Após um mês de execução, o quadro kanban foi analisado para se ter um status global da realização dos planos de ação. Dessa forma, foram adotados critérios referentes a 4 status de realização das ações, quais sejam: Resolvido, quando a ação foi realizada em seu total; Resolvido Parcialmente, quando parte da ação foi realizada e está pendente apenas da
validação ou realização de terceiros; Em Andamento, quando a ação ainda estava sendo realizada; e em Impedimento, quando a realização da ação era impossível por algum motivo.
Nessa perspectiva, o número de ações nos respectivos status de realização foi avaliado, contado e registrado, com o apoio da equipe de colaboradores do setor. A Tabela 3 a seguir apresenta esse quantitativo em termos de contagem e percentuais. Outrossim, a Figura 8 demonstra de maneira visual esses resultados.
Tabela 4: Status da execução dos planos de ação
Status Quantidade de Planos de Ação % Resolvido 18 75,00 Resolvido parcialmente 0 - Em andamento 5 20,83 Impedimento 1 4,17
Fonte: Dados da pesquisa (2019).
Figura 7: Gráfico do status da execução dos planos de ação
Fonte: Dados da pesquisa (2019).
75% 0%
21% 4%
Status dos Planos de Ação
Resolvido
Resolvido parcialmente Em andamento Impedimento
Diante os resultados, percebe-se que a maioria dos planos de ação foi realizada com êxito, sendo esse percentual de 75% do total das ações. Além disso, aproximadamente 21% dessas ações ainda estão em andamento, 4% em impedimento e 0% resolvidas parcialmente.
Além dessa análise, foi feita a mensuração dos riscos residuais, ou seja, após a realização dos planos de ação, é identificado se os níveis de riscos baixaram ou aumentaram. Dessa forma, a Tabela 6 apresenta o status do grau dos riscos no processo em análise:
Tabela 5: Riscos Residuais do Processo Pregão
nº de Riscos Grau de Risco
8 7 6 5 4 3 2 1
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
Esse resultado demonstra que, após a realização das ações, foi possível diminuir os riscos do processo em aproximadamente 25%, considerando que 3 riscos altos e 3 muito altos passaram para o grau muito baixo após as ações. Diante disso, é importante pontuar que a gerenciamento de riscos não consiste em apenas traçar ações frente a ameaças para diminuir suas probabilidades. Contudo, se faz necessária a adoção de planos de contingência, para quando esses riscos se materializarem, se possa diminuir seus impactos no processo (MONTEIRO, 2012).
Contudo, para se ter resultados consistentes através das percepções dos colaboradores que executaram essas ações, foi realizado um grupo focal com esses colaboradores. No encontro, para um melhor direcionamento sobre a exposição das percepções acerca do uso do quadro kanban para o gerenciamento da execução dos planos de ação, foi adotada a seguinte questão que embasaria a discussão: Você acha que o uso da técnica kanban no trello facilitou de alguma forma a execução dos planos de ação?
Diante das falas dos colaboradores, que foram transcritas e codificadas conforme os benefícios da técnica kanban, foi possível identificar ganhos além do que a efetiva execução
das ações. No primeiro momento, com a análise das falas dos colaboradores, identificou-se que o kanban conseguiu cumprir o seu papel no gerenciamento e facilitação na execução dos planos de ação. Foi mencionado que o quadro sustentou o aumento da motivação da equipe, pelo fato de todos saberem o que está sendo feito de maneira visual, isso promovendo um senso de responsabilização na equipe (MOURA, 1989; POLK, 2011; BERNARDO, 2014).
Ainda assim, essa visualização ajudou na resolução de problemas enfrentados no decorrer da execução, pelo fato de se ter a visualização ágil de rupturas com a técnica. Todavia, essa identificação, junto aos rituais de acompanhamento facilitou o compartilhamento de ideias para a resolução desses problemas, resultando num melhor controle das atividades e desempenho da equipe (MOURA, 1989; GRAEML; PEINATO, 2007).
A seguir são apresentados os trechos analisados bem como os benefícios citados na literatura.
Tabela 6: Trechos das entrevistas
Participante 1: Sim... eu gostei da ideia ... a divisão dos planos de ação com a equipe... (...) eu lembro que tem as listas com os níveis de risco... (...) é até certo ponto é inovadora... (adoção da técnica kanban) (...) aumenta o engajamento... (...) as pessoas ficam mais interessadas, até porque você não vai querer ficar mal na fita de não ter resolvido seu evento de risco que você deveria ter resolvido... Participante 2: Quanto a execução eu gostei muito da divisão, né? Porque cada um ficou responsável com alguma coisa e geralmente agente... e geralmente a gente conversa sobre como eu poderia resolver aquele problema (...) ai a gente inclusive deu sugestões entre nós... Sobre a execução dos planos de ação, tudo que poderia ser resolvido por nós, foi. (...) nós temos o trello né, onde a gente atualiza tudo que faz e os demais também sabem, o que eu estou fazendo todo mundo sabe...
Melhoria no desempenho da equipe (MOURA, 1989; POLK, 2011; BERNARDO, 2014)
Facilitação no compartilhamento das informações e comunicação entre a equipe (LIKER, 2005)
Identificação e resolução ágil dos problemas (GRAEML; PEINATO, 2007; MOURA, 1989)
Maior controle visual das atividades (MOURA, 1989; OLIVEIRA, 2005)
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
Ademais, foi identificado que o kanban deixou tudo que estava sendo feito mais transparente e padronizado, facilitando na coordenação do trabalho (MOURA, 1989; OLIVEIRA, 2005). Contudo, isso gerou uma simplificação no controle e na execução dos planos de ação. Vale pontuar que, após o uso da técnica no contexto dos planos de ação para a
mitigação dos riscos, os colaboradores do setor adotaram a sistemática proposta para demais iniciativas de melhoria e acompanhamento de processos.
Tabela 7: Trechos das entrevistas
Participante 2: Eu gostei muito do trello (kanban) eu gostei de todas as ferramentas, mas a principal foi o trello (kanban) e hoje a gente está utilizando pra quase tudo... com certeza melhorou muito... eu achei muito bom e isso simplificou... atribuindo um cartão, uma cor de acordo com os pesos (níveis de risco)...
Participante 3: Sim... eu acho que a forma de execução para mim foi bem válida... a gente ficou bem a vontade para escolher (divisão dos planos de ação) a forma disponibilizada nos quadros do trello, trouxe a sistematização do nosso trabalho, além de uma visualização melhor ...podemos acompanhar as etapas de forma clara e objetiva. (...)
Participante 3: Acelera mais o nosso trabalho né? Nos ajuda a caminhar... Porque a gente buscava informações em vários locais e hoje a gente tem lá... centralizado... (...) aqui melhorou muito a nossa forma de organização... não é nada que traga uma dificuldade (entendimento)... mais aí foi tão rápido, foi tão fácil de se encaixar...
Visualização mais clara das atividades e dos fluxos de trabalho de cada membro da equipe (MOURA, 1989).
Padronização e melhoria no fluxo de execução das atividades, ações e processos (MOURA, 1989).
Facilitação na coordenação do trabalho em equipe (BAIK; MILLER, 2014).
Melhoria no desempenho da equipe (MOURA, 1989; POLK, 2011; BERNARDO, 2014)
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
Outrossim, visto que o desenvolvimento do grupo focal se deu logo após o mês de execução dos planos de ação, foi questionado aos colaboradores o porquê de algumas atividades ainda estarem em execução ou impedidas. Desse modo, identificou-se que esses planos ainda estavam pendentes de realização por dependerem de terceiros, ou seja, outro setor precisava executar algum tipo de ação ou atividade específica para cumprir com a total mitigação do risco.
Tabela 8: Trechos das entrevistas
Participante 2: o problema que eu achei nessa execução é o que não depende da gente... a gente vai até certo ponto, né?! Fizemos tudo que poderíamos executar aqui... A gente vai até certo ponto né...
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
A partir da análise do quadro kanban, foram identificadas as ações que estavam em andamento e impedidas. Logo, após uma análise dessas ações, foi percebido que suas
realizações se dão, de fato, a partir das responsabilidades da alta administração da IFES. Diante disso, infere-se que a atuação de terceiros na realização dos planos deve ser observada no decorrer da mitigação dos riscos.
Tabela 9: Ações em andamento/impedidas
Implantação da gratificação aos pregoeiros.
Discutir com a PROJUR a possibilidade de estabeler um prazo médio para emissão de pareceres jurídicos e monitorar esse prazo. Definir junto à PROAD plano de capacitação para pregoeiros. Tratar com a PROAD a possibilidade de disponibilização de servidor para
atuar exclusivamente no compliance dos processos licitatórios. Normatizar quanto aos "benefícios" decorrentes da participação de
servidores nas equipes de apoio.
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
Destarte, outro benefício que foi identificado com a utilização da técnica para a execução dos planos de ação refere-se a um melhor dimensionamento do trabalho a partir da divisão democrática das ações por colaborador. Isso se deu com a livre escolha e divisão das ações, evidenciados nos trechos a seguir.
Tabela 10: Trecho das entrevistas
Participante 1:A divisão dos planos de ação... (...) cada um ficou responsável por alguns planos de ação, isso aumentou o engajamento...
Participante 2:Eu gostei muito da divisão, porque cada um ficou responsável por alguma coisa... Participante 3: Para mim a forma de execução foi muito válida... (...) com a divisão das tarefas, uma coisa que eu gostei muito... (...) a gente ficou bem a vontade de escolher... (...) Fulano vai fazer isso, cicrano aquilo! Não teve isso né?!
Fonte: Dados da pesquisa (2019)
Visto que a literatura não deixa explícito esse benefício, tratando apenas do balanceamento e nivelamento da produção, contata-se que o Melhor Dimensionamento do
Trabalho pode ser considerado um avanço prático e da literatura com a utilização da técnica
kanban, no sentido de ser possível balancear a carga de trabalho de forma adequada e equânime com toda a equipe de executores, mitigando o subdimensionamento de trabalho e também a sobrecarga de trabalho.
Diante dos resultados, conclui-se, portanto, que a adoção do kanban trouxe benefícios ao setor de licitações no tocante ao tratamento dos riscos no processo de pregão, tornando o controle e execução dos planos de ação eficientes. Esses benefícios são advindos da proposta de gerenciamento e controle visual da técnica. Percebe-se, ainda, que as vantagens alcançadas corroboram com o que sugere a literatura.
Dessa forma, destacam-se entre as vantagens alcançadas que proporcionaram a execução bem sucedida de 75% dos planos de ação referem-se; a melhoria no desempenho da equipe; facilitação no compartilhamento das informações e comunicação; identificação e resolução ágil dos problemas; maior controle visual das atividades; visualização clara das atividades e dos fluxos de trabalho; padronização e melhoria no fluxo de execução das atividades e ações; e melhor dimensionamento do trabalho.
Neste diapasão, de forma esquemática, a Figura 8 a seguir apresenta os benefícios identificados com o uso do kanban que permeiam a execução bem-sucedida de 75% das ações de mitigação dos riscos. Diante disso, da mesma forma que do ponto de vista teórico o kanban conseguiu apoiar a execução dos planos de ação, além de trazer os benefícios citados, do ponto de vista prático, essa porcentagem executada evidencia uma boa execução e gerenciamento dessas ações, ambas apoiadas pelo kanban.
Figura 8: Benefícios proporcionados com o kanban
75% das Ações Concluídas Facilitação do Fluxo de informações e comunicação Melhoria no desempenho da equipe Resolução ágil dos problemas Melhor Dimensiomento do Trabalho Controle visual das atividades Padronização e melhoria no fluxo Visualização clara das atividades e ações
Fonte: Elaborado pelo autor (2019).
Contudo, visto que o setor está implementando a técnica em outros contextos e processos, algumas ações no quadro kanban são propostas, das quais: a limitação do número de cartões em cada etapa do fluxo, sustentando um sistema puxado; a eliminação algumas atividades que não agregam valor e inclusão de etapas que fazem sentido nas especificidades dos demais processos do setor; e deixar que as etapas sigam o fluxo contínuo sem pausas, diminuindo qualquer tipo de estoques ou lote de atividades e informações (MOURA, 1989; PEINADO, 1999; LAGE JUNIOR; GODINHO FILHO, 2010; POLK, 2011; ANDERSON; BOZHEVA, 2018).
Outrossim, a implementação dessas melhorias na técnica pode apoiar o desenvolvimento de um sistema de gestão eficiente que suporte o desenvolvimento organizacional, agregando valor, promovendo agilidade organizacional, melhoria na governança, desempenho econômico, capacidade e satisfação dos clientes-usuários dos processos (ANDERSON; BOZHEVA, 2018).