R ENDRE VISIBLES LES RESSOURCES ET SERVICES DE L ’IST

Un point frappant de l’enquête est la méconnaissance des services de l’IST par les répon-dants de l’IRD, alors que la base Horizon est largement connue.

Les rattachements des différents chercheurs ont montré une connaissance inégale des res-sources mises à leur disposition par le service IST. Des éléments s’imposent à l’observation de l’environnement du service :

• le service IST n’est en effet pas mis en avant dans la communication interne, sur l’intranet de l’IRD, alors qu’il donne accès à de nombreuses ressources ;

• Ces ressources très riches font se sont ajoutées les unes aux autres, si bien que trop d’in-formations entravent leur découverte.

2.2.1. Un portail, point d’accès unique aux ressources de l’IST

La mise en place d’un CMS (content management system ou système de gestion de contenu) est une solution particulièrement intéressante pour améliorer la communication et la visibilité du service IST, tant en interne que pour les partenaires.

Différentes options peuvent être étudiées pour son intégration au SID : - refonte du portail Horizon et introduction du onglet support

Voir https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:30401:ed-1:v1:fr

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o introduction d’un moteur de recherche performant

- Un portail service indépendant dont le lien est visible sur le portail Horizon o Solution plus facile à mettre en œuvre, peu coûteuse

L’avantage d’un CMS dédié serait son autonomie d’administration, sa facilité de maintenance et d’évolution.

Il est aussi nécessaire d’envisager « l’insertion du service de documentation dans l’environnement de l’organisation et dans l’environnement documentaire. Ils portent l’image du service à l’extérieur, représentent pour les documentalistes une ouverture de leur environnement quotidien et un lien avec d’autres acteurs ou utilisateurs potentiels de la documentation » [49, Accart et Réthy].

2.2.1.1. État des lieux

Nous avons vu que le service IST met à disposition un grand nombre d’outils, de guides d’uti-lisation des outils numériques ou API, des modes d’accès aux ressources, les contacts de per-sonnes ressources… en plus de ressources documentaires. À destination des chercheurs, leur diffusion se fait essentiellement sur l’Intranet de l’IRD, après authentification.

Hormis pour le « Bureau du chercheur » accessible dès la page d’accueil, sur l’intranet de l’IRD, le chemin d’accès aux services IST se fait souvent au quatrième niveau de l’arborescence :

«   Accueil > L'IRD en pratique > Outils pour la recherche > Accéder à l'Information Scientifique (IST) > Ressources en ligne »

Un autre mode d’accès est proposé dans l’onglet du département « Sciences ».

« Accueil > Science > Outils pour la recherche > Information scientifique (IST)

Les pages présentent ensuite les services par thématiques ou catégories, qui renvoient souvent à d’autres pages, proposant des méthodes ou autres informations utiles.

Par exemple, pour avoir des informations sur le dépôt dans HAL ou Horizon, il faut passer par la page « Dépôt des publications »puis cliquer sur le lien « lire la suite » et ac-céder à la page, soit sur le dépôt dans HAL, soit sur Horizon.

Les informations mises à dispositions sont extrêmement riches sur nombre de probléma-tiques. Toutefois, cet accès peut paraître long pour les utilisateurs.

Par exemple, le lien pour accéder aux supports sur la formation et la gestion d’infor-mation de la page « services documentaires » se situe à l’intérieur d’un paragraphe. Il renvoie à un page listant plusieurs thématiques (présentation des bases de données, guide d’utilisation des LGRB, aide à la recherche, aide à l’utilisation des bases de don-nées éditoriales ou de références bibliographiques…), avec des liens vers d’autres modules ou guides de formation.

L’accumulation des informations utiles et la multiplication des accès, le regroupement de liens cliquables vers des informations de différentes natures (contacts, ressources, accès à Horizon…) sur une même page (ce qui, par ailleurs, présente aussi un avantage dans la navi-gation) sont symptomatiques du « trop d’informations tue l’information ».

Les points positifs

• Des informations complètes.

• Différents modes d’accès à partir d’onglets.

• Des liens ouvrant sur autre fenêtre.

Les points d’amélioration

• Absence du signalement du service sur la page d’accueil.

• Le chemin d’accès aux pages trop long.

• Accumulation et en conséquence dilution des informations.

• Les dates des informations ou de leur mise à jour ne sont pas indiquées (constaté pour nombre d’informations sur l’intranet de l’IRD).

• Des liens sont obsolètes (cassés).

• Le non-accès aux partenaires, notamment d’UMR, non « irdiens ».

Une présentation simplifiée des informations, grâce à une réflexion sur le design des inter-faces, pourrait améliorer la visibilité du service.

2.2.1.2. Pistes

De type CMS, un portail offre l’avantage de regrouper l’ensemble des informations du service via un point d’accès unique (une tendance de l’IST, mais ici point de mutualisation).

Pour les agents qui ne sont pas de l’IRD, des liens vers les Netvibes et autres réseaux sociaux de l’IST IRD sur la page d’accueil, grâce à des widget, évite de multiplier les liens sur d’autres pages.

Les informations selon des thématiques doivent pouvoir être facilement repérables dès la page d’accueil. Nous proposons des pistes pour un benchmarking :

• Le site IST du CIRAD (institution proche de l’IRD) https://coop-ist.cirad.fr.

• Le RNBM (https://www.rnbm.org/), qui est disciplinaire mais dont l’interface est agréable et très claire.

• L’IST de l’INRA https://www6.inra.fr/reselec pour son arborescence.

Les CMS permettent un accès avec authentification est possible, nécessaire notamment pour le

« Bureau du chercheur » et pour l’accès du personnel aux publications (non libre) d’Horizon.

Il peut être étudier la possibilité d’un lieu collaboratif ou d’un renvoi à un wiki avec les « cor-respondants » au sein des UMR (III-2.3).

La suggestion ci-avant exposée peut permettre un accès à cette information à partir des ré-seaux sociaux, à Netvibes, à un flux RSS et aux contacts.

L’opportunité de la diffusion d’une newsletter peut être étudié.

La charte graphique de l’IRD doit en outre être respecter et un soin particulier doit être accordé à la clarification des informations : le mode « scrolling » est peu recommandé, en revanche une approche « flat design » peut être étudiée (mais en regard des habitudes des utilisateurs).

En raison de la mobilité des agents, il est préconisé une interface « responsive design ».

Avantages

• Accès unique, un lien au site IST IRD peut être intégré à un autre site.

• L’accès aux partenaires, dont les UMR aux outils et guides divers (listes dynamiques, contact d’accès au bulletin de veille) est facilité, alors que l’enquête a montré que les ser-vices IST n’étaient pas utilisés par les personnels non rattachés à l’IRD, faute d’autorisation.

• Administration, maintien et mise à jour simplifiés.

• Plusieurs CMS gratuits (WordPress, Drupal) ou le CMS institutionnel EzPublish.

• Peut présenter un fil d’actualité sur le programme de formation.

Opportunités

• L’IRD vient de rénover son site Internet, plus attrayant et animé ; de même l’Intranet est en cours de « toilettage ». Une réflexion a été réalisée qui répertorie les pages d’information de l’IST de l’IRD.

• Un travail en coordination avec la DDUNI ou d’autres missions d’appui pourrait permettre de faire des liens pertinents avec IRD Lab et MAP, pour alimenter le CV des chercheurs.

• Le CMS s’inscrirait dans la même logique que le portail support réalisé sous WordPress, https://data.ird.fr qui accompagne le nouveau portail de données DataSuds.

Limites

• La mise en place de ce CMS demande évidemment à la responsable des centres de docu-mentation IRD Occitanie chargée des sites web de l'IST de pouvoir dégager du temps, ce qui semble impossible au vu de l’ensemble des activités qu’elle gère, d’autant qu’elle participe au projet DataSuds et accompagne les chercheurs et UMR dans la réalisation de plans de gestion de données. L’accompagnement d’un professionnel de la communication (graphique éven-tuellement) est également nécessaire, ce qui demande de pouvoir dégager du budget.

Risque

• Déconnection de l’archive Horizon Impératif

• Il doit être signaler sur les pages d’accueil intranet et Internet de l’institution.

2.2.2. Nommer le service pour mieux le dénommer

Afin d’identifier le service Information scientifique et technique de l’IRD, au sein de l’institu-tion, on parle de « la doc’ », « l’IST ». Or, dans le « jargon » de la recherche, cet acronyme sert aussi à désigner les publications scientifiques. Un nom pour mieux identifier le service, faci-lement adoptable par la communauté proche (les collègues), les partenaires locaux ou inter-nationaux est préconisé pour accompagner l’identification du portail et de l’équipe.

➔ Proposition : SudIST-IRD Avantages

• Contient en un mot, assez court les orientations de recherche de l’IRD et les activités du service IST. Il peut être facilement identifiable par les autres partenaires.

• Dans la perspective de la création d’un site, il est recommandé de pouvoir l’identifier faci-lement, donc de le nommer.

Limites

• Le nom choisi a déjà été déposé, ce qui n’est pas vraiment une limite, puisqu’il est tou-jours possible d’en choisir un autre . ¹²⁶