Frequently Asked Questions
FAQ 1.3 What is the difference between desertification and land degradation? And where are they 4
A descrição arquivística tem como objetivo identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo, a fim de promover a sua acessibilidade. Através do processo de descrição é possível permitem estabelecer controlos intelectuais necessários para assegurar a permanência de descrições fiáveis, autênticas, significativas e acessíveis. 188
A norma ISAD(G) cria diretrizes gerais para a descrição arquivística, no entanto, esta pode ser conjugada com outras normas existentes. Ou seja, é uma norma que pode servir de base ao desenvolvimento de normas.189 Estas diretrizes gerais visam assegurar
a produção de descrições consistentes, apropriadas e auto-explicativas, facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos de arquivo, possibilitar a partilha de dados de autoridade e tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação.190 Para além disto é uma norma que pode ser aplicada independentemente da forma ou do suporte dos documentos.
Zona da Identificação
Em cada nível de descrição do catálogo do Arquivo Rui Serpa Pinto, registaram- se os cinco elementos que compõem a zona da identificação, conforme a ISAD(G). Na
188 ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Lisboa, Ministério da Cultura /
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, 2ª edição, p.9
189
Idem, Ibidem, p.9
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constituição do Código de Referência utilizaram-se os seguintes elementos para identificação codificada do documento:
PT/FCUPMHN – Código da instituição de acolhimento: Portugal, Faculdade de Ciências da Universidade do Porto Museu de História Natural
ARSP – Código do Sistema/Fundo: Arquivo Rui Serpa Pinto
SC01 – Código da Secção: Araújo de Serpa Pinto
SSC01.02 – Código da Subsecção: António Araújo de Serpa Pinto
03– Número da Pasta
08 – Número da Capilha
01-Número do Documento
Começamos pela sigla ISO do país onde o arquivo se encontra, assim como da instituição a quem foi feita a doação do arquivo e seguida da sigla da instituição onde se encontra depositado, seguindo-se a sigla escolhida para a designação do Sistema Arquivo Rui Serpa Pinto. Cada secção é identificada com um número tal e qual as subsecções. Os documentos são identificados numericamente.
Exemplo da descrição ao nível da zona da identificação (Documento Simples):
Zona do Contexto
Encontramos elementos como Nome do(s) produtor(es) que se refere ao registo do nome das pessoas coletivas, singulares ou famílias responsável pela produção, acumulação e conservação dos documentos da unidade de descrição191, História Administrativa/Biográfica que se refere ao registo de informações relativas às pessoas e famílias que são responsáveis pela produção da unidade de descrição bem como informações relativas à vida e atividade das pessoas singulares que a compõem192, História Custodial e Arquivística que se refere ao registo das sucessivas transferências de propriedades, responsabilidade e/ou custódia que possam contribuir para se perceber
191 ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Lisboa, Ministério da Cultura /
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, 2ª edição, p. 23
192 Idem, Ibidem, p. 24
Zona de identificação
Código de referência: PT FCUPMHN ARSP-SC 01-SSC 01.02 -03/08/01 Título: Convite dos Reis de Portugal para António Araújo Serpa Pinto Data(s): 19??-?-? - (Produção)
Nível de descrição: Documento simples Dimensão e suporte: Suporte: papel
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a sua organização e produção de instrumentos de descrição193
e Fonte imediata de aquisição ou transferência que se refere ao registo da fonte, da data e/ou modalidade de aquisição da unidade de descrição194
, contudo estes parâmetros não se encontram preenchidos em todos os níveis. O parâmetro Nome do(s) produtor(es) tanto ao nível de Sistema, Secção, Subsecção e Documento. O parâmetro História Administrativa/Biográfica aparece ao nível de Secção e Subsecção. Tanto o parâmetro História Custodial e Arquivística como o parâmetro Fonte imediata de aquisição ou transferência aparecem ao nível de Sistema.
Exemplo da descrição ao nível da zona de contexto (Subsecção):
Zona do Conteúdo e da Estrutura
Alguns elementos presentes nesta zona apresentam-se em todos os níveis descritivos. No entanto, os elementos que foram usados ao nível do Sistema são: Âmbito e conteúdo que tem como função facultar um resumo do que se poderá encontrar em cada nível da unidade de descrição195, Avaliação, seleção e eliminação tem como função possibilitar informação sobre a avaliação, seleção e eliminação ocorridas na unidade de descrição196 e Sistema de organização dá informações relativas à estrutura interna, ordenação e sistema de classificação da unidade de descrição197. Ao nível da Secção, Subsecção e Documento foi usado o Âmbito e conteúdo
Exemplo da descrição ao nível da zona do Conteúdo e da Estrutura (Sistema):
193 ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Lisboa, Ministério da Cultura /
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, 2ª edição, p. 26
194 Idem, Ibidem, p.28 195 Idem, Ibidem, p. 29 196 Idem, Ibidem, p.31 197 Idem, Ibidem, p.33 Área de contextualização
Nome do produtor: PINTO, Rui Corrêa de Serpa
História Administrativa/Biográfica: Rui Corrêa de Serpa Pinto nasceu no Porto, Santo
Ildefonso a 6 de Agosto de 1907. Era filho de Hernâni Pinheiro de Serpa Pinto e de Aurora Laurinda Basto Corrêa. Licenciado em Matemática e Engenharia Civil, Arqueólogo e Antropólogo, Assistente da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto. Contraiu matrimónio com Maria Alice da Rocha Leão Leite a 18 de Junho de 1932 em Leça do Balio. Tiveram uma filha Maria Ruy de Serpa Pinto. Faleceu no Porto a 23 de Março de 1933.
75 Zona das Condições de Acesso e de Utilização
Esta zona tem como objetivo conceder informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição198, a maioria dos elementos que constituem esta zona, encontra-se na descrição ao nível de sistema, no entanto, o parâmetro Idioma do material encontra-se também presente no nível Secção, Subsecção e Documento.
Exemplo da descrição ao nível da zona das condições de acesso e de utilização (Sistema):
Zona do Controlo da Descrição
A zona do controlo da descrição inclui os três elementos que facultam informação sobre quando e quem realizou a descrição. Os parâmetros Identificador da Instituição, Regras ou convenções utilizadas identifica quais as regras ou convenções utilizadas na elaboração da descrição199, Estatuto, Nível de detalhe, Datas de criação, revisão e
198 ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Lisboa, Ministério da Cultura /
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, 2ª edição, p.34
199 Idem, Ibidem, p.43.
Zona do conteúdo e estrutura
Âmbito e conteúdo: Correspondência recebida e expedida no decurso da atividade
profissional e/ou pessoal dos membros da família Serpa Pinto; periódicos da época; diplomas. Uma caixa de fotografias da época não tratadas.
Avaliação, seleção e eliminação: Não se verificaram ações de avaliação, seleção e
eliminação de documentos.
Sistema de organização: Fisicamente, o Arquivo Serpa Pinto mantém a organização dada
pelo Doutor Rui Corrêa de Serpa Pinto e pelo Doutor Huet Gonçalves: uma ordem temática, linguística com ordenação cronológica. Virtualmente, os documentos são restituídos ao seu produtor, permitindo a construção de uma estrutura genealógica. Pretende ser, portanto, uma organização orgânico-funcional.
Zona de condições de acesso e utilização
Condições de acesso: Regra geral, e apesar de pontualmente alguns documentos se
encontrarem um pouco deteriorados, todo o acervo pode ser sujeito a consulta. No entanto o acesso e consulta do Arquivo Serpa Pinto requerem uma autorização prévia da Faculdade de Ciências da Universidade do Porto bem como do Museu de História Natural da Universidade do Porto. Consulta no local. «
Condições de reprodução: Reprodução sujeita a fundamento, destino e compromisso de
utilização pelo requerente e dependente da autorização prévia das entidades detentoras.
Idioma do material: alemão; espanhol; francês; inglês; italiano; português
Características físicas e requisitos técnicos: Documentos em estado razoável de
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eliminação que indica a data em que a descrição foi criada200 e Nota do arquivista estão presentes no nível Sistema. No nível Secção estão presentes os parâmetros Estatuto, Nível de detalhe e Datas de criação.
Exemplo da Zona de Controlo da Descrição (Sistema):
200
ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Lisboa, Ministério da Cultura / Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 2002, 2ª edição, p.44
Zona do controlo da descrição
Identificador da instituição: PT/FCUPMHN
Regras ou convenções utilizadas: CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS -
ISAD (G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adotada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999; tradução Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo do IAN/TT. 2ª Ed. Lisboa: Instituto
dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo,2004.
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS - Orientações para a Descrição Arquivística. 2ª Versão. Lisboa: DGARQ, 2007. «
Estatuto: Preliminar Nível de detalhe: Parcial
Datas de criação, revisão, eliminação: 2014 a 2015
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5 - ICA-AtoM – um instrumento de preservação e divulgação
da informação
Este último capítulo procura demonstrar como foi testado a utilização do programa que culmina todo o percurso até agora descrito. O que se apresenta aqui é o início de um trabalho que poderia vir a ter continuidade futura, caso a instituição de acolhimento de estágio desse esse apoio e procurasse divulgar o espólio, digitalizando-o e disponibilizando-o. Por isso, descrevemos as virtualidades e os passos a seguir, a partir de um exercício concreto.