de définir les frontières du système, selon les 3 niveaux de représentation : ontologique, fonctionnel, génétique ;

2. de définir le système à partir des finalités du projet de modélisation. En effet, selon Jean-Louis Le Moigne, “ ce sera en partant des projet ou des complexes de projets identifiés par le

système de modélisation (...), que la modélisation systémique va proposer d’amorcer le processus de conception du modèle. Aux familles de projets, on associera des hypothèses de sous-systèmes que l’on cherchera à articuler (...). La modélisation d’un système complexe va s’organiser en une série d’itérations entre les projets et les représentations symboliques que s’en construit le modélisateur ” ([LEMOIGNE1990], p. 54). Les variables non contrôlables (c’est à dire celles sur lesquelles un acteur ne peut pas agir) représentent l’environnement du système.

Ces deux types de définition, qui représentent l’étape A2 de notre processus de modélisation, nous serons utiles successivement pour caractériser notre système.

5.2.3.1. Définitions ontologique, fonctionnelle et génétique

Dans un premier temps, nous nous attachons à caractériser les aspects les aspects ontologiques et fonctionnels de cette bibliothèque. Dans le respect de notre cadre de recherche constructiviste, nous utilisons les données formelles et les connaissances informelles provenant de notre terrain de recherche. Ainsi, en utilisant les définitions de poste et les comptes-rendus de réunions de l’année 1996, nous avons établi un tableau de correspondance entre les définitions de postes et les fonctions assurées par les acteurs (Figure 31). Les fonctions sont classées par type fonctionnel. L’objectif était, par itérations successives entre les définitions du système et la réalité observée de retrouver toutes les fonctions et tous les éléments ontologiques du système. Les définitions ontologiques et fonctionnelles sont précisées à la suite du tableau.

Nous avons défini notre proposition : la recherche d'un diagnostic d'une bibliothèque académique qui puisse permettre à son gestionnaire d'avoir une vision complexe de l'unité qu'il gère dans ses environnements, le tout dans un but stratégique. Nous devons maintenant donner un cadre méthodologique à cette recherche.

Notre objectif de recherche est de permettre au gestionnaire d'établir un diagnostic complexe et continu de l'unité qu'il conduit. Nous souhaitons donc construire, par modélisation, un diagnostic qui soit un modèle transposable à des bibliothèques extérieures à notre terrain de recherche.

Notre objectif est bien de garder "une obstinée rigueur" dans notre modélisation de la bibliothèque vue par son gestionnaire, étudiée comme un système complexe.

C'est à cette condition que nous obtiendrons l'intelligibilité du système complexe que nous étudions et l'assurance que notre modèle sera bien opérationnel à tous ces niveaux, celui du modèle et celui de la construction de ce même modèle.

Nous allons définir précisément quel est notre projet de modélisation puis caractériser les outils que nous utilisons et notre terrain de recherche. Ce chapitre comprend quatre parties :

1. notre projet de modélisation ;

2. le choix de notre cadre méthodologique ;

3. la présentation de notre terrain de recherche et de nos méthodes d’investigation ;

Ontol.

Fonct. Documentaliste responsable Documentaliste Agent Correspondant

actif Usager utilisant Moyens, espace, fonds (outils) documents (représentations) Rechercher/sélectionn

er # Politique d’acquisition et de choix des périodiques,

# suggestions # catalogues papier et informatiques (Minitel, OPAC, Internet), banques de données sur CD-ROM et en ligne, contacts avec autres centres de documentation ou bibliothèques

# statistiques nombre d’acquisitions d’ouvrages, d’abonnements (entrées)

Acquérir/traiter # traitement intellectuel = indexation des PFE, DEA,

# espace pour équiper les documents, matériel

# logiciel pour catalogue informatique

# bons de commandes, factures

#

Servir # définit des niveaux de service : quoi pour qui, à quel prix, modalités de service, en liaison avec l’équipe

# définition et choix des

# organisation de l’accueil en salle de lecture : mobilier, classification

# espaces de lecture et de consultation

# terminaux pour accès informatiques aux CD-ROM et aux catalogues

# photocopieur

# espaces rayonnages accès non direct

# catalogues : nouveaux ouvrages, abonnements, état de collection...

# accueil, orientation, Former # conception des formations :

visites, initiations au

# expliquer les services sur place

# visites,

# conception du guide OPAC

# aide à l’interrogation de l’OPAC

# expliquer les services sur place

# aide à l’interrogation des catalogues, oriente dans les locaux, explications sur les services

# aide à l’interrogation de CD-ROM

# expliquer les services sur place

suivi des visites, des

# expliquer les services sur place.

# affichage d’explications sur les

Nous avons défini notre proposition : la recherche d'un diagnostic d'une bibliothèque académique qui puisse permettre à son gestionnaire d'avoir une vision complexe de l'unité qu'il gère dans ses environnements, le tout dans un but stratégique. Nous devons maintenant donner un cadre méthodologique à cette recherche.

Notre objectif de recherche est de permettre au gestionnaire d'établir un diagnostic complexe et continu de l'unité qu'il conduit. Nous souhaitons donc construire, par modélisation, un diagnostic qui soit un modèle transposable à des bibliothèques extérieures à notre terrain de recherche.

Notre objectif est bien de garder "une obstinée rigueur" dans notre modélisation de la bibliothèque vue par son gestionnaire, étudiée comme un système complexe.

C'est à cette condition que nous obtiendrons l'intelligibilité du système complexe que nous étudions et l'assurance que notre modèle sera bien opérationnel à tous ces niveaux, celui du modèle et celui de la construction de ce même modèle.

Nous allons définir précisément quel est notre projet de modélisation puis caractériser les outils que nous utilisons et notre terrain de recherche. Ce chapitre comprend quatre parties :

1. notre projet de modélisation ;

2. le choix de notre cadre méthodologique ;

3. la présentation de notre terrain de recherche et de nos méthodes d’investigation ;

S’Organiser # définit le budget en fonction des objectifs, des changements prévus, des besoins identifiés, des moyens attribués

# répartit les tâches selon les périodes de l’année, les personnalités de l’équipe, l’espace, la config. des locaux

# organise la formation du personnel au logiciel

# choix des moyens, gestion et maintenance informatique

# salle de lecture : organisation des accès et de l’accueil

Mesurer # Mise en place d’indicateurs quantitatifs : demandes

# statistiques pour désherbage # renseignement des indicateurs mis en places : questionnaires pour

indicateurs

S’informer # information sur les nouvelles techno de l’inf., les bibli, l’évolution de la prof.

# réunions de service : informe sur les nouveaux services

# participation au Conseil Intérieur, Conseil de Centre

# information sur les nouvelles technologies de l’information, les bibliothèques, l’évolution de la profession

# réunions de service

# réunions de service # listes de diffusion (internet)

# réseaux de collègues, réseaux ADBS, CGE, club utilisateurs

# comptes-rendus de réunions extérieures (CGE, ADBS),

# notes de service, comptes-rendus de réunions de service

Figure 31 : Modèle spécifique liaison ontologique/fonctionnel, ENSAM 1996.

Nous avons défini notre proposition : la recherche d'un diagnostic d'une bibliothèque académique qui puisse permettre à son gestionnaire d'avoir une vision complexe de l'unité qu'il gère dans ses environnements, le tout dans un but stratégique. Nous devons maintenant donner un cadre méthodologique à cette recherche.

Notre objectif de recherche est de permettre au gestionnaire d'établir un diagnostic complexe et continu de l'unité qu'il conduit. Nous souhaitons donc construire, par modélisation, un diagnostic qui soit un modèle transposable à des bibliothèques extérieures à notre terrain de recherche.

Notre objectif est bien de garder "une obstinée rigueur" dans notre modélisation de la bibliothèque vue par son gestionnaire, étudiée comme un système complexe. C'est à cette condition que nous obtiendrons l'intelligibilité du système complexe que nous étudions et l'assurance que notre modèle sera bien opérationnel à tous ces niveaux, celui du modèle et celui de la construction de ce même modèle.

Nous allons définir précisément quel est notre projet de modélisation puis caractériser les outils que nous utilisons et notre terrain de recherche. Ce chapitre comprend quatre parties :

5. notre projet de modélisation ;

6. le choix de notre cadre méthodologique ;

7. la présentation de notre terrain de recherche et de nos méthodes d’investigation ; 8. l'organisation de notre modélisation au vu de tous ces éléments.

Nous présentons ensuite les différentes étapes de cette modélisation dans les chapitres 5, 6 et 7.

Ce modèle est spécifique de la bibliothèque de l’ENSAM durant l’année 1996. Il nous permet de caractériser les aspects ontologiques et fonctionnels du système que nous étudions.

5.2.3.1.1.Définition ontologique

Au niveau ontologique, le système bibliothèque est constitué en premier lieu de l’équipe qui assure ses activités, étant entendu que nous considérons comme membre de l’équipe toute personne affectée à la bibliothèque administrativement (poste, contrat à durée déterminée, contrat d’insertion, stagiaire, moniteur étudiant). Nous voyons que nous sommes obligés de distinguer les fonctions remplies par le “ documentaliste responsable ”, un documentaliste qualifié et un agent administratif (qui sont les trois types de niveaux de responsabilité et de qualifications rencontrés à l'ENSAM).

Nous gardons néanmoins à l'esprit l'approche d'Erhard Friedberg : "c'est un système d'acteurs qui a son existence propre et dans lequel le fait d'être formellement membre de l'organisation n'est plus nécessairement le fait essentiel." ([FRIEDBERG1993], p. 93).

Les correspondants, personnes qui assurent l’interface entre un laboratoire et la bibliothèque font partie de notre système quand ils y sont actifs, c’est à dire quand ils proposent des acquisitions de documents, ou participent à la gestion du fonds local de leur laboratoire.

De même, les usagers font partie du système quand ils sont en interaction avec lui, c’est à dire lorsqu’ils deviennent coproducteurs du service, dans la relation de servuction qui s’établit entre eux et la bibliothèque.

Le fonds documentaire géré par la bibliothèque, les moyens informatiques et logiciels permettant de le mettre en valeur sont également constitutifs de notre système. De même, l’espace documentaire (salles de lecture, bureaux) en fait-il partie. Si l’espace physique de la bibliothèque en tant que salle de lecture et lieu de production du service est bien déterminé, il n'en détermine pas forcément ses frontières : en effet, nous l'avons vu au chapitre 1, le service (par exemple, la consultation d'un catalogue) est aujourd'hui accessible au monde entier par l'intermédiaire des réseaux électroniques.

Dans cette perspective, c'est bien le champ d'intervention de la bibliothèque qui constitue ses frontières : celles-ci relèvent non pas de sa constitution mais de ses activités ou plutôt de son action, comme nous le confirme Erhard Friedberg : "la délimitation de l'organisation en tant qu'objet d'étude ne peut plus se faire a priori ni à partir de critères formels tels que par exemple l'appartenance ou la non-appartenance. Elle devient problème et objet de recherche (...). Les frontières réelles d'une organisation et son degré d'ouverture ou de fermeture ne sont pas stables, mais au contraire fluctuants" ([FRIEDBERG1993] p. 93-94).

Les documents produits par la bibliothèque pour rendre compte de son activité font également partie de notre système : comptes-rendus de réunions, rapports d’activités, statistiques, budgets. Ils constituent des repères formels pour étudier l’état d’une bibliothèque à un moment donné et avoir ainsi des repères sur son évolution. De même, les produits documentaires de la bibliothèque (catalogues, sommaires, plaquettes, sites Web) sont-ils des éléments de ce système. Ils constituent les éléments formels rendant compte de la production du service.

5.2.3.1.2.Définition fonctionnelle

“ La reconnaissance de la qualité de système de l’entreprise procède de deux constatations : d’abord de celle de l’existence d’une conduite autonome ; ensuite de celle de l’existence d’un ensemble d’activités concrètes dont la composition détermine la conduite observée ” [PAULRE1992]. Cet ensemble d’activités constitue notre définition fonctionnelle.

“ Le système englobe toutes les activités qui procèdent de la politique générale ou concourent à son élaboration ”. Nous nous intéressons bien ici aux activités qui font que la bibliothèque répond à ses fonctions, qu’elle est une entité autonome à laquelle on peut “ reconnaître l’existence de capacités organisatrices internes ”. En effet, “ le phénomène étudié émerge comme le produit, le résultat d’un ensemble d’activités ou interactions entre des agents ou des éléments ” (op.cit.). Ces préambules étant définis, nous pouvons nous poser la question de savoir ce que “ font ” les acteurs de la bibliothèque.

La classification des fonctions des acteurs à partir des définitions de postes complétées par les comptes-rendus des réunions de service de l’année fait apparaître 8 types de fonctions (Figure 31) :

Nous avons défini notre proposition : la recherche d'un diagnostic d'une bibliothèque académique qui puisse permettre à son gestionnaire d'avoir une vision complexe de l'unité qu'il gère dans ses environnements, le tout dans un but stratégique. Nous devons maintenant donner un cadre méthodologique à cette recherche.

Notre objectif de recherche est de permettre au gestionnaire d'établir un diagnostic complexe et continu de l'unité qu'il conduit. Nous souhaitons donc construire, par modélisation, un diagnostic qui soit un modèle transposable à des bibliothèques extérieures à notre terrain de recherche.

Notre objectif est bien de garder "une obstinée rigueur" dans notre modélisation de la bibliothèque vue par son gestionnaire, étudiée comme un système complexe. C'est à cette condition que nous obtiendrons l'intelligibilité du système complexe que nous étudions et l'assurance que notre modèle sera bien opérationnel à tous ces niveaux, celui du modèle et celui de la construction de ce même modèle.

Nous allons définir précisément quel est notre projet de modélisation puis caractériser les outils que nous utilisons et notre terrain de recherche. Ce chapitre comprend quatre parties :

5. notre projet de modélisation ;

6. le choix de notre cadre méthodologique ;

7. la présentation de notre terrain de recherche et de nos méthodes d’investigation ; 8. l'organisation de notre modélisation au vu de tous ces éléments.

Nous présentons ensuite les différentes étapes de cette modélisation dans les chapitres 5, 6 et 7.

1) toutes les activités qui correspondent à la recherche et à la sélection des documents qui