Do ponto de vista técnico e tecnológico, um Sistema ERP9 é uma ferramenta complexa e extraordinária. A sua construção, sendo bastante sólida, em virtude de uma evolução longa e consolidada, permite-lhe uma grande adaptabilidade a, praticamente, qualquer tipo de organização; quer usando os diversos módulos pré-existentes, quer através do desenvolvimento, por programação, de interfaces para cobrir as necessidades dos processos dos destinatários. A experiência contida nos Sistemas ERP, conhecida como melhores práticas, pode, também, muitas vezes, levar, aquando da implementação, a organização a ajustar os seus processos àqueles considerados como a experiência dos melhores. Da implementação base de um ERP decorre, sobretudo, a integração ao nível
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Que permite a quantificação do valor. A Análise do Valor é um método de competitividade, organizado e criativo, visando a satisfação da necessidade do utilizador, baseada num processo específico de concepção, ao mesmo tempo funcional, económico e multidisciplinar. Consulte-se www.cev.pt/servicos.htm .
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Igualmente facilitadora da implementação da Norma ISO9000:2000.
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Não disponibilizamos essa informação, por ra zões de confidencialidade, mas “não há comparação” com o que se passava anteriormente.
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Mercados virtuais.
8 O concurso ganho no Marketplace das PME, o PMElink.pt teve no SAP um contributo enorme. 9 Quer seja SAP, quer seja outro sistema ERP.
operacional, tendo por base processos transaccionais, os quais percorrem a organização horizontalmente, facultando um excelente nível de respostas para os seus utilizadores.
Uma vez que a oferta de soluções ERP é vasta, a decisão sobre qual deles escolher não é simples. A melhor regra, pode ser uma parceria com a entidade implementadora mas, o compromisso pessoal de todos os colaboradores envolvidos não pode ser dispensado. Por outro lado, apesar do investimento ser algo avultado, o Sistema ERP pode trazer mais valias importantes para a organização, uma vez que copia as melhores práticas do negócio, e as traduz para a realidade organizacional, ao nível das suas transacções mais básicas. Contudo, um factor não desprezível a tomar em consideração, é o alto grau de complexidade que um ERP pode implicar, seja durante o projecto de implementação, seja na fase de pós-arranque.
Uma pergunta a que este trabalho procurou responder foi: serão os ERP adaptáveis às PME? Deveremos reformular a questão, e esta resulta da nossa experiência; “estarão as PME (e os seus colaboradores) capazes de se adaptar aos processos e às melhores práticas dos ERP?”
Se a resposta for sim, então “o ERP” trará, certamente, valor acrescentado à organização e contribuirá decisivamente para alicerçar o seu presente de forma a garantir o seu futuro. Se a resposta for não, a disrupção resultante pode ser nefasta para essa mesma organização, e convirá pensar melhor sobre o investimento (tempo, recursos financeiros, recursos humanos). No caso analisado, o primeiro impacto da implementação do ERP não foi abonatório da mudança introduzida. A empresa não estava preparada nem parecia querer a mudança! Atrasos iniciais resultantes de uma falta de elasticidade interna provocaram alguns problemas que apenas movimentos contabilísticos10 exagerados puderam resolver, com atraso e com stress desnecessário. Apesar deste primeiro momento, ainda aquando da fase de implementação, pode-se concluir que a introdução do Sistema ERP veio acrescentar uma (e) forte disciplina de operação. O rigor com que se consegue rastrear qualquer acção dentro do SAP deixa uma porta aberta de verificação sobre qualquer acção nele realizada. Comportamentos desregrados do passado não são hoje possíveis, pois o desenho dos processos não permite grande margem de manobra.
Uma pergunta interessante, por parte de um auditor da qualidade, na Rall, pode caracterizar a mudança mental que se torna necessária introduzir nas organizações: “Como são tratados os dados obsoletos?”
Convirá entretanto esclarecer que, de acordo com as exigências da norma NP EN ISO 9001:199411 a função gestão documental tem que garantir que apenas os dados mais recentes são usados e que todos os outros se encontram segregados. Sendo assim, há um tratamento especial a considerar quanto aos obsoletos. Mas, que acontece com o SAP? Simplesmente, não há dados obsoletos, pois estão todos disponíveis concomitantemente e o sistema assegura que apenas os últimos são usados12. Esta nova filosofia de encarar os dados impõe uma grande capacidade de armazenamento, mas esse é um “mal menor”, o qual pode ser garantido com tecnologia.
A introdução do ERP veio, por outro lado, quebrar algumas anteriores barreiras departamentais. Se a informação está toda disponível, e é acessível, de acordo com as permissões, então não há lugar a capelinhas13. Por outro lado, verifica-se que o aumento de capacidade de tratamento de informação pelo sistema, conjugado com o tempo ganho por determinado conjunto de funções, implicou um maior cuidado e incremento da necessidade de informação. Este é um ciclo, também ele, virtuoso: há mais informação disponível e as pessoas querem estar mais informadas. É notório o ganho daí resultante, contribuindo para que as reuniões de gestão sejam mais concisas e curtas mas, ao mesmo tempo, mais objectivas e eficazes. Pode-se dizer que no caso da Rall a implementação do ERP a organizou internamente e a preparou para responder aos desafios do mercado. Neste sentido, o ERP escolhido é fundamental para potenciar e responder à estratégia que a organização procura alcançar. Neste caso, a implementação SAP auxiliou na reestruturação dos processos de negócio14.
Fruto do estudo realizado, tendo em vista a presente dissertação, deparou-se-nos uma nova realidade: na senda da maturação dos Sistemas ERP e do seu progresso em direcção à Web, evolução dos, ainda, actuais Sistemas Integrados de Gestão, que começa a surgir; o Workplace! O seu leit-motiv não é a integração, mas a colaboração. Apesar de termos
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A norma NP EN ISO 9001:2000, constitui o corolário dos processos, industriados pelos ERP. Para as entidades que possuam ERP, a transição para a nova norma é mais óbvia de realizar, pois o desenho do ERP retrata as exigências da NP EN ISO 9001:2000.
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Um preço, por exemplo. É o valor actual que está em vigor, mas pode-se ver o histórico desse produto.
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Entenda-se o termo como significando que não existem as barreiras departamentais.
14http://www.erpfans.com/ , slide 10 refere-se que os ERP integram bases de dados, aplicações, interfaces,
procurado entender de que forma o conceito de Workplace toma lugar, nomeadamente como pode ser um instrumento para a gestão da mudança, cremos que seria importante desenvolver estudos mais focalizados e actualizados relativamente a este novo conceito.
Uma outra pista de pesquisa, que deixamos, prende-se com o eventual cruzamento, que cremos ser interessante fazer, do conceito de Workplace com um outro, relativamente recente, de ERP estendido, o ERP II.
Como afirma Patrick Thompson (CIO da Turner Industries Ltd):
“My feeling is that a company without ERP is like a Mercedes without tires – you aren’t going far without it. Extending ERP has proved to be our competitive advantage.”