L’ ALERTE DE NOUVEAU DECOMPTE

Alors que le cahier des charges initial prévoyait de pouvoir envoyer le fichier de décompte électronique par e-mail, nous avons vu que cette fonctionnalité comportait trop de risques sur le plan de la confidentialité pour être implémentée. Or l’arrivée d’un nouveau décompte de prestations sur le serveur de stockage doit faire l’objet d’une information à l’adhérent. Cette information prend donc la forme d’un e-mail

6.4.1. UN ENVOI SOUS CONDITION

L’envoi d’un message d’alerte de nouveau décompte est conditionné par :

- Un évènement déclencheur : la copie du fichier PDF vers le serveur de stockage,

L’état validé de l’adresse e-mail de l’adhérent (cf. ANNEXE F : Afin de planifier au mieux les travaux sur le projet dans une entreprise, il est nécessaire de prendre en compte les projets menés en parallèle. Ne seront décrits ici que les projets dont le périmètre risque de chevaucher celui de la dématérialisation des décomptes. Deux projets concurrents ont ainsi été identifiés.

- La gestion des adresses électroniques) : seul l’état « validé » de l’adresse e-mail peut donner lieu à une communication par mail, les autres ne nous assurant pas que le mail arrivera effectivement à son destinataire. Cette vérification de l’état de l’adresse de messagerie s’articule autour des tables INDEXDEC et UTILWEB sur la base de données INTERNETDB, cette dernière table stockant l’état de validation.

- La vérification dans la table INSCRSERV que l’adhérent n’a pas demandé, par l’intermédiaire des centres de contacts, à ne plus recevoir cette alerte. L’application CAPRI permet en effet de désactiver cette fonctionnalité.

87 6.4.2. LES SOLUTIONS D’ENVOI DU MAIL D’ALERTE

Trois solutions s’offraient à nous pour envoyer les messages électroniques de confirmation : - l’envoi par nos soins via le serveur Exchange de Prévadiès

- l’envoi confié à SATI comme proposé par ce dernier

- l’utilisation du prestataire de service d’Harmonie-Mutuelles ASP-Mail

Solutions d’envoi Avantages Inconvénients

Envoi au moment du stockage des décomptes via le serveur exchange Prévadiès

Solution simple à mettre en place

Risque de saturation du serveur au moment de l’envoi (jusqu’à 1000 envois

instantanés)

Pas de suivi ou de contrôle des envois possibles

Envois réalisés par SATI au moment de la création des décomptes

Pas de risque de saturation du serveur de messagerie interne Suivi des envois via des

indicateurs statistiques sur le site Internet ASP-Mail

Opération plus coûteuse Dépendance accrue envers un

prestataire

Nécessité de transmettre les adresses e-mail des

destinataires dans les flux de décomptes

Synchronisation obligatoire entre les opérations de stockage des décomptes et d’envoi d’e-mails d’alerte

Envoi au moment du stockage via ASP-Mail

Solution pérenne après migration : prestataire d’ores et déjà choisi par Harmonie- Mutuelles

Pas de risque de saturation du serveur de messagerie interne Suivi des envois via des

indicateurs statistiques sur le site Internet ASP-Mail

Création d’un nouveau flux de données

Tableau 12 : Les solutions d'envois de l'alerte e-mail de dépôt d'un décompte

Après étude des trois solutions proposées, nous décidons de faire appel à ASP-Mail pour l’envoi des alertes e-mails. Ce choix nous semble en effet répondre au mieux à la contrainte initiale du projet de concevoir un produit facilement intégrable dans le futur système d’informations. En revanche, un nouveau flux d’informations doit être mis en place entre Prévadiès et ASP-Mail.

6.4.3. LA SOLUTION D’ENVOI VIA ASP-MAIL

6.4.3.1. LA CONSTITUTION D’UN MESSAGE ELECTRONIQUE D’ALERTE

Le principe de fonctionnement d’un envoi d’e-mail via ASP-Mail est de séparer la forme et les données présentes sur le message électronique pour donner lieu à une « campagne » de communication. Tout le paramétrage est réalisable via le site Internet de l’éditeur de la solution.

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Le formatage du mail d’alerte est défini dans un fichier HTML sur lequel des balises – des champs textes encadrés par des crochets - ont été ajoutées pour délimiter les zones variables à remplacer par les données. Ce fichier HTML est ensuite utilisé comme corps du message.

Quant au flux de données utilisé pour l’alimentation du message, il prend la forme d’un fichier texte au format CSV38 _{avec séparateur point-virgule. Ce fichier est créé par le traitement}

d’incorporation des fichiers PDF de décomptes sur le server de stockage. Pour cela différentes données sont rassemblées pour chacun des fichiers PDF reçus :

- l’identité du destinataire de décompte (nom et prénom) - l’adresse e-mail de destination

- le numéro du décompte

- l’adresse du centre de gestion Prévadiès dont dépend l’adhérent

Le fichier de données ainsi obtenu est ensuite envoyé par FTP vers un serveur d’ASP-Mail pour traitement, malgré l’absence de sécurité offerte par ce protocole de transfert de fichiers.

38 Comma Separated Values : format informatique ouvert décrit par la RFC 4190, représentant des données tabulaires sous forme de « valeurs séparées par des virgules »

89 6.4.3.2. LE SUIVI DES ENVOIS DES ALERTES E-MAILS

ASP-Mail fournit des statistiques pour le suivi des envois d’e-mails permettant de suivre l’impact d’une campagne sur les adhérents. On y trouve ainsi le nombre :

- Le nombre de courriels envoyés qui ont un retour en erreur, - Le nombre de messages reçu, mais non encore ouverts - la part des destinataires qui ont ouvert le message reçu

- le nombre de destinataires qui ont cliqué sur un lien du message