FI100 FIESTAS Y TURISMO IN100 INTERVENCIÓN
4. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS
4.3. Génesis y naturaleza jurídica del documento
Concepto que señala el origen o principio del documento, o las causas o fenómenos que dan lugar al documento.
Las tres fases básicas de creación o emisión de los documentos son:
Redacción Escritura Validación
En estas tres fases participan muchas manos dando lugar a la expedición de documentos con su respectiva naturaleza jurídica:
Documentos dispositivos o constitutivos Documentos probatorios o testimoniales Documentos informativos Documentos misivos Documentos dispositivos o constitutivos:DOCUMENTOS DE DICISIÓN
Documentos probatorios o testimoniales:DOCUMENTOS DE CONSTANCIA
Documentos informativos:DOCUMENTOS DE JUICIO
Documentos misivos:DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN
Los protagonistas esenciales del documento son:
Autores del hecho jurídico y del documento:
Autor Promotor Ejecutor
Destinatarios del hecho jurídico y del documento:
Destinatario único Destinatario múltiple
Los protagonistas accesorios de la documentación son: Los testigos El redactor (técnico/s de administración) El calígrafo (administrativo/s)Borradores, original y copias.
Al documento original le anteceden en su elaboración los borradores y le siguen en su reproducción las copias.Borradores
Los borradores son documentos de tránsito, destinados a recibir las correcciones hasta el establecimiento de la expresión definitiva. Esta fase abarca desde la minuta hasta la puesta en limpio.Copias
Son traslados totales o parciales de documentos: Originales Borradores Copias mismas Tipos de copias. Según la apariencia las copias son de dos tipos: Figuradas: cuando se asemejan al original. Libres: cuando sólo recogen su expresión. Según su efectividad se las puede clasificar en: Certificadas: avaladas por alguien revestido de poder, gozando de garantía notarial, judicial o administrativa. Estas copias surten los efectos del original. Simples: no están avaladas Copias avaladas donde se trasladan parcialmente los documentos son los registros públicos. Ley 4/1999, de 13 de enero, (Jefatura del Estado) de Modificación de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE número 12 de 14 de enero de 1999) establece en su artículo 38 las siguientes cuestiones sobre los Registros:La misión de los registros es garantizar la entrada y la salida de los documentos
que se presenten. A partir de esta fecha comienza el cómputo de plazos establecido en el procedimiento administrativo.
Las funciones principales de los registros son:
Efectuar los asientos de los documentos que entren o salgan, respetando el orden temporal de recepción.
Diligenciar estos documentos
Enviar los documentos a los destinatarios
Extender recibos acreditativos de su fecha de presentación.
El registrador estampilla el sello con la fecha y un número correlativo, de forma manual o mecánica, en la primera página del documento que se quiere registrar y en un lugar donde no se dificulte la lectura.
La misma fecha y el mismo número serán únicos:
De entrada para cada documento y su copia presentada a la vez en registro De entrada para cada licitación que obligue a la presentación de dos o más sobres cerrados
De salida para documentos de idéntico contenido y validación remitidos simultáneamente a varios destinatarios.
Originales
Original es el documento con expresión propia e inalterable, habilitada por su autor o delegado para el cumplimiento de un fin concreto. El original puede ser único o múltiple, según se emita aislado o en grupo de ejemplares idénticos.4. 4 Caracteres internos y externos del documento.
Los caracteres internos o intrínsecos son esenciales al documento, mientras que los externos o extrínsecos son accidentales. Internos son los rasgos inmateriales del documento y externos son los materiales.Caracteres internos son:
Entidad productora Orígenes funcionales
Fecha y lugar de producción
Contenido sustantivo del documento estructurado en;
Encabezamiento (protocolo)
Cuerpo (texto)
Pie (escatocolo o protocolo final) Caracteres externos son:
La entidad productora: el autor del documento que puede ser una persona física o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento que son dentro de la oficina productora, la función, la actividad y el trámite efectuado.
La fecha y el lugar de producción: también denominado data crónica (día, mes y año) y data tópica (lugar de expedición)
El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata el documento, es
decir, los fines u objetivos perseguidos con su redacción.
Caracteres externos:
La clase o procedimiento empleado para transmitir la información:
Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones.
Iconográficos: emplean la imagen para transmitir la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, microformas...
Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido: discos, cintas magnéticas, discos compactos...
Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video...
Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores:
disquetes, CD ROM...
El tipo, se refiere tanto al contenido como a la estructuración en el documento de la acción representada. Ej. Si se trata de notificar el tipo será notificación, si de informar será informe.
El formato se refiere a la forma de reunirse los documentos y al tamaño. Ej.
volúmenes, legajos, DIN A3, A4, etc.
La cantidad se refiere al número de unidades (documentos, legajos, cajas…) y al espacio que ocupan los documentos (metros lineales).
La forma o tradición documental se refiere a la condición de original o copia y sus distintas variantes: copia simple, certificada...
4.5. Expediente
El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales lo define como: “constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”.
El Diccionario Internacional de Terminología Archivística lo define como “unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”
Podemos resumir estas definiciones señalando que el expediente es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto, agrupadas a medida que se desarrollan los trámites encaminados a resolver ese asunto. Los expedientes en tanto resultado de la gestión administrativa tienen un valor probatorio que los diferencia y caracteriza.Los expedientes son de dos tipos los que responden a un procedimiento establecido legalmente y aquellos otros denominados expedientes no reglados, que no tienen un procedimiento normalizado.
Ej. Expte. reglado: solicitud de licencia para construir edificio.
Ej. Expte. no reglado: epte. actos conmemorativos del primer gobierno municipal democrático.
4.6 Dossier
El dossier, propio de los centros de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de las fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas, pero no aporta pruebas.Ej. Dossier de prensa.