Annexe 2 : Informations pour l’établissement de la demande financière.
1. Assiette de la subvention
La demande financière présentée au chapitre 5 du dossier de candidature doit prévoir toutes les dépenses imputables au projet.
Les coûts imputables au projet doivent correspondre aux dépenses réelles et doivent être strictement rattachables à la réalisation de celui-ci, à l’exclusion de toute marge bénéficiaire.
La réalité des dépenses doit pouvoir être prouvée à tout moment. Il appartient aux
bénéficiaires de conserver toutes les pièces permettant de justifier des dépenses engagées au titre du projet et de les fournir à la demande de l’Afsset.
Si le projet prévoit plusieurs sources de financement, celles-ci doivent être précisées dans le formulaire de candidature, qu’elles soient déjà acquises ou non. La totalité des financements publics ne pourra excéder 80% du total des dépenses subventionnables.
La nature des dépenses subventionnables ou non est précisée ci-dessous.
1.1 Dépenses subventionnables 1.1.1 Dépenses de personnel
Salaires de personnel permanent dans les conditions fixées au § 1.3, salaires de CDD, vacations, charges sociales et taxes sur salaires inclus.
1.1.2 Dépenses de fonctionnement et de petit équipement
Frais de laboratoire (achat de produits ou de consommables), fournitures de bureau, achats de brevets ou de licences, prestations de services y compris location de matériel (cf §1.4),
travaux traités à l’extérieur (photos, calculs, …), entretien de matériel, part de
l’amortissement sur la durée du projet des matériels existants, achat de petit matériel dont le coût unitaire est inférieur à 1600 € HT…
1.1.3 Dépenses de matériels non permanents
La totalité du coût d’achat de ces matériels, s’ils ne sont pas réutilisables après la réalisation du projet – ce qui doit être le cas général.
Par dérogation accordée par l'Afsset sur demande expresse et motivée du bénéficiaire, une partie du coût de matériels permanents acquis pour la réalisation du projet, limitée à la part des amortissements sur la durée du programme, dès lors que leur coût unitaire est supérieur à 1 600 € HT.
1.1.4 Frais généraux de gestion
Une partie des frais d’administration générale imputables au projet peut figurer parmi les dépenses subventionnables. Ces frais sont limités à 4 % du coût total des dépenses, sauf
dérogation accordée par l'Afsset sur demande expresse et motivée du bénéficiaire. Ils doivent être précisément définis par le demandeur.
1.2 Dépenses non subventionnables
Sont exclues :
a.les immobilisations financières et les dépenses habituelles de simple renouvellement de matériels ;
b.les dépenses afférentes aux frais de commercialisation, de vente et de distribution ; c.les dépenses afférentes à des terrains, bâtiments et constructions.
1.3 Dispositions particulières applicables aux organismes publics autres que ceux à caractère industriel et commercial
Les dépenses de personnels susceptibles d’être prises en compte dans l’assiette de la
subvention ne peuvent en aucun cas concerner des personnels permanents de ces organismes.
Seules sont admises les dépenses suivantes :
Le salaire d’un chercheur étranger, pour une durée de 12 mois au plus ; Les vacations effectuées par des personnes extérieures à l’organisme ;
Les salaires versés à des personnes recrutées sur CDD dans les conditions suivantes :
- cette possibilité est utilisée pour recruter prioritairement des jeunes récemment formés et leur offrir l’accès à un premier emploi ;
- la possibilité de recruter des agents contractuels est ouverte uniquement en faveur d’agents de catégorie A :
- pour les postdoctorants, la priorité est donnée à ceux qui reviennent de l’étranger et à ceux qui prévoient une mobilité à l’issue de leur thèse (laboratoire de recrutement différent du laboratoire de préparation de la thèse),
- pour les ingénieurs, les recrutements doivent porter sur des spécialités pour lesquelles il est difficile, sinon impossible, de trouver rapidement les compétences requises au sein des établissements ;
- en aucun cas le recrutement ne peut concerner une personne travaillant déjà dans
l’établissement demandeur ou ayant déjà bénéficié d’un CDD de la part d’un organisme public de recherche, après la soutenance du doctorat ;
- autres conditions : le recrutement d’agents contractuels est effectué pour une durée maximum de 3 ans ; le niveau de rémunération est fixé en fonction du diplôme de la personne recrutée et par référence au niveau de la rémunération d’un fonctionnaire débutant.
Sauf exception liée à l’objet du projet soutenu, les dépenses de personnels ne peuvent représenter plus de 50 % du montant de la subvention.
1.4 Prestations de services
Quel que soit leur statut juridique, les bénéficiaires peuvent commander des travaux à des organismes extérieurs au projet, travaux dont le coût doit rester marginal en regard du coût global du programme (inférieur à 25 % de ce coût global, sauf dérogation accordée par
l'Afsset sur demande expresse et motivée du bénéficiaire). Le coût de ces prestations figure de façon individualisée parmi les dépenses de fonctionnement.
L'Afsset ne contracte aucun engagement à l’égard des prestataires qui, en conséquence, ne sont pas fondés à la solliciter en cas de défaillance du bénéficiaire de la subvention à leur égard. Les prestations sont réalisées pour le compte et sous le contrôle du seul bénéficiaire de la subvention. Conformément aux règles en vigueur, le bénéficiaire doit régler les prestations au fur et à mesure de leur réalisation et sans subordonner ce règlement au versement de la subvention attendue de l'Afsset.
2. Modalités de versement de la subvention
Le financement est fractionné en trois versements : le premier de 40% de la subvention total, le second de 30% et le solde de la subvention correspondant à 30 %.
Le premier versement est effectué à signature de la convention sur réception d'une pièce comptable qui est précisée dans la convention.
Le second versement est conditionné par la validation des rapports scientifique et financier de mi-parcours.
Le solde de la subvention est versé après la validation des rapports scientifique et financier de fin de recherche.
A la liquidation du solde, le bénéficiaire doit, lorsque c’est le cas, déclarer le montant et l’origine des aides publiques qui ont permis la réalisation du projet. Chaque fois qu’elle constate que le cumul de ces subventions dépasse le taux de 80 % des dépenses
subventionnables, l'Afsset réduit unilatéralement le montant de la subvention en ajustant le solde de façon à ramener le total des aides publiques au taux fixé.
Le rapport financier (intermédiaire ou final) à produire auprès de l'Afsset est un état
récapitulatif des dépenses réalisées, ventilées par nature et par équipe conformément au projet déposé. Ce document est accompagné :
- d’un état récapitulatif correspondant aux dépenses de personnel portant le nom des personnes, la période d'emploi, le montant des charges et taxes sur salaires
- d’un état récapitulatif correspondant aux dépenses de fonctionnement portant la désignation des achats, les coordonnées des fournisseurs et les dates d’achat - des copies des factures correspondant aux prestations de service et des documents
attestant leur règlement.
- d’un état récapitulatif correspondant aux acquisitions de matériels, portant la désignation des matériels, les coordonnées des fournisseurs et les dates d’achat, accompagné des copies des factures acquittées ;
Pour ce qui concerne les organismes publics, la signature de l’agent comptable dont ils relèvent certifie la réalité des dépenses.
