7. Citer dans un document Ms Word
7.1. Insérer des références
Un des principaux avantages d’EndNote est l’insertion de références dans un document MS Word. Cette application est possible grâce à la fonction Cite While You Write. Celle-ci permet, au moment de la rédaction d’un document MS Word, d’insérer automatiquement des références provenant d’une bibliothèque EndNote.
L’insertion de références «en direct» est possible seulement avec MS Word. Toutefois, d’autres logiciels tels que LaTeX et Open Office offrent la possibilité d’importer dans un document une bibliographie créée avec EndNote.
Comme pour tout type de document créé avec un éditeur de texte, il est fortement recommandé de procéder à des copies de sauvegarde (clé USB entre autres) à intervalles très réguliers pour chacun des documents pour lesquels vous utilisez la fonction Cite While You Write.
Affichage dans l’ordre où les références ont été citées dans le document
Affichage en ordre d’auteurs et ensuite de titres
Affichage en ordre d’auteurs, d’années et de titres
Affichage en ordre du premier auteur, de l’année et des autres auteurs
Affichage en ordre du premier auteur, de numéro des autres auteurs et d’année
7.1.1. La fonction Cite While You Write (CWYW)
La fonction CWYW (Cite While You Write) permet à l’utilisateur d’insérer automatiquement des références provenant d’une bibliothèque EndNote au moment de la rédaction d’un document dans MS Word.
CWYW est fourni avec EndNote et s’installe automatiquement dans MS Word. Les commandes CWYW sont représentées dans MS Word sous l’onglet EndNote X6 ainsi que dans la barre d’outils EndNote.
Légende des commandes CWYW dans MS Word 2007-2010 (EndNote X6)
Commande dans le groupe Citations Description
Rechercher des références dans EndNote afin de les insérer dans le document Word.
Insérer un commentaire.
Insérer la citation sélectionnée dans la bibliothèque EndNote.
Rechercher une référence dans EndNote qui contient une figure afin de l’insérer dans le document Word.
Accéder à EndNote.
Modifier une citation en corps de texte à partir de Word.
Après avoir sélectionné des références dans Word, il est possible d’aller directement les modifier dans votre bibliothèque EndNote.
Permettre de sélectionner le style bibliographique retenu.
Mettre à jour et mettre en forme la bibliographie, les citations en corps texte et les notes de bas de page selon le style bibliographique choisi dans EndNote
Supprimer le format du style bibliographique sélectionné.
Enregistrer une copie du document sans les références formatées selon le style bibliographique choisi. Les citations et la bibliographie sont enregistrées en format texte.
Convertir les références faites avec le logiciel Reference Manager dans EndNote.
Convertir les références de Word 2007 dans
Commande dans le groupe Citations Description
EndNote.
En cliquant sur la flèche en coin, on accède à la fenêtre Format Bibliography qui permet de revoir et de corriger la mise en forme de la bibliographie.
7.1.2. Mettre en forme automatiquement le CWYW
Lorsque vous insérez une référence dans un document MS Word avec les commandes CWYW, cette dernière peut être représentée par une citation en corps de texte, une note de bas de page, une note de fin et une bibliographie.
Par défaut, avec CWYW, la citation et la bibliographie sont mises en forme automatiquement à chaque ajout d’une référence dans un document MS Word. La mise en forme automatique de CWYW peut toutefois être désactivée.
Quand activer la mise en forme automatique ?
Lorsque votre document contient un petit nombre de références, il est préférable de conserver active la mise en forme automatique de CWYW. Cette fonction est très efficace et vous évite de mettre en forme manuellement vos références.
Exemple de résultat : (Connaway, Radford, & Williams, 2009; Prégent, Bernard, & Kosanitis, 2009)
Quand désactiver la mise en forme automatique ?
Lorsque votre document contient un grand nombre de références, il est préférable de désactiver la mise en forme automatique de CWYW puisque cette fonction alourdit votre document. L’insertion de références est donc plus rapide lorsque la mise en forme automatique est désactivée étant donné que la bibliographie n’est pas générée automatiquement dès l’insertion de nouvelles références. Vous devrez toutefois, comme expliqué ci-dessous, mettre en forme manuellement vos références une fois la rédaction terminée. Vous verrez alors apparaître la bibliographie à la fin du document selon le style bibliographique choisi.
Pour désactiver la mise en forme automatique :
Cliquez sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l’onglet EndNote de MS Word.
1.
Choisissez l’onglet Instant Formatting.
2.
Cliquez sur Turn Off.
3.
Cliquez sur OK.
4.
Exemple de résultat : {Connaway, #17 ; Prégent #22}
Pour mettre en forme manuellement les références :
Cliquez sur la flèche en coin du groupe Bibliography de l’onglet EndNote de MS Word.
1.
Choisissez l’onglet Instant Formatting.
2.
Cliquez sur Turn On.
3.
Cliquez sur OK.
4.
7.1.3. Citer en corps de texte
La citation en corps de texte est créée dès l’insertion d’une référence dans un document MS Word. Cette citation permet de repérer facilement l’énoncé cité dans le texte. La forme de la citation est déterminée par le style bibliographique sélectionné dans EndNote (APA, MLA, Chicago, etc.). Dès la création d’une citation en corps de texte, la référence correspondante est insérée dans la bibliographie.
Exemple :
En effet, les différents guides de rédaction bibliographique décrivent plusieurs types de documents qui peuvent se présenter sur divers supports (manuscrits, imprimés, microformes, etc.), mais ne tiennent pas encore compte de la documentation électronique. (Caron, 2000)
Bibliographie
Caron, R. « Comment citer un document électronique ? ». In Université Laval. Bibliothèque. Site de la Bibliothèque de l’Université Laval, [En ligne]. http://www.bibl.ulaval.ca/doelec/citedoce.html (Page consultée le 3 novembre 2010)
Démarrez EndNote et ouvrez la bibliothèque souhaitée.
1.
Démarrez Microsoft Word et ouvrez le document dans lequel vous désirez insérer les références.
2.
Positionnez le curseur à l’endroit où la référence doit être insérée dans le document (dans le texte, dans 3.
une note de bas de page, etc.).
Cliquez sur Go to EndNote de l’onglet EndNote.
4.
Sélectionnez la référence.
5.
Cliquez sur le bouton Insert Citation.
6.
Retournez dans votre document Word.
7.
Vous verrez alors apparaître la citation en corps de texte là où était situé votre curseur ainsi que la bibliographie à la fin de votre document.
Vous pouvez insérer des références provenant de plusieurs bibliothèques EndNote dans un même document MS Word. Pour ce faire, il suffit d’ouvrir toutes les bibliothèques EndNote et de suivre les étapes énumérées ci-dessus.
EndNote recommande toutefois de rassembler toutes vos références sous une seule bibliothèque ce qui facilite l’insertion de celles-ci dans un document MS Word.
Citation en corps de texte
Référence insérée dans la
bibliographie Inscrire le titre de la
bibliographie
7.1.4. Réaliser des citations multiples en corps de texte
EndNote offre la possibilité d’insérer plusieurs références au même endroit dans un document MS Word. Les références apparaissent alors dans la même citation en corps de texte et sont triées selon le style bibliographique sélectionné. Il est possible d’insérer jusqu’à 50 références à l’intérieur de la même citation.
Voici l’ordre de tri pour les quatre styles bibliographiques généraux :
Styles généraux Ordre de tri
Annotated Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de publication.
Author-Date Les références sont triées par ordre chronologique selon la date de publication.
Numbered Les références sont triées par ordre d’insertion dans le document.
Show All Fields Les références sont triées par ordre d’insertion dans le document.
Pour connaître l’ordre de tri des autres styles bibliographiques : Ouvrez EndNote.
1.
Cliquez sur le menu Edit > Output Styles > Open Style Manager.
2.
Sélectionnez un style et cliquez sur le bouton Edit dans la fenêtre d’édition du style.
3.
Sélectionnez la rubrique Sort Order sous l’intitulé Citations.
4.
Notez l’ordre de tri et fermez les deux fenêtres de gestion et d’édition du style bibliographique.
5.
7.1.5. Références en note de bas de page et en note de fin
EndNote offre la possibilité d’insérer une référence à l’intérieur d’une note de bas de page ou d’une note de fin créée avec MS Word. La référence s’affiche selon le style bibliographique sélectionné. Elle apparaît dans la note de bas de page ainsi que dans la bibliographie.
Pour insérer une référence dans une note de bas de page, vous n’avez qu’à positionner le curseur dans la note de bas de page de votre document MS Word et suivre les étapes énumérées à la section 7.1.3.