Etablissement, après vérification des disponibilités budgétaires, des bons de commande pour l’ensemble des fournitures, soit auprès des adjudicataires désignés à la suite d’une procédure de marché public, soit sur base d’une analyse rapide des prix pratiqués sur le marché, soit enfin sur proposition des services émetteurs. Ces tâches sont exécutées par le Magasin central pour toutes les matières gérées par le logiciel de gestion de stock ATAL.
Factures
Enregistrement des factures entrantes dans le système comptable, vérification, envoi dans les services pour réception et renvoi des factures erronées.
Dezelfde procedure is geldig voor de begrotingen en rekeningen van de beheersorganen van de wereldlijke macht van de twee synagogen (Orthodox en Sefarade), van de Verenigde Anglicaanse Kerken en de Verenigde Protestantse Kerk van België.
De dienst ontmoet regelmatig de verantwoordelijken van de Kerkfabrieken en van die organismen om hun te helpen bij het opmaken van hun begrotingen en rekeningen.
Na onderzoek van de door de Kerkfabrieken geleverde documenten, worden deze aan het College van Burgemeester en Schepenen voorgelegd alsook aan de Gemeenteraad.
Indien nodig, wordt beslist dat de gemeente tussenkomt teneinde het tekort van de Kerkfabriek of van de beheersorganen van de wereldlijke macht te dekken.
Voor de volgende parochies, die zich op het grondgebied van twee gemeenten bevinden, wordt er een medewerking met de andere betrokken gemeentebesturen tot stand gebracht :
- Heilige Zaligmaker (Schaarbeek en Sint-Lambrechts-Woluwe)
- Heilige Elisabeth en Heilige Franciscus van Assisiën (Schaarbeek en Brussel) - Epiphanie (Schaarbeek en Evere)
- Heilge Jan en Nikolaas (Schaarbeek en Sint-Joost-ten-Noode).
3.1.5. VOOGDIJ OVER DE O.C.M.W.’S
In het kader van de voogdij over het O.C.M.W., neemt de dienst regelmatig deel aan de vergaderingen van het overlegcomité.
De dienst legt de volgende dossiers aan de Gemeenteraad voor : - begrotingen
- rekeningen
- wijziging van de statuten
in het kader van de goedkeuringsvoogdij die hij op de beslissingen van het O.C.M.W. uitoefent.
Hij legt ook aan het College alle beraadslagingen voor van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn inzake het personeel of die betrekking hebben op openbare opdrachten voor leveringen.
3.1.6. CONTROLE VAN DE GESUBSIDIEERDE VERENIGINGEN
De dienst is belast met het nazien van de rekeningen en begrotingen van de verenigingen die een toelage van de gemeente ontvangen.
Na onderzoek van de documenten geleverd door deze verenigingen, worden die aan het College en aan de Gemeenteraad voorgelegd..
Een nieuw reglement betreffende de gemeentelijke toelagen is sinds 1 januari 2009 in werking getreden. Dit reglement voorziet, onder andere, het ondertekenen van conventies met alle gesubsidieerde verenigingen om zo de samenwerking tussen de gemeente en de verenigingen te kunnen verbeteren. Dit proces werd geactiveerd en zijn concretisering is een succes.
De dienst centraliseert ook de aanvragen van de verenigingen om de toelagen uit te betalen.
De toepassing van deze nieuwe procedures zorgt voor een grotere transparantie van het gebruik van de publieke gelden.
In tijd van budgettaire strengheid, wordt bijzondere aandacht besteedt aan het rechtvaardiggebruik van de toegestane bedragen teneinde “de verspilling“ te verbieden.
3.1.7. INTERNE CONTROLE
De opdrachten van de dienst in dit domein zijn de volgende :
• nazien van de kleine kassa’s
• nazien van de rekeningen voor de maaltijden, het toezicht en de studie van de schoolinstellingen
• nakijken van de invorderingsstaten 3.2. AANKOPEN
Bestellingen
Opstellen van de bestelbons, na het nazien van de beschikbare kredieten, voor het geheel van de leveringen, ofwel bij de opdrachtnemers aangeduid ten gevolge van een procedure van openbare opdracht, ofwel op basis van een snelle analyse van de toegepaste prijzen op de markt, ofwel tenslotte op voorstel van de aanvragende diensten. De taken met betrekking tot de zaken die beheerd worden door het programma “ATAL” (stockbeheer) worden uitgevoerd door het Centraal Magazijn.
Facturen
Inschrijving in het boekhoudkundig systeem van de binnenkomende facturen, nazien en opsturen naar de diensten ter handtekening voor ontvangst en terugsturen van verkeerd opgestelde facturen.
Consommation (fluides)
Encodage des factures (téléphonie, eau, gaz, électricité, gasoil de chauffage), injection des données dans le logiciel de comptabilité énergétique, détection des éventuels écarts de consommation et information des interlocuteurs concernés en vue de la remédiation.
Marchés publics
Passation des marchés publics de fournitures et de certains marchés de services :
- Tous les marchés de fournitures ordinaires : matériaux pour la division Infrastructure, fournitures administratives, produits d’entretien, fournitures scolaires, vêtements de travail, gestion du parc d’imprimantes multifonctions, etc.
- Divers marchés de services ordinaires : entretien des vêtements de travail, réparation de carrosserie des véhicules communaux, REPROBEL, marché de traduction, marché d’emprunts destinés au financement du budget extraordinaire, marchés de consultance, assurances, etc.
- Marchés au budget extraordinaire : outillage, matériel, mobilier, véhicules, Worflow informatique, Signalétique du parc Josaphat, etc.
- Marchés de fournitures et de services financés par subsides (Fonds Politique des Grandes Villes, Contrat de Propreté, Contrat de Sécurité, Fonds Sommets Européens, etc.).
L’utilisation du logiciel « 3 P » par la cellule « Marchés publics » est passée dans une phase plus active pendant le seconde moitié de 2009. La personnalisation des modèles peut être considérée comme finalisée.
Près de 90 % des marchés tant à l’ordinaire qu’à l’extraordinaire sont réalisés via ce logiciel.
Seuls quelques marchés très spécifiques sont encore réalisés selon l’ancien canevas. La volonté du département Equipement est d’introduire dans le système 3P tous les marchés de Fournitures et de Services afin de pouvoir réaliser un suivi administratif complet eu égard aux nouvelles dispositions légales en la matière.
Le service participe au nouveau Groupe de travail et d’Information Marchés Publics (GTI) créé officiellement début 2010. Les réunions trimestrielles, regroupent les représentants Marchés publics des communes bruxelloises et permettent un échange fructueux, une information spécifique et une formation complète.
Compter tenu du resserrement du contrôle exercé par la tutelle et, à plus long terme l’entrée en vigueur d’une nouvelle loi sur les marchés publics, le service a été amené à intervenir dans certaines matières supplémentaires ou connexes (concessions, PPP, etc.).
Le service est également consulté régulièrement par le CPAS ou l’une ou l’autre ASBL pour un conseil en matière de législation sur les marchés publics.
Magasin central
Tous les magasins techniques (sauf le bois) sont désormais rattachés au magasin central.
L’informatisation des commandes internes (bon provisoire) se poursuit et se fait désormais par voie électronique (e-atal) pour :
• Toutes les commandes (produits d’entretien, fourniture de bureau, matériel pour l’enseignement, les vêtements de travail) de l’Instruction Publique se font également par e-atal et cela depuis fin décembre 2009.
• Les commandes (accessoires de plomberie, électricité, chauffage, quincaillerie, etc.) destinées aux services techniques
L’étape suivante est l’informatisation des services administratifs qui se trouvent au CTR (EEP, Infrastructures dont le service Entretien, Voirie, Imprimerie et Archives) et pour 2011 pour l’ensemble du personnel et la disparition définitive des « bons roses ».
Consumptie (niet vaste stoffen)
Coderen van de facturen (telefonie, water, gas, elektriciteit, stookolie voor verwarming), inbrengen van de verbruiksgegevens in het boekhoudkundige programma voor energie, opsporen van eventuele afwijkingen van consumptie en de betrokkenen ervan op de hoogte te brengen teneinde te verhelpen.
Openbare opdrachten
Gunnen van openbare opdrachten van leveringen en sommige opdrachten van diensten:
- Alle opdrachten voor gewone leveringen : materialen voor de dienst Infrastructuur, administratieve leveringen, onderhoudsproducten, schoolmateriaal, werkkledij, beheer van het park van multifunctionele kopieertoestellen, enz.
- Verschillende opdrachten voor de gewone diensten : onderhoud van de werkkledij, herstellen van het koetswerk van de gemeentevoertuigen, REPROBEL, vertalingsopdrachten, opdracht voor leningen bestemd voor de financiering van de buitengewone begroting, opdrachten voor consultatie, enz.
- Opdrachten voor de buitengewone begroting : gereedschap, materiaal, meubilair, voertuigen, workflow, signalisatie van het Josafatpark, enz.
- Opdrachten voor leveringen en diensten gefinancierd door toelagen (Grootstedenbeleid, Netheidscontract, Veiligheidscontract, Fonds Europese toppen, enz.)
Het gebruik van de logiciel “ 3P” is in een actieve fase getreden in de tweede helft van 2009 . De personalisatie van de modellen is zo goed als gefinaliseerd . Bijna 90% van de opdrachten , zowel gewone als buitengewone begroting , worden door middel van de logiciel gerealiseerd.
Slechts enkele zeer specifieke opdrachten worden nog via het vroeger model opgemaakt . De wens van het Departement Uitrusting is het systeem “3P” te gebruiken voor alle opdrachten van leveringen en diensten teneinde op die manier een volledige administratieve opvolging te kunnen garanderen mede gelet op de nieuwe bepalingen inzake de wetgeving op de overheidsopdrachten.
De dienst maakt ook deel uit van de nieuwe werk- en informatiegroep Overheidsopdrachten (WIG) die officieel werd opgericht begin 2010. De geregelde samenkomsten (per trimester) tussen de personen verantwoordelijk voor de overheidsopdrachten binnen de verschillende Brusselse gemeenten bevorderen een optimale uitwisseling , specifieke informatie en een volledige opleiding.Rekening houdend met het strenger toezicht van de Voogdijoverheid en , op langere termijn , het in werking treden van de nieuwe wetgeving inzake overheidsopdrachten, heeft de Dienst Uitrusting bijkomende opdrachten moeten uitvoeren, (cf.
( concessie , PPS , etc
De dienst wordt ook regelmatig geraadpleegd door het OCMW of door een of andere VZW voor een raadgeving inzake de wetgeving op de openbare opdrachten.
Centraal magazijn
Nu al de technische magazijnen deel uit maken van het centraal magazijn (behalve hout) wordt de informatisering (e-atal) van de bestellingen en de aanvragen verder uitgebreid.
De informatisering van de interne bestellingen (voorlopige bon) gaat verder en gebeurt vanaf nu via electronische weg (e-atal) voor : ° Alle bestel lingen (onderhoudsproducten , bureelbenodigdheden, materiaal voor het onderwijs, werkkledij) voor de Dienst Openbaar Onderwijs gebeuren ook per e-atal en dit sedert eind december 2009
De bestellingen ( toebehoren loodgieterij , electriciteit , verwarming , ijzerwaren ) bestemd voor de technische diensten
De volgende stap bestaat uit de informatisering van de bestellingen voor de administratieve diensten die gevestigd zijn in het TCR (OOR, Infrastructuur waaronder de dienst Onderhoud, Wegen, Drukkerij en de Archieven) en voor 2011 de informatisering van de bestellingen voor het geheel van het personeel en de definitieve verdwijning van de “roze bonnen”