A Farmácia S. Roque da Lameira utiliza o Sifarma 2000®, desenvolvido pela Associação Nacional de Farmácias (ANF) e reconhecido pela Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde I.P. (INFARMED). Este sistema informático permite a realização de várias tarefas, tais como: atendimento ao público; gerar, aprovar e rececionar encomendas; gerir ‘’stocks’’; efetuar devoluções; controlar prazos de validade; efetuar a faturação mensal, entre outras. Uma das funcionalidades que ajudou bastante durante o estágio foi a consulta da ficha dos medicamentos e de outros produtos de saúde que permitiu não só relembrar alguns conceitos e informações sobre medicamentos, mas também ajudou a conhecer alguns nomes comerciais dos medicamentos, facilitando, desse modo, o diálogo com o utente que, muitas vezes, só conhece o medicamento pelo nome comercial e não pela denominação comum internacional (DCI).
Desse modo, o Sifarma 2000® é uma ferramenta de trabalho que auxilia bastante o farmacêutico na prestação de serviços de saúde aos utentes, uma vez que possibilita, durante o atendimento, obter informações importantes como, por exemplo, contraindicações, reações adversas dos medicamentos, posologias, precauções e interações medicamentosas. Torna-se, assim, num meio que otimiza a gestão da farmácia e proporciona um atendimento com melhor qualidade.
3.2 Gestão de “stocks’’
A gestão dos ‘’stocks’’ dos medicamentos e de produtos de saúde existentes na farmácia é uma tarefa de elevada importância para a atividade do farmacêutico, uma vez que visa a satisfação das necessidades dos utentes [37]. É uma atividade complexa que exige tempo e dedicação da equipa, devendo ser feita de modo a atingir-se um equilíbrio entre o “stock” necessário para evitar rutura e o necessário para suprir as necessidades dos utentes e garantir a sustentabilidade e rentabilidade da farmácia.
A presença de “stocks” demasiado elevados tem implicações menos favoráveis na rentabilidade da farmácia e deve-se evitar esta situação, uma vez que, para além de se tornarem num empate financeiro, ocupam um maior espaço no armazém e existe uma maior probabilidade de se ultrapassar o prazo de validade (PV) dos medicamentos e produtos de saúde. No entanto, “stocks” demasiado pequenos podem não ser suficientes para responder aos pedidos dos utentes, levando à perda da venda e causando o descontentamento do utente e, possivelmente, a perda da sua fidelização. Desse modo,
30 devem-se estabelecer alguns critérios de aquisição para garantir uma gestão eficaz e rentável, servindo os objetivos da farmácia e dos utentes. Um dos critérios de aquisição e, talvez o mais preponderante, é a procura e necessidade dos utentes. Para além disso, deve-se ter em conta, também, a época do ano, sendo que, por exemplo, durante a primavera e o verão aumenta a procura de medicamentos anti-histamínicos, protetores solares, produtos para emagrecimento, entre outros. Existem ainda outros fatores que se deve ter em conta no ato da encomenda como a capacidade de investimento da farmácia, histórico de compras e vendas dos produtos e as condições dos fornecedores como, por exemplo, descontos, condições de pagamentos e bonificações e campanhas promocionais.
No entanto, mesmo com uma boa gestão de “stock”, auxiliada pelo Sifarma 2000®, ocorrem alguns erros. Como tal, verifica-se, pontualmente, a existência de diferenças entre os “stocks” físicos e os “stocks” informáticos que se podem dever a erros na entrada de encomendas, erros de devoluções, erros nas reservas de produtos e na regularização das mesmas, erros nas trocas, entre outros. Posto isto, toda a equipa deve trabalhar no sentido de alertar sobre as incongruências detetadas para se proceder à sua correção. Uma estratégia para minimizar este tipo de erros passa pela realização periódica de inventários.
Durante o estágio aprendi a importância de uma boa gestão de “stocks”. Felizmente, em alguns casos esporádicos, nos quais o “stock” não era suficiente para suprir a necessidade do utente, era possível, através de encomendas instantâneas a fornecedores e respetiva reserva do produto, dar resposta ao utente no mesmo dia ou no dia seguinte. Tal é possível devido ao atual sistema de distribuição que garante um rápido fornecimento dos produtos. No entanto, existiram sempre alguns casos em que a rutura do produto na farmácia implicou a perda de venda e da insatisfação do utente.
3.3 Aprovisionamento e encomenda s
3.3.1 Forn ece dore s
A aquisição de medicamentos e de outros produtos de saúde pode ser feita através dos armazenistas ou diretamente aos laboratórios. Em ambos os casos, os produtos a adquirir são escolhidos mediante uma série de critérios, já mencionados anteriormente.
A escolha do armazenista depende de vários fatores, tais como: os preços dos produtos; as condições de pagamento; bonificações e campanhas promocionais; a rapidez, segurança e eficácia da entrega e condições de devoluções. Atualmente, a Farmácia S. Roque da Lameira tem como principais fornecedores a Alliance Healthcare e
31 a Cooprofar. Também realiza, esporadicamente, encomendas para a OCP Portugal e a Cofanor.
A Farmácia S. Roque da Lameira também efetua encomendas diretamente aos laboratórios, quer através de formulários específicos, quer através dos delegados de informação médica que se deslocam à farmácia. Estas encomendas diretas ao laboratório são realizadas, essencialmente, para a aquisição de determinados medicamentos como, por exemplo, alguns medicamentos sujeitos a receita médica (MSRM) que se encontram esgotados nos distribuidores grossistas. Para além disso, estes pedidos também são feitos para aquisição de alguns medicamentos não sujeitos a receita médica (MNSRM), produtos de dermofarmácia e cosmética e dispositivos médicos, uma vez que apresenta maiores benefícios económicos do que a encomenda normal aos armazenistas.
3.3.2 Re alizaçã o de encome nda s
No Sifarma 2000® cada produto possui a sua ficha, onde constam informações sobre o “stock” mínimo e máximo do produto em questão, definidas previamente pela farmácia, segundo o histórico de compras e vendas, e sobre o fornecedor preferencial do produto. Desse modo, o Sifarma 2000 torna-se uma ferramenta indispensável na realização de encomendas. Quando o “stock” mínimo é alcançado, o sistema gera automaticamente uma proposta de encomenda para o fornecedor preferencial indicado na ficha do produto. Posteriormente, essa proposta de encomenda é analisada pelo responsável de encomendas, ajustada, se necessário, aprovada e enviada diretamente ao fornecedor. As encomendas realizadas através do Sifarma 2000® são a forma mais rápida e comum de efetuar encomendas e facilitam muito o trabalho do farmacêutico, uma vez que diminui erros de interpretação de encomendas.
Para além das encomendas realizadas pelo Sifarma 2000®, é possível, também, efetuar encomendas via telefónica e via ‘’gadget’’, caso o armazenista disponha desta ferramenta. Normalmente, este modo de encomenda é utilizado em casos em que é necessário um produto que não se dispõe no “stock” da farmácia no momento e que já não é possível integrar nas encomendas diárias.
Ao longo do estágio tive a oportunidade de efetuar algumas encomendas aos principais fornecedores, aprendendo a analisar as propostas de encomenda geradas pelo Sifarma 2000® e ajustar de acordo com as necessidades da farmácia e o histórico de compras e vendas. Além disso, é essencial verificar se existe alguma encomenda pendente para não haver uma duplicação do pedido e também deve-se ter em conta as reservas efetuadas. Realizei, maioritariamente, pedidos de encomendas instantâneas
32 quer pelo Sifarma 2000®, quer por telefone ou através do ‘’gadjet’’ da Cooprofar e da Cofanor. Tive ainda a oportunidade de realizar encomendas diretas aos laboratórios, através do preenchimento do formulário cedido pelos mesmos.
3.3.3 Re ceçã o de e ncomen das
Após a realização da encomenda, os produtos são entregues na farmácia acondicionados em contentores específicos, identificados com o nome da farmácia e acompanhados com a respetiva fatura da encomenda em duplicado e requisição de medicamentos estupefacientes ou psicotrópicos, caso estes tenham sido encomendados. Os produtos que necessitam de refrigeração vêm à parte da restante encomenda em contentores térmicos, sendo colocados imediatamente no frigorífico após a sua chegada.
A receção das encomendas faz-se no Sifarma 2000®. As encomendas efetuadas através do Sifarma 2000® ficam registadas no sistema e é-lhes atribuído automaticamente um número de encomenda. Caso a encomenda seja feita via telefone, ‘’gadjet’’ ou diretamente ao fornecedor, antes de se proceder à receção da encomenda, deve-se gerar, manualmente, a encomenda no Sifarma 2000® para que se possa dar entrada dos produtos no sistema.
Após seleção da encomenda a rececionar, introduz-se o número da fatura e o valor total da mesma. Posteriormente, os produtos são introduzidos no sistema através da leitura ótica do código de barras ou pela introdução do seu Código Nacional de Produto (CNP). Nesta operação deve-se ter em atenção alguns aspetos como o estado de conservação das embalagens, os prazos de validade e o preço impresso na cartonagem. Além disso, deve-se comparar o número de unidades encomendadas e faturadas e as efetivamente recebidas. Outro pormenor importante passa pela verificação do Preço de Venda à Farmácia (PVF). Antes de terminar a receção da encomenda, o Sifarma 2000® gera automaticamente uma lista de produtos pedidos que não foram enviados, permitindo reencaminhar os produtos para outro fornecedor, caso seja necessário. Após finalizar esta operação, imprime-se a confirmação da receção da encomenda no verso da fatura e arquivam-se os documentos na pasta referente ao mês a decorrer.
No decorrer da receção, caso se detete alguma inconformidade como, por exemplo, produtos faturados e não enviados, produtos com PV curto, entre outras situações, contacta-se o armazenista para efetuar uma reclamação. Estes registam a reclamação e emitem uma nota de crédito e a farmácia faz a devolução do produto.
33 3.3.4 Marcaç ão de preço s
O Decreto-Lei n.º 176/2006 de 30 de Agosto refere que ‘’o regime de preços dos medicamentos sujeitos a receita médica e dos medicamentos não sujeitos a receita médica comparticipados é fixado por decreto-lei’’ [40]. Além disso, o Decreto-Lei n.º 25/2011 de 16 de Junho estabelece ‘’obrigatoriedade da indicação do preço de venda ao público (PVP) na rotulagem dos medicamentos” [41].
Os MSRM apresentam PVP pré-estabelecido e impresso na cartonagem. Já os MNSRM e outros produtos disponíveis na farmácia chegam ao local sem marcação do PVP na embalagem. Como tal, após a receção da encomenda, deve-se proceder à marcação do PVP nas embalagens dos produtos. O Sifarma 2000® facilita a tarefa, calculando o PVP, sendo apenas necessário introduzir o PVF, o imposto sobre o valor acrescentado (IVA) e a margem de lucro estipulada pela farmácia [41].
3.3.5 Armaz ename n to
Após a receção das encomendas, prossegue-se ao armazenamento dos medicamentos e dos produtos de saúde. Este deverá ser feito de forma a garantir a qualidade do medicamento até ao momento da dispensa e a um rápido acesso aos produtos durante o atendimento ao público.
Na Farmácia S. Roque da Lameira os produtos são armazenados de acordo com o princípio ‘’First expire, first out’’ (FEFO) e por ordem alfabética, encontrando-se separados por secções de acordo com a forma farmacêutica, nomeadamente, xaropes e suspensões orais, ampolas, injetáveis, pomadas e géis, supositórios e pós. Para além disso existem outras secções como, por exemplo, produtos veterinários, produtos do protocolo da diabetes (tiras-teste e lancetas), psicotrópicos e estupefacientes, entre outros.
Os primeiros produtos a ser armazenados, mesmo antes de dar entrada da encomenda, são os produtos que necessitam de condições especiais de conservação no frio. Estes são mantidos no frigorífico, por ordem alfabética. Os dispositivos médicos encontram-se, na sua maioria, armazenados num dos gabinetes e os produtos de dermofarmácia e cosmética, MNSRM e produtos de puericultura encontram-se nos expositores da zona de atendimento.
Ao longo do estágio reorganizei as gavetas de armazenamento dos medicamentos, identificando-as corretamente. Desse modo, contribui para um melhor acondicionamento dos medicamentos, otimizando o espaço disponível para armazenamento e diminuindo possíveis erros derivados a uma incorreta colocação de medicamentos.
34 3.3.6 Co ntrolo de p razos d e valida de
Durante a receção de encomendas é possível atualizar o PV dos produtos quando o “stock” físico e informático dos produtos é nulo ou quando se trata de um produto novo na farmácia. No entanto, para garantir a qualidade dos medicamentos e dos produtos de saúde em “stock” e não colocar a saúde do utente em risco procede-se, mensalmente, ao controlo dos prazos de validade dos produtos em “stock”. Consultando o Sifarma 2000®, emite-se uma listagem de produtos cujo PV se encontram a 3 meses do seu término. Com essa lista, verificam-se todos os produtos individualmente e aqueles que se encontram com PV a expirar são colocadas num contentor, onde permanecem até serem feitas as devoluções para os respetivos fornecedores. Após verificação de todos os produtos, deve-se atualizar os prazos de validade no sistema, caso seja necessário.
Os produtos com PV a terminar são devolvidos ao fornecedor com respetiva nota de devolução, onde consta a identificação do(s) produto(s) devolvido(s) e respetiva quantidade, motivo de devolução, fornecedor e número da fatura. A nota de devolução é impressa em triplicado, ficando um exemplar na farmácia e o original e duplicado vão para o fornecedor, juntamente com o produto.
Posteriormente, o fornecedor pode emitir uma nota de crédito com o valor dos produtos devolvidos, pode substituir os produtos devolvidos por produtos iguais ou por outros de igual valor ou pode não aceitar o pedido de devolução. Nesse caso, os produtos retornam à farmácia, procedendo-se à quebra dos produtos.