Evaluation du comportement du robot ESTELE

4.2.1.1 Criação do processo de uma ausência

No início de um processo, o colaborador escolhe um tipo de ausência para poder prosseguir com o mesmo. Quando feita a escolha do tipo de ausência, será exibido toda a informação do mesmo, desde o número de dias ou horas que tem direito, qual o prazo de comunicação, uma breve explicação da ausência, entre outros campos, como podemos observar na figura 21.

Figura 21 – Criação de um novo processo

No total existem quarenta e quatro tipos de ausência. Antes de fazer a introdução dos tipos de ausências na base de dados, houve a necessidade de verificar se o código de trabalho está bem definido, conforme demonstra a seguinte figura 22.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

42

Figura 22 - Tipos de ausências e informação adicional para cada uma (segundo o código de trabalho

4.2.1.2 Pré-requisito das ausências (Quando aplicável)

Depois de selecionar o tipo de ausência a reportar, o processo poderá necessitar de informações adicionais, ou seja, na maioria das ausências existe a necessidade de fazer a comunicação prévia da informação como por exemplo, a data de início, se existe dependentes envolvidos no processo de ausência (como por exemplo na adoção), entre outras informações. Quando é solicitada essa informação, o utilizador deve inserir a informação conforme demonstra a figura 23. Caso não seja pedido algum dado adicional, o colaborador será remetido diretamente para a página de marcação dos dias.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________ Se existir algum prazo de comunicação prévio e se o colaborador não respeitar os dias de antecedência, o processo de validação vai informar o utilizador sobre o erro e como poderá ultrapassar o mesmo, antes de continuar para a marcação de dias no calendário, conforme mostra figura 24.

Figura 24 - Validação Pré-requisito data casamento e os dias de antecedência do mesmo

4.2.1.3 ESCOLHAS DE DIAS / HORAS + ANEXAÇÃO DOS FICHEIROS

Neste passo, o colaborador irá fazer a marcação dos dias para comunicar o tempo que faltou ou vai faltar (depende do tipo de ausência). Para cada tipo de ausência, o colaborador também deve informar o intervalo de horas que vai faltar nos dias em questão, conforme demonstra a figura 25.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

44

Se o colaborador escolher o tipo de ausência “Casamento”, o código de trabalho refere que este terá de marcar 15 dias consecutivos no calendário (incluindo fim de semanas e feriados). Caso contrário, o processo de validação no backend irá informar o utilizador sobre o erro que este está a cometer, e como deve ultrapassar, como mostra a figura 26.

Figura 26 – Validação da marcação dos dias no calendário, segundo as regras da ausência

Mas o processo de validação não fica só por este passo. Este processo também é responsável por validar se:

• os dias devem ser consecutivos ou não;

• está a respeitar o número de dias ou horas que este deve marcar (conforme cada tipo de ausência);

• está a marcar acima ou abaixo da data informada no passo do pré-requisito (quando aplicado).

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________ 4.2.1.4 PRÉ-VALIDAÇÃO DO PEDIDO DA AUSÊNCIA (QUANDO APLICÁVEL)

Realizados os passos anteriores, é importante ter em conta, quando um determinado tipo de ausência necessita de pré-informação. Caso necessite de realizar este passo, o utilizador deverá marcar os dias no calendário e correr as validações (como já feito anteriormente).

Caso o tipo de ausência necessite deste passo, a aplicação irá notificar o People Manager deste processo, para que este possa dar o seu parecer. Caso seja um parece negativo, o processo acaba por aqui e irá informar o colaborador do mesmo e da justificação pelo qual foi rejeitada, conforme mostra a figura 27.

Figura 27 - Aprovação da pré-informação pelo People Manager

Uma vez que esta ausência seja aprovada pelo People Manager, o utilizador poderá submeter os ficheiros relacionados ao processo de ausência, mais especificamente na página dos detalhes da ausência.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

46

4.2.1.5 Página Detalhes Ausência

A página de detalhes da ausência permite mostrar todo o processo da ausência questão. Esta página também pode servir para regularizar uma das seguintes operações:

• Como referenciado anteriormente, se um determinado tipo de ausência necessitar de realizar o passo da pré-aprovação, o utilizador deverá marcar os dias no calendário, correr as validações obter o parecer do People Manager. Só quando esta ausência for aprovada pelo People Manager e que poderá entregar os documentos da ausência nesta página.

• Caso o processo seja reprovado por algum interveniente (depois da pré-aprovação), esta página servirá para regularizar o processo, isto é, reenviar algum documento que seja requerido pelos intervenientes, ou justificar alguma ação;

• Quando o colaborador pretende cancelar o processo de ausência, justificando sempre que possível o motivo do qual realiza esta ação;

• Quando algum interveniente do processo quer retirar um extrato detalhado da ausência, clicando no botão de exportar dados processo;

A estrutura desta página está dividida em quatro separadores que vão informar o colaborador sobre, a informação do processo de ausência, a informação técnica da ausência (segundo o código do trabalho), o histórico de operações que foi feito durante todo o processo e o calendário de dias marcados aquando na criação do processo da ausência, como podemos observar nas figuras 28, 29, 30 e 31.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

Figura 28 – Página detalhes depois da pré-aprovação do People Manager e submissão dos ficheiros

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

48

Figura 30 – Página detalhes – Histórico do processo

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________ 4.2.1.6 Página de Aprovações (People Manager / Manager)

A página de aprovação, é uma página genérica para todos as aprovações, ou seja, é uma página que só muda os campos de aprovação e decisão, preservando o resto da estrutura.

Se o People Manager for igual ao Manager, só haverá a necessidade de realizar uma operação de aprovação, antes do processo prosseguir para a aprovação dos Recursos Humanos, conforme mostra a figura 32.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

50

Caso o pedido seja reprovado, o processo voltará para o colaborador, para que este faça a retificação do processo.

Caso o People Manager seja diferente do Manager, o processo necessita de realizar duas aprovações no fluxo do processo. Na primeira aprovação o People Manager dará o seu parecer em relação a ausência e se haverá impacto nos rendimentos associados a ausência como, o vencimento e subsídio de alimentação (conforme o tipo de ausência e visível na figura 33):

Figura 33 – Parecer do People Manager

Caso a primeira aprovação seja positiva, o processo irá seguir para o Manager, para que este tome conhecimento da aprovação do People Manager e também de o seu parecer, confirmando se está de acordo com as decisões realizadas pelo PeM, como mostra a figura 34.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

Figura 34 - Parecer do Manager

Caso o pedido seja reprovado, o processo voltará para o PeM para retificar alguma decisão, do qual o Manager não esteja de acordo.

4.2.1.7 Página de Aprovações (RH)

Depois de feitos os passos anteriores (quando aplicável), o método de aprovação segue para os recursos humanos.

Quando um processo tem documentos associados a ausência, haverá a necessidade da técnica RH responsável por cada Centro de Custo (Viseu, Tomar ou Lisboa) de os aprovar, como mostra a figura 35.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

52

Figura 35 – Parecer do técnico RH responsável por cada Centro de Custo

Uma vez que a técnica responsável confirme a receção dos documentos, o processo vai ficar pendente nos RH internos para aprovação da ausência, como mostra a figura 36.

Figura 36 – Parecer do Recursos humanos

Caso o processo seja aprovado, o mesmo será concluído e finalizado. Caso este seja rejeitado, o sistema irá notificar o colaborador para fazer as correções enunciadas pelos RH para que o mesmo possa submeter novamente o processo. Este processo voltará a realizar o

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________ fluxo do BPM da parte dos Recursos Humanos passando novamente pela técnica responsável de cada Centro de Custo e obter novamente o parecer dos Recursos Humanos.

4.2.1.8 Página de Listagem

A página de listagem, é uma página genérica para todos os tipos de colaboradores da organização, quer seja colaborador, manager, people manager, RH, entre outros, do qual podem observar todos os pedidos registados na plataforma.

Nesta página podemos consultar todos os tipos de ausências que foram criados, se existe algo pendente da nossa parte para poder continuar o processo ou então pesquisar por algum processo mais específico, conforme demonstra a figura 37.

Figura 37 – Página de listagem dos processos

Também existe a possibilidade de exportar todos os dados da listagem para um arquivo no formato excel (script desenvolvido em python, para geração dor relatório), caso seja necessário.

4 - Linsa Softinsa

___________________________________________________________________________

54