L’expression du besoin passe donc entre autre par le fait de verbaliser ce qui ne va pas mais également ce qui va bien. L’outil mis en place a effectivement des défauts qu’il faudra prendre en compte lors de la conception du projet. Mais il faut également penser à récupérer les points positifs pour ne pas perdre en route les aspects utiles.
3.1.1 Les écueils à éviter
Les utilisateurs sont les mieux placés pour savoir ce qui ne va pas dans une application dont ils se servent tous les jours. Nous allons voir certains points non exhaustifs à faire évoluer.
En fonction de l’ordinateur qui exécutait l’outil, il fallait entre 20 secondes et plus d’une minute pour l’apparition de la page d’accueil. Conçue sous Word et Excel, ces outils n’étaient pas adaptés aux besoins.
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Si l’un des pilotes oubliait de fermer un fichier, il se retrouvait en lecture seule pour les autres.
L’ouverture des postes étant nominatif, si un pupitreur venait à quitter son poste et que ce dernier se mettait en veille, l’extinction du poste pouvait faire perdre les données non sauvegardées.
Fusion oblige, les adresses des caisses peuvent désormais changer en fonction des services concernés, il existe donc plusieurs adresses pour une même caisse. Dans ce cas précis, cela reviendrait à copier autant de fois la page concernant les adresses qu’il peut y avoir de services différents dans une caisse. Ce qui rendrait l’ensemble encore plus lourd.
Le fichier contenant les informations liées aux expéditions n’était pas pratique d’accès. Qui plus est, il pouvait lui aussi se retrouver en lecture seule si l’application n’était pas fermée, ou l’était mal.
Pour les fiches de travail, c’est un fichier Excel qui centralisait le tout. L’appel étant fait en interrogeant l’onglet adéquat. Capture écran 11. Or si l’on voulait étoffer cet outil avec des procédures, il fallait bien prendre en compte encore une fois que le poids de l’ensemble n’irait pas à la baisse.
Capture écran 11 : Liste des onglets dans le fichier Excel appelé.
Il ne pouvait faire appel qu’à des fichiers Word ou Excel. L’ouverture d’un fichier PDF, d’une page HTML ou même d’une vidéo n’était pas prévue et aurait alourdi cet outil déjà très consommateur en ressources sur ces postes clients ;
Les fichiers ouverts l’étaient avec la configuration du poste. Ainsi, les défauts de paginations étaient courants et ce qui devait tenir en une page ne l’était plus forcément.
3.1.2 Les atouts à ne pas oublier
Il faut pourtant lui reconnaître certains points positifs. Points qui pourront nous servir de référence pour nos exigences futures dans le projet.
Cet outil offrait l’avantage de centraliser les fiches nécessaires au suivi des éditions, supprimant les problèmes de versions disparates.
Il permettait l’impression des étiquettes.
Stocké sur le serveur d’édition et donc jamais éteint, cette application était accessible de n’importe quel poste et ce, n’importe quand.
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Il était possible de restaurer un fichier ou même l’outil facilement et à une date donnée.
Les fichiers étaient aux formats Word ou Excel, ce qui permettait au chef de salle de les mettre à jours de façon simple.
Les adresses étant nombreuses, cet outil offrait l’avantage d’un choix entre deux jeux d’étiquettes. Un jeu correspondant aux adresses des caisses qui réceptionnaient les travaux de production et un jeu correspondant aux adresses du pôle de communication. Chaque jeu avait un code couleur différent afin de ne pas se tromper sur la destination finale des colis.
3.1.3 Autres points à prendre en compte
Il est nécessaire de prévoir un sas de réception centralisé. Les données ne proviennent désormais plus d’un seul et même serveur mais de trois centres de productions, et ce, avec toutes les difficultés inhérentes que cela comporte. Ces centres exigent un suivi de bout en bout de leurs traitements, depuis leur prise en compte jusqu’à leur facturation.
Il faut que tout le monde ait accès à la même version d’un fichier. En fonction de la personne à laquelle on s’adresse, il semble qu’il y ait trois types de réactions principales : celui qui prend pour habitude de conserver le mail où est mentionné le lien jusqu’au fichier, celui qui fait une copie sur un espace qui lui est alloué pour ne plus avoir à chercher dans les mails, et enfin celui qui ne cherche rien et qui fait des photocopies. Dans tous les cas, il est primordial de se défaire de ces habitudes et centraliser toutes ces informations. Une conduite du changement devrait se mettre en place.
Autre point important : les droits d’administration. Ces derniers ne sont pas gérés par notre service. Il faut donc que le projet requiert le moins possible d’intervention d’un service tiers que ce soit pour une installation ou une mise à jour.
Le parc informatique au sein d’une structure aussi importante est loin d’être homogène et les disparités de versions sont légions. Il est important d’éviter d’avoir un outil qui ne fonctionne plus sous prétexte d’une évolution d’un Windows Xp Sp2 en Sp3.
La solution de développement devra également prendre en compte l’aspect maintenance. On l’a clairement vu avec l’outil C++ développé en interne ne pouvant plus être mis à jour. Pour ce faire, il faut que la plate-forme de développement de l’outil soit claire, simple et « facilement » abordable pour ne pas avoir à plonger dans un code trop « complexe ». Il doit dans ce même esprit, offrir un paramétrage le plus large possible.
Un autre point à prendre en compte est l’aspect temporel du développement. Si l’on vient de définir tous ces points importants quant aux besoins de l’outil c’est bien
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parce qu’ils sont devenus manquants. On comprend bien qu’avec des éditions moins importantes en quantités, les périodes inter-impressions étaient plus grandes. Ce temps supplémentaire permettait de bien préparer les éditions afin que tout soit mis en place pour la réception et l’impression. Cela permettait également de bien suivre l’évolution de la mise sous plis et de l’expédition. Tout ce temps dit « mort », mais qui en finalité était fort utile se réduit de plus en plus et avec lui le temps de gestion d’une édition.