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MINISTERE D’ETAT CHARGE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
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UNIVERSITE D’ABOMEY-CALAVI
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ECOLE POLYTECHNIQUE D’ABOMEY-CALAVI
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DEPARTEMENT DE GENIE BIOMEDICAL
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Option : Maintenance Biomédicale et Hospitalière RAPPORT DE STAGE DE FIN DE FORMATION
Pour l’obtention du
DIPLOME DE LICENCE PROFESSIONNELLE
Réalisé par :
Diace Elie Philippe Mahugnon ADJINACOU GNAHOUI Superviseur Tuteur
Monsieur Roland C. HOUESSOUVO Monsieur Yves KINHOUANDE (ATER, EPAC/GBM) (Chef Division Maintenance)
ANNEE SCOLAIRE : 2013 - 2014
Proposition d’une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur pour l’amélioration de la maintenance biomédicale à l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava
3ème PROMOTION
Dédicaces
Je dédie ce travail :
A mon père Joseph ADJINACOU GNAHOUI et à ma mère Virginie ADJINACOU GNAHOUI née ASSANHA ; pour leur amour, tous leurs sacrifices consentis pour assurer mon éducation et pour tous les moyens qu’ils ont mis à ma disposition pour la réussite de ma vie. Que DIEU Tout Puissant leur accorde la longévité afin qu’ils puissent jouir du fruit de leurs sacrifices.
Remerciements
J’adresse mes sincères remerciements :
au Directeur de l’Ecole Polytechnique d’Abomey-Calavi, Professeur Félicien AVLESSI ;
au Dr.Ing. Latif FAGBEMI le Chef du département génie biomédical ;
au Dr.Ing. Daton MEDENOU notre Chef d’option maintenance biomédicale et hospitalière;
au Dr Daouda YESSOUFOU, Directeur de l’hôpital de zone d’Abomey- Calavi/Sô-Ava ;
à M. Yves KINHOUANDE notre tuteur pour son suivi, ses sages conseils et le temps précieux qu’il nous a consacré ;
à M. Roland C. HOUESSOUVO notre superviseur qui a accepté diriger ce travail avec rigueur, en dépit de ses nombreuses occupations;
à tout le corps enseignant de l’EPAC ainsi qu’aux membres de l’administration ;
à Mlle Nadace AHOUANNOU, Dorcas SAVOEDA et à M. Serge KOGUI, Brice GOU, Raoul KOUKPAKI, Igor HOUNWANOU pour leurs diverses aides ;
à mes sœurs Géraldine, Nelly, Maurelle et Merveille pour leur amour et leur soutien quotidien ;
à toute la 3ème promotion de la Maintenance Biomédicale et Hospitalière (MBH) ;
à toutes les personnes qui nous ont aidés de près ou de loin et que nous n’avons pas pu nommer.
Liste des abréviations et des sigles BO : Bloc Opératoire
C/SAAE : Chef Service aux Affaires Administratives et Economiques C/SAF : Chef Service aux Affaires Financières
CAR : Centre Autonome de Radiologie
CAP : Centre Autonome de Perfectionnement CDM : Chef Division Maintenance
CED : Conseil des Enseignants de Départements CHIR : Chirurgie
CGE : Conseil Général des Enseignants CODIR : Comité de Direction
CP : Conseil Pédagogique CPN : Consultation Post Natale
CPNPF : Consultation Pré-Natale et Planning Familiale
CUPPE : Centre Universitaire de Promotion des Petites Entreprises D/ASS HYG : Division/ Assainissement Hygiène
D/MAG : Division Magasin DF : Division Facturation
DEA : Diplôme d’Etude Approfondie
DGAP : Division de Gestion des Affaires Personnelles EPAC : École Polytechnique d’Abomey-Calavi
GBM : Génie Biomédical
GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur GPAO : Gestion de la Production Assistée par Ordinateur GYN OBS : Gynécologie Obstétrique
HOSP : Hospitalisation IG : Infirmier Général
KINE : Kinésithérapie LAB : Laboratoire MAIN : Maintenance
MBH : Maintenance Biomédicale et Hospitalière
MED : Médecine
MTBF : Mean Time Between Failures MTTR : Mean Time To Repair
OPH : Ophtalmologie
ORL : Oto-Rhino Laryngologie OT : Ordre de Travail
PED : Pédiatrie
S. ACCO : Salle d’Accouchement
SGBD : Système de Gestion de Bases de Données SI : Soins Intensifs
SS : Service Social STO : Stomatologie
UAC : Université d’Abomey- Calavi URG : Urgence
Liste des figures
Figure 1 : Ecole Polytechnique d’Abomey-Calavi [2] 4
Figure 2 : Organigramme de l’EPAC (Administration de l’EPAC) [2] 7 Figure 3 : Organigramme de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava (Administration de l’hôpital
Juin 2014) 10
Figure 4 : Moniteur multiparamétrique Welch Allyn (Photo prise par moi-même le 11 Juin 2014) 14 Figure 5 : La baladeuse (Photo prise par moi-même le 13 Juin 2014) 15 Figure 6 : Distributeur de savon et de désinfectant (Photo prise par moi-même le 17 Juin 2014) 16 Figure 7 : Concentrateur Millenium M5 respironics (Photo prise par moi-même le 10 Juillet 2014) 18 Figure 8 : Concentrateur INVACARE 5 (Photo prise par moi-même le 10 Juillet 2014) 18 Figure 9 : Organigramme d’intervention de la Division Maintenance 28 Figure 10 : Fiche de maintenance préventive de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava (Photo
prise par moi-même le 16 Juillet 2014) 29
Figure 11 : Bons d’intervention de la Chirurgie, de l’imagerie et du bloc (Photo prise par moi-même
le 16 Juillet 2014) 29
Figure 12 : Exemplaire de remplissage d’un bon d’intervention (Photo prise par moi-même le 16
Juillet 2014) 30
Figure 13 : Fiche de stock de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava 30
Figure 14 : Fiche d’utilisation de l’ECG 31
Figure 15 : Fiche de bon de commande 32
Figure 16 : Fiche de bon de commande 33
Figure 17 : Fiche de bon de commande 34
Figure 18 : Fiche de bon de commande (suite figure 17) 35
Figure 19 : Fiches de travail fait 36
Figure 20 : Formulaire de lettre 37
Figure 21 : Fiche d’exécution des travaux par les prestataires externes 37 Figure 22 : Cahiers de réparation de la Division Maintenance (Photo prise par moi-même le 21 Juillet
2014) 38
Figure 23 : Formulaire de remplissage du cahier de réparation (Photo prise par moi-même le 21 Juillet
2014) 38
Figure 24 : Illustration de la version électronique sous Excel du cahier de réparation 43 Figure 25 : Illustration de la version électronique sous Excel 2010 avec les champs complétés 44 Figure 26 : Illustration du registre électronique des actions de maintenance avec l’insertion des filtres
45
Figure 27 : Formulaire de bon d’intervention 46
Figure 28 : Illustration du registre électronique des actions de maintenance avec insertion des
commentaires et de la fiche de bon d’intervention en lien hypertexte 47 Figure 29 : Illustration de la fiche d’inventaire des équipements du laboratoire dans un fichier Excel
2010 48
Figure 30 : Illustration de la fiche d’inventaire avec insertion des filtres et des champs proposés 49 Figure 31 : Illustration de la fiche de stock dans un fichier Excel 2010 49
Figure 32 : Organigramme de la GMAO 56
Liste des tableaux
Tableau 1 : Tableau des services de l’hôpital de zone ... 11 Tableau 2 : Répartition du personnel médico-technique ... 12
Résumé
L’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava est confronté aux problèmes liés à l’absence d’un système de gestion permettant de suivre facilement et d’archiver les différentes activités menées ainsi que les facteurs y afférents. Il est relevé que toutes les interventions qui s’y déroulent sont archivées dans des registres imprimés. Ce qui ne permet pas l’accès rapide aux informations et présente le risque de perte des données liées à la dégradation inévitable des supports papiers. Les travaux ont consisté à mettre en place une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur avec les logiciels de base de Microsoft Office. Après un diagnostic approfondi du système en place et la numérisation sous Excel du cahier de réparation, des formulaires sont établis sous Word et Excel. L’utilisation expérimentale des formulaires-outils proposés, apportera une nette amélioration pour la célérité des prestations et la traçabilité des actions de maintenance.
Mots clés: activités, Excel, formulaire, intervention, traçabilité, Word.
Abstract
Hospital area of Abomey-Calavi / Sô-Ava is facing problems in the absence of a management system to easily track and archive various activities and factors relating thereto. It is noted that all the interventions that take place are archived in printed books. This does not allow fast access to information and presents the risk of loss related to the inevitable degradation of paper media data. The work involved in setting up a strategy for Maintenance Management Computer Aided with basic software of Microsoft Office. After a thorough diagnosis of the existing system and scanning Excel Workbook repair, forms are prepared in Word and Excel. The experimental use of forms tools available, bring a significant improvement for the speed benefits and traceability of maintenance actions.
Keywords: activities, Excel, form, procedure, traceability Word.
Table des matières
Dédicaces ...i
Remerciements ... ii
Liste des abréviations et des sigles ... iii
Liste des figures ... v
Liste des tableaux ... vi
Résumé ... vii
Abstract ... viii
Table des matières ... ix
Introduction ...1
1ère Partie...3
Chapitre 1 : PRESENTATION DE LA STRUCTURE DE FORMATION ET DU LIEU DE STAGE .4 1.1 Présentation de la structure de formation ...4
1.1.1 Historique de l’EPAC ...4
1.1.2 Missions de l’EPAC ...5
1.1.3 Organisation structurelle de l’EPAC...6
1.1.4 Organisation académique de l’EPAC...8
1.2 Présentation du lieu de stage ...8
1.2.1 Historique de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava...8
1.2.2 Situation géographique de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava ...9
1.2.3 Organigramme de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava ...9
1.2.4 Services de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava ... 11
Chapitre 2 : DEROULEMENT DU STAGE ... 13
2.1. Présentation, Description et fonctionnement de la division maintenance ... 13
2.2. Travaux effectués ... 14
2.2.1. Installation d’un moniteur multiparamétrique à la maternité ... 14
2.2.2. Installation d’une baladeuse à la salle d’accouchement ... 15
2.2.3. Installation de la table d’examen à la salle d’accouchement ... 15
2.2.4. Installation de quatorze (14) distributeurs de savon dans les services de l’hôpital... 16
2.2.5. Installation de deux climatiseurs split de marque Sharp dans l’atelier technique de la maintenance ... 17
2.2.6. Réception et vérification de l’état des deux concentrateurs d’oxygène Millenium M5 respironics et Invacare 5 ... 18
2ème partie ... 23
Chapitre 3 : GENERALITES SUR LE THEME D’ETUDE ... 24
3.1. Problématique ... 25
3.2. Analyse critique de la GMAO ... 25
3.3. Objectifs ... 27
3.4. Méthodologie ... 27
3.4.1. Situation actuelle de la gestion de la maintenance à l’hôpital de zone d’Abomey- Calavi/Sô-Ava ... 27
3.4.2. Analyse de la situation ... 39
3.4.3. Matériels ... 41
Chapitre 4 : PROPOSITION D’UNE STRATEGIE DE GMAO ... 42
4.1. Méthodologie ... 42
4.2. Résultat ... 50
Remarques ... 52
Suggestions ... 52
Conclusion... 53
Références bibliographiques ... 54
Annexes ... 55
Annexe 1 : Organigramme de la GMAO ... 56
Annexe 2 : Outil GMAO et le service de maintenance biomédical ... 57
Annexe 3 : Intérêt d’une GMAO à l’hôpital ... 58
Introduction
La technologie joue un rôle essentiel dans l’efficacité des prestations de santé.
Le choix des technologies médicales appropriées et l’organisation requise pour maintenir ces technologies en bon état de fonctionnement relèvent des programmes de gestion des technologies de la santé. Les systèmes de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) sont aussi utilisés pour aider les responsables de la gestion des technologies de la santé à suivre les équipements médicaux et les dépenses connexes. Dans la gestion des technologies de la santé, la GMAO est utilisée pour automatiser la documentation relative à toutes les activités liées aux dispositifs médicaux. Elle permet notamment la planification du matériel, la gestion de l’inventaire, les procédures de maintenance corrective et préventive, le contrôle des pièces de rechange, les contrats de services pour les dispositifs médicaux et les alertes médicales [1]. Ce sont des domaines de compétence que nous requiert notre formation en Maintenance Biomédicale et Hospitalière. A cet effet, nous avons suivi un stage professionnel du 12 mai au 14 août 2014 dans le service de maintenance biomédicale de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava.
En général, ce stage pratique vise quatre objectifs à savoir :
voir faire et faire dans la pratique, la maintenance des dispositifs médicaux généraux et spéciaux ;
acquérir une bonne dextérité dans la conduite et la réalisation de la maintenance des dispositifs médicaux généraux et spéciaux ;
apporter notre touche pour l’amélioration de la démarche adoptée dans l’hôpital afin de garantir la maintenance et le maintien en exploitation efficiente du plateau technique ;
identifier un problème préoccupant pour le service de maintenance sur le
Ce quatrième objectif a fait l’objet d’un thème d’étude portant sur la Proposition d’une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) pour l’amélioration de la maintenance biomédicale à l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava. Ce document est structuré en deux parties :
une première partie présentant notre structure de formation, le lieu de stage et le déroulement du stage;
une deuxième partie présentant l’étude du thème.
1ère Partie
STRUCTURE DE FORMATION, LIEU DE STAGE ET DEROULEMENT DU STAGE
STRUCTURE DE FORMATION, LIEU DE STAGE ET
DEROULEMENT DU STAGE
Chapitre 1 : PRESENTATION DE LA STRUCTURE DE FORMATION ET DU LIEU DE STAGE
1.1 Présentation de la structure de formation
Figure 1 : Ecole Polytechnique d’Abomey-Calavi [2]
1.1.1 Historique de l’EPAC
Le Collège Polytechnique et Universitaire (CPU) avait ouvert ses portes à ses premiers étudiants en février 1977. Fruit de la coopération Bénino-Canadienne, il devient le 25 février 2005 École Polytechnique d’Abomey-Calavi (EPAC), un établissement public de formation scientifique et technique supérieure orientée vers la professionnalisation. Ainsi, il est un maillon capital de notre système universitaire, mieux du système éducatif béninois.
Entre octobre 1982 et juillet 1996, 896 étudiants étrangers avaient été inscrits, soit en moyenne 70 par an. Grâce à leur soif de toujours savoir et à l’effort permanent fourni par les étudiants, l’ex-CPU pouvait se féliciter d’un taux moyen de réussite avoisinant les 94%. La première promotion est sortie en 1980.
A l’origine, on pouvait compter parmi les formateurs un grand nombre d’enseignants canadiens, mais grâce à la politique de relève appliquée par le
Bénin, le nombre d’enseignants canadiens a progressivement diminué pour être totalement remplacé par un nombre important d’enseignants nationaux de haut niveau académique.
Comme on peut s’en douter l’ex-CPU, à un moment donné de son évolution était devenu une institution prête à générer dans un avenir proche, des ingénieurs de conception ; ce qui d’ailleurs urgeait à partir du moment où, d’années en années, les besoins en formation d’ingénieurs devenaient de plus en plus pressant, entrainant ainsi l’ouverture du second cycle.
Le 25 février 2005, le Président de la République, Chef de l’État, Chef du gouvernement, signe un Décret (N°2005-078) portant création, attribution, organisation et fonctionnement de l’École Polytechnique d’Abomey-Calavi (EPAC), « une École Supérieure à caractère de Grande École » dépendant directement de l’Université d’Abomey-Calavi. Un an plutôt, soit à la rentrée académique 2003-2004, la première promotion EPAC a effectué sa rentrée dans le Secteur Industriel par les classes préparatoires et ce malgré toutes les difficultés inhérentes à toute entreprise humaine.
1.1.2 Missions de l’EPAC
L’ex-CPU, établissement d’enseignement supérieur accueillait des bacheliers venant de nos lycées et collèges. A la fin de leur cursus universitaire qui durait trois (3) ans, ils sortaient techniciens supérieurs munis d’un Diplôme d’Études Techniques Supérieures (DETS), et bien plus tard d’un Diplôme d’Ingénieur des Travaux (DIT).
Par ailleurs il faut rappeler que l’ex-CPU n’avait pas pour seule mission la formation des bacheliers pour le grade de Technicien Supérieur, mais il avait été mis en place, en plus du cycle de la formation initiale, un système d’enseignement basé sur un programme de perfectionnement et de formation
prodigieux. Ledit programme intéresse notamment les anciens diplômés de l’ex- CPU et les professeurs de l’Enseignement Technique Secondaire. Il aide en l’occurrence les premiers à se préparer pour les études d’ingénieur de conception en Génie Civil et Géomantique ainsi que pour les DEA de Biologie Humaine Tropicale.
Un autre programme, celui consacré à la formation des formateurs a permis d’instaurer par exemple un DEA interafricain de Sciences Pour l’Ingénieur (SPI) et une formation doctorale dont l’importance pour la carrière des enseignants de l’ex-CPU se passe de tout commentaire.
Parallèlement à tout ce qui précède, il convient de mentionner que l’ex-CPU ne développait pas que des activités qui relèvent du domaine pédagogique. C’était aussi une institution prestataire de services à travers un certain nombre d’unités de productions créées dans les différents départements. Nous pouvons citer entre autres:
le Centre Cunicole de Recherche et d’Information (CE.CU.R.I.) ;
le Centre Universitaire de Mécanique Générale (C.U.M.E.G.) ;
l’Unité de Prestation de Service en Génie Électrique (U.P.G.E.) ;
le Centre Autonome de Radiologie (C.A.R.) ;
le CPU-Informatique ;
le Centre Universitaire de Promotion des Petites Entreprises (CUPPE) « Créé au CPU pour aider les finissants à se prendre en charge eux-mêmes en créant leurs propres entreprises ».
1.1.3 Organisation structurelle de l’EPAC
L’organigramme ci-dessous présente l’organisation structurelle de l’EPAC.
Figure 2 : Organigramme de l’EPAC (Administration de l’EPAC) [2]
1.1.4 Organisation académique de l’EPAC
Au plan académique, l’EPAC comporte 10 départements répartis en deux secteurs :
Secteur biologique
- Département du Génie de l’Environnement
- Département de Génie d’Imagerie Médicale et de Radiologie - Département du Génie de la Biologie Humaine
- Département de Production et Santé Animale
- Département de Génie de la Technologie Alimentaire
Secteur industriel
- Département de Génie Informatique et Télécommunication - Département de Génie Électrique
- Département de Génie Mécanique et Énergétique - Département de Génie Civil
En 2009, un nouveau département a vu le jour dans le secteur industriel : le Département de Génie Biomédical (GBM). C’est dans ce département que nous avons suivi notre formation. Il forme actuellement des techniciens en Maintenance Biomédicale et Hospitalière (MBH) dont nous faisons partie.
1.2 Présentation du lieu de stage
1.2.1 Historique de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava
L’hôpital de la zone sanitaire Abomey-Calavi/Sô-Ava est une formation sanitaire desservant la commune d’Abomey-Calavi et la commune de Sô-Ava qui est une commune lacustre. L’ensemble de ces deux communes forme une zone sanitaire.
En effet l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava a été construit grâce au projet « santé - Population » du Ministère de la Santé. Il a été créé par l’Arrêté N°2225/MS/DC/SGM/CADZS du 10 Mars 2000. Il a été inauguré le 12 mai
2003 par Madame Yvette Céline SEIGNON KANDISSOUNON, Ministre de la Santé. Le centre a effectivement démarré ses activités le 18 Août de la même année. L’hôpital est ainsi doté d’un personnel et d’une autonomie de gestion.
1.2.2 Situation géographique de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava L’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava est implanté à 30 kilomètres environ de Cotonou, dans le département de l’Atlantique. Il se situe dans la commune d’Abomey-Calavi au quartier Zopa en face de la station radio maritime de Bénin Télécom SA. C’est un établissement public à caractère social qui a pour principale vocation d’assurer aux malades les soins de santé à moindre coût. Elle s’étend sur une superficie de 6,77 ha. L’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava a une capacité de 90 lits et dessert une population estimée à 500 000 habitants environ.
1.2.3 Organigramme de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava
L’organigramme ci-après montre l’organisation hiérarchique de l’hôpital.
Figure 3 : Organigramme de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava (Administration de l’hôpital Juin 2014)
1.2.4 Services de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava L’hôpital abrite un bloc administratif et les services suivants : Tableau 1 : Tableau des services de l’hôpital de zone
N° Services médicaux-techniques N° Services administratifs
1 Stomatologie 1 Services des Affaires Administratives et Economiques
2 Urgence 2 Service des Affaires Financières
3 Médecine générale 3 Comptabilité
4 Gynécologie obstétrique 4 Facturation
5 Chirurgie 5 Secrétariat
6 Ophtalmologie 6 Maintenance
7 ORL
8 Bloc opératoire (à deux salles d’opération)
9 Pédiatrie
10 Pharmacie pour la cession des médicaments essentiels
11 Laboratoire d’analyses biomédicales 12 Imagerie médicale
13 Morgue 14 Buanderie
15 Division maintenance 16 Unité de kinésithérapie
L’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava a une personnalité juridique et une autonomie financière. Le centre dispose d’un groupe électrogène d’une capacité de 180 KVA, de deux ambulances et d’un pick-up. Les principales activités effectuées dans cet hôpital sont : Les consultations, l’accouchement, les interventions chirurgicales, l’hospitalisation, les examens biomédicaux, les examens d’imagerie médicale, les soins de stomatologie, les soins ophtalmologiques, les soins d’unité de kinésithérapie.
Au niveau du personnel ; à la date du 24 Juin 2014, l’effectif des employés de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava est de 214.
Tableau 2 : Répartition du personnel médico-technique
N° Les cliniciens Nombres
1 Médecin généraliste 01
2 Pédiatres 03
3 Gynécologues 04
4 Chirurgien 01
5 Médecin Anesthésiste-Réanimateur 01
6 Médecin Chirurgien-Dentiste 01
7 Médecin ORL 01
8 Ingénieurs des travaux en Imagerie Médicale 02
9 Ingénieurs des travaux en Analyse Biomédicale 07
10 Sages-femmes 19
11 Infirmiers diplômés d’Etat 20
12 Infirmiers brevetés 32
13 Aides-soignants 43
14 Anesthésistes 06
15 Techniciens en stomatologie 02
16 Techniciens ORL 02
17 Techniciens en ophtalmologie 02
18 Techniciens supérieur en Kinésithérapie 02
19 Technicien supérieur de Radiologie 01
20 Technicien en Analyse biomédicale 01
21 Technicien en maintenance 01
22 Instrumentistes 02
Du point de vue des finances, l’hôpital fonctionne sur les recettes internes et les subventions de l’Etat.
Chapitre 2 : DEROULEMENT DU STAGE
2.1. Présentation, Description et fonctionnement de la division maintenance
La division maintenance de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava est située derrière la maternité sur le même alignement que la cantine et la morgue.
Elle est constituée d’un local à deux entrées (une entrée pour les équipements de grande taille et une petite entrée pour le personnel et les petits équipements).
Elle s’étend sur une superficie de 56 m2 et est subdivisée en deux parties. Une petite dépendance de 9 m2 qui représente le bureau du chef de la division et une grande dépendance qui constitue l’atelier de maintenance ainsi que le magasin.
Dans cette grande dépendance (atelier/magasin) s’effectuent les travaux de réparation des équipements biomédicaux d’une part et l’entreposage des équipements défaillants, réparés, des dons et des équipements hors d’usage, les outils de travail et autres d’autre part.
La Division Maintenance a pour mission de réduire au maximum le nombre de pannes enregistrées sur les équipements, d’amoindrir les coûts de maintenance, d’améliorer la disponibilité du plateau technique, d’intervenir dans le processus d’acquisition des équipements de bonne qualité et de contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations de l’hôpital.
Ainsi, la Division Maintenance joue plusieurs rôles au sein de la structure hospitalière. En outre, elle intervient sur les équipements dans le but de les maintenir ou de les remettre en état de bon fonctionnement. Elle gère le stock de pièces de rechange et se charge du suivi de la qualité des interventions des prestataires extérieurs sur les équipements biomédicaux en contrat. Par ailleurs, elle conseille l’administration pour l’achat de nouveaux équipements et consommables puis s’occupe de la réception et de l’installation de ces derniers.
Elle a également en charge la sécurité des patients en faisant des tests de sécurité
chaque dispositif médical et susceptibles de créer des situations dommageables aux patients. Elle s’occupe de la formation des utilisateurs sur les équipements biomédicaux. L’hôpital est doté d’un responsable technicien de maintenance qui se fait appuyer par les stagiaires venant de différentes écoles de formations en maintenance biomédicale et hospitalière.
2.2. Travaux effectués
En vue de maintenir en état de bon fonctionnement les équipements et de permettre aux utilisateurs d’obtenir de bons résultats, nous avons mené plusieurs actions de maintenance.
2.2.1. Installation d’un moniteur multiparamétrique à la maternité
Présentation du moniteur
Figure 4 : Moniteur multiparamétrique Welch Allyn (Photo prise par moi-même le 11 Juin 2014)
Le moniteur permet aux médecins et au personnel médical de surveiller les constances physiologiques d’un patient.
2.2.2. Installation d’une baladeuse à la salle d’accouchement
Présentation de la baladeuse
Figure 5 : La baladeuse (Photo prise par moi-même le 13 Juin 2014)
Matériels utilisés
Jeux de tournevis plats, Cruciformes, jeux de clés plates et à laines
Installation
La baladeuse a été installée dans la salle d’accouchement. Elle était déposée à l’atelier de la maintenance en attente d’installation. Sous la supervision du CDM, nous l’avons transportée à la maternité. Ensuite, nous avons branché et allumé la baladeuse.
2.2.3. Installation de la table d’examen à la salle d’accouchement
Présentation de la table d’examen
Figure 6 : La table d’examen (Photo prise par moi-même le 13 Juin 2014)
Matériels utilisés
Jeux de tournevis plats, Cruciformes, jeux de clés plates et à laines
Installation
La table d’examen a été déposée dans la salle d’accouchement en attente d’installation. Nous nous sommes rendus dans la dite salle et sous la supervision du CDM, nous l’avons installée.
2.2.4. Installation de quatorze (14) distributeurs de savon dans les services de l’hôpital
Présentation du Distributeur de savon
Figure 6 : Distributeur de savon et de désinfectant (Photo prise par moi-même le 17 Juin 2014)
Le distributeur de savon manuel permet par le levier de commande, de distribuer une dose précise de savon liquide ou de solution hydro-alcoolique sans contact avec la personne.
Matériels utilisés
Perceuse à main, Vis et Jeux de tournevis plats, Cruciformes, cheville de 8
Installation
Nous avons observé le CDM placé une fois au laboratoire et nous l’avons appliqué dans les autres services. Voici comment s’effectue le montage : Il faut
tout d’abord, retirer le flacon du distributeur. Pour cela, nous avons poussé la base du flacon légèrement vers le haut et tiré quelques centimètres hors du distributeur par le front. Puis, nous l’avons sorti par dessous et ensuite nous avons :
- tiré le distributeur de la plaque murale ;
- poussé la languette d’arrêt et tiré l’appareil par le haut ;
- marqué la position des trous et avec la perceuse à main fait les trous puis fixé la plaque murale avec les chevilles et vis qui sont dans le contenu de livraison ;
- arrêté le distributeur par le haut sur la plaque murale, jusqu’à ce que la languette d’arrêt s’engage.
2.2.5. Installation de deux climatiseurs split de marque Sharp dans l’atelier technique de la maintenance
Matériels utilisés
Multimètre numérique, houe, jeux de tournevis plats et cruciformes, perceuse à main, échelle, vis, mètre, tuyaux PVC, câble électrique de 3x6mm², coude PVC, disjoncteur bipolaire, boîte de raccordement électrique.
Installation
Nous avons disjoncté le compteur d’alimentation du service de maintenance.
Nous avons raccordé directement les climatiseurs sur le compteur par une canalisation enterrée. Nous avons fait passer le câble électrique dans les tuyaux et placé ces derniers dans le sol grâce à une tranchée de 50cm de profondeur préalablement creusée.
2.2.6. Réception et vérification de l’état des deux concentrateurs d’oxygène Millenium M5 respironics et Invacare 5
Présentation des concentrateurs d’oxygène
Figure 7 : Concentrateur Millenium M5 respironics (Photo prise par moi-même le 10 Juillet 2014)
Figure 8 : Concentrateur INVACARE 5 (Photo prise par moi-même le 10 Juillet 2014)
Un concentrateur d’oxygène à usage individuel est un dispositif médical utilisé pour l’oxygénothérapie des patients souffrant d’une insuffisance respiratoire.
Méthode de vérification
Après admission des équipements au service de maintenance, nous avons procédé à leur entretien général en les nettoyant. Nous avons vérifié l’état de fonctionnement des fusibles de protection. Ensuite, nous avons mis sous tension les appareils, constatant ainsi qu’ils fonctionnent normalement et enfin nous avons mis l’un à la disposition du service de pédiatrie et l’autre à la maternité tout en leur expliquant la méthode d’utilisation ainsi inscrite sur les équipements.
Après les travaux ci-dessus cités, nous avons effectué d’autres travaux tels que : - des travaux de plomberie dans les salles de bain de dix (10) salles de
garde et d’hospitalisation dans plusieurs services de l’hôpital. Nous avons vu le plombier changer des colonnes de douches, des robinets d’arrêt, des mécanismes WC ;
- des travaux de menuiserie tels que : les changements de serrures et de poignets dans les services de la maternité et la Kinésithérapie ;
- des travaux d’électricité bâtiment pendant lesquels nous avons remplacé des lampes électriques, remplacé de disjoncteurs et installé des prises dans divers services tels que l’imagerie, la pédiatrie, la maternité, la kinésithérapie, l’administration de l’hôpital, l’administration de zone;
- des travaux de maintenance préventive et curative au cours desquels nous avons changé des ampoules dans la lampe scialytique au bloc opératoire, des ampoules halogènes du collimateur de l’appareil de radiographie. Ces activités se sont effectuées dans divers services et peuvent être décrites comme suit :
2.2.7. Autres travaux effectués dans quelques services 2.2.7.1. Administration de H-Z
- Panne signalée : Les ordinateurs ne s’allumaient pas
- Diagnostic : Nous avons branché les ordinateurs et remarqué qu’ils ne s’allumaient effectivement pas. Nous avons vérifié la tension aux bornes des prises avec le voltmètre et avons remarqué que la tension était de 0Volt. Nous sommes alors partis au niveau du disjoncteur sur lequel étaient câblées ces prises et avons remarqué qu’il est brûlé.
- Action menée : Remplacement du disjoncteur défectueux
- Résultat : Les ordinateurs sont remis en fonctionnement normal 2.2.7.2. Maternité site 1
Porte de la salle d’accouchement
- Panne signalée : La porte ne s’ouvre pas
- Diagnostic : Nous avons remarqué que la serrure était hors d’usage - Action menée : Remplacement de la serrure
- Résultat : La porte s’ouvre désormais
Climatiseur de soin intensif
- Panne signalée : Le climatiseur s’allume et s’éteint
- Diagnostic : Nous avons allumé et remarqué qu’il s’allume et s’éteint effectivement. Nous sommes allés vérifier le disjoncteur sur lequel le climatiseur est branché et nous avons remarqué que le disjoncteur était défectueux.
- Action menée : Remplacement du disjoncteur bipolaire 400V~
- Résultat : Le climatiseur est remis en fonctionnement normal
Cardiotocographe
- Panne signalée : Le cardiotocographe n’imprime plus
- Diagnostic : Nous avons allumé et constaté que l’appareil signale « pas de papier ». Nous avons ensuite vérifié le bac à papier et constaté qu’il était vide
- Action menée : Placement d’un nouveau papier
- Résultat : L’appareil reconnait le papier et imprime normalement
2.2.7.3. Radiologie
Appareil de radiographie
- Panne signalée : L’ampoule du collimateur ne s’allume pas
- Diagnostic : Nous avons allumé l’appareil et remarqué que la lampe ne s’allumait effectivement pas. Nous avons vérifié l’ampoule et remarqué qu’elle était grillée.
- Action menée : Remplacement de l’ampoule 12V/20W- AC - Résultat : L’ampoule s’est remise à fonctionner
2.2.7.4. Laboratoire
Microscope Olympus C×21
- Panne signalée : La platine du microscope n’est pas fixe
- Diagnostic : Nous avons remarqué réellement que la platine n’était pas fixe. Nous avons vérifié l’état des billes qui maintenaient la platine et constaté qu’elles ne sont plus montées en paire.
- Action menée : Nous avons replacé les billes en paire
- Résultat : La platine est devenue plus solide et fonctionne convenablement
2.2.7.5. Stomatologie
Autoclave Matachana 21ED
- Panne signalée : L’appareil ne fait plus le vide
- Diagnostic : Après vérification, nous avons remarqué que la pompe à vide est défectueuse
- Action menée : Nous avons remplacé la pompe à vide - Résultat : L’appareil a commencé par faire le vide 2.2.7.6. Bloc Opératoire
Autoclave Matachana S1000 - Pannes signalées
Alarme 7 : Température trop haute
Alarme 16 : Diff. température/pression
Fin de cycle avec incident
- Diagnostics : Toutes ces pannes peuvent avoir des causes diverses ou communes. Grâce à l’expérience du CDM sur l’équipement et avec l’usage du manuel technique de l’appareil, nous avons pu découvrir à chaque fois ces causes.
Quand les alarmes 6, 7 et 16 se déclenchent, nous vérifions la sonde de température de la chambre et de la double enveloppe, la vanne pneumatique qui permet de faire la purge de la chambre, le filtre de la chambre ainsi que le nombre de cycles déjà effectués dans cette journée.
- Actions menées : Pour les alarmes 6, 7 et 16 nous avons fait l’entretien de la vanne de purge de la chambre de stérilisation et avons recommandé une utilisation efficiente de l’autoclave.
- Résultat : l’appareil est remis en état de marche
Au cours de ce stage nous avons remarqué quelques difficultés qui entravent le bon fonctionnement du service de maintenance. Celui qui a le plus tiré notre attention est l’utilisation des supports papiers pour toutes les actions du service de maintenance et le manque d’informations sur les équipements dans ces registres imprimés. A cet effet, nous proposons une stratégie de gestion de la maintenance assistée par Ordinateur pour l’amélioration de la maintenance biomédicale à l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava.
2ème partie
/Sô-Ava »
« Proposition d’une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur pour l’amélioration de la maintenance biomédicale à l’hôpital de zone d’Abomey-
Calavi/Sô-Ava »
Chapitre 3 : GENERALITES SUR LE THEME D’ETUDE
Le thème d’étude est « Proposition d’une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) pour l’amélioration de la maintenance biomédicale à l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava ». D’après le petit Larousse Grand Format 2003, « Une stratégie est l’art de coordonner des actions; de manœuvrer habilement pour atteindre un but ». La Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est l’un des piliers du développement d’une bonne maintenance préventive et conditionnelle efficace.
Elle contribue à la pérennité des infrastructures et permet de maitriser leurs coûts, en optimisant les moyens techniques et humains nécessaires à la maintenance. Les interventions peuvent être planifiées et préparées au mieux. La GMAO permet également d’optimiser la gestion des stocks des pièces de rechange, d’inventorier les installations et la documentation qui s’y rapportent.
Une GMAO est en réalité un système informatique de management de la maintenance. Les informations contenues dans ce système varient selon la situation mais comprennent toujours l’inventaire du matériel médical en général, un rappel des éléments utiles concernant les services, les procédures de maintenance préventive, les indicateurs de performance du matériel et des données sur les coûts. C’est aussi un progiciel organisé autour d'une base de données permettant de programmer et de suivre sous trois aspects : technique, budgétaire et organisationnel, toutes les activités d'un service de maintenance et les objets de ces activités (services, lignes d'atelier, lignes d’intervention, machines, équipements, sous-ensembles, pièces, etc.) à partir de terminaux disséminés dans les bureaux techniques, les ateliers, les magasins et bureaux d'approvisionnement. [1]
Une G.M.A.O. doit pouvoir permettre de créer des interconnexions entre la gestion des contrats ; la gestion des pièces détachées ; la gestion de la
maintenance préventive et curative et la gestion des statistiques. [3] (Voir annexe 1)
3.1. Problématique
Au cours de notre stage nous avons relevé :
qu’il n’existe pas de matériel informatique à la Division Maintenance ;
que toutes les interventions de la Division Maintenance sont consignées dans un cahier de réparation en exemplaire unique et déplacé en permanence sur les lieux d’intervention ;
l’insuffisance des informations enregistrées dans ledit cahier au cours des différentes interventions ;
que toutes les actions de la Division Maintenance (fiche d’exécution des prestataires externes, fiche de maintenance préventive des équipements, bon de commande, bon d’intervention, fiche de stock, guide d’utilisation des équipements, fiche de travail fait, fiche de lettre) sont planifiés sur support papier ;
Tous ces aspects sont à l’origine de l’inaccessibilité des données antérieures complètes pour des interventions futures. Aussi, il subsiste un risque permanent de perdre à tout moment les informations précieuses relatives aux équipements.
C’est dans le but de pallier à ce problème que nous proposons une stratégie de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur basée sur les logiciels de base qu’offre un ordinateur à savoir Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel et Microsoft Office Access afin d’informatiser toutes les actions du service de maintenance.
3.2. Analyse critique de la GMAO
La GMAO assure une meilleure connaissance des consommations de l'interchangeabilité des pièces de rechanges, une meilleure connaissance et une
opérations de maintenance, une meilleure connaissance des temps réels des opérations de maintenance, une possibilité d'analyse des pannes et interventions, une connaissance des statistiques et modes de défaillance et des coûts de la maintenance.
De nos jours, beaucoup pensent que le mot GMAO fait appel directement à l’achat d’un logiciel de GMAO qui coûte cher. En réalité dans notre contexte, la GMAO devrait être considérée comme un système informatique d’aide à la gestion de la maintenance biomédicale. Ainsi, on devrait comprendre que les résultats attendus d’une GMAO sont fortement dépendants des stratégies développées en amont au déploiement d’un tel système. Donc au lieu de GMAO nous devrions plutôt dire un SGMAO (Système de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur). Sur ce, on devrait profiter des avantages qu’offre un ordinateur à part entière au lieu de se focaliser uniquement sur un logiciel spécifique appelé de façon abusive GMAO. C’est par confusion qu’on se voit incapable de faire de la GMAO sans un logiciel spécifique, bien qu’on dispose d’un ou des ordinateurs. L’utilisation de ces logiciels présente quelques inconvénients à savoir : la difficulté de mise en application, un caractère irréversible et impact d’un échec, une fiabilité parfois douteuse de la technologie, une formation initiale et récurrente importante, des procédures formalisées à suivre dans le logiciel, une mise à jour parfois déroutante et demande un suivi constant. Une GMAO est très loin d’un GMAL (Gestion de la Maintenance Assistée par Logiciel) alors que le logiciel ne constitue qu’un module dans le système de GMAO (SGMAO). En ce sens ; des logiciels de base tels que Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access dont s’équipe par défaut un ordinateur à usage ordinaire sont aussi des modules qui devraient être mis à profit pour une GMAO avec leurs limites respectives.
3.3. Objectifs
La proposition d’une stratégie de GMAO vise à adopter et appliquer une méthode informatisée des actions du service de maintenance de l’hôpital à base d’un ordinateur sur les logiciels Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel et Microsoft Office Access en apportant un meilleur suivi des dispositifs médicaux, la traçabilité des contrôles et des maintenances internes et /ou externes, la gestion du parc des équipements médicaux et des équipements techniques .
3.4. Méthodologie
3.4.1. Situation actuelle de la gestion de la maintenance à l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava
La Division Maintenance joue plusieurs rôles au sein de la structure hospitalière.
Entre autres, elle intervient sur les équipements dans le but de les maintenir ou de les remettre en état de bon fonctionnement, elle gère le stock de pièces de rechange et se charge du suivi de la qualité des interventions des prestataires extérieurs sur les équipements biomédicaux en contrat. Elle admet la procédure d’intervention comme le montre la figure 9.
Elle est organisée en maintenance préventive et en maintenance curative.
Organisation de la maintenance préventive
Cette forme de maintenance est organisée à base d’une fiche établie annuellement en fonction du mois et des équipements de chaque service concerné comme le montre la figure 10.
Figure 9 : Organigramme d’intervention de la Division Maintenance
Figure 10 : Fiche de maintenance préventive de l’hôpital de zone d’Abomey- Calavi/Sô-Ava (Photo prise par moi-même le 16 Juillet 2014)
Organisation de la maintenance corrective - Bons d’intervention
La Division Maintenance dispose des bons d’intervention qui sont attribués à chaque service. La figure 11 montre le bon d’intervention de la chirurgie, de l’imagerie et du bloc.
Figure 11 : Bons d’intervention de la Chirurgie, de l’imagerie et du bloc (Photo prise par moi-même le 16 Juillet 2014)
Figure 12 : Exemplaire de remplissage d’un bon d’intervention (Photo prise par moi-même le 16 Juillet 2014)
- Fiche de stock
La Division Maintenance dispose d’une fiche de stock des pièces de rechange comme le montre la figure 13.
Figure 13 : Fiche de stock de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava
- Fiche d’utilisation des équipements
La Division Maintenance dispose des fiches d’utilisation des équipements qui sont remises aux utilisateurs comme le montre la figure 14.
Figure 14 : Fiche d’utilisation de l’ECG - Bons de commande
En cas de panne d’un équipement qui nécessite le remplacement d’une pièce qui est disponible au magasin, le service procède à l’établissement d’un bon de commande. Les figures ci-dessous montrent les différentes fiches de bon de commande.
Figure 15 : Fiche de bon de commande
Figure 17 : Fiche de bon de commande
Figure 18 : Fiche de bon de commande (suite figure 17) - Fiches de travail fait
Après la réparation de l’équipement, le service de maintenance procède à l’élaboration d’une fiche de travail fait comme le montre la figure 19.
Figure 19 : Fiches de travail fait
- Formulaire de lettre
Figure 20 : Formulaire de lettre
- Fiche d’exécution des travaux par les prestataires externes
Figure 21 : Fiche d’exécution des travaux par les prestataires externes
- Cahiers de réparation
La Division Maintenance dispose d’un cahier de réparation qui est rempli après chaque intervention. La figure 22 montre la photo du cahier de réparation
Figure 22 : Cahiers de réparation de la Division Maintenance (Photo prise par moi-même le 21 Juillet 2014)
Figure 23 : Formulaire de remplissage du cahier de réparation (Photo prise par moi-même le 21 Juillet 2014)
Procédure d’intervention
En cas de panne, le service appelle la Division Maintenance via l’interphone et signale la panne. Le major du service concerné vient prendre le bon d’intervention (voir figure11) et signale la panne, il émarge et fait signer le Chef Service aux Affaires Administratives et Economiques. Un technicien est envoyé dans le service suite à l’information de l’utilisateur pour chercher l’appareil.
Lorsque celui-ci est transportable, on l’amène au service de maintenance et le technicien diagnostique la panne. Quand l’appareil n’est pas transportable, il procède au diagnostic dans le service même. Dans le cas où cela nécessite le remplacement d’une pièce de rechange qui est disponible à la maintenance, il le change et établit un rapport à l’utilisateur. Dans le cas contraire, on procède au déclenchement d’une procédure de commande de la pièce de rechange en appelant les fournisseurs qui viendront livrer la pièce défaillante tout en élaborant une facture d’achat proforma qui est payée par l’administration. Enfin un cahier de réparation des équipements (voir figure 22) est disponible à la maintenance, on procède au remplissage de ce cahier.
Nous avons eu accès à deux cahiers de réparation dans le service de maintenance dont un ancien comportant les actions de maintenance du 31 Mars 2010 au 05 Septembre 2013. Le nouveau cahier de réparation comporte les actions de maintenance du 05 Septembre 2013 à nos jours. La figure 22 nous montre une photo de ces deux cahiers de réparation.
3.4.2. Analyse de la situation
On peut constater aisément que toutes les actions du service de maintenance sont élaborées sur des supports papiers. Ces différentes fiches présentent des insuffisances.
Fiche de maintenance préventive des équipements
Cette fiche de maintenance préventive des équipements comme le montre la figure 10 ne rend pas compte des actions à effectuer sur chaque type d’équipement de chaque service, la durée d’intervention sur chaque équipement, les outils de travail nécessaires et la procédure à suivre.
Cahiers de réparation
Le cahier de réparation comme le montre la figure 22 ne rend pas compte de la date de début d’intervention et de la date de fin d’intervention, de la durée d’intervention sur chaque équipement, du numéro d’inventaire de chaque équipement, de la marque, du modèle et du numéro de série des équipements et même le nom du technicien qui a travaillé sur l’équipement, ce qui peut empêcher la Division Maintenance d’évaluer les indicateurs de performance sur chaque équipement.
Bons d’intervention
On constate à la figure 11 que ce bon d’intervention ne rend pas compte du nom de l’équipement, de la marque, du modèle et même du numéro de série.
Fiche de stock
On peut constater à la figure 13 que la date, l’origine et même la quantité de stock à l’entrée n’est pas précisée mais cela a été fait à la sortie.
Fiche de guide d’utilisation des équipements
On observe comme le montre la figure 14 que cette fiche ne rend pas compte du nom du service.
Fiches de bon de commande
On remarque sur cette fiche comme le montre la figure 15 que la salle, ni l’équipement dans lequel on veut changer les ampoules n’ont pas été précisé. Au niveau de la figure 16, on constate que la salle qui devrait abriter les lits n’a pas
été précisée. Au niveau de la figure 17, on constate que les caractéristiques des ampoules n’ont pas été précisées, de même que la date.
Fiches de travail fait
Au niveau de ces deux fiches comme le montre la figure 19, le numéro d’inventaire, la marque, le modèle, le numéro de série et même les services dans lesquels sont localisés les équipements ne sont pas précisés.
Fiche d’exécution des travaux par les prestataires externes
Sur cette fiche comme le montre la figure 21, le nom de l’équipement et le numéro d’inventaire n’ont pas été précisés.
3.4.3. Matériels
Cahier de réparation des équipements
Fiches de bon de commande
Fiche de maintenance préventive des équipements
Fiches de travail fait
Formulaire de lettre
Fiche d’exécution des travaux par les prestataires externes
Bons d’intervention
Fiche de stock
Logiciel Microsoft Office Excel 2010
Logiciel Microsoft Office Word 2010
Logiciel Microsoft Office Access 2010
Chapitre 4 : PROPOSITION D’UNE STRATEGIE DE GMAO
Suite à l’analyse de la situation, nous proposons une stratégie basée sur 3 logiciels de base de Microsoft Office à savoir : le Microsoft Office Word, le Microsoft Office Excel et le Microsoft Office Access afin d’informatiser la majorité des actions entrant dans le cadre de la mission du service de maintenance biomédicale de l’hôpital de zone d’Abomey-Calavi/Sô-Ava.
4.1. Méthodologie
Nous avons commencé par l’informatisation du cahier de réparation, de l’inventaire Word des équipements du laboratoire et de la fiche de stock à partir du logiciel Microsoft Office Excel 2010.
Ensuite nous avons établi les formulaires de bon d’intervention, de bon de commande, de lettre à usage multiple, de fiche de maintenance préventive des équipements, de fiche d’exécution par les prestataires externes dans le logiciel Microsoft Office Word. Ces formulaires sont destinés à recueillir les données en temps réel sur chaque intervention et à les informatiser dans le registre électronique des actions de maintenance
Informatisation du cahier de réparation
Nous avons commencé par l’informatisation de l’ancien cahier de réparation de maintenance (voir figure 22). Ce cahier retrace les actions de la division maintenance du 31 Mars 2010 au 05 Septembre 2013. Le remplissage manuel est fait selon les champs ci-après : Equipements, secteur, panne, test de fonctionnalité, émargement. La version électronique de ce cahier en respectant les mêmes champs se présente comme indiqué à la figure 24.
Figure 24 : Illustration de la version électronique sous Excel du cahier de réparation
Au total, l’informatisation de ce cahier dans le tableur Excel a fait 906 lignes (enregistrement de 5 champs). Nous constatons un certain manquement de base à savoir : le manque de la date de début d’intervention et de la date de fin d’intervention, le manque du numéro d’inventaire, la marque et le modèle des équipements. Puisque ces renseignements (Champs) sont d’une importance capitale pour le calcul et l’évaluation des indicateurs de performance des équipements, nous les avons insérés dans le registre électronique des actions de maintenance comme le montre la figure 25.
Figure 25 : Illustration de la version électronique sous Excel 2010 avec les champs complétés
On devrait profiter de la souplesse d’Excel 2010 en vue d’une exploitation facile des données. Pour cela, nous avons mis des filtres comme le montre la figure 26.
Les filtres permettent par de simple clic, d’accéder à des informations stratifiées au choix. Par exemple, le CDM peut faire un clic sur le filtre qui se trouve au niveau des pannes constatées pour avoir une idée sur les différentes pannes que la Division Maintenance a eu durant la période du 31 mars 2010 au 05 Septembre 2013.
Figure 26 : Illustration du registre électronique des actions de maintenance avec l’insertion des filtres
Etant donné que la Division Maintenance n’est pas encore habituée à un tel remplissage, nous proposons donc un formulaire dans Microsoft Office Word
électronique ci-dessus pour permettre à chaque intervenant de disposer d’un outil efficace de collecte instantanée de données. Cette fiche serait attribuée à chaque service et doit être informatisée chaque semaine.
Figure 27 : Formulaire de bon d’intervention
A part les filtres, on peut aussi mettre des commentaires sur l’équipement, et même mettre dans un lien hypertexte le formulaire de bon d’intervention de l’équipement qui retrace les actions effectuées sur l’équipement dans le registre électronique des actions de maintenance comme le montre la figure 28.
Figure 28 : Illustration du registre électronique des actions de maintenance avec insertion des commentaires et de la fiche de bon d’intervention en lien
hypertexte
Informatisation de l’inventaire des équipements du laboratoire Nous avons transcrit la version Word de l’inventaire des équipements du laboratoire dans un tableur Excel. Le remplissage en Microsoft Word est fait suivant les champs ci-après : Numéro d’ordre, description, nombre, année de mise en service, origine, service utilisateur, numéro d’immatriculation et observation. La version électronique dans un tableur Excel avec les mêmes champs se présente comme suit :
Figure 29 : Illustration de la fiche d’inventaire des équipements du laboratoire dans un fichier Excel 2010
Au total l’informatisation de ce cahier dans le tableur Excel a fait 32 lignes.
Nous constatons un certain manquement de base qui doit être figuré dans un inventaire à savoir : La marque, le modèle, le numéro de série de l’équipement et le centre d’activité. Nous suggérons donc que l’on corrige la codification des numéros des équipements en les marquant par des marqueurs indélébiles. Puisque ces renseignements (Champs) sont d’une importance capitale, nous avons inséré ces champs dans l’inventaire comme le montre la figure 30. Nous avons aussi inséré des filtres pour faciliter l’utilisation.
Figure 30 : Illustration de la fiche d’inventaire avec insertion des filtres et des champs proposés
Informatisation de la fiche de stock
Nous avons procédé à l’informatisation de la fiche de stock dans un tableur Excel avec l’insertion des filtres comme le montre la figure ci-dessous.
Réalisation des formulaires
Nous avons procédé par la suite à la réalisation des formulaires des différentes fiches (bons de commande, fiche de maintenance préventive des équipements, fiche d’exécution par les prestataires externes) dans des fichiers Word.
4.2. Résultat
Après réalisation de notre stratégie de GMAO avec les logiciels de base Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, nous avons compilé le tout dans un Dossier Stratégie de GMAO. Ce dossier sera remis au Chef Division Maintenance.
Ce dossier contient 9 fichiers à savoir : La version électronique des actions de maintenance, un formulaire de fiche de bon d’intervention, un formulaire de fiche de maintenance préventive des équipements, la version électronique de la fiche de stock, un formulaire de fiche d’exécution par les prestataires externes, la version électronique de la fiche d’inventaire des équipements du laboratoire, un formulaire de lettre à usage multiple, un formulaire de bon de commande et un formulaire de la fiche de travail fait.
Par la suite, nous estimons à 14 le nombre d’utilisateurs de notre système de GMAO. Il s’agit du Chef Service aux Affaires Administratives et Economiques, du Chef Service de la Division Maintenance et de 12 agents dont un dans chaque service médico-technique à savoir : Urgences, Médecine générale, Chirurgie, Bloc opératoire, Imagerie médicale, Laboratoire d’analyse biomédicales, Pédiatrie, Stomatologie, ORL, Ophtalmologie, Unité de Kinésithérapie et la Maternité.
Ainsi, toutes les actions de maintenance et l’inventaire seront compilés dans une base de données dans Microsoft Access 2010.
L’organisation du réseau suivra la topologie en étoile qui est la topologie la plus utilisée aujourd'hui. Elle consiste à relier chaque ordinateur à un hub ou à un Switch par l'intermédiaire d'un câble (RJ-45 le plus souvent). Précisons ici que pour la mise en œuvre du réseau, nous allons estimer le besoin en matériel. Pour le moment, cet aspect n’est pas traité à cause du temps relativement court dont
