Création d’outils de suivi 94

Pour que la gestion de risques s’effectue le plus aisément possible, il est important de mettre à la disposition des gestionnaires de projet des outils de suivi les plus simples et

GBM 59% Transition 28% DSTH 1% Logistique 2% Pharmacie 2% Sécurité 3% TI 5%

Répartition des plans de mitigation selon les 

services

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efficaces possibles. Cinq outils de suivi sont proposés dans le contexte du transfert des équipements médicaux :

 Un registre de l’ensemble des plans de mitigation;  Un registre de l’ensemble des risques;

 Une matrice de traçabilité;

 Un formulaire de résolution des plans de mitigation;

 Un fichier adapté de l’inventaire des équipements qui transfèrent.

Le registre de l’ensemble des plans de mitigation est un document comprenant le tableau présenté à l’annexe 7. Il contient également de l’information importante sur chacun des plans de mitigation comme le montre le tableau 14. Il permet une vision globale et un suivi de l’avancée de la mitigation des risques en rassemblant toutes les informations importantes de chaque plan de mitigation.

Tableau 14 : Entête des colonnes du registre des plans de mitigation Numéro du plan Service responsable Activité Date de début Date de fin prévue Date de fin réelle Personne responsable Date de complétion formulaire résolution Notes

Dans le même ordre d’idées, un registre de l’ensemble des risques permet de suivre l’évolution des risques en fonction de la mitigation mise en place. Ce registre offre les informations présentées dans le tableau 15 pour chaque risque. Il correspond aux annexes 4 et 6 de ce rapport. Compris dans un document Excel, le registre de risques est divisé en onglets, chaque onglet correspondant à un axe du transfert des équipements médicaux. Cette répartition permet un suivi plus facile des risques.

Tableau 15 : Entête des colonnes du registre des risques Axe Sous- axe Numéro du risque Description Probabilité d’occurrence Cote d’impact Criticité Pistes de mitigation

Une matrice de traçabilité est un outil permettant d’établir les liens existants entre divers éléments d’un projet. Dans le cas présent, une matrice de traçabilité est utile pour associer les numéros de plans de mitigation aux numéros du ou des risque(s) mitigé(s) par chacun des plans. Ainsi, elle peut être utilisée pour naviguer rapidement d’un registre présenté précédemment à l’autre. La matrice de traçabilité est présentée en annexe 8.

Le formulaire de résolution des plans de mitigation est un document d’une page résumant les différentes actions réalisées pour mettre en place la mitigation. Un formulaire est rempli pour chaque plan de mitigation mis en place. Celui-ci est présenté en annexe 9 avec, en exemple, le plan de mitigation numéro 3 qui est « s’assurer que les entretiens préventifs sont à jour ». Ce formulaire rassemble la description de la tâche, le numéro du plan de mitigation, le ou les numéro(s) du ou des risque(s) mitigé(s), la personne responsable, la personne soumettant la recommandation, la date de début, la date de fin, le ou les problème(s) rencontré(s), la recommandation et les signatures d’approbation par le responsable du plan de mitigation et un représentant de la Transition. Par souci d’uniformité et pour faciliter les recherches ultérieures de ces formulaires, le nom standard donné à chacun des formulaires est « Formulaire Plan de mitigation résolu_numéro du plan de mitigation ». Par exemple, dans le cas de l’annexe 9, le nom du document est « Formulaire Plan de mitigation résolu_3 ».

Le dernier outil de suivi concerne principalement le GBM, mais peut également être utilisé par la Transition. En effet, cet outil s’assure que le fichier d’inventaire utilisé pour le transfert des équipements est complet en ajoutant des colonnes pertinentes pour mitiger les risques. Sur les 37 plans de mitigation qui concernent le GBM, treize peuvent être atténués partiellement en ajoutant l’information pertinente dans le document d’inventaire. Ce sont donc 35 % des plans de mitigation pour lesquels un début de mitigation est réalisé avec un

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minimum d’effort pour le développement des plans d’action. Ainsi, les colonnes qui peuvent être ajoutées dans le fichier d’inventaire, en plus des informations de base comme les lieux d’origine et de destination de l’équipement, sont :

 Équipement rehaussé (R), mis au rebut (M), transféré (T)  Sous garantie ou contrat de service (O/N)

 Entretien préventif à jour (O/N)  Technicien dédié au départ  Technicien dédié à l’arrivée  Conseiller GBM

 Ressource clinique  Paramétrages types

 Photo de la configuration des ports/connexions  ADT ou association patient/chambre (O/N)  Information confidentielle (O/N)

 Stand alone (SA) ou réseau (R)  Antivirus à jour

 Redémarré récemment (O/N)

 Possède un ou plusieurs équipement(s) équivalent(s) (O/N)  Nécessite du 240V et fonctionne sur 208 V (S.O./O/N)

Cependant, la tâche peut être lourde pour les personnes qui doivent compléter le fichier d’inventaire. Il faut trouver un juste équilibre entre le temps nécessaire pour obtenir et remplir l’information dans le fichier et les bénéfices liés à l’atténuation des risques. De plus, certaines informations sont disponibles dans d’autres sources d’information. Par exemple, il existe un dossier spécifique dans un répertoire partagé qui rassemble tous les contrats de service pour les équipements. De même, la mise à jour des entretiens préventifs est disponible dans le

système de GMAO Senergy. Ainsi, pour optimiser la prise de l’inventaire tout en réduisant les risques, les colonnes qui ont été conservées sont le technicien responsable de l’équipement, le conseiller GBM, la ressource clinique et l’information confidentielle.

Avec ces cinq outils, un suivi serré des risques et des plans de mitigation devrait être possible. Il est toutefois important de garder à l’esprit que seuls les risques jugés critiques ont été traités. Ainsi, il ne faut pas oublier de suivre l’évolution des risques verts et jaunes, qui sont moins critiques pour le moment, mais qui pourraient éventuellement devenir prioritaires si un contexte particulier se présentait.