Le codage du système étudié est assez cohérent. Il se présente comme suit :
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - indice type + n° d’ordre
Seul le code de l’inventaire mobilier diffère :
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - n° caisse - n° boîte - n° sous-boîte - n° sachet
Néanmoins les numéros d’identification vont prochainement être actualisés pour répondre aux normes du Ministère de la Culture en matière de gestion documentaire. D’ailleurs dans la base étudiée, les documents photographiques sont déjà dotés de ce nouveau code :
Année [2 chiffres] - n° d’opération [3 chiffres] - n° département [2 chiffres] – Indice type + n° d’ordre [4 chiffres]
Le changement consiste donc seulement à l’adjonction du numéro de département et celle-ci ne devrait pas poser de difficulté pour convertir les données déjà saisies dans la base. Le code d'inventaires de mobilier ne changeant pas, la gestion du dépôt devrait elle aussi intégrer la transformation sans danger de perte d’informations et d’objets.
- I -ÉTUDE GÉNÉRALE DE BASE_DFS.
La structure de BASE_DFS se développe autour d’un fichier maître “opération” que l’on doit remplir pour accéder au reste de la base lorsque l’on rentre dans une base vide. La BASE_DFS étant multi-opération, on pourra, lorsque cette opération courante sera créée, importer d’autres opérations et ainsi changer d’opération lorsqu’on le souhaite et saisir des données provenant de l’une ou l’autre des opérations. Relativement simple dans son utilisation, BASE_DFS possède tout de même un nombre très important de fichiers, 42, qui sont en fait pour la moitié des fichiers de liens dont l’existence n’est pas connue de l’utilisateur (voir inventaire, annexe 1, p 61)
BASE_DFS peut en fait se structurer de manière différente selon que l’on souhaite juste gérer la documentation ou en plus posséder un système d’enregistrement des données de fouille. Le nombre de fichiers proposés dans le “menu” varie donc. Le choix est laissé au responsable de la fouille.
- 1 - Gestion documentaire. Cette base comprend 4 groupes et 7 fichiers.
- Groupe opération courante avec un fichier “opération”
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- Groupe unités d’enregistrement avec un fichier “entités archéologiques” et un fichier “sondages”
- Groupe inventaires généraux avec un fichier “inventaire mobilier” et un fichier “prélèvement”
- Groupe documentations avec un fichier “documents photographiques”, un fichier “documents graphiques” et un fichier “bibliographie”
- 2 - Gestion documentaire et système d’enregistrement. Cette base comprend 5 groupes et 12 fichiers.
- Groupe opération courante avec un fichier “opération”
- Groupe unités d’enregistrement avec un fichier “entités archéologiques” et un fichier “sondages”
- Groupe inventaires généraux avec un fichier “inventaire mobilier” et un fichier “prélèvement”
- Groupe mobilier archéologique avec un fichier “mobilier céramique”, un fichier “mobilier lithique”, un fichier “mobilier anthropologique” et un fichier “métallique”
- Groupe documentations avec un fichier “documents photographiques”, un fichier “documents graphiques” et un fichier “bibliographie”
C’est cette dernière structure qui sera choisie pour une étude détaillée de chaque fichier. C’est d’ailleurs celle-ci qui est présentée dans le schéma de principe pour
l’enregistrement et la gestion informatisée des données issue d’une opération archéologique5
(voir schéma annexe 2, p 62).
Une fois l’opération courante créée, l’accès à ces différents fichiers et donc à la base se fait par l’intermédiaire d’un fichier pilote MENU_TC. DFS. Celui-ci se divise en bandes horizontales par groupes. C’est à ce moment que l’utilisateur choisit entre les deux types de fonction de la base ainsi que la taille de l’écran. En effet dans les préférences, on peut choisir entre un format 14' ou 15'. Néanmoins l’écran 14' est simplement une réduction de l’écran 15' et non pas un remodelage de la présentation. BASE_DFS étant proposée sur FileMaker Pro Runtime™ 4.0.Fv3 la question d’une gestion de mot de passe ne se pose pas pour la protection de la structure.
La saisie et la modification se font dans la même base. Pour la consultation, celle-ci se fera, après le rendu du DFS, soit par le CD, qui est remis en même temps que le DFS lui-même, qui contient la base qui a permis d’enregistrer et de gérer les données issues de la fouille, soit par les trois bases de gestions du SRA Aquitaine (voir paragraphe p 38).
Lors de l’ouverture d’une nouvelle fouille, le responsable reçoit une copie de la base sur FileMaker Pro Runtime™ 4.0.Fv3 (ce qui lui évite d’avoir à installer le logiciel FileMaker Pro™ sur l’ordinateur d’accueil), ainsi que les fiches papier pour la saisie sur le terrain des entités archéologiques et les sondages. Pour les autres fichiers, mobilier, documentation,…, il
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Schéma présent dans le fichier organisation BASE_DFS .pdf du dossier documentation installé en même temps
n’existe pas de fiches papier, la saisie se faisant directement dans la base. Les personnes qui ont utilisé la base se repèrent assez rapidement pour la saisie proprement dite. En revanche l’aspect fonctionnel de la base (liens, impressions, recherches…) ne semble pas très évident pour tous. Malgré tout, les équipes arrivent sans trop de problèmes à être autonomes pour son utilisation (et ce malgré l’absence de plus en plus manifeste d’un manuel ou d’un guide
d’utilisation)6
.
Les fichiers de BASE_DFS sont tous construits selon le même principe. On pourrait les diviser en trois parties :
- Un en tête qui regroupe à la fois le nom et numéro d’inventaire de l’objet archéologique ainsi que des boutons nominatifs permettant d’accéder aux autres écrans du fichier.
- Un corps composé des différentes rubriques à renseigner, rassemblées par thème dans des cadres spécifiques.
- Un pied de page qui comprend des boutons de navigation : retour au menu, déplacement vers d’autres fichiers, et des boutons d’accès aux autres écrans du fichier comme résumé ou liste ainsi que la fonction recherche et impression.
La ligne graphique choisie pour les écrans va du blanc pour les rubriques, au gris clair pour le fond d’écran, gris plus soutenu pour les fonds de cadres et les boutons, au gris foncé pour les titres des cadres. Le nom et le numéro d’inventaire de l’objet archéologique ressortent par la couleur rouge qui leur est allouée et dans les écrans concernant les informations provenant des fichiers liés, les numéros d’inventaires apparaissent en bleu. Cette présentation est très agréable, les écrans semblent “respirer” et cette logique menée sur tous les écrans de saisie aide à l’orientation de l’utilisateur. Dommage que la logique de saisie (gestion de la tabulation) ne soit pas aussi cohérente que pourrait le faire espérer ce découpage par cadres.
Le fait qu’il y ait plusieurs écrans de saisie, ce qui risquerait de morceler l’information, est contrebalancé par la présence d’un écran de résumé, qui regroupe l’essentiel des rubriques du fichier. Avec ce résumé les utilisateurs ont un très bon outil de travail puisqu’ils ont en un seul écran les rubriques du fichier ainsi que des rubriques des fichiers liés. Cet outil servirait à la fois à l’aide à l’interprétation et à l’aide à la publication en intégrant directement des sorties papier de ces résumés dans le DFS. Il se compose généralement de trois cadres, le premier portant les informations sur l’opération courante et les entités archéologiques, les deux autres les informations plus spécifiques au fichier lui-même. Néanmoins, dans l’état actuel des choses — voir commentaires spécifiques sur chaque écran de résumé fichier par fichier dans le chapitre II – ÉTUDE SPÉCIFIQUES PAR FICHIERS, p 42 — ces écrans ne sont pas très exploitables.
Deux types de boutons sont présents dans les écrans de BASE_DFS. Les premiers, que l’on pourrait qualifier d’évidents sont ceux que l’on trouve dans le pied de page de l’écran. Ils ont du volume ce qui les fait ressortir de l’écran et leur donne l’aspect d’un bouton. Les seconds, plus intéressants puisqu’ils servent le plus souvent à faire les liens et naviguer entre fiches et fichiers liés, sont à trouver. En effet, peut-on penser automatiquement, surtout si l’on
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ne connaît pas trop le fonctionnement de FileMaker Pro™, qu’il suffit de cliquer dans les rectangles nominatifs de l’en-tête pour atteindre les écrans permettant de lister les objets archéologiques liés ? De même dans l’image suivante, qui provient du fichier mobilier céramique, peut-on se douter qu’il y a 4 boutons ?
Le fait de cliquer sur “Entité Archéologique” va mener l’utilisateur au fichier US_CARRE. DFS. Le fait de cliquer dans la zone blanche, va faire apparaître la liste des entités archéologiques disponibles pour le lien. En choisissant une entité, ou plusieurs, on revient à l’écran de saisie, le numéro d’inventaire de l’entité apparaît sur un fond grisé à la place de la zone blanche. Lorsque l’on va cliquer sur la clef, cela va permettre de déverrouiller le code d'inventaires de l’entité et de le modifier. Enfin, lorsque l’on clique sur “Entités concernées”, on accède à la fiche de l’entité concernée.
La fonction d’impression n’est pas très développée dans BASE_DFS. En effet, celle-ci permet simplement d’imprimer l’écran sur lequel on se trouve, que ce soient les écrans de saisie (avec toutes les nuances de gris), de présentation en liste ou le résumé. D’ailleurs pour des problèmes de paramétrage de marges d’impression d’une machine à l’autre, les boutons “imprimer” sont désactivés. Néanmoins, suite à des demandes précises de responsables d’opérations, des modules d’impressions personnalisables (listes, tableaux, fiches, …) vont être mis en œuvre dans un proche avenir.