Commentaires de la Régie

« À l’occasion de la révision de la déclaration de services aux citoyens et de l’élaboration d’une nouvelle planification stratégique pour la période 2005 à 2008, la direction de la Régie avait déjà identifié des problèmes qui sont à l’origine de certains des constats soulevés dans ce rapport : indicateurs difficilement mesurables, cibles de réalisation trop optimistes, engagements sujets à des décisions d’autres instances que la Régie et effet croisé des retards d’échéanciers. Ces constats ont amené la direction de la Régie à prendre des mesures immédiates de redressement, qui font notamment en sorte que la Régie suit maintenant de façon intégrée ses dossiers stratégiques à l’aide d’un outil de planification et de gestion de projet.

« Pour renforcer de manière permanente les mécanismes de contrôle, la Régie a aussi décidé de se doter d’une direction de la vérification interne ayant pour mandat de voir à ce que l’organisation dispose d’une stratégie de gestion et de contrôle qui permette non seulement de rencontrer les engagements pris, mais aussi de faire une reddition de comptes rigoureuse.

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P e r f o r m a n c e e t r e d d i t i o n d e c o m p t e s

Demandes d’évaluation des compétences professionnelles : bonne performance.

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«Qualité de l’information sur la performance. Publier toutes les informations essentielles.Une rubrique sera ajoutée au rapport annuel de gestion afin de rendre compte des évaluations de programme réalisées ainsi que des principales conclusions de ces évaluations.

« Le projet de modernisation des processus d’affaires comporte un volet sur la mise en place des indicateurs utiles à la gestion et à la reddition de comptes de la Régie, ce qui devrait combler les lacunes identifiées à cet égard.

«Améliorer et préciser l’information comparative tout en expliquant les écarts significatifs y afférents.Dans le rapport annuel de gestion, les données comparatives sur trois ans seront basées sur l’évolution du pourcentage de dossiers traités hors délai plutôt que sur le délai moyen.

« En cas de dépassement significatif du délai cible (dans plus de 10 p. cent des dossiers), les gestionnaires responsables seront invités à fournir les explications nécessaires.

«Préciser les moyens préconisés pour maintenir ou améliorer la performance attendue.Les échéanciers non respectés et les dépassements significatifs de délai feront l’objet d’un plan de redressement dont les grandes lignes seront présentées dans la reddition de comptes.

«Établir un lien entre les ressources et les résultats et poursuivre ses efforts en vue d’établir le coût par produit et service. Dans le tableau de bord de suivi du plan stratégique, les responsables des divers objectifs seront invités à évaluer, dans la mesure du possible, les ressources consacrées à l’atteinte de chaque objectif. De plus, la Régie procédera à un examen de la reddition de comptes que font d’autres ministères et orga-nismes à cet égard et s’inspirera des meilleures pratiques observées. La Régie prévoit ainsi être en mesure d’estimer de façon raisonnable, dans son rapport annuel de gestion, le coût rattaché aux résultats obtenus.

«Appuyer les jugements que la Régie formule dans le rapport.Ce point fera l’objet d’une attention particulière afin d’améliorer la qualité du rapport annuel de gestion.

« Dans la mesure du possible, des exemples seront apportés à l’appui des conclusions présentées par la Régie.

«Performance de la Régie. Nouvelle approche de surveillance.Dans le cadre de la mise en œuvre de la nouvelle approche, la Régie a mis sur pied un comité de redressement sous la responsabilité du vice-président. Ce comité a pour but de revoir et de renforcer la gestion du suivi de l’intervenant et d’assurer la cohérence régionale. Il doit coordonner la formation du personnel et le développement des outils et voir à ce que le processus soit mis en place de façon adéquate.

« Des mesures sont prises pour revoir le processus en prenant en considération les problématiques propres à chacun des domaines et à chacune des régions. Le processus et les outils seront ajustés en tenant compte des orientations du projet de modernisation des processus d’affaires. La formation du personnel sera examinée. Ce travail de redressement devrait être complété pour le printemps 2006.

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«Justifier le nombre d’interventions par secteur.Dans son rapport annuel de gestion, la Régie présentera une analyse des principaux facteurs expliquant l’évolution du nombre d’inspections par secteur (présentée au tableau 9 de l’édition 2004-2005).

«Poursuite des travaux afin d’avoir un indice relatif à la qualité et à la sécurité du parc sous surveillance.Cet objectif est prévu au projet de plan stratégique 2005-2008 de la Régie. Il fait l’objet de discussions avec l’organisme ontarien TSSA, qui travaille à développer un indice de sécurité dans deux secteurs d’activité.

«Élaboration d’un plan d’amélioration de la qualité des services pour sa nouvelle DSC.Plusieurs activités réalisées ou en cours de réalisation visent l’amélioration des services à la clientèle. L’amélioration de la qualité des services est d’ailleurs au cœur du projet de modernisation des processus d’affaires de la Régie.

« Toutefois, le Commissaire à la qualité des services à la clientèle a reçu le mandat de coordonner l’élaboration et le suivi d’un plan d’amélioration de la qualité des services au cours de l’année 2006.

«La Régie est le premier organisme à participer au projet d’enquête multiservices 2005-2006 sur la satisfaction de la clientèle, coordonné par le Secrétariat du Conseil du trésor. Les résultats de cette consultation fourniront un meilleur diagnostic des divers facteurs agissant sur le niveau de satisfaction et serviront à l’élaboration du plan d’amélioration des services. »

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P e r f o r m a n c e e t r e d d i t i o n d e c o m p t e s

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106 La responsabilité du Vérificateur général consiste à fournir une conclusion sur les objectifs propres à cette mission. Pour ce faire, nous avons recueilli les éléments probants suffisants et adéquats pour fonder raisonnablement notre conclusion et pour obtenir un niveau élevé d’assurance. Notre évaluation est basée sur les critères que nous avons jugés valables dans les circonstances et qui sont exposés ci-après.

Les travaux de vérification dont traite ce rapport ont été menés en vertu de la Loi sur le vérificateur généralet conformément aux méthodes de travail en vigueur. Ces méthodes de travail respectent les normes des missions de certification émises par l’Institut Canadien des Comptables Agréés.

Objectif de vérification

S’assurer de la qualité de l’information sur la performance publiée dans le rapport annuel de gestion 2004-2005 de la Régie du bâtiment du Québec.

Critères d’évaluation

• Le rapport annuel de gestion contient une information focali-sée sur les aspects essentiels de la performance.

• Le rapport annuel de gestion présente une information por-tant sur les risques imporpor-tants et permetpor-tant d’établir un lien entre les résultats et la capacité.

• Le rapport annuel de gestion présente une information com-parative et contient les explications concernant les écarts significatifs. Ces comparaisons et ces écarts se trouvent entre les résultats et la cible, entre les résultats de l’année qui vient de se terminer et ceux des exercices précédents ou, le cas échéant, entre la performance de l’entité et celle d’une entité similaire.

• Le rapport annuel de gestion comporte une information per-mettant d’établir un lien entre les ressources et les résultats.

• Le rapport annuel offre une information compréhensible, qui donne la possibilité au lecteur d’en juger la fiabilité.

Objectif de vérification

S’assurer que les objectifs et engagements décrits ci-après donnent lieu à des actions concrètes qui favorisent la perfor-mance :

• Objectif 2.1 : Revoir les programmes de surveillance dans une per-spective de responsabilisation des intervenants et en intégrant mieux la gestion du risque dans la planification des interventions ;

• Objectif 3.2 : Améliorer la qualité des services à la clientèle et par-faire la gestion par résultats ;

• L’engagement relatif aux demandes d’évaluation des compétences professionnelles :

– la Régie s’engage à convoquer par écrit les personnes qui sou-haitent passer les examens de qualification pour devenir entre-preneur ou constructeur-propriétaire dans un délai de 20 jours, – les résultats seront transmis par courrier dans un délai de 15 jours, – le candidat peut se présenter à l’examen dans la région de son

choix.

Critères d’évaluation

• Les résultats obtenus montrent qu’il y a eu une amélioration et font foi d’une performance supérieure à celle d’autres organisations, le cas échéant.

• Les cibles sont crédibles par rapport à la capacité organisa-tionnelle et aux résultats des exercices antérieurs.

• Les responsabilités relatives à l’atteinte des engagements sont attribuées au sein de l’entité.

• Des actions sont prévues et des stratégies sont établies en vue de réaliser les engagements et de favoriser la performance.

• Les choix budgétaires sont mis en relation avec les engage-ments.

• Le suivi des résultats est fait de façon régulière.

ANNEXE 1 – OBJECTIFS DE VÉRIFICATION ET CRITÈRES D’ÉVALUATION

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P e r f o r m a n c e e t r e d d i t i o n d e c o m p t e s

Recommandation 1

Que le guide sur le rapport annuel de gestion contienne une exi-gence pour la production d’un tableau présentant l’information sur les ressources budgétaires et humaines utilisées en rapport avec les objectifs poursuivis.

Recommandation 2

Que le guide sur le rapport annuel de gestion contienne une exi-gence concernant la présentation des ressources humaines et financières consenties à l’amélioration de l’accessibilité et de la qualité des services aux citoyens.

Recommandation 3

Que le guide sur le rapport annuel de gestion exige la présen-tation d’une information comparative portant sur une période minimale de trois ans et la présentation de données d’étalonnage avec des organismes comparables.

Recommandation 4

Que le guide sur le rapport annuel de gestion exige la présen-tation d’un tableau synthèse des résultats des trois dernières années.

Recommandation 5

Que le guide sur le rapport annuel de gestion incite les minis-tères et organismes à présenter les modifications à la mission et au contexte de l’organisation et à expliquer la contribution de l’organisation à la réalisation des missions du gouvernement.

Recommandation 6

Que le guide sur le rapport annuel de gestion exige la présen-tation d’une information plus complète sur les ressources humaines comprenant notamment :

• le taux de roulement du personnel ;

• la situation en matière d’attraction et de rétention de la main-d’œuvre ;

• le renouvellement et le rajeunissement de l’effectif ;

• les ressources consacrées à la formation du personnel, notamment le personnel de première ligne affecté au service aux citoyens ;

• la mesure de l’efficacité des activités de formation ;

• la mobilisation du personnel.

Recommandation 7

Que le guide sur le rapport annuel de gestion exige la présen-tation de l’information pertinente et concise sur les résultats des évaluations de programmes réalisées au cours de la période couverte par le rapport annuel.

Recommandation 8

Que le guide sur le rapport annuel de gestion édicte des normes de présentation plus homogènes pour l’ensemble des rapports annuels de gestion.

Recommandation 9

Que le guide sur le rapport annuel de gestion contienne une liste de vérification, à l’usage des ministères et organismes, des élé-ments du rapport annuel requis et recommandés.

Recommandation 10

Que le guide sur le rapport annuel de gestion exige la présen-tation d’une information sur les principaux rapports et activités de vérification interne réalisés au cours de la période couverte par le rapport annuel.