Le projet Tech en folie est a été réalisé dans le cadre d’une prestation privée pour l’un des ressortissants du CTCPA. Pour des raisons de confidentialité, le nom du projet a été changé, le nom du client ne sera pas mentionné et le contenu des fiches non plus.
Le projet :
Pour le client, il s’agissait d’obtenir la liste la plus exhaustive possible des différentes techniques de conservation des aliments. Le client a ensuite sélectionné 26 de ces techniques. Pour chacune d’elle, une fiche technique de plusieurs pages a été rédigée, reprenant les principales caractéristiques, les avantages, les défauts, la maturité de la technologie, et ainsi de suite. Finalement, une présentation a été faite devant les ingénieurs du ressortissant, à la suite de quoi un questionnaire en ligne a été administré pour connaître les réactions des ingénieurs et les résultats ont été dépouillés par le client.
Les acteurs du projet au CTCPA :
En tout et pour tout, 5 employés du CTCPA ont collaboré pour la réalisation du projet :
• Le directeur commercial qui s’est occupé de la relation avec le client (négociations, aspect financier, satisfaction) et de la planification du projet. Il est également celui qui a nommé le chef de projet en interne. Il est basé principalement sur le site d’Avignon, mais voyage régulièrement sur les autres sites.
• Un chef de projet, un ingénieur scientifique, qui s’est chargé de toutes les relations clients au niveau du contenu. Il s’est chargé d’une partie du travail de recherche, de la rédaction de certains contenus et de la réalisation de la présentation pour le client. Il est basé principalement sur le site d’Avignon.
• La documentaliste, qui s’est chargée du travail bibliographique, de la rédaction de certains contenus et de la mise en forme d’une partie de la présentation. Elle est basée principalement sur le site d’Avignon.
• Une autre ingénieure, spécialiste dans les technologies innovantes. Elle s’est greffée au projet dans un second temps, lorsqu’il est devenu évident que la charge de travail était trop importante pour l’équipe d’origine. Elle s’est chargée des recherches et de la rédaction de certains contenus. Elle était basée à Paris.
• Le directeur scientifique, qui s’est chargé de la relecture des contenus. Il est basé à Avignon.
L’organisation du projet :
Un tableau de planification avec les différentes étapes du projet et les différentes technologies a été mis en place afin de suivre et contrôler les évolutions du projet. Chacun des acteurs était chargé d’actualiser le tableau une fois l’achèvement de l’une des tâches.
Chacun était responsable de l’avancement de ses tâches et devait travailler sur le projet en fonction de son emploi du temps.
Une réunion a été effectuée tous les mois et demi afin de faire le point sur les avancées et/ou de préparer les réunions avec le ressortissant. Des comptes rendus concis des principales décisions étaient effectuées et ils étaient diffusés par courriels.
Les moyens de communications utilisés pour communiquer entre les membres de l’équipe ont été principalement le téléphone (pour communiquer entre Paris et Avignon), les courriels et des conversations, soit par visioconférence, soit lors de réunions ou soit dans un couloir de l’entreprise.
Comme chacun était responsable de la production de ses fiches de synthèse, il y a eu peu de travail collaboratif à ce niveau-là. Chacun était responsable de l’avancée de sa rédaction et de ses recherches, même si les différents collaborateurs partageaient leurs ressources et s’envoyaient des courriels lorsqu’ils découvraient des ressources susceptibles de faire avancer l’un d’eux dans son travail.
En revanche, la présentation PowerPoint a été élaborée en commun, et dès lors, chacun la modifiait au fur et à mesure et indiquait le versionnage.
Production de fichiers et logiciels utilisés
Outre le tableau de planification, un certain nombre de documents ont été produits, notamment les fiches de synthèse des différentes technologies ainsi que des tableaux récapitulatifs accompagnés des bibliographies correspondantes à chaque technologie. Les logiciels utilisés ont été Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Un OneNote (logiciel de prise de note) a également été mis en place, mais seul un membre du projet l’a réellement utilisé.
Une expérience de travail collaboratif a également été menée sur la Box, mais le projet n’a pas pris, car l’outil a été jugé mal adapté aux besoins, notamment parce que à l’époque, la Box ne permettait pas de modifier un document directement sur la plateforme (cf l’entretien avec la professionnelle en charge de l’administration de la Box). Il y a également une certaine lourdeur dans le traitement des documents qui ne correspond pas à la réactivité nécessaire à l’accomplissement du
projet. Ce qui a le mieux fonctionné est le répertoire commun de fichier dans le réseau interne du CTCPA.
L’ensemble des documents produits et des ressources acquises a été partagé sur le réseau interne du CTCPA, dans une arborescence de dossiers/fichiers. Les fichiers sont encore disponibles à l’heure actuelle, mais un grand nombre d’entre eux est devenu inutile. Certains employés continuent de se servir des documents produits dans le cadre d’autres missions. Aucun archivage ou tri des documents n’a encore été effectué, faute de temps.
Points faibles de la méthode utilisée et pistes d’amélioration
Lors de la création du support de présentation, il aurait été préférable de travailler sur un même fichier (un peu comme Google Drive).
Un système qui permette de simplifier l’archivage et de basculer les fichiers les plus importants directement des espaces de travail vers les espaces de stockage faciliterait le travail d’archivage.
Avoir un espace commun où discuter du projet aurait été un plus, même si ça n’aurait pas dispensé d’avoir des réunions.