e) Contraintes globales
III) Contractualisation et études préliminaires
1) Processus de décision et les sources d’informations
On ne fait pas l’étude complète dès le premier contact avec le client. Il y a des phases de contractualisation et plusieurs étapes dans les études, ainsi que des échanges réguliers avec le client qui remettent parfois en cause le projet.
De plus, les travaux dépendent du budget prévisionnel qui peut aussi varier en fonction de la performance obtenue.
La figure 44 présente le processus de décision et sources d’informations pour un projet de rénovation.
Figure 44 : processus de décision et sources d’informations pour un projet de rénovation selon la notation BPMN
Le projet de rénovation commence lorsque le maître d’ouvrage lance une procédure d’attribution du marché. Pour proposer une offre au maître d’ouvrage, le fournisseur de systèmes doit réaliser des études préliminaires qui conduisent à définir plusieurs scénarios.
Pour chaque scénario a priori faisable, il établit les devis et planning initiaux et les transmets au maître d’ouvrage.
Si l’offre est retenue, des diagnostics, relevés et études détaillés sont réalisés pour affiner les scénarios et évaluer leur faisabilité technique. Pour chaque scénario faisable affiné, le fournisseur de systèmes configure les produits de rénovation pour évaluer le coût et le délai du projet. En parallèle, il établit le dossier administratif avec le maître d’ouvrage.
Si le projet est validé, le fournisseur de systèmes assure la gestion de projet et la réalisation de la rénovation.
2) Études préliminaires et études détaillées
Les études à réaliser en phase de conception peuvent être divisées en deux catégories : les études préliminaires et les études détaillées. Cette classification ne dépend pas du type d’études (relevé géométrique, simulation énergétique, configuration…), mais de sa date de réalisation dans le projet.
Les études préliminaires sont réalisées avant l’attribution du marché, c’est-à-dire avant la signature du contrat avec le maître d’ouvrage. Leur objectif est de vérifier la faisabilité le l’opération et d’établir un devis et un planning aussi précis que possible. En effet, c’est ce devis et ce planning qui engagent le fournisseur de systèmes vis-à-vis du maître d’ouvrage : les devis et planning finaux devront être inférieurs à ceux-ci.
Les études détaillées sont réalisées après l’attribution du marché, c’est-à-dire après la signature du contrat avec le maître d’ouvrage. Leur objectif est de concevoir précisément l’opération de rénovation et d’établir des devis et planning finaux par solution envisagée. Si le coût réel de l’opération est inférieur au coût indiqué dans le contrat, le fournisseur de systèmes fera des bénéfices supplémentaires. Par contre, si le coût réel de l’opération est supérieur au coût indiqué dans le contrat, le fournisseur de systèmes perdra une partie de sa marge, voire perdra de l’argent sur cette opération.
Les principales études pour la rénovation énergétique des bâtiments sont :
- l’estimation à partir de ratios : elle consiste à évaluer la complexité d’un projet avec des ratios (par exemple : nombre de façades, surface de façades, proportion de parties vitrées…) et des coûts et charges de travail unitaires ;
- le relevé géométrique des bâtiments existants : il consiste à mesurer précisément la géométrie et à réaliser une maquette numérique des bâtiments existants ;
- le diagnostic de structure des bâtiments existants : il permet de déterminer les zones d’accroche possibles des panneaux sur les façades ;
- les autres diagnostics (amiante, réseaux d’assainissement…) : ils apportent des informations supplémentaires sur les bâtiments et des contraintes particulières le cas échéant ;
- l’étude énergétique de la rénovation : elle détermine le niveau de performance thermique de chaque produit de rénovation ;
- l’étude architecturale de la rénovation : elle apporte des préconisations pour le traitement des balcons, le type de revêtement extérieur… ;
- la configuration de la rénovation : elle intègre les choix des études énergétiques et architecturales, effectue le calepinage des panneaux et édite la nomenclature et la gamme de montage des produits de rénovation ;
- la planification du chantier : elle détermine le planning du chantier en fonction du plan de charge des fournisseurs et des contraintes du chantier (disponibilité des ressources humaines et des moyens de levage).
On peut distinguer 6 cas de répartition entre études préliminaires et études détaillées : - Cas 1 : les études préliminaires sont réduites au minimum : le devis et le planning
initiaux sont estimés par des ratios.
- Cas 2 : le devis et le planning initiaux sont établis à partir du relevé géométrique des bâtiments existants avec des coûts et charges de travail unitaires.
- Cas 3 : le diagnostic de structure permet de vérifier la faisabilité de l’opération et de choisir une solution technique (panneaux accrochés aux façades ou fixés sur une ossature métallique sur fondations…), ce qui réduit la marge d’erreur sur le coût.
- Cas 4 : les études énergétiques et architecturales ainsi que les autres diagnostics (amiante, réseaux d’assainissement…) permettent d’établir le cahier des charges de la rénovation (choix de l’épaisseur d’isolant, du traitement des balcons…), ce qui précise le devis.
- Cas 5 : le devis et le planning initiaux sont établis à partir des résultats de la configuration, ce qui garantit la fiabilité des coûts (le coût de chaque panneau est connu).
- Cas 6 : toutes les études sont réalisées avant signature du contrat avec le maître d’ouvrage : le devis et le planning initiaux sont très fiables.
Le tableau 16 présente 6 cas de répartition entre études préliminaires et études détaillées.
Études pour la rénovation énergétique des
bâtiments
Cas 1 Cas 2 Cas 3 Cas 4 Cas 5 Cas 6
Estimation à partir de ratios - -
Relevé géométrique des bâtiments existants Diagnostic de structure des
bâtiments existants Autres diagnostics (amiante,
réseaux d’assainissement…) Étude énergétique de la rénovation Étude architecturale de la rénovation Configuration de la rénovation Planification du chantier Légende :
Études préliminaires (avant l’attribution du marché) Études détaillées (après l’attribution du marché)
Tableau 16 : 6 cas de répartition entre études préliminaires et études détaillées
3) Compromis entre risque de mauvaise estimation et
investissement dans les études préliminaires
Plus les études préliminaires sont complètes, plus le devis et le planning annoncés au maître d’ouvrage seront précis. Donc, plus le risque de mauvaise estimation est faible. Par contre, tant que le contrat n’est pas signé, ces études sont payées par le fournisseur de systèmes et ne seront pas remboursées s’il n’obtient pas le marché. Donc, l’investissement est élevé.
À l’inverse, plus les études préliminaires sont réduites, plus l’investissement est faible, mais plus le risque de mauvaise estimation est élevé.
Le retour d’expérience des projets précédents devrait permettre d’affiner les prévisions de coût et de délai sur la base des études préliminaires. Mais comme chaque bâtiment est différent, un certain nombre de spécificités sont à prendre en compte pour obtenir des prévisions fiables.
Le compromis entre le risque de mauvaise estimation et l’investissement dans les études préliminaires peut être difficile à trouver. Il dépend de plusieurs facteurs :
- le coût des différentes études : si les études sont rapides et peu coûteuses (par exemple si chaque étude peut être réalisée en une journée), il peut être intéressant de les mener avant la signature du contrat, ce qui permet d’affiner au plus juste les devis et planning initiaux et est un gage de sérieux vis-à-vis du maître d’ouvrage.
- l’importance du projet (montant, notoriété) : plus le projet est important, plus le fournisseur de systèmes prend un risque élevé s’il sous-estime le coût de l’opération. - le volume de chantiers et la rentabilité : plus le fournisseur de systèmes a de chantiers
en cours et plus il est rentable, plus il peut accepter perdre son investissement dans les études préliminaires.
- le coût des solutions industrialisées par rapport aux solutions artisanales : si le coût de réalisation des solutions industrialisées est bien plus faible que celui des solutions artisanales, le fournisseur de systèmes peut accorder plus d’argent aux études.
- La capacité d’autofinancement du fournisseur de systèmes : plus le fournisseur de systèmes réalise des études préliminaires non rémunérées, plus son besoin en fonds de roulement augmente, car ces études préliminaires ne sont payées qu’à la signature du marché.
En conclusion, la rénovation industrialisée nécessite un certain nombre d’études qui sont réalisées avant (études préliminaires) ou après (études détaillées) l’attribution du marché. Plus les études préliminaires sont complètes, plus l’estimation des coûts et des délais est fiable. Mais c’est un investissement risqué pour le fournisseur de systèmes qui n’est pas sûr d’obtenir le marché. C’est pourquoi il faut réduire le coût de ces études, notamment l’élaboration de la maquette numérique. D’autre part, il faut proposer un outil d’estimation permettant d’établir les devis et planning initiaux dans le cas où les études préliminaires sont réduites au minimum.