R ÉSULTATS

Nous ne présenterons ici qu’une synthèse des résultats, le rapport intégral étant disponible en Annexe 1.

Avec un taux de 83 %, soit 49 sur 59 UMR, la participation permet de dresser un état des lieux représentatif des pratiques, des problématiques et des attentes en matière de gestion des publications au sein des UMR. Il souligne aussi l’intérêt des répondants pour le sujet, alors que nombre d’entre eux étaient en période d’évaluation.

3.4.1. Hétérogénéité des moyens et des pratiques

En résumé, cette enquête a révélé une grande hétérogénéité des pratiques de gestion – l’or-ganisation de la collecte et/ou de la gestion est d’ailleurs parfois inexistante –, et de valorisa-tion des publicavalorisa-tions des UMR.

Cette hétérogénéité est à considérer en fonction de la diversité des UMR : le nombre de chercheurs, de publications, les disciplines scientifiques, le nombre aussi de tutelles influen-çant l’organisation et les moyens dévolus à la gestion des listes de publications et les besoins exprimés en termes de service d’appui.

Sites des UMR, IRD LAB, intranet IRD.

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• Sur les profils

La gestion des publications est réalisée par des assistantes administratives, des gestionnaires, des chercheurs ou ingénieurs, le directeur ou directeur adjoint d’unité, et à la marge aussi deux chargés de communication et un webmaster. Cette gestion peut se faire en binôme, de manière informelle, et est la plupart du temps une tâche supplémentaire pour l’agent, consi-dérée comme chronophage.

On relèvera le moindre soutien d’un professionnel de l’IST ou de la documentation. 16 des UMR interrogées en bénéficient de façon permanente ou partielle : documentaliste rattaché à l’UMR, personnel d’une UMS, du CSD ou de la bibliothèque de la tutelle hébergeant le laboratoire.

• Sur la pratique de veille

Le WoS est largement privilégié pour la collecte des références bibliographiques. Cette base est considérée comme la plus complète, mais demande une veille sur d’autres bases pour complé-tion. 29 % des UMR ne font toutefois pas de veille, dont la moitié des UMR à dominante SHS.

Le bulletin de veille à partir du WoS proposé par l’IST de l’IRD, connu par plus de la moitié des répondants, est peu consulté. Lorsqu’il est utilisé, il permet de vérifier et de compléter les listes déjà collectées.

• Sur les technologies utilisées

La connaissance et en conséquence le recours à des logiciels de gestion de références biblio-graphiques (LGRB), à des API est inégale et dépend de l’accompagnement et de la formation des interlocuteurs. Des cas de saisie manuelle des listes ou de copier-coller ont été signalés.

Si toutes les UMR ont un site Internet pour valoriser leurs listes de publication, les CMS choi-sis et surtout la présentation de ses listes sont très différents : chargement d’un PDF, hiérar-chisation des présentations (avec ou sans filtre, suivant les indications HCERES…), liens vers la publication (DOI ou autre identifiant d’une archive institutionnelle), vers le CV du chercheur, vers la collection HAL…

• Sur la bibliométrie

Un quart des UMR déclarent n’avoir aucune personne dédiée à la bibliométrie – ce sont les directeurs d’unité qui s’en chargent la plupart du temps pour l’UMR – et 20 ne sollicitent au-cun service, n’ayant pas forcément connaissance de cette opportunité.

Une assistance ponctuelle est apportée par les documentalistes des tutelles ou des observa-toires… ou encore des collègues compétents. Trois UMR ont recours à l’IST de l’IRD. En re-vanche, la MEPR et la DDUNI, services support de l’IRD en évaluation et en informatique, qui ont récemment mis en place un outil dédié (MAP) (II-2.6.1.2), ne sont jamais sollicités.

• Sur la valorisation des publications

La priorité est donnée au site Internet de l’UMR, lieu principal, parfois le seul, d’affichage des publications : 100 % des UMR signalent les publications de l’unité sur leur site, avec des pro-cessus de mises en ligne variables (voir ci-avant). Il s’agit principalement d’un signalement à partir des notices bibliographiques. L’introduction d’un lien vers le document primaire dé-pend des compétences en IST ou en informatique des administrateurs de ces listes.

3.4.2. Des informations instructives

L’un des objectifs de cette enquête a été de mieux comprendre le rapport des UMR à leur environnement, à celui de l’IRD et sur divers points, elle a été instructive et a permis de véri-fier des ressentis.

• Une gestion des publications faites en priorité pour les évaluations

La constitution des listes des UMR est liée à la pression de l’évaluation, avant le souci de la visibilité de la production scientifique. À 98 % le recensement des publications de l’UMR est réalisé pour les évaluations HCERES, dans une moindre mesure pour les tutelles.

Fig. 9 Enquête UMR IRD : Résultats sur les objectifs 
 de production des listes de publications

• Une implication inégale envers la plateforme HAL

Alors que le gouvernement soutient l’archive ouverte HAL pour répondre à l’obligation de dépôt des publications, le CNRS a intégré le nombre de publications dans HAL à ses indica-teurs d’évaluation (I-3.3.1). 20 UMR déclarent avoir eu des recommandations, voire des obli-gations, de dépôt de la part des tutelles, dont certaines unités semblent faire peu de cas. HAL apporte-t-il la garantie de faciliter le recensement ?

Fig. 10 Enquête UMR IRD : Résultats sur les usages de HAL

HAL a suscité de nombreuses réactions. Les avis sont partagés sur son usage, en fonction de la connaissance des dernières évolutions de la plateforme, notamment des API. Ces résultats sont à mettre en regard des profils des interlocuteurs. En effet, certains ne s’occupent que de la collecte des listes et non de leur valorisation et ne sont pas concernés par les probléma-tiques de dépôt, qui affectent davantage les chercheurs et les contributeurs tiers, dont les documentalistes des SCD ou IST.

• Certaines UMR n’ont pas de collection ou elle n’est pas connue par les répondants.

• Moins de la moitié connaissent le portail HAL IRD.

• 19 UMR utilisent HAL pour gérer leurs listes de publications.

Taux d'implication des UMR dans HAL

Recommandation de dépôt dans HAL

Collection dédiée dans HAL

Gestion des publications dans HAL

0 % 25 % 50 % 75 % 100 %

4 % 35 %

41 %

57 % 22 % 20 %

39 % 43 % 39 %

Oui Non Sans réponse

Les limites aux fonctionnalités soulevées :

• le traitement des doublons, un article pouvant être déposé par plusieurs auteurs ;

• l’insuffisance des champs pour noter l’ensemble des auteurs d’un article, notamment quand ils sont nombreux.

Le manque de temps et les « lourdeurs » de saisie, les mauvaises affiliations, les difficultés à faire des imports et exports par lots s’ajoutent aux critiques de la plateforme. Les répondants qui connaissent les dernières API d’extraction de liste, de gestion de doublons sont en re-vanche positifs.

Des déploiements sont toutefois en perspective : des UMR vont créer leurs collections, cer-taines envisagent de basculer l’ensemble de leurs publications sur HAL et d’automatiser l’ali-mentation de leur site.

D’ailleurs, la prolifération des lieux de publications des listes a été questionnée, entre HAL, les AOI comme Horizon, le site Internet, et des évolutions vers davantage d’interopérabilité entre les systèmes sont espérées.

• Des chercheurs pas assez impliqués

Si plus de la moitié des chercheurs envoient spontanément leurs listes de publications pour le recensement de l’UMR, plusieurs commentaires soulignent le manque de coopération de certains d’entre eux dans ce processus, alors qu’ils réalisent et fournissent aussi régulière-ment des bilans de leurs publications pour leur évaluation ou pour les dossiers de demande de financements de projet.

Les erreurs dans les notices de leurs listes sont mises sur le compte de leur mauvaise volonté.

Non-prise en compte des exigences de signatures, affiliations mal renseignées, erreurs dans les noms, rendent nécessaires des corrections et des ajouts pour répondre aux indicateurs des campagnes d’évaluation.

Les répondants sont quasi unanimes pour dire qu’une gestion facilitée dépend du respect des chercheurs de se plier aux recommandations, surtout de signatures. Or chaque tutelle fait ses propres recommandations.

• Peu de visibilité des services de l’IST IRD

Si la base Horizon est connue à 95 % au sein des UMR – soit bien au-delà des 27 répondants de l’IRD –, les autres services de l’IST de l’IRD autour de la gestion des listes de publications (II-2.4.4) sont ignorés par plus de la moitié des répondants.

Fig. 11 Enquête UMR IRD : Résultats sur les usages des services de l’IST IRD

Quant aux personnes qui connaissent les listes de publications dynamiques des UMR, il res-sort une confusion sur leur périmètre avec les listes individuelles. Pour les interlocuteurs qui les utilisent, elles évitent la saisie, grâce à une copie automatique des publications Horizon de l'UMR ou car elles permettent de compléter les publications non ACL absentes du WoS.

Ces entretiens ont permis pour une grande partie des répondants de mieux connaître les services proposés par le service IST de l’IRD. Des accès aux listes et au bulletin ont été de-mandés à l’issue de plusieurs entretiens.

• Des retours d’expérience profitables

La mise en place par certaines UMR d’un système de collecte automatisé fait écho au besoin général de davantage d’automatisation, d’une meilleure compatibilité entre les outils.

D’ailleurs, un intérêt certain pour le partage des pratiques, une meilleure collaboration entre les intervenants sur les listes de publication pour éviter la redondance des tâches, ont été re-levés.

• De fortes attentes en matière de formation

Deux aspects se dégagent sur ce point : des formations sont principalement sollicitées pour les chercheurs, tout en pointant le fait que ces derniers n’y sont pas favorables.

D’autres besoins exprimés en formation concernent d’abord HAL et les outils de gestion des listes. Quant aux modes de formation, le présentiel est privilégié, mais le manque de temps à y consacrer est assez général.

Pour conclure, l’enquête a montré les difficultés pour les UMR de répondre aux demandes de bilans différents de publications et soulevé un besoin de soutien dans cette tâche. Les at-tentes sont nombreuses en faveur d’un alignement des politiques d’évaluation des tutelles.

En outre, malgré les injonctions des politiques publiques pour la diffusion des publications scientifiques en libre accès, malgré les enjeux budgétaires, certaines UMR n’ont pas réussi à définir une organisation pour une gestion collective des publications de leurs chercheurs, essentiellement par manque de ressources et de temps. On constate toutefois que l’implica-tion du directeur d’unité et la présence ou le soutien d’un professionnel de la documental’implica-tion favorisent la mise en place de process et facilitent la collecte auprès des chercheurs.