A Universidade Federal do Espírito Santo se sujeita a auditorias periódicas, realizadas pela Controladoria-Geral da União, que investigam prestações de contas, atos e procedimentos administrativos, que resultam em um relatório com eventuais recomendações endereçadas ao administrador público.
A Instrução Normativa nº 01, de 06 de abril de 2001, previa as seguintes modalidades de auditorias: Auditoria Operacional; Auditoria Contábil; Auditoria Especial; Auditoria de Avaliação e Gestão; Auditoria de Acompanhamento da
Gestão. A Instrução Normativa assinalada, foi substituída pela Instrução Normativa nº 03, de 09 de junho de 2017, que aprovou o Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal.
No entanto, todos os relatórios de auditoria analisados no escopo desta pesquisa foram produzidos na vigência da revogada Instrução Normativa nº 01, de 06 de abril de 2001, não tendo sido produzida nenhuma na vigência e sob as novas orientações da Instrução Normativa nº 03, de 09 de junho de 2017.
Passa-se a expor sobre as diferentes modalidades de auditoria, previstas na revogada Instrução Normativa nº 01, de 06 de abril de 2001:
(i) Auditoria Operacional: o objetivo é dar subsídios para todos os membros da administração, com o intuito de fazer melhorar a gestão na busca da eficiência por meio da economicidade para atingir a eficácia;
(ii) Auditoria Contábil: compreende o exame de documentos, livros contábeis, registros, além de realização de inspeções e obtenção de informações de fontes internas e externas, tudo relacionado com o controle do patrimônio da entidade auditada. Tem por objetivo averiguar a exatidão dos registros contábeis e das demonstrações contábeis no que se refere aos eventos que alteram o patrimônio e a representação desse patrimônio;
(iii) Auditoria Especial: não possui caráter habitual, por essa razão não é realizada todos os anos. É realizada para fins específicos;
(iv) Auditoria de Avaliação da Gestão: tem como finalidade emitir opinião com vistas a certificar a regularidade das contas, verificar a execução de contratos, acordos, convênios ou ajustes, a probidade na aplicação dos dinheiros públicos e na guarda ou administração de valores e outros bens da União ou a ela confiados, compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos: exame das peças que instruem os processos de tomada ou prestação de contas; exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos; verificação da eficiência dos sistemas de controles administrativo e contábil; verificação do cumprimento da legislação pertinente; e avaliação dos resultados operacionais e da execução dos programas de governo quanto à economicidade, eficiência e eficácia dos mesmos;
(v) Auditoria de Acompanhamento da Gestão: o objetivo é o de verificar em que medida é que os recursos (cada vez mais limitados) postos à disposição dos gestores estão a ser aplicados com a maior economicidade, eficiência e eficácia. Por outras palavras, a Auditoria de Gestão pretende medir e dar opinião sobre o desempenho dos gestores e sobre a rentabilidade da empresa, vale dizer, concluir sobre se os resultados por eles apresentados não poderiam ou deveriam ser diferentes (para melhor, obviamente). Por esta razão, há, pois, muitos pontos de contato entre a auditoria de gestão e o sistema de controle interno.
A Auditoria de Avaliação da Gestão gera relatórios chamados Relatório de Auditoria Anual de Contas, configura a principal forma de atuação da Controladoria-Geral da União (CGU), posto que, serve de base para o processo de prestação e julgamento das contas dos gestores públicos feito pelo Tribunal de Contas da União (TCU), conforme inciso II do artigo 71 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 (BRASIL, 1988).
O processo de julgamento das contas anuais inicia com a elaboração do Relatório Anual de Gestão pelos próprios gestores da instituição, contendo informações acerca dos resultados alcançados pela unidade no exercício.
Esse relatório é entregue à Controladoria-Geral da União, que então realiza a Auditoria Anual de Contas, com a finalidade de emitir parecer acerca da regularidade da gestão, servindo de subsídio para o julgamento das contas dos gestores pelo Tribunal de Contas da União. O alvo de análise da Auditoria Anual de Contas é definido anualmente pelo Tribunal de Contas da União, seguindo um padrão aplicável às demais unidades semelhantes.
Durante os trabalhos de campo, a equipe de auditoria pode instalar-se na unidade examinada e ter acesso a quaisquer processos, documentos ou informação de que deseja, o que não lhe pode ser negado, nos termos do artigo 26 da Lei nº 10.180, de 06 de fevereiro de 2001 (BRASIL, 2001).
Ao longo dessa verificação e à medida que dados são solicitados, os gestores vão respondendo as demandas, que já podem culminar na regularização de situação de falha.
Ao final do trabalho de campo, a equipe apresenta os resultados da Auditoria Anual de Contas por meio de Relatórios, incluindo as respostas para as questões de auditoria e o detalhamento de eventuais falhas encontradas, com as seguintes finalidades: fornecer dados à direção para a tomada de decisões sobre a política de área supervisionada; informar às gerências executivas para serem atendidas as recomendações sobre as operações de sua responsabilidade; cientificar os responsáveis pela execução das tarefas para correção de erros detectados; subsidiar o Tribunal de Contas da União com o resultado dos exames efetuados; comunicar a outras autoridades interessadas, dependendo do tipo ou forma de auditoria/fiscalização realizada.
Caso sejam detectadas falhas, para cada uma delas, propõe-se uma recomendação destinada a combater a causa da situação relatada.
Após a conclusão e entrega do Relatório de Auditoria Anual de Contas, a Controladoria-Geral da União dá início ao acompanhamento das recomendações expedidas, a fim de verificar a adoção de providências por parte dos gestores da unidade examinada, seja para sanar as causas das falhas encontradas, recompor valores perdidos ou mesmo responsabilizar agentes, quando cabível. O acompanhamento de uma recomendação somente termina quando ocorre seu completo atendimento ou quando ela é cancelada, seja pela perda do objeto ou pela inconveniência de se manter o monitoramento.
Além dos resultados encontrados, o Relatório contém todas as informações relacionadas aos fatos apurados, incluindo as ações ou respostas dos gestores para as recomendações apontadas. As respostas dos gestores podem indicar o acatamento das recomendações, com a indicação de ações para seu cumprimento, a justificativa para a ocorrência das falhas detectadas ou, ainda, justificativas que indicam a discordância das recomendações apontadas.