Je ne vais pas proposer de scénario mais essayer de donner ici quelques éléments clefs.
176 La bibliothécaire de l’INSA de Lyon, responsable du SRV, favorable aussi à l’idée de collaboration, n’a pas marqué de préférence pour un réseau interne aux INSA.
Il faut tout d’abord prendre la précaution de ne pas noyer l’identité des bibliothèques participantes en leur assurant une bonne visibilité. La Bpi s’en est souciée, d’autant plus qu’elle travaille avec des bibliothèques publiques, sous tutelle politique. En effet, chaque bibliothèque a sa propre interface. D’autres réseaux coopératifs et universitaires ont adopté, comme aux Etats-Unis, un site Web commun, avec un lien sur les pages Web des différentes bibliothèques. Pour un réseau de SCD, pour le moment, on pourrait imaginer des formulaires personnalisés (avec une structure identique) sur les sites des bibliothèques, mais intégrer un lien automatique sur l’interface collaborative de chat.
Cette interface expliquerait succinctement l’organisation et les enjeux du réseau et proposerait des rubriques d’aide.
Dans le cas d’un réseau national et de sous réseaux, il faudrait penser à la répartition du travail. Elle diffère selon le type de mode de communication. Pour le service asynchrone, on pourrait imaginer, comme la Bpi l’a imaginé dans l’un de ses scénarios, non retenu, de proposer un formulaire présélectionné selon le type de question. Les questions de référence complexes seraient orientées vers un CADIST, ou une bibliothèque d’excellence (selon des critères à définir). Alternativement, il est aussi possible de ne mettre en commun que le service en direct, comme au Québec et de garder en interne les questions posées par formulaire.
Pour le service interactif, un système de plages horaires serait judicieux. Les bibliothèques se répartiraient le travail à tour de rôle, dans le sous réseau, un jour par semaine par exemple. A l’intérieur de l’établissement, les bibliothécaires pourraient eux-mêmes alterner par plages de deux heures (des plages plus longues sont en général déconseillées dans la littérature). Pour les questions concernant les collections, l’orientation et les spécificités d’un établissement, un guide de réponse doit être élaboré pour toutes les bibliothèques du réseau; les questions compliquées de chat concernant encore la spécificité d’un établissement, pourraient être transférées à la bibliothèque concernée, mais via un formulaire ou un courriel.
La notion de tête de réseau est délicate ; les CADIST ne pourraient pas l’être dans un scénario ne considérant que des réseaux locaux et non spécialisés, toutefois ils pourraient avoir une position d’expert plutôt ou de bibliothèque de recours. Décréter que la bibliothèque la plus importante sera la tête de réseau peut froisser, surtout dans un univers universitaire de plus en plus concurrentiel. La solution sera mutualiste là
encore. Un système des plages horaires peut limiter le phénomène pour le service interactif, quant au service différé, s’il est aussi collaboratif, les bibliothèques doivent répondre au maximum à leurs lecteurs avant de renvoyer les questions sur le réseau (par profil d’établissement et/ou aux établissements experts).
Un groupe de coordination, aidé ou non par d’autres groupes de travail,177 organiserait le travail, réfléchirait aux solutions techniques, déploierait le test, mènerait les négociations, ferait de la veille parmi d’autres missions. Il pourrait se réunir tous les mois. Un comité exécutif, formé des chefs des établissements participants ou de leurs représentants, donnerait les grandes orientations du service, validerait les choix techniques et financiers, la charte du service, et introniserait l’arrivée de nouveaux participants. Ce comité pourrait se réunir une fois par trimestre, ou lors d’événements exceptionnels (changements de logiciels, arbitrage, dépenses exceptionnelles).
Une liste de diffusion entre les membres, qui peut prendre la forme d’un forum, devra être mise en place pour régler de manière commune, les problèmes rencontrés sur le terrain et demandant une résolution rapide, et tout simplement pour transmettre l’information. Une charte sur la qualité, le contenu et l’orientation des réponses, comme l’a fait la Bpi, doit être élaborée, elle sera revue et ajustée périodiquement. Il ne faut pas se contenter des guides de réponse édités par les prestataires. La promotion est aussi importante que pour les SRV locaux. Des liens et pop up pourraient signaler le nouveau service sur toutes les pages de l’établissement (universités et leurs bibliothèques).
Ce réseau collaboratif, s’il prend forme, ne fonctionnera pas avant quelques années (cinq ans au minimum selon moi). Tout dépendra des options technologiques et des politiques choisies. Pour le moment, comme le suggère Nicolas Morin, une liste de tous les SRV existants dans les bibliothèques d’enseignement supérieur et de recherche, pourrait être publiée. Elle serait disponible sur le site de la SDBD, de Couperin ou sur le site d’une bibliothèque volontaire, vers lequel les autres établissements pointeraient.
Quant au financement, Nicolas Morin encore a proposé un chiffrage.178 Les coûts à prendre en compte sont des coûts logiciels, d’infrastructure (renouvellement au besoin
177 Nicolas Morin propose un groupe implémentation, comité de pilotage, groupe guide et évaluation du service, groupe formation et coordination, ces groupes de travail se réuniraient tous les mois. L’organisation, plus ou moins structurée et consistante dépendra aussi de la taille et des moyens du réseau. Voir aussi le mandat du groupe consultatif de RVC sur http://www.collectionscanada.ca/vrc-rvc/s34-127-f.html (consulté le 15 novembre 2005).
178 MORIN Nicolas. « Un service de référence en ligne en temps réel [en ligne] ». Op.cit.
des postes, serveurs), et surtout humains. On peut imaginer une subvention totale ou partielle de trois ans du ministère de l’éducation, à l’instar des subventions accordées pour l’achat de documentation électronique pour les trois premières années d’abonnement, sachant que les coûts de licence sont annuels. Des financements privés pourraient de même être négociés (fondations etc.). Un financement commun permettrait la création de postes dédiés (coordinateur du réseau, postes techniques), qui, pourquoi pas, permettrait aussi le développement d’un logiciel spécifique et non commercial.