Besoins fonctionnels

On a dressé une liste de ce que les utilisateurs attendaient de l’outil pour la partie fonctionnelle. Il en ressort plusieurs grands axes.

La centralisation des informations.

On l’a vu dans l’outil précédemment mis en place, la centralisation des informations fut un point très positif. Mais l’outil Word et Excel n’était plus utilisé par faute de lenteur. Qui plus est, les pupitreurs faisant désormais des photocopies des pièces nécessaires, il fallait remédier à ce manque. Cette centralisation permettra également de pallier dans un premier temps au défaut de ne pas avoir certaines des ressources informatisées ;

La gestion des étiquettes.

C’est le deuxième point essentiel de ce projet. L’ancien outil, initialement conçu pour cette fonction ne servait d’ailleurs plus que pour elle. Et on ne pouvait plus concrètement retourner à écrire les étiquettes à la main ;

La partie relative au suivi quotidien.

Elle doit prendre en compte la production de la veille et les éditions en cours. Le suivi quotidien doit également faire un récapitulatif de la production de la veille et ce, en veillant à l’intégrité et l’unicité du traitement. Cette notion est importante mais reste difficile à mettre en place. Elle vise à éviter les doublons ou les manques lors d’une impression ;

Page 35

Une partie devra concerner le stock.

Le stock représente certes les quantités de papier mais également tout ce qui est nécessaire pour le traitement d’une édition, c’est à dire le papier, l’encre, l’huile, les bandes de four, les étiquettes, etc. Sur notre site, mais également sur ce qui se trouve sur les sites extérieurs, annexes ou feuillets accompagnant une édition et les enveloppes aux formats adéquats pour leur mise sous plis. Tout ceci est à notre charge et rien n’existe encore pour prévenir le moindre manque en fonction des traitements à venir ;

Une partie relative à la prise en compte des éditions.

Cela implique plusieurs aspects. La mise en place d’une notification de l’arrivée d’une édition, le rappel ou l’information qu’une édition n’est toujours pas traitée. Ceci nous oblige à faire un suivi du traitement et de sa prise en compte. Cette prise en compte permet de mettre en place une planification opérationnelle avec la répercussion sur les traitements chez le routeur. Ce dernier ayant besoin des types de mises sous plis et des dates de remise en poste souhaités. Cette planification permet également de faire un point sur les ressources disponibles pour le bon déroulement de l’édition. C’est donc un rapprochement avec les ressources matérielles, humaines et la disponibilité des stocks qui devrait être effectué ;

Un autre volet concerne la facturation.

Elle est un point important et dépend en grande partie des marchés signés. Que ce soit une mise sous plis, un affranchissement, un achat de matière première, tout est défini dans des grilles tarifaires qui varient en fonction de plusieurs facteurs. Le but de ce volet facturation est donc d’apporter une aide à la facturation qui pourra s’appuyer sur toutes les informations insérées en amont. Notamment les dates de livraisons, les quantités reçues etc. ;

Le dernier volet porte sur une partie décisionnelle.

C’est un aspect intéressant qui nous permettrait d’avoir un retour d’informations sur le service éditique au sens large.

Que ce soit au niveau des informations sur les durées de traitement en fonction des périodes, des formats d’impression, des types de papier, ou encore des éditions… Ou bien pour avoir un retour sur les relations impressions/pannes, des conséquences des tris des adresses sur les coûts d’expéditions…

Cette partie décisionnelle devrait d’ailleurs posséder les valeurs évolutives des coûts afin de rendre compte des répercussions qu’elles peuvent occasionner sur la facturation. Cela permettrait indirectement de connaître les dépenses par type de traitement, par papier etc.

Je fais ici une parenthèse sur l’importance de ce volet relatif à la partie reporting et décisionnelle. Notre avenir dépend énormément de l’idée que l’on se fait de notre

Page 36

activité. La plupart des personnes considère notre service d’impression comme un service gérant plusieurs imprimantes de bureau. On réceptionne un fichier, on l’imprime, pourquoi ce service coûte t’il donc si cher ?

Voici une anecdote qui dépeint fort bien cet a priori : Au sein du RSI, un service valide nos dépenses en fonction des budgets alloués. Ceci est fait afin d’éviter tout débordement ou dérive d’achats. Mais suite à un refus quant à une demande de validation de devis, nous sommes allés les rencontrer. Ce devis concernait une intervention pour la réparation d’une de nos imprimantes. Lors de cet entretien, un interlocuteur nous a fait la remarque qu’une intervention de Darty pour une machine à laver ne coutait que 75€. Il était donc impensable de valider un devis portant sur un montant de 1 500€ pour une simple imprimante…

Il y a une méconnaissance profonde de notre travail. Cette partie reporting et décisionnelle permettrait de fournir une vision peut être plus factuelle et de mieux retranscrire l’implication financière du service éditique. Je pense que c’est un point important dans ces périodes de rationalisation des coûts, raison pour laquelle j’ai décidé de la mettre en place.