A. Préambule
La matière du contentieux des honoraires est régie par les articles 5.27 à 5.35 du Code de Déontologie et du Règlement déontologique bruxellois (R.D.B.), ainsi que par les articles 4.6.1 à 4.6.4. du Règlement d’Ordre Intérieur de notre Ordre (en abrégé le R.O.I.).
B. L’intervention du bâtonnier
Le bâtonnier est le conseil attitré des avocats dans leurs difficultés professionnelles.
Il peut aussi régler efficacement et rapidement un conflit en matière d’honoraires qui lui est soumis par l’avocat ou le client.
Ainsi, lorsqu’un état de frais et honoraires reste impayé, l’avocat peut demander au bâtonnier d’entreprendra une ultime démarche auprès du client défaillant (art. 4.6.1., al. 1 du R.O.I.).
1. La conciliation (art. 4.6.1. du R.O.I.)
La procédure de conciliation préalable en matière de contestation d’honoraires est entrée en vigueur le 17 novembre 2003 et a été intégrée dans le R.O.I. de l’Ordre.
L’organisation d’une telle procédure par les Ordres a au demeurant été rendue obligatoire par l’O.B.F.G. (art. 5.27 du Code de déontologie).
L’idée d’instaurer une procédure de conciliation systématique et préalable résultait de la multiplication des contestations d’honoraires dont la gestion était
particulièrement lourde pour les services de l’Ordre. Plus de 50 % des justiciables reçus par la permanence du bâtonnier évoque un problème d’honoraires. Or, dans de nombreux cas, les difficultés rencontrées peuvent être résolues en renouant un dialogue interrompu entre l’avocat et le justiciable à l’intervention du conciliateur désigné par le bâtonnier.
Si, nonobstant l’ultime démarche entreprise par le bâtonnier auprès de lui, le client persiste dans sa contestation ou si, indépendamment de l’accomplissement de cette démarche, il saisit le bâtonnier d’une contestation d’honoraires, ce dernier réunit les éléments du dossier et propose au client ainsi qu’à l’avocat concerné de participer à une séance unique de conciliation préalable sous l’égide d’un avocat – le conciliateur - ayant plus de 10 ans de barreau (art. 4.6.1., al. 2 du R.O.I).
Sauf motif particulier communiqué au bâtonnier, l’avocat concerné se rend en personne à la convocation qui lui est faite et à laquelle le client est également présent. L’avocat, comme le client, peuvent être assistés par un conseil (art. 4.6.1, al. 3 du R.O.I.).
Toute la procédure de conciliation préalable est strictement confidentielle (art. 4.6.1., al. 4 du R.O.I.), sauf si la conciliation débouche sur un accord écrit.
La séance de conciliation se déroule de la manière suivante ;
- le dossier est constitué par un membre du cabinet du bâtonnier et comprend notamment l’état de frais et d’honoraires contesté. La séance de conciliation est fixée de commun accord,
- avant la séance, le conciliateur examine le dossier et analyse l’état de frais et honoraires,
- en début de séance, le conciliateur rappelle les règles de la conciliation et définit son rôle,
- le justiciable et ensuite l’avocat expriment leur point de vue,
- le conciliateur résume les deux thèses et s’efforce de renouer le dialogue entre le justiciable et son ancien avocat,
- il oriente ensuite le dossier, soit vers un accord, soit en cas d’échec, vers la médiation ou l’arbitrage organisé par l’Ordre, ou la procédure judiciaire,
- à titre tout à fait exceptionnel, le conciliateur peut mettre l’affaire en continuation, s’il s’avère que les parties sont proches d’un accord,
- si la conciliation aboutit, un accord écrit est signé par les deux parties qui en reçoivent une copie (art. 4.6.1., al. 5 du R.O.I.),
- en cas de désaccord, le conciliateur explique brièvement aux parties les trois orientations possibles : la médiation, l’arbitrage ou la procédure judiciaire,
- moyennant l’accord des parties, le conciliateur leur propose de signer immédiatement une convention de médiation ou d’arbitrage et en cas d’échec, il les invite à signer un procès-verbal de comparution volontaire pour introduire la procédure judiciaire, afin de limiter les frais de procédure.
La procédure de conciliation préalable se différencie fondamentalement de la médiation :
- il s’agit d’un passage obligé à toute procédure de médiation ou d’arbitrage proposée par l’Ordre (cf. infra),
- la séance unique dure une heure maximum et il ne s’agit absolument pas d’entamer un processus complexe avec les parties pour dégager une solution au litige,
- après une phase d’écoute, le conciliateur joue un rôle actif en donnant un avis sur l’état d’honoraires contesté et en proposant des voies de solutions alternatives (médiation et arbitrage),
- la conciliation est totalement gratuite alors que les parties doivent payer chacun la moitié des frais administratifs sur un compte de l’Ordre dans le cadre de la médiation. Si les parties s’orientent vers la procédure d’arbitrage, le bâtonnier peut prescrire telle consignation qu’il juge convenable sur un compte de l’Ordre.
Le ratio de réussite des conciliation avoisine les 70 %, ce qui est assurément remarquable. De plus, les justiciables et les avocats (plus ou moins) réconciliés sont satisfaits d’avoir été entendus. Aboutir à un accord leur fait gagner un temps précieux et leur évite des frais de procédure.
2. La médiation (art. 4.6.2. du R.O.I.)
La médiation est une des deux procédures alternatives organisées par l’Ordre, notamment en cas d’échec de la conciliation préalable.
Lorsque les parties souhaitent recourir à la médiation, le bâtonnier leur propose de choisir en qualité de médiateur, sur la liste arrêtée par la Commission fédérale de médiation, un avocat inscrit au tableau de l’Ordre depuis plus de dix ans, agréé par cette instance en matière civile et commerciale. Le bâtonnier pourra proposer la désignation d’un médiateur si les parties le demandent.
Chacune des parties consigne sur le compte de l’Ordre la moitié du montant destiné à couvrir les frais tels qu’arrêtés par le conseil de l’Ordre.
Au 1er septembre 2014, les frais administratifs étaient fixés à :
75 € pour l’état de frais et honoraires égal ou inférieur à 600 €,
125 € pour l’état de frais et honoraires de 600,01 à 2.000 €,
190 € pour l’état de frais et honoraires de 2.000,01 à 5.000 €,
375 € pour l’état de frais et honoraires de 5.000,01 à 12.500 €,
625 € pour l’état de frais et honoraires de plus de 12.500,01 €.
Si la médiation aboutit, le médiateur fait signer un accord de médiation qui sera signé par les parties et lui-même. Il en remettra un original à chaque partie et une copie au bâtonnier.
3. L’arbitrage (art. 4.6.3 du R.O.I.)
L’arbitrage est la seconde procédure alternative de règlement proposée par l’Ordre, entre autres, si la conciliation et/ou la médiation n’ont pas abouti.
Lorsque les parties souhaitent recourir à l’arbitrage, le bâtonnier désigne, à défaut d’accord entre elles, un ou plusieurs arbitres parmi les avocats ayant plus de dix ans de barreau.
L’avocat dont les honoraires sont impayés se fait représenter par un confrère.
Outre les frais administratifs dont chaque partie consigne la moitié sur un compte de l’Ordre (voir supra), le bâtonnier peut en outre prescrire telle consignation qu’il juge convenable. Certains auteurs relèvent que « cette faculté d’imposer une consignation au client de l’avocat qui conteste un état de frais et honoraires » n’a pas de « fondement légal ».
La sentence arbitrale est rendue en dernier ressort et est déposée au secrétariat de l’Ordre, chaque partie pouvant en demander le dépôt au greffe du tribunal de première instance conformément à l’article 1702 du Code judiciaire.
C.
La procédure judiciaire – l’avis du conseil de l’Ordre (art. 4.6.4 du R.O.I.) Si l’avocat décide de ne pas faire appel au bâtonnier pour obtenir le recouvrement d’un état de frais et honoraires impayé, il peut, après l’envoi d’une mise en demeure préalable (art. 5.3.1 du Code de déontologie) citer son client devant le tribunal compétent. Notre déontologie n’interdit pas d’éventuellement recourir à la procédure sommaire d’injonction de payer.
L’avocat peut également réclamer des intérêts de retard au taux légal à dater de la mise en demeure adressée à son client.
Comme il est personnellement impliqué dans la contestation, l’avocat ne comparaît pas lui-même et se fait toujours assister ou représenter par un de ses confrères (art.
5.32 du Code déontologie) qui ne peut être ni un associé, ni un collaborateur ou stagiaire inscrit à la même adresse professionnelle que celle de l’avocat.
L’affaire est traitée en audience publique sauf si les parties demandent de commun accord qu’elle soit traitée en chambre du conseil notamment pour préserver le secret professionnel (article 446ter du Code judiciaire).
Suivant l’usage, le tribunal saisi rend un jugement, avant de statuer au fond, sollicitant du bâtonnier de demander l’avis du conseil de l’Ordre sur le montant des frais et honoraires réclamés et renvoie la cause au rôle général. A cet égard, il appartient en tout état de cause à l’avocat de demander au tribunal de solliciter l’avis du Conseil de l’Ordre (art. 5.28 du Code de déontologie).
Le bâtonnier désigne comme rapporteur un avocat ayant plus de 10 ans de barreau.
Celui-ci demande aux parties la communication des dossiers, éventuellement d’une note d’observations et les convoque à son cabinet pour un débat contradictoire.
Il tente de les concilier et, à défaut d’y être parvenu, rédige un projet d’avis, traditionnellement relu par le dauphin et soumis à tous les membres du conseil de
l’Ordre. Le texte définitif de l’avis sur honoraires est approuvé lors d’une séance du conseil de l’Ordre et déposé dans un registre. Une copie conforme de l’avis est communiqué par le secrétariat de l’Ordre aux parties ainsi que, le cas échéant, à la juridiction qui sollicité l’avis (art. 4.6.4 du R.O.I.).
Le conseil de l’Ordre émet l’avis que l’état de frais et honoraires excède – dans la mesure qu’il détermine - ou n’excède pas les bornes d’une juste modération.
A la requête de la partie la plus diligente, la procédure est ensuite poursuivie devant le tribunal. En principe, les parties échangent des conclusions et après les plaidoiries, la cause est prise en délibéré. Sauf si le jugement est rendu en dernier ressort, il peut être frappé d’appel.
Il est peu recommandé aux avocats de recourir systématiquement à la procédure judiciaire, sauf si le client refuse la conciliation préalable et les deux procédures alternatives organisées par l’Ordre (médiation et arbitrage). Les principaux inconvénients sont les suivants :
- l’obligation de se faire représenter par un confrère, - l’avance des frais de procédure,
- la lenteur de la procédure,
- la charge administrative de l’avis sur honoraires supportée par l’Ordre et donc financée par les cotisations des avocats,
- les aléas de l’issue de la procédure comme pour tout justiciable.
Enfin, il convient de noter qu’il est également loisible de solliciter l’avis du conseil de l’Ordre avant le lancement de la procédure judiciaire. L’avis rendu ne liera certes pas les parties qui, si elles ne parviennent pas à trouver un terrain d’entente, pourront toujours saisir le juge dans un second temps et produire à leur dossier l’avis ainsi rendu préalablement à l’introduction de l’action.
D. La prescription
Aux termes de la loi du 8 août 1985 et de l’article 2276 bis du Code civil « les avocats sont déchargés de leur responsabilité professionnelle et de la conservation des pièces 5 ans après l’achèvement de leur mission ».
L’article 1er §2 de la loi du 8 août 1985 prévoit également que l’action des avocats en paiement de leurs frais et honoraires se prescrit dans le même délai de 5 ans.
Le délai commence à courir aux termes de l’article 2 à la date de l’entrée en vigueur de la loi, soit le 24 septembre 1985, en manière telle que la prescription n’a été acquise pour la première fois que depuis le 24 septembre 1990.
3ème partie mise à jour le 12 octobre 2014.