E. Pertinence des réponses et traçabilité
8. Intérêt de la traçabilité des réunions
5 groupes sur 6 ont une traçabilité de leur réunion mais chacun de manières différentes, qu’elle soit personnelle ou pour le groupe.
1 groupe fait un compte rendu de la réunion et le partage par mail : « oui du coup, il y a un secrétaire qui note euh... tous les ... enfin qui note tout l'échange, qui retranscrit euh... version informatique et qui l'envoie à chacun pour la fois prochaine. » (M05).
1 groupe retranscrit la réunion et plus précisément les cas cliniques abordés sur un cahier : « Il y a une traçabilité sur les cas dont on parle euh, pas sur le reste. […] la retranscription se fait dans un cahier euh manuscrit mais c'est vrai que ... enfin j'ai l'impression que… ils ne le regardent jamais […] le cahier c'est nous les médecins qui regardent et qu'ils le sortent à chaque réunion. » (M10).
1 interviewé fait des recherches bibliographiques et les expose en début de réunion. Il les garde pour en faire sa traçabilité personnelle : « la traçabilité sur notre groupe de pairs, moi elle concerne euh ce que j'ai fait en tant que... recherches bibliographiques. Ça, je le garde. » (M07).
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Dans 2 groupes, il est évoqué des fiches de thérapeutiques en tant que traçabilité personnelle, et sont réutilisées : « les thérapeutiques, ça sert toujours on se les note en général, tout le monde a son petit calepin et on se le note pour les réutiliser plus tard. » (M11), mettant même parfois en lumière un manque de connaissance ou de compétence sur certains sujets : « j'avais fait euh une fiche là-dessus avec Prescrire® et la Revue du Prat®. Et j'avais fait une synthèse et après on en avait parlé en réunion de pairs. Et puis bah effectivement, on s'est aperçu qu’on n’était pas ... vraiment calées sur le sujet. […] j'ai un peu une mémoire de poisson, j'aime bien tout noter, mes références, et comme ça, au moins, je sais que ce que j'ai noté, c'est que je l'ai recherché, j'ai ma référence dessous, et je ne me mélange pas » (M09).
La particularité d’un groupe est de partager les fiches personnelles retraçant ce qui a été dit en réunion via Facebook® : « dès que j'ai une situation qui me pose problème, je fais une fiche dessus, et du coup à la fin, je leur envoie ma fiche sur notre groupe Facebook®. » (M09).
Dans 2 groupes, il y a une feuille d’émargement : « A : donc vous notez bien qui est-ce qui est présent ? M3 : Oui, il y a une feuille qui passe au départ. » (M03), « je fais émarger les présents » (M07).
La traçabilité permet un gain de temps sur la recherche de réponses suite à un cas problématique survenant ultérieurement à la réunion : « ça m'évite de refaire dix mille fois la même recherche sur internet et je sais ce que j'ai marqué » (M09).
La relecture du compte rendu apparait utile : « j'essaie de les ressortir maintenant, voilà quand je sais qu'on a abordé certains sujets. […] de pouvoir s'y replonger quand on se pose des questions et quand on sait qu'on a abordé les sujets. » (M13).
Elle apporte une réassurance pendant la consultation, par le biais d’un système de fiches personnelles : « quand tu es en consultation et que tu as une situation un peu stressante, c'est ... tu es beaucoup plus sereine quand tu vois ta fiche » (M09).
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Dans 2 groupes, il n’y a pas de compte rendu sur les cas cliniques abordés : « par contre, non en effet il n'y a pas de traçabilité des cas présentés euh... parce que, en fait, on n'est pas lié à un quelconque organisme » (M07), « on ne fait pas du tout de synthèse rédigée de notre réunion.» (M09).
Lorsqu’aucune traçabilité n’est produite suite à la réunion, ils s’accordent à dire qu’il y a un risque d’oubli de ce qui a été évoqué en réunion : « vu que nous on n’écrit pas nos cas euh ... les sites je ne les ai plus en tête » (M04), « effectivement un support écrit reste alors qu'on oublie enfin moi en ce qui me concerne ça c'est sûr, j'oublie beaucoup plus facilement ce qu'on dit à l'oral » (M10).
Dans les groupes où il n’y a pas de traçabilité, ils se justifient par la contrainte de produire un compte rendu et la possibilité de se souvenir par d’autres moyens : « si on ne sait pas et si on ne s'en rappelle plus, bah vu qu'on voit nos collègues tous les mois, on leur dit « au fait j'ai eu le même cas que vous là, qu'est-ce que je fais ? » ou on les appelle et ça va aussi vite que d'écrire des papiers, je pense que ça serait plus contraignant. » (M04), « ça ferait encore plus de travail, donc encore plus de paperasse. » (M07), « C’est pour ça qu'on ne fait pas de trace, qu'on ne dit pas qu'il y a un secrétaire, voilà pour pas qu'on se mette des contraintes supplémentaires parce que sinon au bout d'un moment, on risque de se lasser et de ne plus le faire. » (M09). De même, un interviewé n’en voit pas l’utilité : « qu'une traçabilité, c'est bien ça va être écrit sur un papier et puis le compte rendu, est-ce que vous pensez qu'on va le relire dans 6 mois, je ne suis pas sûre. » (M04).
1 interviewé a eu l’expérience dans un autre GEAP d’un exemple de traçabilité formalisée : « une base de données qui s'appelait « REvE », qui réunissait tous les comptes rendus des questions sur ce truc-là. […] regrouper les réponses pour en avoir accès plus facilement en consult’ » (M02).
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