Existem tantas soluções de workflow como produtos no mercado. A tecnologia de workflow é ainda relativamente nova e à qual infelizmente faltam standards universais que permitam a sua afirmação no mercado.
A Workflow Management Coalition (WfMC) foi criada em 1993 com o objectivo de garantir a interoperabilidade entre diferentes sistemas de workflow. Do seu trabalho surgiu uma arquitectura de referência para um sistema de workflow, que se ilustra na Figura 9 [Dumas05, pag.30-32].
A arquitectura de referência da WfMC especifica um modelo genérico de um sistema de workflow, independente da implementação. Nesta arquitectura são identificadas as características, funções e interfaces, isto é a WfMC delineou um modelo de alto nível para um sistema de gestão de workflows.
Figura 9 – Arquitectura referência de um sistema de workflow
Um sistema de gestão de workflows é composto por componentes, que implementam funções distintas, essas funções são: a definição do processo, a execução do processo, a monitorização e controlo da execução do processo e a atribuição de recursos para a execução das tarefas do processo.
No centro da arquitectura encontram-se os motores de execução de workflows. Este software é responsável pela execução dos modelos dos processos, designados workflows. Cada motor de execução de workflows possui um conjunto de interfaces, as Workflow Application Programming Interfaces (WAPI), com outras ferramentas e sistemas de workflow. As interfaces dividem-se em cinco categorias [Cich98, pag.100-102]:
• Interface 1 permite a integração das ferramentas de análise, modelação e simulação de processos; Ferramentas de administração e controlo Ferramentas de definição de processos Motor(es) de Execução de Workflows Interface 1 Interface 4 Interface 5 Interface 2 Interface 3 Aplicações cliente Aplicações participantes no processo Serviços de Execução de Workflows
API Workflow e formatos de intercâmbio
Outros sistemas
de workflow
• Interface 2 diz respeito à comunicação entre a parte do SGWF que reside na estação cliente. Esta componente cliente implementa a funcionalidade de gestor da lista de tarefas;
• Interface 3 serve para a integração dos serviços que fazem parte da aplicação de workflow, mas que não são parte do SGWF. A comunicação com os sistemas legados inclui-se nesta categoria;
• Interface 4 suporta a interacção entre diferentes sistemas de workflow;
• Interface 5 integra as ferramentas de administração, controlo de desempenho com o SGWF. Esta interface padrão permite a escolha da ferramenta mas também o uso de uma única ferramenta para gerir todos os workflows da organização.
5.5.1 Interface 1 – Interface de definição de workflow
Esta é a interface entre o serviço de execução de workflows e as ferramentas de modelação e definição do processo. A interface 1 é normalmente designada de interface de exportação e importação de definições de processos.
A interface 1 procura tornar independente o motor de execução da ferramenta de modelação utilizada. O objectivo é criar formatos de representação que possam ser usados por várias aplicações de modelação e interpretadas pelo motor de execução. Esta interface pode suportar o intercâmbio de processos completos ou apenas de partes desses processos [WfMC95].
Esta abordagem, em que as funções de modelação estão claramente separadas do serviço de execução de workflows, tem duas grandes vantagens:
1. Permite que a definição de um processo, realizada numa dada ferramenta, possa ser utilizada como entrada para diferentes sistemas de execução de workflow. Este facto, permite que o utilizador escolha as ferramentas de modelação de processos e os sistemas de workflow de forma independente.
2. Permite a exportação da definição de um mesmo processo para vários sistemas de execução de workflow, permitindo que estes cooperem entre si na execução do processo.
Figura 10 – Interface de intercâmbio de definições de processos
5.5.2 Interface 2 – Interface com aplicações cliente
A execução de uma aplicação de workflow implica a capacidade de comunicar o trabalho que é necessário efectuar aos diversos actores do processo. A comunicação das tarefas aos seus executores é da responsabilidade de um componente denominado o gestor de lista de tarefas [WfMC95].
O gestor de lista de tarefas é o componente de software que interage com o utilizador final, nas tarefas que envolvem a intervenção humana. Os gestores de tarefas podem ser fornecidos com o sistema de workflow ou podem ser desenvolvidos. Em alguns casos, os sistemas de gestão de workflows podem estar integrados com sistemas de correio electrónico ou directórios públicos, permitindo a comunicação das tarefas aos utilizadores finais [WfMC95].
Na arquitectura de um sistema de workflow, referido anteriormente, há uma interacção entre os serviços de execução de workflows e a aplicação cliente, esta interface deve suportar o conceito de lista de tarefas. Uma lista de tarefas é um conjunto de itens de trabalho atribuídos pelo sistema de workflow aos utilizadores.
O nível mais simples consiste num gestor de tarefas que permite apenas a atribuição de trabalho aos utilizadores, neste cenário é passado ao utilizador a informação necessária
Ferramenta s de análise e definição de Processos
Definição de Processo
Serviço Execução de Workflows Motor
Workflow
para o processamento em causa. Um cenário mais sofisticado envolve um gestor de tarefas capaz de invocar outras aplicações necessárias para a realização do trabalho e a passagem de dados relevantes entre essas aplicações e o sistema de workflow.
O gestor de tarefas pode conter itens de trabalho relacionados com diferentes instâncias de um processo em execução ou mesmo de várias instanciações de processos diferentes.
5.5.3 Interface 3 – Interface de invocação de aplicações
Serviço Execução de Workflows Motor Workflow Wrapper Aplicação Aplicação Aplicação Workflow API
Figura 11 – Interface com Aplicações Cliente
Durante a execução de um processo pode ser necessário invocar aplicações, denominadas aplicações cliente, para a execução de determinadas tarefas, no entanto nem todo software está preparado para interagir com um sistema de workflow. Nestes casos é necessário desenvolver uma camada de software, denominada de wrapper, que sirva de elo de comunicação entre o sistema de workflow e a aplicação cliente [WfMC95].
A interface de invocação de aplicações cliente (interface 3) implementa os mecanismos de interligação entre o sistema de workflow e as aplicações que embora não sejam parte do sistema de workflow, são necessárias para a execução de actividades do processo [WfMC95].
Existem duas categorias de aplicações cliente que podem ser invocadas pelos sistemas de workflow. A primeira categoria, são as aplicações preparadas para suportar workflow, estas aplicações são capazes de interagir directamente com o sistema de workflow, e com ele trocar dados de estado. A segunda categoria envolve todas as restantes
aplicações, que não estão preparadas para serem executadas no âmbito de um processo de workflow, para possibilitar a comunicação entre o sistema de workflows e este software é necessário desenvolver wrappers.
5.5.4 Interface 4 – Interface com outros sistemas de workflow
A execução de processos de workflow pode ser realizada por vários sistemas de workflow, cabe a esta interface implementar os mecanismos de interligação e de comunicação que permitam a diferentes sistemas de workflow participar e cooperar na execução de um processo [WfMC95]. A interligação de vários sistemas de workflow heterogéneos é demonstrada na Figura 12.
A possibilidade de interacção entre diferentes sistemas de workflow envolve duas dimensões [WfMC95]:
• A capacidade de construir definições de processos com interpretações comuns dos vários sistemas de workflow;
• Suporte em tempo de execução para o intercâmbio da mais variada informação de controlo entre os sistemas de workflow, e suporte para a transferência de dados relevantes ou aplicacionais entre os diferentes sistemas de workflow.
Figura 12 – Interface com outros sistemas de workflow
5.5.5 Interface 5 – Interface com ferramentas de controlo e
monitorização
A interface 5 consiste na especificação de uma interface comum e padronizada entre o sistema de workflow e as mais variadas ferramentas de controlo, análise, gestão e
Interface 4
Serviço Execução de Workflows Motor
Workflow
Serviço Execução de Workflows Motor
Workflow
Invocação de actividades ou sub -proces sos Controlo/Estado de Processo/Actividade Transferência de dados relevantes Coordenação
monitorização de workflows. O objectivo é possibilitar a utilização de ferramentas de gestão de workflows de fornecedores diferentes do sistema de workflow adoptado [WfMC95].
O uso de ferramentas de controlo e análise da execução de workflows permite a visualização do estado da execução de um processo na organização, independentemente do sistema onde ele está a ser executado neste momento. Estas ferramentas fornecem também um conjunto de funcionalidades de administração, incluindo a definição de políticas de segurança, controlo e autorização [WfMC95].
Figura 13 – Interface com aplicações de administração
Algumas das funcionalidades fornecidas pelas aplicações de administração são: gestão de utilizadores, gestão de funções, registo de acessos, controlo de recursos, supervisão de processos e gerir a definição de processos.