Étapes de résolution via la méthode de Newton

O Termo de Abertura do Projeto (TAP), conforme ensinado por Kerzner (2017), corresponde ao documento que, se aprovado, marcará oficialmente o início do projeto. Nele estão desenhados os principais requisitos, restrições e benefícios esperados, a justificativa para mudança do status atual e os riscos identificados.

100 No contexto desta pesquisa, o Termo de Abertura do Projeto, apêndice D, teve sua estruturação a partir da existência de gargalos e da perspectiva da superação destes, por meio da construção coletiva de documentos que contemplem a expertise de cada ator envolvido no processo de contratação pretendido pelo Campus.

Nestes termos, a justificativa para a mudança do status atual, conforme constatado na coleta dos dados apresentados no capítulo anterior, reside em elementos como: a histórica ocorrência de falhas na especificação técnica dos itens; a desarticulação entre os documentos reguladores da contratação e a atuação dos atores na gestão e fiscalização contratual; e a percepção de baixo engajamento dos atores ou setores demandantes durante todo o andamento dos processos licitatórios.

Gonçalves (2012) em seus estudos concluiu que a perda de celeridade nos pregões eletrônicos se deve, em parte, aos erros na elaboração das requisições e às falhas de planejamento da fase interna das licitações. Corroborando este entendimento, Dória (2018, p.87) observou que ―a falta de capacitação dos demandantes e as falhas nas especificações dos itens foram elencadas como entraves na gestão das compras realizadas pelo Instituto‖.

Para o Participante 1 do grupo focal, ―a alta rotatividade entre os servidores responsáveis pela formalização da demanda e inconstância das capacitações favorecem a fragilidade da especificação dos itens pretendidos‖. Nesta esteira, segundo o Participante 2, ―as falhas na descrição dos itens têm forte impacto na demora das licitações, uma vez que se gasta muito tempo com a correção das especificações e isso acaba gerando desinteresse e descrédito por parte dos solicitantes‖. Por sua vez, para o participante 6, ocupante do cargo de orçamentista, explica que ―a ocorrência de falhas na especificação dos itens possui como reflexos a geração de dúvidas junto aos fornecedores e na obtenção de orçamentos incorretos, o que acaba por queimar a instituição, já que o fornecedores muitas vezes precisam retificar ou fornecer novos orçamentos‖.

Durante a condução da pesquisa, e de forma a melhorar a didática do grupo focal, a arquitetura do TAP se baseou na utilização da ferramenta do 5W2H2, em que cada etapa do plano oferecia resposta a um dos seguintes questionamentos:

2

Para Veras (2016, p.155), a ferramenta do 5W2H corresponde a um checklist fruto do “mapeamento das atividades a serem desenvolvidas, no qual ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa, bem como todos os motivos pelos quais tais atividades devem ser realizadas”.

101 Quadro 23 – Correlação entre o 5W2H e o Termo de Abertura do Projeto.

FERRAMENTA

5W2H DIMENSÃO ABORDADA DESCRIÇÃO

Why? (Por que?) Justificativa para o projeto e benefícios esperados

Quais as necessidades estão sendo abordadas? Qual o objetivo da intervenção? What? (O quê?)

Produtos, serviços ou resultados esperados, bem como seus requisitos.

O que está sendo tratado? O que se pretende fazer?

Who? (Quem?) Partes interessadas e equipe do projeto.

Quem será responsável por determinada tarefa?

When? (Quando?) Cronograma e linha de

tempo do projeto. Quando será feito? Com que periodicidade? How? (Como?)

Restrições, premissas do produto, riscos e estrutura analítica do projeto.

Como será feito? Quais os procedimentos ou tarefas a serem utilizados?

Fonte: Elaborado pela autora com base em Treff e Batistella (2013) e Veras (2016)

Convém esclarecer que, conforme pode ser verificado, da ferramenta acima foram suprimidos os campos referentes a Where? (Onde?) e How much? (Quanto?), visto que o grupo amostral considerou tais dimensões pouco relevantes aos processos, vez que, via de regra, os processos são planejados e executados no âmbito da Coordenadoria de Licitações e utilizam recursos institucionais pré-existentes, não envolvendo a aquisição de bens ou recursos humanos externos ao Campus.

Por outro lado, a amostra reconheceu a carência e a necessidade de aprofundamento da compreensão dos fatores de custo de cada processo. Consoante um dos Diretores participantes do grupo focal, ―não apenas o Campus, mas a Administração Pública em geral, têm pouco ou nenhum conhecimento acerca dos seus custos, o que dificulta a tomada de decisão por parte da gestão do campus‖. Assim,

no âmbito do Campus, em algumas situações, dado o montante estimado para a contratação e a previsão processos correlatos ao longo do ano, alguns processos, na minha opinião, acabam tendo custo administrativo superior aos dos serviços contratados, a exemplo dos serviços de pintura e jardinagem de pontos específicos.

A inexistência de informações referentes ao custo administrativo dos processos prejudica a tomada de decisão embasada em dados por parte da Administração e pode significar o desperdício de recursos e sobrecarga para os servidores. (ENTREVISTADO 3).

102 Objetivando ilustrar a construção do TAP, segundo as orientações acima, a pesquisa retornou os seguintes resultados.

Quadro 24 – Descrição do método para elaboração do TAP METODOLOGIA

DO PROJETO DESCRIÇÃO

RESTRIÇÕES

 As atividades de construção do plano deverão: a) ser elaboradas em até três manhãs; b) observar experiências anteriormente vivenciadas em contratações similares, de maneira que o planejamento seja constantemente atualizado; c) observar os dispositivos legais disciplinadores da matéria;

 O plano, produto deste projeto, será submetido à aprovação das Diretorias de Administração e Geral do Campus Aracaju.

PREMISSAS

 A gestão do processo licitatório é de competência da Coordenadoria de Licitações, que indicará o pregoeiro responsável pela execução do certame;

 A gestão do contrato, decorrente do processo licitatório, é de competência da Coordenadoria de Contratos, com auxílio do gestor do contrato e dos fiscais técnico e administrativo;

 Qualquer alteração no escopo do processo será, de imediato, solicitada à Coordenadoria de Licitações e/ou ao pregoeiro, que decidirão acerca da viabilidade da mudança pretendida;

 Todas as informações necessárias à contratação pretendida constarão nas peças iniciais do processo e, em caso de demandas conflitantes, a Coordenadoria de Licitações (ou servidor por ela indicado) deliberará a respeito junto à Administração e/ou ao setor demandante;

 O processo licitatório e a gestão da contratação dele resultante observarão, na íntegra, o edital e seus anexos e a legislação sobre o tema.

RISCOS

 Indefinição / definição equivocada das prioridades de contratação pelo Campus Aracaju;

 Ocorrência de falhas no preenchimento e na definição do objeto constante nos documentos iniciais do processo (IN nº 5/2017);

 Perda de interesse do solicitante na contratação (abandono do processo);

 Forte discrepância entre os valores dos orçamentos utilizados na elaboração da estimativa de preços da contratação;

 Déficit quantitativo e qualitativo de pregoeiros disponíveis no Campus;

 Demora na análise jurídica do processo licitatório;

 -Demora para confirmação, por parte do contratado, do recebimento da Nota de Empenho / Termo de Contrato.

ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)

1 – Pré-certame

1.1 – Recebimento e conferência dos documentos iniciais do processo; 1.2 Realização de Estimativa de Preços da Contratação;

1.3 Análise de viabilidade da contratação e definição da modalidade de compra; 1.4 Codificação da despesa (compra tradicional) e pré-empenho

1.5 Confecção de Minuta de Edital

1.6 Análise Jurídica pela Procuradoria Federal / IFS 2 – Certame

103 2.2 - Realização do Certame;

3 – Pós-Certame

3.1 – Classificação da Proposta;

3.2 – Codificação da Despesa (SRP) e Emissão de Empenho; 3.3 – Celebração contratual.

Fonte: Elaborado pela autora com base nos resultados da pesquisa (2018).

A seu turno, no que atina à cronologia do processo licitatório, durante a pesquisa restou evidenciada, ainda que de maneira empírica e com lastro na experiência histórica do grupo amostral, a seguinte cronologia da execução processual.

Quadro 25 – Linha de Tempo do Projeto no TAP.

EAP ETAPA OU MARCO DO PROJETO TEMPO

ESTIMADO 1 _{Recebimento e conferência dos documentos iniciais do processo} 1 1 Realização de Estimativa de Preços da Contratação 22 1 _{Análise da viabilidade da Compra e Definição da modalidade} 2

1 Confecção de Minuta de Edital 10

1 Codificação da Despesa e Emissão de Empenho 5

2 Análise jurídica pela Procuradoria Federal / IFS 22 2 Adequação da Minuta de Edital à análise jurídica 4

2 Realização do Certame 15

3 Classificação da Proposta 0,1

3 Celebração do Contrato 10

TOTAL EM DIAS ÚTEIS 91,1 Fonte: Elaborado pela autora com base nos resultados da pesquisa (2018)

O resultado encontrado demonstra que os processos licitatórios, no âmbito do Campus, duram atualmente cerca de noventa e um dias úteis, o que equivale a quatro meses e quinze dias, aproximadamente – entre o recebimento dos documentos iniciais e a celebração do contrato – em contraposição aos 59 dias apontados por Almeida (2016) e mais destoante ainda ao considerar os 47 dias apontados por Castro (2014) em seus estudos.

De acordo com o diagnóstico atual, o tempo despendido em cada etapa é justificado pela existência de gargalos, como padronização na instrução processual, insuficiência de informações necessárias ao andamento processual, inexistência de mapeamento das tarefas e de cronograma

104 para as atividades, na dificuldade na obtenção de orçamentos para composição de estimativa de preços e impacto orçamentário da contratação, gargalos também apontados por Dória (2018), Almeida (2016) e Castro (2014).

Assim, o modelo aqui apontado auxiliará a Administração por meio da padronização e análise de fluxos processuais, da aferição de tempo e custo processual e, num segundo momento, sugerirá a adoção de indicadores de desempenho para auxílio no monitoramento e controle do andamento processual, possibilitando o emprego de medidas tempestivas para correção de possíveis desvios.