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CHAPTER 11 ADVANCED TOPICS
O foco desse trabalho foram os técnico-administrativos ativos de níveis D e E que trabalham junto à alta gestão da UFRN, ou seja, na Reitoria25 – gabinete e pró-reitorias. Esses servidores totalizam 128 pessoas e estão distribuídas nos seguintes cargos:
QUADRO 5 – Distribuição dos técnico-administrativos da Reitoria da UFRN
CARGO NÍVEL G A B I N E T E P R O A D P R O A E P R O E X P R O G E S P P R O G R A D P R O P E S Q P R O P L A N P P G Assistente em administração D 13 2 1 4 9 10 8 6 6 Técnico em Contabilidade D - 1 - - - - Técnico em Tecnologia da Informação D - 1 - - - - Técnico em Secretariado D - - - - 1 - - - - Tradutor D 1 - - - - Administrador E 3 - - - 1 - - 4 - Assistente Social E - - - 1 - - - - - Diretor de Imagens E 1 - - - - Economista E 1 - 1 2 1 - 3 3 - Engenheiro E - - - - 2 - - 1 - Estatístico E - - - 1 - Historiador E - - - 1 - Jornalista E 2 - - - - Pedagogo E 2 - - - 1 Produtor Cultural E - - - 1 - - - - - Revisor de textos E 1 - - - - Secretário Executivo E 9 - - - 2 - - 1 -
25 Neste capítulo sempre que fizermos referência à Reitoria significa que estamos tratando das unidades explicitadas no organograma apresentado no capítulo II; ou seja, estaremos nos referindo ao gabinete da reitora e as oito pró-reitorias existentes.
Sociólogo E 1 - - - 1 Técnico em Assuntos Educacionais E 1 1 1 5 1 4 - - 3
Tecnólogo E - - - - 1 - - 1 -
Fonte: Elaborado pelo autor.
Traçando um perfil desses servidores percebe-se que, com relação ao gênero, há uma proporcionalidade e o número de homens e mulheres é quase o mesmo; quanto à idade, nota-se que o perfil é de servidores jovens, apesar de não ter sido identificado nenhum servidor com menos de 21 anos, e há um crescimento do número de pessoas com até 30 anos de idade, conforme demonstram os gráficos 1 e 2.
GRÁFICO 1 – Identificação por Gênero
Masculino Feminino
Fonte: Elaborado pelo autor.
GRÁFICO 2 – Idade Menos de 21 anos De 21 a 30 anos De 31 a 40 anos De 41 a 50 anos Acima de 50 anos
Fonte: Elaborado pelo autor. 22% 35% 19% 24%
53%
47%
Para demonstrar esse crescimento do número de servidores jovens e o aumento do quadro de servidores com novas contratações, o gráfico a seguir retrata o tempo de serviço dos técnico-administrativos. Dos 59% de servidores que trabalham há no máximo 5 anos na UFRN, 33% possuem até 30 anos de idade, 19% possuem entre 31 e 40 anos e 7% possuem entre 41 e 50 anos.
GRÁFICO 3 – Tempo de Serviço
Até 5 anos De 6 a 15 anos De 16 a 24 anos Acima de 25 anos
Fonte: Elaborado pelo autor.
O gráfico 4 destaca a relação entre tempo de serviço e escolaridade, demonstrando que efetivamente há um ingresso de servidores mais qualificados na instituição. Dos servidores técnico-administrativos que possuem até 5 anos de casa apenas 4% possuem somente o ensino médio, 23% possuem graduação, 27% especialização e pouco mais de 5% possuem mestrado. Além disso, cerca de 1% dos servidores possui doutorado e tem no máximo 15 anos de casa.
22%
59% 4%
GRÁFICO 4 – Relação entre tempo de serviço e escolaridade 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Ensin o M édio Grad uaçã o Espec ializa ção Mest rado Dout orad o Até 5 anos De 6 a 15 anos De 16 a 24 anos Acima de 25 anos
Fonte: Elaborado pelo autor.
Ainda sobre o perfil dos servidores, faz-se importante aprofundar essa questão de como o nível de qualificação e capacitação dos servidores está cada vez maior. Analisando o grau de escolaridade, nota-se que mais da metade dos técnico- administrativos possui especialização, o que está demonstrado no gráfico 5. Todavia, “uma pessoa possuir as qualificações necessárias para determinado trabalho não garante que elas realmente sejam utilizadas” (PAIVA e MELO, 2008, p.344), como é o caso de muitos servidores que foram contratados para exercer cargos de nível superior e são subutilizados, conforme será apresentado mais adiante. GRÁFICO 5 – Escolaridade Ensino Médio Graduação Especialização Mestrado Doutorado
Fonte: Elaborado pelo autor. 55%
9% 5%
28% 1%
Analisando ainda o grau de escolaridade, percebe-se que entre os 55% dos servidores que possuem especialização há pessoas de todas as idades. Isso demonstra que a busca por qualificação independe da idade e faz parte da realidade dos servidores da UFRN, conforme aponta o gráfico 6.
GRÁFICO 6 – Relação entre idade e escolaridade
0% 4% 8% 12% 16% 20% Ensin o M édio Grad uaçã o Espec ializa ção Mest rado Dout orad o Menos de 30 anos De 31 a 40 anos De 41 a 50 anos Acima de 50 anos
Fonte: Elaborado pelo autor.
Já com relação à capacitação, praticamente todos os servidores realizaram pelo menos um curso oferecido pela instituição. O percentual dos que ainda não realizaram nenhum curso é composto por servidores que ingressaram na UFRN a partir de 2012 e, provavelmente, ainda realizarão cursos de capacitação, o que pode elevar a taxa de 89% apresentada no gráfico 7 para 100%.
GRÁFICO 7 – Servidores que realizaram cursos de capacitação
SIM NÃO
Fonte: Elaborado pelo autor.
89% 11%
Apesar da qualificação e capacitação dos servidores serem elevadas e terem melhorado nos últimos anos, a UFRN deve buscar desenvolver mais que isso, ou seja, deve investir no desenvolvimento das competências de seus profissionais, pois conforme Marra e Melo (2008, p.345)
qualificação refere-se à organização, ao posto de trabalho ou cargo, à potencialidade de ação, à possibilidade/facilidade de transferência, a algo estático e absoluto no tempo e no espaço; já a competência relaciona-se à profissão (ou ocupação), ao indivíduo, aos resultados reais por ele obtidos, à dificuldade/impossibilidade de transferência, a algo dinâmico, processual, relativo: enfim, a competência é uma ‘construção social’”.
A Pró-Reitora de Gestão de Pessoas destacou que para converter essa capacitação em melhor desempenho do servidor no setor de trabalho
requer um esforço grande dos gestores e da instituição. Como eu trabalho, como envolver os técnicos, esse grupo, esse quadro que tá tão bem qualificado, vem se qualificando tão rapidamente. E isso gera um grande desafio. A gente tem o desafio primeiro do plano de carreiras que é muito engessado e como trabalhar isso pra que envolva o servidor em todas as outras questões sem gerar os benditos desvios de função (informação verbal).
Com relação aos cargos de gestão, com exceção dos cargos de reitor, pró- reitores, diretores de centros acadêmicos, chefes de departamento e coordenadores de cursos, são praticamente todos ocupados por servidores técnico-administrativos. Ou seja, os chefes de seção e de setor, coordenadores de equipes, assessores e diretores de departamentos administrativos são quase que totalmente exercidos por técnicos. No gráfico 8 percebe-se que praticamente não há diferença entre o número de mulheres e homens no exercício dessas funções.
GRÁFICO 8 – Relação entre função gerencial e gênero
Homens com função de gestão
Mulheres com função de gestão
47%
53%
Fonte: Elaborado pelo autor.
Ainda analisando as funções de gestão exercidas pelos técnico- administrativos, nota-se que há uma nítida relação entre o exercício dessas funções e a capacitação e qualificação dos servidores. Apenas 8% dos servidores com função de gerência não fizeram cursos de capacitação. Quanto à qualificação, esse percentual diminui ainda mais, pois somente 3% não possuem formação de nível superior, conforme mostram os gráficos 9 e 10 a seguir.
GRÁFICO 9 – Relação dos cursos de capacitação com funções gerenciais
Com curso de capacitação Sem curso de capaciatação
Fonte: Elaborado pelo autor. 92% 8%
GRÁFICO 10 – Relação entre titulação e função gerencial Ensino Médio Graduação Especialização Mestrado Doutorado
Fonte: Elaborado pelo autor.
Faz-se importante ressaltar que esses 3% de servidores com função de gerência, os quais possuem apenas o ensino médio, ingressaram na instituição até 1985 e possuem mais de 50 anos de idade; ou seja, estão próximos da aposentadoria e talvez por isso não tenham mais interesse em qualificar-se. Dos 16% que possuem graduação, apenas 4% possuem menos de 50 anos de idade. Percebe-se, portanto, que há relação entre idade, tempo de serviço e a qualificação dos servidores. Aqueles que possuem menor grau de formação acadêmica possuem mais de 50 anos e trabalham há mais de 25 anos na instituição.
No entanto, vale salientar que os referidos cursos de capacitação bem como a qualificação dos servidores não possuem qualquer relação com as atividades gerenciais. Assim como os docentes, os técnico-administrativos com função gerencial, apesar de estarem cada vez mais qualificados, não realizam treinamento ou cursos voltados para o desenvolvimento dessa função, mesmo com essa capacitação de gestores tendo sido prevista em mais de um dos planos de gestão apresentados no quadro 4, o qual trata das Iniciativas de mudanças nas áreas de gestão e recursos humanos da UFRN. A própria pró-reitora de gestão de pessoas afirmou que “a qualificação dos gestores é uma coisa bastante difícil [até porque] a universidade é uma instituição muito complexa e você tem gestores com as formações as mais diversas possíveis” (informação verbal).
19%
3%
16%
59%
Nessa mesma perspectiva, Haim (2003, p.45) afirma que:
Não se deve imaginar que gerenciar seja uma função simples, que se reduz a tarefa menos nobre que liderar. Para aquele que não possui competência gerencial, não só o desenvolvimento das atividades decorrentes torna-se penoso, como também o resultado ao qual consegue chegar deixa muito a desejar. Conhecimento e habilidades administrativas serão necessárias para um desempenho a contento quando uma pessoa é posicionada em um cargo de gerente.
Assim, independentemente da formação acadêmica, o servidor que exerce função gerencial deveria receber treinamento/capacitação específico para o desenvolvimento de conhecimentos e competências administrativos para o exercício de tais cargos, pois a falta desse treinamento pode levar ao exercício da gerência de maneira pouco eficaz ou, como acontece com alguns docentes, simplesmente para cumprir uma exigência do setor de trabalho.
Segundo Mirian Dantas, a UFRN
Precisa ter uma estratégia para a formação de gestores; precisa ter um quadro formado para gestores. A gente já vem trabalhando nisso (...) Tem pessoas que são excelente técnicos, mas que nunca vão ser bons gestores. É um processo que a gente tem que investir bastante (...) A qualificação da gestão de pessoas ainda é uma coisa bastante difícil (...) A capacitação é importantíssima, mas só ela não dá jeito, não resolve (informação verbal).
Como foi dito anteriormente, muitas funções de gerência são exercidas por técnico-administrativos na UFRN. Atualmente, mais da metade dos servidores que possuem esse tipo de função a exercem a menos de 10 anos. Contudo, algumas funções específicas são ocupadas por servidores quase de forma vitalícia. Isso pode ser notado no gráfico 11, o qual mostra que 25% desses servidores exercem a função há mais de 20 anos e todos eles o fazem desde seu ingresso na instituição.
GRÁFICO 11 – Permanência em função gerencial Até 3 anos 4 a 10 anos 10 a 20 anos 20 a 30 anos Acima de 30 anos
Fonte: Elaborado pelo autor.
Analisando esses dados, pode-se inferir que há uma baixa mobilidade nos níveis gerenciais da UFRN, o que causa efeitos positivos e negativos sobre a instituição. Dentre os efeitos positivos, destaca-se a experiência do servidor, o qual por conhecer muito bem sua função exerce-a com agilidade e eficiência. Quanto aos negativos, destacam-se: pouca inovação e dinamismo, uma vez que exercendo a função por muito tempo o servidor tende a cair na rotina e exercer as atividades sempre da mesma maneira; e o desestímulo causado aos novos servidores que ingressam na instituição, pois se as funções de gerência tendem a ser exercidas pelas mesmas pessoas não há perspectiva de ascensão profissional.
Assim, se a instituição desejar mudar esse panorama, deve considerar que há muitos jovens ingressando e passar a prepará-los para exercer atividades de gestão, o que implica na implementação de cursos de capacitação em gestão e na criação de planos com metas específicas para cada setor com função gerencial bem como de formas de avaliar o desempenho e de permanência na função por mérito.
Descrito o perfil dos servidores técnico-administrativos lotados na Reitoria, cabe relacionar as atividades previstas para os cargos e as atividades de fato exercidas por esses servidores.
No quadro do anexo I, organizado de acordo com o Ofício Circular nº 015/2005/CGGP/SAA/SE/MEC, estão descritas as atividades típicas de quatro cargos de técnico-administrativo em educação, quais sejam: Assistente em
25% 17%
37,5% 12,5%
administração, Administrador, Secretário Executivo e Técnico em Assuntos Educacionais. No quadro a seguir os servidores da Reitoria da UFRN identificaram quais dessas atividades exercem com maior frequência.
QUADRO 6 – Atividades efetivamente exercidas pelos técnico-administrativos Atividade
Quantidade de servidores que a realizam26 Atividades típicas do cargo de Assistente em Administração
Registrar a entrada e a saída de documentos 42
Preparar relatórios, formulários e planilhas 50
Acompanhar processos administrativos: localizar processos,
encaminhar protocolos, expedir ofícios e memorandos etc. 44
Atender usuários no local e/ou à distância 59
Dar suporte administrativo e técnico na área de recursos humanos 17 Dar suporte administrativo e técnico na área orçamentária e
financeira 9
Controlar material de expediente e requisitar materiais 16
Coletar dados e elaborar planilhas 44
Secretariar reuniões e outros eventos 17
Redigir documentos utilizando redação oficial 41
Digitar documentos 43
Atividades típicas do cargo de Administrador Administração de materiais, informações, recursos
financeiros/orçamentários, sistemas e processos. 24
Elaboração planejamento organizacional 19
Implementação e monitoramento de programas e projetos 22 Estabelecimento de rotinas de trabalho e revisão de normas e
procedimentos 23
Realização controle do desempenho organizacional 12
Prestação de consultoria administrativa 12
Atividades típicas do cargo de Secretário Executivo Assessorar direções: administrar agenda pessoal; colher assinatura; marcar e cancelar compromissos; administrar pendências; encaminhar documentos; assistir à direção em reuniões; etc.
21
Recepcionar e encaminhar pessoas 29
Atender chamadas telefônicas, anotar e transmitir recados 44 Gerenciar informações: criar e manter atualizado banco de dados,
relatórios, respostas... 37
Controlar correspondência 15
Organizar eventos e viagens 16
Supervisionar equipes de trabalho 11
Arquivar documentos 41 Atividades típicas do cargo de Técnico em Assuntos Educacionais Planejar, supervisionar, analisar e reformular o processo de
ensino aprendizagem 4
Elaborar projetos de extensão 8
Realizar trabalhos estatísticos específicos 5
Elaborar apostilas 1
Orientar pesquisas acadêmicas -
Atividades comuns a todos os cargos
Realização de atividades burocráticas 50
Utilização de recursos de informática 47
Outros 34
Fonte: Elaborado pelo autor.
Analisando as respostas obtidas, percebe-se que é bastante elevado o número de pessoas que exercem atividades distintas das previstas para o cargo para o qual ingressaram na UFRN. Apenas 10% dos servidores de nível médio que responderam o questionaram afirmaram exercer somente atividades pertinentes ao cargo de Assistente em Administração. Os outros 90% afirmaram realizar, cotidianamente, funções de pelo menos um cargo dos três cargos de nível superior apontados no Anexo I, principalmente as atividades típicas do cargo de secretário executivo, conforme apresentamos a seguir:
26% dos assistentes em administração afirmaram desempenhar, além de suas atividades funções de secretário executivo;
5% atividades de administrador;
45% atividades tanto de secretário executivo quanto de administrador; 8% atividades dos quatro cargos descritos;
3% atividades de secretário executivo e técnico em assuntos educacionais; e
3% afirmaram não exercer nenhuma atividade típica do cargo de assistente em administração, o que configura desvio de função.
Além disso, mais de 90% desses servidores que exercem cargo de nível médio desempenham menos atividades que as previstas pelas normas do MEC.
Entre os técnico-administrativos de nível superior que responderam a pesquisa havia: engenheiros, economistas, administradores, técnicos em assuntos educacionais, pedagogos, sociólogo, estatístico, historiador e tradutor. Dentre eles,
83% afirmaram realizar, além das atividades previstas pelo MEC para seus cargos, atividades típicas de assistente em administração, o que, em alguns casos, representa subutilização da mão-de-obra e um custo extra para a instituição.
50% desses servidores de nível superior não realizam atividades do cargo para o qual foram contratados. Todos os secretários executivos realizam, além das atividades de seu cargo, atividades de nível médio e de outros cargos de nível superior.
Um ponto que merece destaque é o fato de que apenas 40% dos Técnicos em Assuntos Educacionais exercem atividades inerentes ao seu cargo. Todavia, das 6 atividades previstas no Ofício Circular nº 015/2005/CGGP/SAA/SE/MEC, todos realizam no máximo uma.
A execução das atividades previstas por esse Ofício do MEC para cada cargo não possui associação com a realização de cursos de capacitação pelos técnico-administrativos lotados na Reitoria da UFRN, mesmo quando 87% dos servidores que exercem atividades inerentes ao cargo para o qual foram contratados realizaram curso(s) de capacitação, conforme demonstra o gráfico a seguir.
GRÁFICO 12 – Relação entre capacitação e as atividades típicas dos cargos de técnico-administrativos em educação
Servidores que exercem as atividades do seu cargo e realizaram curso de capacitação
Servidores que exercem as atividades do seu cargo e NÃO realizaram curso de capacitação
Fonte: Elaborado pelo autor.
Esse quadro de elevado número de servidores com acúmulo de cargos e/ou em desvio de função tão nítido na Reitoria da UFRN pode ter diversas explicações, dentre elas a de que a própria instituição e seus gestores desconhecem as funções
13%
típicas de cada cargo e, portanto, não utilizam a mão-de-obra disponível de forma adequada.
Apesar de a acumulação de cargos e funções, quando o servidor receber vencimentos para o exercício de apenas um, não incidir a regra constitucional proibitiva dessa prática, os casos de acúmulo de funções descritos nesta análise podem gerar diminuição do desempenho dos servidores e comprometer a eficiência dos serviços prestados. Além disso, o fato de a administração geral da UFRN nem sempre ser capaz de identificar corretamente seus servidores mostra que a gestão de pessoas ainda hoje tem muito a melhorar.
Portanto, cabe aos gerentes
Estabelecer alguma estrutura para alcançar os requisitos do plano, alocar pessoal para essa estrutura, delegar responsabilidade e autoridade para colocar o plano em ação, suprir normas e procedimentos para ajudar as pessoas e triar métodos ou sistemas para controlar a implementação (HAIM, 2003, p.18).
Em 1995 a universidade já era “instigada a adotar modelos de organização e gestão tidos por mais eficientes, como alternativa ao excesso de burocratismo, emperramento da máquina administrativa, desperdício de recursos, corporativismo, clientelismo, etc.” (UFRN, 1995, p.10).
No Plano de Ação de 1995-1999, como pontos fracos eram apontados:
estrutura administrativa pesada, com sérias dificuldades de comunicação interna e enorme lentidão no seu funcionamento; excesso de normatização em alguns setores e falta completa de normas em outros; isolamento de Unidades Acadêmicas e desarticulação entre o Ensino, a Pesquisa e a Extensão; política de avaliação institucional não consolidada; gigantismo, decorrente de áreas e setores que se distanciam das finalidades acadêmicas, acrescentando dificuldades de gestão; insuficiência de capacidade gerencial nos setores da administração da UFRN; distribuição de pessoal incompatível com as necessidades dos setores de lotação; etc.” (Op. Cit., p. 14-15).
Os resultados apresentados neste capítulo nos levam a enxergar além da norma e nos faz refletir que em quase 20 anos, apesar das inúmeras mudanças ocorridas na instituição, a maioria dos pontos fracos identificados em 1995 não foram superados, principalmente quanto às dificuldades da gestão e da administração de pessoal.
Buscando compreender como esses pontos fracos podem ser melhorados, os servidores técnico-administrativos da reitoria foram questionados quanto às dificuldades encontradas para o desempenho de suas atividades. Destacam-se, no quadro a seguir, algumas dessas dificuldades, as quais se forem sanadas ou minimizadas podem resultar na melhoria da qualidade dos serviços prestados pelos servidores bem como da gestão da UFRN.
GRÁFICO 13 – Principais dificuldades no desempenho das atividades
0 5 10 15 20 25 30 Dificuldades Administração do tempo Relações interpessoais Cultura Organizacional Discrepância entre teoria e prática Falta de autonomia Morosidade Excesso de burocracia Pressão Outros Nenhuma Fonte: Elaborado pelo autor.
Os servidores apontaram, em sua maioria, mais de uma dificuldade enfrentada em seu ambiente de trabalho que atrapalham o bom desempenho de suas funções. Dentre as que mais se destacam estão: cultura organizacional, excesso de burocracia, morosidade, administração do tempo e discrepância entre teoria e prática, o que nos leva de volta ao que foi apresentado no início deste trabalho, em que se destacou a dificuldade de adequação das universidades brasileiras às iniciativas de mudança para uma gestão menos burocrática e com práticas obsoletas.
A eficiência, portanto, da alocação e adequada utilização dessa mão-de-obra qualificada pode diminuir essa distância entre o que propõe as normas e o que é praticado além de minimizar essas dificuldades apontadas pelos servidores.
Outro ponto que merece destaque como uma dificuldade para o desempenho das atividades dos servidores é o quesito comunicação. Mais de 80% dos servidores estudados apontaram que há falta de comunicação, concentração de conhecimentos em alguns setores e/ou as informações ficam restritas à esfera gerencial. Isso leva a um descompasso de desempenho entre os setores.
Além disso, recai-se na questão do desestímulo aos novos servidores, os quais, muitas vezes, desejam desenvolver suas atividades de forma mais dinâmica e esbarram na falta de informação e na dificuldade de obter respostas, uma vez que estas ficam restritas a determinadas pessoas ou setores.
Por fim, apesar dessas dificuldades apontadas pelos servidores, a pró- reitora de gestão de pessoas destaca que
Nós avançamos muito aqui, rapidamente aqui na parte de sistemas certo e aí nessa outra parte aqui que é a parte dos processos, do envolvimento das pessoas, da forma como fazer a gente não