5.2.1. OPDRACHTEN VAN DE DIENST (ALGEMEENHEDEN)
A. De eerste en voornaamste opdracht van de dienst kadert in de toepassing van de artikelen 123-8° en 270 van de nieuwe gemeentewet en betreft de rechtsvorderingen van de Gemeente:
de dienst is belast met de rechtsgeschillen, hetzij passief (als “verdedigende partij“), hetzij actief (als “eisende partij“).
De dienst zal een geschillendossier openen (samenstellen) voor elke nieuwe zaak die voor het gerecht wordt gebracht, waarin de Gemeente is betrokken (op actieve of passieve wijze), of dit nu voor de Hoven en Rechtbanken van de gerechtelijke orde is (voor het merendeel van de zaken) of vóór de Raad van State, … Dit geschillendossier zal beetje bij beetje vorm krijgen, volgens de voortgang van de zaak, tot aan zijn definitieve afsluiting; hij houdt de volgende verschillende delen in: “procedure“ (om er de aktes en de geschriften van de procedure in te bewaren), “analyses“ (… de verslagen voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen), “brieven“ (… de brieven, faxen, e-mails, uitgewisseld met i.h.b. de advocaat aangesteld in de betrokken zaak), “dossier“ (… de stukken van het basisdossier),
“beraadslagingen“ (… de beraadslagingen van het College van Burgemeester en Schepenen en de Gemeenteraad), “wetgeving“ (… de wettelijke en reglementaire teksten van toepassing in de betreffende zaak) en “diversen”.
Les activités du service liées à cette mission consistent d’abord à appréhender l’objet et les motifs de la demande ou du recours en justice introduit contre la Commune ou à introduire par la Commune, ainsi qu’à prendre connaissance des pièces du dossier et de tous éléments utiles concernant l’affaire (dans la mesure du possible). Le service en fera un rapport au Collège des Bourgmestre et Echevins, avec les propositions de : - prendre acte de la demande ou du recours en justice contre la Commune (pour le contentieux passif) / agir en justice au nom de la Commune (pour le contentieux actif) ; - désigner l’avocat qui sera chargé de représenter la Commune et défendre ses intérêts en la cause ; pour une action à intenter par la Commune (contentieux actif), la proposition sera également faite au Collège de : - solliciter l’autorisation du Conseil « pour agir en justice » (car, légalement, il appartient au Conseil d’accorder l’autorisation « pour agir en justice » - article 270 de la nouvelle loi communale). Le service est aussi bien chargé de rédiger les délibérations portant les décisions précitées du Collège et du Conseil. Par la suite, le service va suivre le déroulement de la procédure. Il s’agira notamment de prendre connaissance des actes et des écrits de procédure et de faire part d’observations / donner son accord sur les « conclusions » que l’avocat désigné aura préparées pour la Commune. A cette occasion, le service peut avoir un échange de vues verbal (par téléphone) avec l’avocat désigné ; mais il communiquera avec lui, ordinairement, par écrit (par courrier à la Poste, par télécopie ou par courriel). S’il y a lieu, il fera un rapport au Collège, pour décider de l’orientation de la procédure. Enfin, quand une décision intervient (décision avant dire droit ou au terme de l’instance), il incombe au service de la soumettre au Collège, ainsi que les commentaires ou l’avis de l’avocat désigné, et de faire au Collège telle proposition qu’il convient : - en prendre acte, - y acquiescer, - en interjeter appel, - la faire signifier à la partie adverse (par l’office d’un huissier de justice), - (...). Le service veillera également aux suites de la décision rendue, c’est-à-dire à son exécution complète, en ce compris d’éventuelles mesures d’exécution forcée. Si l’opportunité d’un accord transactionnel se présente, le service sera attentif à ce que les conditions générales en soient déterminées dans le sens des intérêts de la Commune ; il fera rapport au Collège pour qu’il marque son accord sur celles-ci et préparera, en outre, la délibération à soumettre au Conseil communal (s’il y a lieu) ; il s’occupera aussi, éventuellement, de l’exécution de l’accord transactionnel jusqu’à son aboutissement final.
Il est à noter qu’en général, la gestion des affaires contentieuses se fait en concertation étroite avec le(s) service(s) gestionnaire(s) de base. Il est à noter également que, dans d’assez nombreux cas, le service des Affaires Juridiques va devoir réunir des éléments de dossier et d’information que plusieurs services communaux différents détiennent.
B. Par ailleurs, le service peut être appelé à fournir une assistance sur le plan juridique, au bénéfice des autres services de l’Administration communale, ainsi qu’une aide à la décision sur le même plan ; ce pour quoi il est considéré comme un service d’appui interne (n. b. : il n’a en principe pas de contact direct avec les citoyens schaerbeekois ou autres administrés).
Cette mission, dont les limites sont assez largement indéterminées, se manifeste par des avis ou des conseils juridiques, qui peuvent être donnés … pour une question orientée sur un point particulier, … en « première ligne », … par oral ou par écrit, … d’initiative / à la demande dûment justifiée d’un autre service / sur une décision du Collège des Bourgmestre et Echevins.
Il est à noter que, pour certaines questions spécifiques ou complexes ou en « deuxième ligne », cette mission de conseil peut être confiée à des avocats ou autres experts en matière juridique.
C. Pour les missions précitées, le service a naturellement besoin de s’informer sur l’état du droit et de se documenter. Le droit sur lequel il est nécessaire que le service se tienne informé comprend, essentiellement, les textes légaux et réglementaires d’application, plus les modifications apportées à ces textes, ainsi que les nouvelles réglementations qui entrent en vigueur ; dans ce but, il est invité à consulter régulièrement le Moniteur belge.
Il convient que le service prenne connaissance aussi (dans une certaine mesure) de la jurisprudence et des commentaires doctrinaux, pour en dégager l’enseignement.
Cette partie des missions du service, d’une ampleur potentiellement extrêmement vaste, sera limitée, en pratique, par l’intérêt pour les affaires juridiques ; elle peut toutefois représenter une part non négligeable de ses activités.
De activiteiten van de dienst in verband met deze opdracht bestaan vooreerst in het begrip van het voorwerp en de gronden van de rechtsvordering of het beroep ingediend tegen de Gemeente of in te dienen door de Gemeente, alsook in de kennisname van de stukken van het dossier en van alle nuttige elementen betreffende de zaak (in de mate van het mogelijke). De dienst zal er verslag van uitbrengen aan het College van Burgemeester en Schepenen en het voorstel doen om: - akte te nemen van de rechtsvordering of het beroep tegen de Gemeente (voor de passieve geschillen) / in rechte op te treden namens de Gemeente (voor de actieve geschillen); - de advocaat aan te duiden die zal verzocht worden om de Gemeente te vertegenwoordigen en haar belangen terzake te verdedigen; voor de vordering die de Gemeente indient (actieve geschillen), zal ook het voorstel aan het College worden gedaan om:
- de machtiging van de Gemeenteraad te verzoeken “om in rechte op te treden“ (want wettelijk komt het aan de Raad toe om de machtiging „om in rechte op te treden“ toe te kennen - artikel 270 van de nieuwe gemeentewet). De dienst is ook belast met de opmaak van de beraadslagingen die de voornoemde beslissingen van het College en de Raad betreffen.
Vervolgens zal de dienst het verloop van de procedure volgen. Het betreft met name de kennisname van de procedureakten en -geschriften en het maken van opmerkingen/zijn akkoord geven over “de besluiten“ die de aangeduide advocaat voor de Gemeente voorbereid heeft. Bij deze gelegenheid kan de dienst een mondelinge gedachtewisseling (per telefoon) met de aangeduide advocaat hebben, maar hij zal met hem, gewoonlijk, schriftelijk communiceren (per postbrief, fax of e-mail). Eventueel zal hij verslag aan het College uitbrengen, om te beslissen over de richting die de procedure moet volgen.
Uiteindelijk, wanneer een beslissing wordt uitgesproken (beslissing alvorens recht te doen of na afloop van het geding), komt het aan de dienst toe om deze aan het College voor te leggen, alsook de commentaren of het advies van de aangeduide advocaat, en om aan het College het volgende passende voorstel te doen: - er akte van nemen, - erin berusten, - een beroep ertegen indienen, - het aan de tegenpartij laten betekenen (door tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder), - (…). De dienst zal eveneens waken over de gevolgen van de uitgebrachte beslissing, dat wil zeggen over zijn volledige uitvoering, met inbegrip van eventuele maatregelen van gedwongen uitvoering.
Als de gelegenheid van een minnelijke schikking zich voordoet, zal de dienst aandachtig zijn voor de vaststelling van de algemene voorwaarden ervan, in het belang van de Gemeente; hij zal verslag aan het College uitbrengen opdat deze zijn akkoord hierover geeft en zal, bovendien, de beraadslaging voorbereiden die aan de Gemeenteraad wordt voorgelegd (indien nodig); hij zal, eventueel, zich ook bezighouden met de uitvoering van de minnelijke schikking tot aan haar definitieve voltooiing.
Er dient opgemerkt te worden dat het beheer van de geschillendossiers in het algemene in nauw overleg met de beherende dienst(en) gebeurt. Er wordt ook op gewezen dat, in vrij talrijke gevallen, de dienst Juridische Zaken dossierstukken en informatie zal moeten verzamelen die verschillende gemeentediensten in handen hebben.
B. Voorts, kan de dienst worden gevraagd om juridische bijstand te leveren aan andere diensten van het Gemeentebestuur, alsook een beslissingsondersteuning op ditzelfde vlak, waardoor hij als een intern ondersteunende dienst wordt beschouwd (n. b.: hij heeft in principe geen rechtstreeks contact met de Schaarbeekse burgers of andere burgers).
Deze taak, waarvan de grenzen in ruime mate onbepaald zijn, uit zich aan de hand van juridische adviezen of raden, die kunnen worden gegeven … voor een op één punt gerichte vraag, … in “eerste lijn”,… schriftelijk of mondeling, … op eigen initiatief / op naar behoren gerechtvaardigde vraag van een andere dienst / op beslissing van het College van de Burgemeester en Schepenen.
Er dient opgemerkt te worden dat, voor bepaalde specifieke of ingewikkelde vragen of in
“tweede lijn”, deze raadgevende taak aan advocaten of andere juridische deskundigen kan worden toevertrouwd.
C. Voor de voornoemde opdrachten moet de dienst zich natuurlijk bevragen over de stand van de rechten en zich documenteren. De rechten waarvoor het noodzakelijk is dat de dienst zich op de hoogte houdt omvat, voornamelijk, de geldende wettelijke en reglementaire teksten, en de aan deze teksten aangebrachte wijzigingen, evenals de nieuwe reglementeringen die van kracht worden; in dit kader wordt hij ertoe verzocht om het Belgische Staatsblad regelmatig te raadplegen.
Het is aangewezen dat de dienst ook kennis neemt (tot op zekere hoogte) van de rechtspraak en de commentaren van de rechtsleer om er lessen uit te trekken.
Dit deel van de opdrachten van de dienst, van een potentieel zeer uitgestrekte omvang, zal, in de praktijk, worden beperkt door het belang voor de juridische zaken; zij kan echter een niet onbelangrijk deel van haar activiteiten vertegenwoordigen.
Le cadre du personnel du service des Affaires Juridiques
Le service est constitué de deux secrétaires d’administration – juriste (niveau A), d’un secrétaire administratif (niveau B) et d’une assistante administrative (niveau C).
Par ailleurs, Il y a lieu de noter que lors de cet exercice, un étudiant en droit a été engagé par la Commune pour le mois de juillet 2010. Des dossiers qui n’avaient pu être examinés auparavant, le service étant confronté à une surcharge de travail, ont été repris et traités par celui-ci.
En 2009-2010, le service a ouvert 91 nouveaux dossiers contentieux. Ainsi, ce sont près de 1.196 dossiers contentieux qui ont été gérés par le service en 2009-2010. Par ailleurs, plus de 32 nouveaux dossiers non contentieux ont été ouverts.
A noter également que dans le cadre de dossiers contentieux existants, la Commune est intervenue, en degré d’appel, à 1 reprise comme partie intimée et à 7 reprises comme partie appelante.
5.2.2. CONTENTIEUX JUDICIAIRE
Les dossiers traités par le service, qui relèvent de la compétence des Cours et Tribunaux de l’ordre judiciaire, touchent à des domaines très divers. Il peut s’agir : - d’un recouvrement de sommes dues à la Commune (à titre d’arriéré de loyers et de charges locatives, d’indemnisation de dégâts causés à des biens communaux et plus généralement, de tout préjudice subi par la Commune, d’avance sur traitement récupérable, de remboursement du coût de travaux exécutés d’office à un immeuble en vertu d’un arrêté de police du Bourgmestre, ...), - d’un dossier de responsabilité civile invoquée à l’encontre de la Commune ou un de ses agents, - d’un dossier en matière d’accident du travail, - d’un dossier en matière d’accident de roulage, - d’un dossier d’état civil ou de population, - d’un dossier de marché public de travaux, de fournitures ou de services (exécution), - d’un dossier de vente ou acquisition de bien immobilier, - d’un dossier d’expropriation pour cause d’utilité publique, - etc.
Au cours de l’année 2009-2010 le service a ouvert 17 nouveaux dossiers, pour un recours introduit par la Commune (contentieux actif) et 32 nouveaux dossiers pour une action intentée contre la Commune (contentieux passif).
D’autre part, le service a clôturé 6 dossiers dans lesquels la Commune a été partie « en demandant » et 6 dossiers dans lesquels elle a été partie « en défendant ». Par ailleurs, le service a assuré le suivi de 6 dossiers d’accord transactionnel, soit des dossiers contentieux dans lesquels les parties tombent d’accord pour arriver à une résolution du litige autrement que par décision judiciaire.
Il convient de faire remarquer que la tendance qui avait été observée au cours des exercices 2006-2007, 2007-2008 et 2008-2009, d’une augmentation sensible du nombre de dossiers contentieux ouverts relatifs à un refus de célébration de mariage opposé par l’Officier de l’Etat Civil (18 nouveaux dossiers ouverts pour 2006-2007, 14 nouveaux dossiers ouverts pour 2007-2008 et 18 dossiers ouverts pour 2007-2008-2009), ne s’est pas infléchie mais, au contraire, s’est maintenue au cours de cet exercice 2009-2010 (19 nouveaux dossiers ouverts).
5.2.3. CONTENTIEUX ADMINISTRATIF
Le service est chargé de traiter les recours en annulation, accompagnés ou non d’une demande de suspension, qui sont introduits au Conseil d’Etat à l’encontre d’un acte ou un règlement adopté par l’un des organes de la Commune, quelque soit la matière concernée (personnel communal, régime disciplinaire, urbanisme, environnement, taxe communale particulière, arrêté de police du Bourgmestre, …), ainsi que les recours en annulation, outre une éventuelle demande de suspension, au Conseil d’Etat que le Collège des Bourgmestre et Echevins moyennant l’autorisation requise du Conseil communal aura décidé d’introduire au nom de la Commune contre une décision de son autorité de tutelle (en matière de personnel, par exemple) ou l’acte administratif ou réglementaire d’une autre autorité administrative.
Le service continue également à traiter les recours en annulation, en matière de droit des étrangers, qui ont été introduits au Conseil du Contentieux des Etrangers avant la mi-mai 2009, - moment auquel le traitement des nouveaux recours introduits a été transféré au service Population/Etrangers.
Le service n’a plus ouvert que 3 nouveaux dossiers dans lesquels la Commune est partie adverse.
19 dossiers ont été clôturés.
Het kader van het personeel van de Juridische Zaken
De dienst is samengesteld uit twee bestuurssecretarissen – Jurist (niveau A), een administratief secretaris (niveau B) en een administratief assistent (niveau C).
Bovendien dient er opgemerkt dat gedurende dat dienstjaar een rechtstudent door de Gemeente voor de maand juli 2010 werd aangeworven. Dossiers die in de loop van het diensjaar 2008-2009 niet konden worden onderzocht wegens een structurele werkoverlast werden hernomen en behandeld door deze rechtstudent.
In 2009–2010 heeft de dienst 91 nieuwe geschillendossiers geopend. Aldus werden in de periode 2009-2010 1.196 geschillendossiers door de dienst beheerd. Bovendien werden er meer dan 32 nieuwe niet-gerechtelijke dossiers geopend.
Er dient eveneens opgemerkt te worden dat in het kader van de bestaande geschillendossiers, de Gemeente, in beroep, één keer als geïntimeerde partij en zeven keer als appellerende partij is tussengekomen.
5.2.2. RECHTSGESCHILLEN
De dossiers behandeld door de dienst, die onder de bevoegdheid vallen van de Hoven en Rechtbanken van de gerechtelijke orde, hebben betrekking op zeer diverse gebieden. Het gaat mogelijk om: - een invordering van bedragen die verschuldigd zijn aan de Gemeente (ten titel van achterstallige huur en lasten, schadeloosstelling van schade veroorzaakt aan gemeentegoederen en meer in het algemeen, elk nadeel geleden door de Gemeente, van invorderbare voorschotten op salaris, van terugbetaling van de kosten van de van ambtswege uitgevoerde werken aan een pand op basis van een politiebesluit van de Burgemeester, …), - een dossier van burgerlijke aansprakelijkheid in hoofde van de Gemeente en van haar personeel, - een dossier inzake arbeidsongeval, - een dossier inzake verkeersongeval, - een dossier van burgerlijke stand of bevolking, - een dossier van openbare aanbesteding van werken, leveringen of diensten (uitvoering), - een dossier van verkoop of aankoop van onroerend goed, - een onteigeningsdossier ten algemene nutte, - enz.
In de loop van 2009-2010 heeft de dienst 17 nieuwe dossiers geopend waarbij de Gemeente een rechtsvordering heeft ingesteld (actieve rechtsgeschillen) en 32 nieuwe dossiers waarin de Gemeente gedagvaard werd (passieve rechtsgeschillen).
Anderzijds heeft de dienst 6 dossiers afgesloten waarin de Gemeente betrokken was als
« eiseres » en 6 dossiers waarin zij betrokken was als « verweerster ». Voorts heeft de dienst de opvolging van 6 dossiers van minnelijke schikking verzekerd, d.w.z geschildossiers waarin de wil door de partijen werd geuit om eerder naar een andere oplossing van het geschil te neigen dan een gerechtelijke.
Het is aangewezen om op te merken dat de tendens die in de loop van het dienstjaar 2006-2007, 2007-2008 en 2008-2009 werd vastgesteld, van een belangrijke stijging van het aantal openstaande geschillendossiers betreffende een weigering van huwelijksvoltrekking door de Officier van de Burgerlijke Stand (18 nieuwe dossiers voor 2006-2007, 14 nieuwe dossiers voor 2007-2008, 18 nieuwe dossiers voor 2008-2009), niet werd omgebogen, maar integendeel werd aangehouden in de loop van dit dienstjaar 2009-2010 (19 nieuwe dossiers).
5.2.3. GESCHILLEN VAN BESTUUR
De dienst wordt verzocht de beroepen tot nietigverklaring al dan niet vergezeld van een vordering tot schorsing te behandelen die bij de Raad van State worden ingediend tegen een akte of een reglement aangenomen door één van de organen van de Gemeente, ongeacht de betrokken materie (gemeentepersoneel, tuchtstraffen, stedenbouw, leefmilieu, bijzondere gemeentebelasting, politiebesluit van de Burgemeester, …), evenals de beroepen tot nietigverklaring met een eventueel verzoek tot schorsing bij de Raad van State dat het College van de Burgemeester en Schepenen door middel van de vereiste machtiging van de Gemeenteraad besloten heeft in te dienen namens de Gemeente, tegen een beslissing van haar toezichthoudende overheid (inzake personeel, bijvoorbeeld) of de administratieve of reglementaire akte van een andere bestuursoverheid.
De dienst behandelt eveneens nog steeds de beroepen tot nietigverklaring, in vreemdelingenzaken, die werden ingediend bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen vóór midden mei 2009, - datum waarop de behandeling van de nieuwe ingediende beroepen overgemaakt werd aan de dienst Bevolking/Vreemdelingen.
De dienst heeft slechts 3 nieuwe dossiers geopend waarin de Gemeente verwerende partij is.
19 dossiers werden afgesloten.
5.2.4. CONTENTIEUX FISCAL
Le service est chargé de traiter le volumineux contentieux des taxes communales particulières, qui se présente devant les juridictions judiciaires (après usage par le redevable du recours administratif que la loi prévoit d’exercer devant le Collège des Bourgmestre et Echevins).
Sont principalement mises en cause les taxes suivantes (énumération non exhaustive) : - taxe sur les immeubles inachevés ou laissés à l’abandon, - taxe sur les terrains non bâtis, - taxe sur les surfaces de bureaux, - taxe sur l’utilisation du matériel informatique, - taxe sur les emplacements de parcage, - taxe sur les antennes relais de mobilophonie, - taxe sur les salissures sur les voies et lieux publics ou visibles de ceux-ci, - taxe sur les résidences non principales, - taxe sur les chambres et appartements garnis, - taxe sur les établissements bancaires et assimilés, - taxe sur les panneaux d’affichage et les supports de publicité visibles d’une voie de communication, ...
En 2009-2010, le service a ouvert 39 nouveaux dossiers « taxe » et en a clôturé 7.
5.2.5. DOSSIERS NON CONTENTIEUX
Des « petits dossiers » peuvent être ouverts dans le service et se clôturer sans devenir des « dossiers contentieux ». Par exemple, pour un recouvrement de sommes, il peut suffire que le
Des « petits dossiers » peuvent être ouverts dans le service et se clôturer sans devenir des « dossiers contentieux ». Par exemple, pour un recouvrement de sommes, il peut suffire que le