O presente trabalho objetivou apresentar como a adoção do quadro kanban, no setor de licitações de uma IFES, pode apoiar o gerenciamento da execução dos planos de ação de mitigação dos riscos do processo de Pregão. Desse modo, corroborando com os objetivos específicos, o trabalho apresetou o passo a passo da implementação da Gestão de Riscos no Setor de Licitações da IFES; apresentou como foi a adoção do kanban para subsidiar a execução dos Planos de ação e Gestão de Riscos do processo Pregão; e demonstrou como foi a realização dos planos de ação e quais eram as percepções dos colaboradores quanto ao uso da técnica para a gestão de riscos no processo.
De maneira geral, a técnica kanban conseguiu tornar o controle e execução das ações eficiente, de maneira que 75% dessas ações foram realizadas, resultando na diminuição das ameaças, resolução de problemas, otimização e eficiência no processo; resultando também no alcance dos objetivos do processo para a instituição, agregando valor ao macroprocesso de compras. Ainda assim, o melhor dimensionamento do trabalho apresenta-se como um avanço na literatura sobre os benefícios que o kanban pode proporcionar quando bem implementado.
No decorrer da utilização da técnica para a realização das ações, foram identificadas os benefícios referentes a melhoria no desempenho da equipe, a facilitação no compartilhamento das informações e comunicação fluida, resolução ágil dos problemas no decorrer da execução e maior controle das atividades com a visualização clara de tudo que estava sendo feito a partir do quadro.
Mesmo com esses resultados, algumas ações não obtiveram êxito em suas realizações, estando elas em andamento ou impedidas. Isso se deu por conta da necessidade da participação de terceiros na execução. Diante disso, infere-se que a atuação de terceiros na realização dos planos deve ser observada no decorrer da mitigação dos riscos, para se delimitar o que pode ser feito pela equipe e o que se deve transferir para os demais atores dos processos, tornando o escopo do gerenciamento do setor claro e alcançável.
Algumas limitações no decorrer da pesquisa foram identificadas, das quais: a falta de disponibilidade da metade dos colaboradores do setor para sua participação no grupo focal para a coleta das impressões quanto ao uso do kanban, resultando em constatações limitadas e não condizentes com todos os colaboradores; e a ausência de uma literatura consolidada no
país sobre a gestão de riscos e ferramentas utilizadas para esse gerenciamento no contexto das IFES e setor público em geral.
Contudo, como proposições de trabalhos futuros, tem-se: a avaliação das ações realizadas, para a verificação da efetividade delas na mitigação dos riscos; pesquisas voltadas para a aplicação de demais ferramentas para o monitoramento de riscos, tendo como exemplo as ferramentas da gestão de projetos; e pesquisas sobre a dinâmica do engajamento dos colaboradores com a utilização da técnica kanban.
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APÊNDICES
APÊNDICE 1: LCC DO PROJETO
Figura 9: Planejamento do Projeto com o Life Cycle Canvas
APÊNDICE 2: MAPA DE RISCOS
Tabela 11: Mapa de Riscos
Identificação de Eventos
Descrição do Evento de Risco Causas Consequências P I Risco Licitante ausente. Comunicação do pregoeiro
com o licitante via CHAT.
Tempo excessivo de
negociações. 4 5
Cancelamento de itens em virtude de falhas na fase interna.
Preço mal estimado; itens mal especificados; falta de especificação de documentos
por item; e pregões com um número de itens excessivos.
Necessidade de realizar novos certames (itens fracassados). 4 5 Falta de interesse e participação
das unidades requisitantes no processo de contratação.
Falta de capacidade técnica das unidades.
A contratação não atender as
necessidades do demandante. 4 4 16
Tempo excessivo para recebimento dos pareceres
técnicos.
Falta de normatização que disponha sobre prazos máximos para emissão de
pareceres técnicos.
Atraso na conclusão do
certame. 4 4 16
Dificuldade de comunicação com os requisitantes e/ou equipes de
apoio.
Falta de canais diretos/claros de comunicação com os requisitantes/equipes de
apoio.
Ausência de pareceres; demora no processo; e dificuldade na
tomada de decisão.
4 4 16
Divergência na especificação dos itens entre o Comprasnet e
SIPAC.
Dificuldade na obtenção de novos códigos no
Comprasnet.
Cancelamento dos itens. 4 4 16 Pareceres mal elaborados,
ocasionando insegurança na tomada de decisão. Falta de assessoramento jurídico de servidores atuantes no compliance. Diminuição da eficiência do processo. 5 3 15 Demora no opinamento jurídico.
Demora na análise dos processos de licitação pela
PROJUR.
Demora na finalização do
certame e na contratação. 5 3 15
Pregoeiros inadequadamente preparados para desempenharem
suas funções.
Insuficiência na quantidade de capacitações destinadas
aos pregoeiros.
Diminuição da eficiência do processo de seleção dos
fornecedores.
4 3 12
Equipes de apoio
inadequadamente preparados para desempenharem suas funções.
Insuficiência na quantidade de capacitações destinadas às
equipes de apoio.
Prestar
esclarecimentos/responder a pedidos de impugnação com base em pareces técnicos mal
elaborados.
Parecer mal elaborado ou inexistente. Falta de incentivo à participação; e desconhecimento das responsabilidades das equipes.
Falta de engajamento da equipe
de apoio. 3 4 12
Dificuldade em escolher pareceristas quando houver
pedido de
esclarecimento/impugnação.
Falta de critérios claros para a definição do parecerista para impugnações, esclarecimentos e aceitação. Incapacidade de resposta ao fornecedor; e suspensão do pregão. 3 4 12 Pregoeiros se sentirem desvalorizados.
Falta de gratificação por
função (pregoeiro) Desmotivação. 5 2 10 Realização de licitações sem
prazos definidos.
Falta de prazo nas atividades da fase externa.
Demora na finalização do
certame e na contratação. 5 2 10 Tempo excessivo para análise das
amostras.
Falta de critérios objetivos para análise de amostras.
Atraso na conclusão do
certame. 3 3 9 Urgência para lavratura de atas. Falta de planejamento na
fase interna.
Erros e falhas no processo; e
várias atas complementares. 3 3 9 Distribuição desproporcional dos
certames entre os pregoeiros.
Ausência de indicadores de desempenho.
Impossibilidade de mensurar a produtividade individual e
coletiva dos pregoeiros.
2 2 4
Necessidade de renovação da validade junto ao fornecedor.
Expiração da validade das propostas.
Falta de renovação da validade
das propostas. 2 1 2 Inconsistências no Comprasnet. Problemas técnicos do
Comprasnet.
Demora na finalização do
certame e na contratação. 1 2 2 Processo em desacordo com a
legislação. Falta de check-list. Descumprimento da legislação. 1 1 1
APÊNDICE 3: AÇÕES
Tabela 12: Planos de ação para a Mitigação dos Riscos
Ação N°
Solicitar aos pregoeiros a inclusão da planilha Situação dos Pregões e do Calendário Zimbra em suas rotinas para acompanhamento 1 Solicitar separação de fases de Aceitação e Habilitação nos editais de
RDC 2
Atividade de análise preliminar na aceitação, quanto ao atendimento às
condições de participação e análise das propostas. 3 Discutir com a PROJUR a possibilidade de estabeler um prazo médio
para emissão de pareceres jurídicos e monitorar esse prazo. 4 Normatizar os prazos da fase externa 5 Definir checklist para ser aplicado após a adjudicação 6 Definir junto à PROAD plano de capacitação para pregoeiros. 7 Tratar com a PROAD a possibilidade de disponibilização de servidor para
atuar exclusivamente no compliance dos processos licitatórios. 8 RDC - Normatizar o prazo de resposta da SIN referente às impugnações e
esclarecimentos. 9
Implantação da gratificação aos pregoeiros. 10 Normatizar os prazos de elaboração e envio de pareceres técnicos em
pregões. 11
RDC - Definir juntamente com a SIN rotina de trabalho que preveja a análise das DIVERGÊNCIA ENTRE OS VALORES EM EDITAL,
ORÇAMENTO E SIPAC antes do envio do processo à SELIC.
12 Ausência de prazos para envio de parecer técnico de proposta, habilitação
ou contábil 13
Dificuldade em escolher pareceristas quando houver pedido de
esclarecimento/impugnação 14 Inconsistências no Comprasnet 15 Construção de um repositório com lições aprendidas. 16 Criação de critérios para a categorização dos pregões. 17 Definição de modelo de parecer e normatizá-lo. 18 Direcionar o parecer para integrante da equipe de apoio. 19 Encaminhar relatório elaborado pelos pregoeiros após a conclusão do
certame. 20
Normatizar quanto aos "benefícios" decorrentes da participação de
servidores nas equipes de apoio. 21 Solicitar à DMP a inclusão de cláusula nos editais de pregões detalhando
a forma de relacionamento com os licitantes e tentativas de comunicação, estipulando o limite de 2 sessões (em dias diferentes) para resposta do
licitante no chat do Comprasnet.
22 Solicitar à DMP a inclusão de critérios objetivos nos editais de pregões
para solicitação e avaliação de amostras. 23 Solicitar à DMP a inclusão nos editais de pregões de cláusula que
estabeleça que, em caso de divergência entre a especificação do edital e do comprasnet, prevalece a do edital.
24
APÊNDICE 5: DETALHAMENTO DOS PLANOS DE AÇÃO
PLANO DE AÇÃO PARA GESTÃO DE RISCOS NO SETOR DE LICITAÇÕES DA UFRN
AÇÃO DATA DE ENTREGA PERIODICIDADE DE
ACOMPANHAMENTO
Solicitar aos pregoeiros a inclusão da planilha Situação dos Pregões e do Calendário Zimbra em suas rotinas para acompanhamento e alerta dos prazos de
validade de propostas
A partir dos Pregões Eletrônicos com data de abertura marcada para 2019
Por certame.
Solicitar separação de fases de Aceitação e Habilitação nos editais de RDC
A partir dos editais de RDC de 2019,
pois já houve alteração dos seus
itens 6.24 e 7.5.
Por certame.
Atividade de análise preliminar na aceitação, quanto ao atendimento às condições de participação e
análise das propostas.
A partir de
21/01/2019 Por ação.
Discutir com a PROJUR a possibilidade de estabeler um prazo médio para emissão de pareceres jurídicos
e monitorar esse prazo.
Até 12/04/2019 Por ação.
Normatizar os prazos da fase externa Até dia 12/04/2019 Por ação.
Definir checklist para ser aplicado após a adjudicação