Contribution : Un outil support, CoCa

L’outil logiciel CoCa a été développé en vue de supporter la capture des évènements collaboratifs émergents lors du développement d’un produit et de faciliter l’analyse des données récoltées pour formaliser des préconisations à destination des chefs de projets.

Il est donc destiné à être utilisé par un observateur-analyste, impliqué dans les projets de conception pour être dans l’action, mais externe à l’équipe de conception pour conserver sa neutralité autant que possible.

Développé en langage Java et avec une base de données relationnelle accessible en réseau, l’interface utilisateur se répartit entre trois fonctionnalités complémentaires : la gestion des projets, la gestion des évènements collaboratifs, la visualisation des données collectées.

Après un écran de connexion, l’analyste accède à un écran précisant la liste des projets en cours. Il peut créer un nouveau projet, modifier un projet existant ou sélectionner un projet existant pour accéder aux fonctionnalités relatives aux évènements collaboratifs. Modifier un projet revient à modifier le contexte de ce projet, c’est-à-dire les paramètres qui caractérisent

ce projet (figure suivante). L’analyste a la possibilité d’écraser les paramètres précédents (modification mineure) ou de générer une nouvelle version du contexte projet si ces modifications coïncident avec un changement d’orientation des objectifs stratégiques du projet. La liste des évènements correspondant au projet ou à la version du contexte est également affichée afin d’obtenir une vision d’ensemble du projet.

Les fonctionnalités dédiées aux évènements collaboratifs sont regroupées à travers un écran « event » qui synthétise à la fois les fonctions pour la capture et les fonctions pour l’analyse (figure suivante). La capture comprend plusieurs onglets permettant de caractériser un évènement : le ‘contexte’ de l’évènement, le ‘type et le sujet’ et les ‘critères’ de mesure. L’analyse est saisie à travers les onglets ‘liens’ entre évènement puis ‘évaluation/analyse’.

Enfin les fonctionnalités de visualisation proposent aujourd’hui une représentation graphique de l’enchainement des évènements basée sur un critère temporel et/ou causal et/ou problème. A terme il est envisagé d’adjoindre un module statistique permettant d’obtenir des synthèses issues des paramètres de caractérisation des évènements, et ce en cumulant les données de plusieurs projets.

L’outil CoCa a été expérimenté au sein de la PME Ederena Concept sur 3 projets différents, cumulant ainsi une centaine d’évènements collaboratifs.

Calcul Qualité Conception Ingé Calcul Resp Qualité Dessinateur

3 demandes du client : bonnet, pentographe, acrotère. Le prototype, nommé Pegase, doit être achevé fin 2006. La série, nommée AGV7, doit être achevée début 2007. L’offre doit être réalisée pour le 27 février 2006

Définition besoin PAT Planning Conception pièce Conception Outill. Visite client 1 Visite client 2 Problème, cause-effet Cause-effet Cause-effet

La figure 20 présente le contexte du projet AGV7, projet extrêmement important pour l’entreprise car en liaison avec un donneur d’ordre du secteur ferroviaire. La liste des évènements montre la définition de liens de type causalité et problèmes sur 3 évènements, reconstituant ainsi une séquence d’évènements dont le dernier relate l’identification d’un problème. L’analyste a ici pu reconstituer l’enchainement des actions qui ont amené ce dysfonctionnement et peut donc alors procéder à la recherche d’une solution viable pour éviter de répéter ce problème dans l’avenir.

La figure suivante montre la caractérisation des critères décrivant un évènement collaboratif, ici la réunion de travail en présentiel relative à la conception de l’outillage. Cette réunion n’a pas été planifiée, ni requise par le chef de projet, et les supports habituels des acteurs ont été utilisés : l’outil de GPAO en l’occurrence. Le commentaire signale qu’à ce stade du processus de conception, une étude préliminaire aurait due être faite pour définir une enveloppe financière validée par le client. Cela sous-entend que les solutions possibles de conception étudiées durant la réunion correspondent à des coûts très hétérogènes, empêchant ainsi la prise de décision. D’où le besoin de déclencher une réunion avec le client, comme indiqué dans la figure 20.

Une rencontre est planifiée chaque semaine.

Patrick dirige la réunion et répartit les tâches dans l’équipe. Besoins du client

Définition besoin

Figure 23. Critères collaboratifs de l’évènement “definition besoin”, projet AGV7

La figure 21 montre l’analyse menée sur l’évènement collaboratif « définition des besoins », qui a pour but de valider si l’ensemble des besoins identifiés est suffisant pour engager l’étude correspondante. En premier lieu les indicateurs qualitatifs indiquent que cet évènement auquel participait le responsable hiérarchique révèle : un bon niveau de

consensus entre les acteurs, une motivation moyenne, une discussion plutôt productive mais de faible efficacité au niveau collaboratif. Le commentaire précise cette évaluation : comme les acteurs sont tous en surcharge de travail, aucun n’a pleinement participé pour garantir que les besoins sont exhaustifs. La figure 22 précise que cet évènement impacte l’évènement suivant, d’identification et de planification des tâches, ce qui aboutit au manque d’information sur les couts constaté plus tard dans le processus.

Définition besoin

Sur le vif

Equipe impliquée mais en surcharge de travail, d’où pas de réelle Participation pour définir de nouvelles tâches techniques

Figure 24. Analyse de l’évènement “definition besoin”, projet AGV7

Le problème ainsi rencontré et les causes ainsi identifiées permettent ensuite à l’analyste de préconiser différents types de solution. Dans cet exemple il peut se focaliser sur les aspects humains de la cause et travailler avec le responsable de l’entreprise sur l’organisation et la composition du département technique et des équipes projet. Mais il peut aussi se focaliser davantage sur la conduite du projet et établir un processus type plus détaillé comportant des tâches obligatoires et des tâches conditionnées par différents critères à évaluer en cours de projet. Enfin il peut aussi se focaliser sur les outils à disposition du chef de projet et des acteurs en définissant des fiches types pour chaque type d’évènement collaboratif, fiche comportant des indicateurs ou des actions à évaluer de façon systématique de façon à pallier le manque d’investissement des acteurs.

La démarche mise en œuvre lors de ces expérimentations a donc été formalisée sous la forme d’une méthode d’analyse de la collaboration et de préconisation pour la conduite. Cette méthode (figure 23) s’appuie sur l’outil CoCa et aboutit à des propositions d’amélioration de la conduite par les chefs de projet.

Trois types principaux de propositions ont pu être déterminés :

 des préconisations portant sur une meilleure prise en compte des facteurs humains par le chef de projet : organisation des équipes, mise en place de moyens logiciels ou procéduraux pour la collaboration plus adaptés, etc ;

 des préconisations portant sur une meilleure caractérisation des processus de conception : des processus formalisés à un niveau de granularité plus fins, pouvant comporter l’identification de séquences optionnelles ou résultant de décisions intermédiaires, la définition de règles pour aider à la prise de décision, ou la caractérisation de formulaires à destination des acteurs, etc ;

 des préconisations portant sur la collaboration elle-même : identification des tâches qui doivent proposer voire imposer une collaboration, avec quels acteurs, pour quel but… ; préconisation des types de collaboration les plus adaptés pour chacune de ces tâches collaboratives (présentiel ou non, avec un support formalisé ou non, avec une validation finale ou non…) ; etc.

Capture des données Analyse de la collaboration ^{Préconisations} Gestion des personnes Modélisation des processus Type de collaboration

Figure 25. Types de préconisations possibles pour améliorer la coordination

Les propositions visant à détailler le processus de conception ont d’ailleurs pu être étudiées en liaison avec les systèmes PLM qui ont vocation à piloter les processus élémentaires de conception. Les processus détaillés et flexibilisés [Badke-Schaub & Stempfle 04] identifiés grâce à l’analyse de la collaboration permettent d’établir des spécifications destinées à configurer les systèmes PLM. Cet aspect est développé en fin de la section 1.4.3.