401.wav
F.2 CO - Controlling
O objectivo do módulo CO – Controlling (Contabilidade Analítica) é o de fornecer uma solução totalmente integrada que permita coordenar, analisar e decidir sobre todo um conjunto de informação de gestão. Todas as áreas aplicacionais de CO utilizam as mesmas fontes de dados e um sistema de reporting com uma filosofia uniforme, o que permite, juntamente com o Graphic User Interface do R/3, uma fácil utilização do sistema. O módulo aplicacional CO está dividido em diversas componentes que passamos a descrever: - Contabilidade de Centros de Custo (CO-CCA) – neste módulo são controlados
os custos de estrut ura da empresa, estando aqui sediado o orçamento de exploração, alocação dos custos reais (via FI) e as funções de ‘reporting’ e análise;
- Activity Based Costing (CO-ABC) – que permite a planificação e monitorização das actividades e recursos da empresa, ga rantindo que os custos são registados e alocados da forma mais correcta. Com esta ferramenta, conseguimos reconhecer atenpadamente todas as possíveis variações existentes entre o planificado e o realizado, podendo tomar as acções correctivas no momento mais apropriado; - Gestão de Ordens / Obras (CO-OPA) – existe todo um conjunto de factos
contabilísticos que exigem um controlo efectivo dos custos incorridos pela empresa. Estes factos contabilísticos não estão directamente relacionados com a estrutura da empresa, pelo que não devem ser representados por centros de custo. O sistema de Ordens, fornece uma ferramenta que permite controlar de forma individualizada os custos incorridos, que se encontrem relacionados com o facto em análise, e fazer a respectiva análise comparativa face aos custos planificados; - Custeio de Produtos (CO-PC) – cuja funcionalidade se encontra adaptada às
necessidades de todos os processos de negócio utilizados actualmente na indústria. Este módulo está fortemente integrado com o módulo de controlo de produção. Com as funcionalidades proporcionadas pelo módulo de Custeio de Produtos monitorizam-se estruturas de custo, elementos de custo e processos operacionais, podendo gerar-se previsões para objectos individuais ou colectivos; - Profitability Analysis (CO-PA) – que pretende dar respostas a questões como:
que mercados geram as maiores margens de contribuição? Como se encontra estruturado o resultado das operações com um determinado cliente? Estas são
duas das questões que se colocam com maior frequência, quando se está a trabalhar com actividades orientadas ao mercado. O módulo permite, ainda, uma análise multi-dimensional dos resultados da empresa;
- Profit Center Accounting (CO-PCA) – que pretende ser a solução para as empresas que têm necessidade de conhecer permanentemente a rentabilidade das suas unidades de negócio. Para cada área de responsabilidade, o sistema disponibiliza informação referente a custos, proveitos e respectivos resultados.
Fig.F.2 – A Contabilidade Analítica.