La structure de SysDA se développe autour d’un fichier maître SITES qui est relié par liens à la plupart des autres fichiers de la base. Elle compte actuellement 76 fichiers (fichiers
de saisie, fichiers de lien, …), contre 21 pour bdB (base de données Beuvray utilisée au Centre archéologique européen du Mont Beuvray) par exemple. Vu le nombre de fichiers, la structure est très lourde et mériterait à être simplifiée. Par exemple le simple fait d’utiliser la mise à jour des références, permettrait de supprimer la plupart des liens avec “communes” et “départements régions” puisque les informations sont déjà dans le fichier site (voir annexe 3, p. 211, certains exemplaires de la structure.) De même l’usage de tables externes22 pourrait sûrement simplifier certains liens multiples comme entre “sépulture” et “unités stratigraphiques” et comme entre “références stratigraphiques” et “anthropologie”. Cette simplification prendra sûrement effet avec le passage à la version 5 de FileMaker Pro™.
SysDA se présente en 9 séries dont 5 (représentées en souligné dans la liste ci-après) sont directement liées à la saisie des données de fouilles.
- série 1 : généralités,
- série 2 : stratigraphie/enregistrements stratigraphiques,
- série 3 : géopositionnement, - série 4 : mobilier, - série 5 : documentation, - série 6 : diffusion, - série 7 : archivage, - série 8 : gestion, - série 9 : spécifique,
L’accès à ces séries, et donc au reste de la base de données, se fait par l’intermédiaire d’un fichier pilote “SysDA”. Ce fichier gère l’accès par mot de passe : mot de passe libre pour consulter et saisir des données dans la base, particulier pour travailler sur la structure. Occasionnellement, des mots de passe peuvent être mis en place pour des études particulières.
Ces séries donnent accès aux différents fichiers composant la base. Ces fichiers se répartissent en deux groupes (voir séries et listes des fichiers correspondants dans les tableaux du chapitre II – Étude spécifique par séries, p. 177) :
- les fichiers maîtres qui servent à la saisie.
Ces fichiers sont tous construits selon les mêmes principes. Il y a toujours un écran de saisie général en 13", sur lequel se trouvent toutes les informations principales sur le thème donné, un ou plusieurs autres écrans de saisie pour les renseignements complémentaires, un écran de liste et des écrans multiples, dis de “sorties”, qui permettent de faire des impressions types, de quantifications, de classements,… souvent en lien avec les besoins d’un DFS (voir des exemples dans le chapitre II -Étude spécifique par série, p. 177).
- les fichiers annexes, fichiers liens, listes de valeurs avec saisie de certaines valeurs, utilitaires, fichiers de tri, fichiers de listages annexes d’un fichier maître.
Ces fichiers annexes semblent, pour la plupart, tout au moins, pouvoir être évités. En effet pour les fichiers comme “code rangement bibliothèque”, “catégorie mobilier” et
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“codes d’inventaires” un traitement direct par listes de valeurs alphanumériques pourrait suffire (cet outil de FileMaker Pro™ a été amélioré dans sa version 5). De même, les fichiers de listages comme “clichés listages”, “documents graphiques listages”, sont des extractions des fichiers maîtres correspondants et qui servent à gérer les liens entre deux fichiers. La structure de ces fichiers “liens” pourra sûrement être revue pour les simplifier.
La densité de charge des écrans de ces différents fichiers est maximale puisque la taille d’écran d’ordinateur choisi pour SysDA est de 13". Les ordinateurs actuellement ayant un écran aussi réduit sont de plus en plus rares et il est à espérer dans les années à venir que la taille des écrans grandira. Des écrans plus grands permettraient de regrouper les différents écrans de saisie pour un seul fichier et d’éviter des oublis. Il a été observé et mis en place dans certaines bases que l’utilisation de l’ascenseur vertical des fichiers était assez maniable et ne gênait en rien la vision d’ensemble des informations (voir bdB). Il suffit de hiérarchiser et de grouper les rubriques suivant des thèmes logiques (ce qui n’est d’ailleurs pas toujours le cas dans SysDA, voir chapitre II - Étude spécifique par séries, p. 177).
La place réservée aux rubriques est encore réduite par un nombre impressionnant de boutons. Ceux-ci servent à la fois pour les navigations entre écrans d’un même fichier et entre fichiers, et pour coller automatiquement certains textes répétitifs. On pourrait envisager de supprimer ces boutons et de les remplacer par un bouton d’index. Les boutons de navigation sont presque toujours au même endroit ou tout du moins gérés par catégories (les boutons concernant les écrans de saisie sont regroupés). Par contre il est très difficile de faire la différence entre des boutons de navigation se trouvant à l’intérieur de l’écran (dans les zones de saisie) et les boutons permettant de coller des textes. D’ailleurs ceux-ci ne sont pas toujours explicites (problèmes de place et habitude d’utilisation). Par exemple : dans le fichier “documents électroniques” de la série 5, le fait d’appuyer sur le bouton “all. cu.” de la ligne “dessin vectoriel” va renseigner à la fois la rubrique “type de document” en collant “Dessin vectoriel”, la rubrique “logiciel créateur” en collant “Adobe Illustrator” et la rubrique “sujet du document” en collant “Dessin d’objet en alliage cuivreux”. C’est rapide mais encore faut-il être au courant !
Les écrans sont aussi très colorés. En effet une ligne graphique spécifique aux rubriques et aux boutons a été mise en place. Les rubriques sur fond rose correspondent aux rubriques de saisie, celles sur fond jaune indiquent des rubriques de calculs automatiques, et celles sur fond bleu proviennent de fichiers liés ou d’importations automatiques. Les boutons, quant à eux, sont gris encadrés de bleu. Ce système est d’un côté très séduisant, puisqu’il permet de connaître le statut de la donnée qui nous intéresse ainsi que d’aider le responsable de la maintenance de la base. Par contre il induit un découpage visuel des informations n’aidant pas à la lisibilité d’ensemble.
La saisie, les modifications et la consultation se font donc dans la même base. Saisie et modifications peuvent être effectuées par tous les intervenants, responsables de chantiers, spécialistes, membres de la maison de l’archéologie, ainsi que des stagiaires. Le fonctionnement de la base est expliqué oralement à chaque nouvel utilisateur en fonction des fichiers sur lesquels il va intervenir. La consultation se fait soit directement pour les utilisateurs habituels de SysDA, soit indirectement pour les demandes de renseignements. Dans ce cas, le chercheur ou l’étudiant exprime ses besoins et un membre de la maison de l’archéologie effectue les recherches nécessaires dans la base.