Service Public Fédéral FINANCES
Cahier spécial des charges n° S&L/DO 245.513 Ouverture des offres : 4 juillet 2011
APPEL D’OFFRES GENERAL RELATIF A L’IMPRESSION DE VIGNETTES FISCALES A APPOSER SUR LES PRODUITS MANUFACTURES DU TABAC POUR LE COMPTE DU SERVICE
PUBLIC FEDERAL FINANCES, ADMINISTRATION DES DOUANES ET ACCISES (PAPIER NON COMPRIS)
Service Public Fédéral FINANCES Service d’encadrement Secrétariat et Logistique
Division Achats North Galaxy – Tour B – Etage 4 Boulevard du Roi Albert II, 33 – boîte 961
1030 Bruxelles
TABLE DES MATIERES
A. DISPOSITIONS GENERALES
1. Objet et nature du marché ... 3
2.. Durée du contrat ... 3
3. Pouvoir adjudicateur ... 3
4. Session d'information ... 4
5. Introduction et ouverture des offres... 4
6. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant - service et agent surveillant... 5
7. Description des services à prester - Quantités présumées ... 5
7.1 Description des services...5
7.2 Quantités présumées ... 7
8. Documents régissant le marché... 8
8.1 Réglementation ... 8
8.2 Documents propres au marché ... 8
9. Offres ... .8
9.1 Données à mentionner... .8
9.2. Durée de validité de l'offre... .9
9.3 Documents, échantillons et attestations à joindre à l’offre ... ..9
10. Prix ... .9
10.1 Prix... 9
10.2 Révision de prix... 10
11. Garantie - service après vente ... 10
12. Critères de sélection – Régularité des offres – Critères d’attribution... 10
12.1 Critères de sélection ... 10
12.2 Régularité des offres ... 14
12.3 Critères d’attribution ... 14
13. Cautionnement... 14
14. Réception... 15
14.1 Réception ... 15
14.2 Frais de réception ... 16
15. Livraisons... 16
15.1 Délais et clauses ... 16
15.2 Lieu de livraison et formalités... 16
15.3. Emballage ... 17
16. Facturation - Paiement... 17
17. Litiges... 17
B. PRESCRIPTIONS GENERALES ET SPECIFICATIONS TECHNIQUES………..18
C. ANNEXES 1 à 3 + formulaire d'offre………..26
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CAHIER SPECIAL DES CHARGES S&L/DO 245.513
APPEL D’OFFRES GENERAL RELATIF A L’IMPRESSION DE VIGNETTES FISCALES A APPOSER SUR LES PRODUITS MANUFACTURES DU TABAC POUR LE COMPTE DU SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES, ADMINISTRATION DES DOUANES ET ACCISES (PAPIER NON COMPRIS)
A. DISPOSITIONS GENERALES.
1. Objet et nature du marché
Le présent marché porte sur l’impression de vignettes fiscales à apposer sur les produits de tabac manufacturés pour le compte du Service Public Fédéral Finances, Administration des Douanes et Accises (papier non compris).
La procédure choisie est celle de l’appel d’offres général.
Ce marché comporte un seul lot.
Il s’agit d’un marché de services à bordereau de prix.
Les quantités reprises au point 7 ci-après, sont des quantités présumées.
Les variantes ne sont pas autorisées.
2. Durée du contrat
L’exécution du marché prendra cours au plus tard 180 jours calendrier à dater du jour de sa notification et sera conclu pour une durée de quatre ans. Cependant, chaque partie peut y mettre fin, sans frais supplémentaires ou indemnités, à la fin de la première, de la deuxième ou de la troisième année, à condition que la notification à l’autre partie soit faite par lettre recommandée
- au moins 150 jours de calendrier avant la fin de l’année contractuelle en cours pour ce qui concerne le pouvoir adjudicateur ;
- au moins 300 jours de calendrier avant la fin de l’année contractuelle en cours pour ce qui concerne la firme adjudicataire
3. Pouvoir adjudicateur.
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par la division Achats du service d’encadrement Logistique du SPF Finances.
Chef de projet M. Garnier Roland Tél : 0257 633.52 Fax : 0257 992 29
E-mail : roland.garnier@minfin.fed.be
4. Session d’information
Une séance d’information unique sera organisée.
Date: 6 juin 2011.
Lieu: Salle de réunion ROMA située au 2ème étage de la Tour B du North Galaxy – bd du Roi Albert Albert II, 33 à 1030 Bruxelles.
Heure: 10h00
Il sera répondu uniquement aux questions écrites introduites par courriel, au plus tard le 1er juin 2011, à l’adresse E-mail mentionnée ci-après :
roland.garnier@minfin.fed.be
Les réponses aux questions introduites dans les délais seront données verbalement lors de la séance d’information.
Il est demandé aux sociétés intéressées de se faire connaître au préalable par télécopie ou mail et de communiquer le nom et la fonction de la personne qu’elles délègueront à la séance d’information. Pour des raisons d’organisation, un maximum de deux personnes par société intéressée est fixé.
5. Introduction et ouverture des offres.
Les offres sont déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit :
- à la séance d’ouverture, en mains propres, au président avant qu’il ne déclare la séance ouverte ; - en mains propres, à M. Roland Garnier (voir adresse ci-après) , Auditeur général des finances au
Team Achats Spécifiques du Service d’Encadrement Logistique du SPF FINANCES au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’ouverture des offres ;
- à la poste.
Celui qui remet son offre par porteur doit tenir compte que le North Galaxy est seulement accessible via l’entrée pour les visiteurs au rez-de-chaussée, située au boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 Bruxelles et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9 à 11.45 et de 14 à 16 heures. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’a pas été déclarée ouverte.
Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant :
- que le pouvoir adjudicateur n’ait pas encore notifié sa décision à l’adjudicataire,
- et que l’offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception.
L’offre est établie en trois exemplaires dont un original. Elle est glissée dans une enveloppe fermée portant les deux mentions suivantes :
- le numéro du cahier des charges : S&L/D.O. 245.513 - la date et l’heure de l’ouverture des offres :
Cette enveloppe est glissée dans une seconde enveloppe portant les indications suivantes : - dans le coin supérieur gauche :
- le mot « offre » ;
- le numéro du cahier des charges ;
- l’indication des coordonnées de la personne de contact qui est responsable pour la réception des offres : Roland GARNIER, tél. 0257 63352.
- à la place prévue à cet effet, l’adresse du destinataire.
Les offres doivent être envoyées ou déposées à l’adresse suivante :
Service Public Fédéral FINANCES
Service d’encadrement Secrétariat et Logistique Division Achats
A l’attention de Monsieur Roland GARNIER, Auditeur général des Finances
North Galaxy – Tour B – 4e étage – Boîte 961 Boulevard du Roi Albert II, 33
1030 BRUXELLES
Si l’offre est déposée par porteur, un accusé de réception sera délivré sur demande expresse. Il est important de savoir que seul cet accusé de réception pourra servir de preuve de la remise de l’offre.
Le 4 juillet 2011 à 14h30, il sera procédé dans la salle de réunion ROMA située au 2ème étage de la Tour B du North Galaxy – bd du Roi Albert Albert II, 33 à 1030 Bruxelles, à l’ouverture en séance publique des offres déposées pour ce marché (sans proclamation des prix).
Dans le cadre de l’examen des offres par le pouvoir adjudicateur, l’attention des soumissionnaires est attirée sur le fait qu’ils doivent permettre la visite de leurs installations par les délégués du pouvoir adjudicateur.
6. Service dirigeant – fonctionnaire dirigeant – service surveillant – agent surveillant
Le service dirigeant est le S.P.F. Finances, à savoir le Service Procédures Accisiennes de l’Administration centrale des douanes et accises. Le fonctionnaire dirigeant sera désigné dans la notification d’attribution du marché.
Le service surveillant chargé de la surveillance journalière de la bonne exécution du contrat est la succursale des accises de Bruxelles (Tabacs).
L’agent surveillant – toute personne appartenant ou non au service surveillant mais désignée et mandatée par lui pour contrôler la bonne exécution des prestations techniques de l’imprimerie. Il(s) sera (seront) désigné(s) dans la notification d’attribution du marché.
7. Description des services à prester – Quantités présumées
7.1 Description des services.
a) Impression pour compte de l’Administration belge des Douanes et Accises dans une imprimerie du prestataire située sur le territoire de l’U.E. par un seul et même prestataire de service, à savoir :
1. La pré-impression (impression préalable) par presse typographique au moyen d’une encre spéciale des feuilles de papier destinées à l’impression des signes fiscaux pour les cigarettes et les tabacs. Sur base annuelle estimée, ce travail implique pour le prestataire la réalisation de 52 clichés et l’impression en 52 tirages du papier (4 formats) destinés aux 1.194.150.000 vignettes fiscales pour les cigarettes et les tabacs. Comme les cigares ne sont pas concernés par cette pré-impression, il importe pour la facturation mensuelle que le prix de cette prestation soit clairement stipulé dans le formulaire d’offre (modèle de soumission).
2. L’impression par presse typographique de toutes les vignettes fiscales à apposer sur les produits manufacturés du tabac en vue de constater la prise en charge des droits d’accises et de la TVA ainsi que l’impression en surcharge sur les vignettes, des indications relatives au prix de vente au détail, au
nombre de pièces, au poids, à la nature du produit (mentions : tabac, cigarettes, etc …), à la destination (L pour le Grand-Duché de Luxembourg), ou toute autre indication.
L’impression et la surimpression se font par rame entière (500 feuilles) ou par partie de rame avec un minimum de 10 feuilles ou un multiple de 10 (20,30,40,…490)
Quand l’impression est réalisée par partie de rame, peut importe le tirage, le prix à appliquer pour l’impression d’une fraction de rame sera facturé comme rame entière.
Les formats du papier, les dimensions des vignettes, le nombre de vignettes selon chaque format de papier, ainsi que les quantités approximatives de vignettes nécessaires pour les besoins d’une année civile sont mentionnés dans l’annexe 1 sous la rubrique : « AUTRES RENSEIGNEMENTS GENERAUX EN MATIERE DE REALISATION DES VIGNETTES FISCALES ».
Il est très important de faire remarquer que le nombre de changements de clichés et de mise en train des machines est de minimum 1.500 par année.
b) La fabrication dans l’imprimerie du prestataire de services de tous les films et clichés ou plaques nécessaires à ces impressions.
La fabrication des films et des clichés ou plaques devra se faire dans l’imprimerie du prestataire de services, chaque fois sous la surveillance d’un agent surveillant tenu au courant du processus de fabrication. Le prestataire de services sera chargé de fournir au service surveillant tous les renseignements désirés concernant le processus de fabrication. Ce service sera régulièrement tenu au courant par le prestataire de services suivant les desiderata de l’Administration.
De plus, la personne responsable désignée comme telle par le prestataire de services -adjudicataire, sera chargée de lui remettre immédiatement tout film, tout cliché ou plaque conforme ou non. Le nombre de films et clichés ou plaques nécessaires peut se déduire de l’annexe 1 du présent cahier spécial des charges.
Le software contenant la composition, les films, les plaques ou clichés, les encres et le papier imprimé et non imprimé seront conservés dans un local protégé ou dans plusieurs
locaux protégés du prestataire de services (suivant les spécifications en matière de sécurité décrites à l’annexe 1). Si l’imprimerie et le service surveillant forment un seule et même site, le software contenant la composition, les films, les plaques ou clichés, les encres et le papier imprimé1 et non imprimé devront impérativement être situés dans le bâtiment du service surveillant. Si l’imprimerie et le service surveillant ne forment pas une seule et même entité, les produits précités devront être stockés dans l’imprimerie.
REMARQUE RELATIVE AUX PLAQUES ET AUX ENCRES :
A la fin des activités d’impression les plaques ou clichés peuvent rester montés sur les presses si les presses sont bloquées au moyen d’un plomb déposé par l’agent surveillant. En ce qui concerne les encres, elles doivent être enlevées des presses lors de la fin des activités d’impression (sous la surveillance de l’agent surveillant). Il peut être dérogé à ce principe uniquement après accord préalable du service surveillant.
Il est à remarquer que si le papier pour l’impression des vignettes fiscales n’est pas compris dans les fournitures, les feuilles de mise en train, par contre, seront fournies par l’adjudicataire.
Voir partie B – point 5c - surveillance de l’exécution des impressions.
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1 Le papier imprimé doit être stocké dans l’imprimerie jusqu’au moment où il est transféré au service surveillant.
c) La mise à disposition gratuite pendant toute la durée du contrat d’une surface de bureaux et de magasins ainsi que d’un logement pour le concierge-surveillant.
Ces surfaces seront situées dans la Région de Bruxelles-Capitale et se trouveront l’une à côté de l’autre. Les bureaux et magasins seront équipés de mobiliers et d’autres matériels (voir partie C - annexes 1, 2 et 3).
Les bureaux doivent pouvoir accueillir ±±±± 20 (vingt) agents (concierge-surveillant non compris).
d) La remise, l’emballage, l’arrimage et le transport des vignettes à destination du service surveillant ((succursale des accises de Bruxelles (Tabacs)) localisé sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.
Si l’imprimerie et le service surveillant ne forment pas une seule et même entité, le transport (à charge du prestataire) des vignettes entre l’imprimerie et le service surveillant doit être assuré de telle façon qu’en cas de hold-up ou de perte de vignettes par d’autres causes quelles qu’elles soient, la valeur du papier et des droits (accises et TVA) représentant les vignettes perdues, volées ou détournées soit intégralement remboursée à l’Etat belge. En cas de transport, il y a lieu de prévoir les mesures de sécurité les plus élevées (à savoir des mesures identiques à celles prises pour les transports sécurisés de fonds ou de valeurs).
Le transport à destination de la clientèle du service surveillant en est exclu (voir également rubrique 15.2 ci-après).
e) L’installation d’un système de surveillance antivol efficace pour l’ensemble ci-dessus (partie B - point 3).
Ce système doit pouvoir être commandé du logement du concierge-surveillant.
f) L’installation d’un système de surveillance incendie agréé efficace tant pour l’imprimerie que pour la succursale des accises de Bruxelles (Tabacs).
Des portes coupe-feu et antivols sont à placer d’une telle façon qu’elles ne permettent pas la progression du feu et des fumées.
g) Les services d’entretien et de nettoyage dans les espaces mis à disposition (à l’exclusion du logement du concierge surveillant).
h) Le logement et les déplacements du ou des agents surveillants
Si l’imprimerie est établie à l’étranger, il incombe à l’adjudicataire de prendre en charge les frais afférents au logement et aux déplacements des agents surveillants.
7.2 Quantités présumées.
Toutes les quantités ne sont données qu’à titre d’information et l’adjudicataire ne peut pas exiger d’indemnité du S.P.F. Finances dans le cas d’une augmentation ou d’une diminution de ces quantités présumées.
Les quantités à livrer sont mentionnées au formulaire d’offres joint en annexe.
8. Documents régissant le marché.
8.1. Réglementation
- Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.
- Arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics.
- Arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics comportant en annexe le cahier général des charges des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière d’octroi des concessions de travaux publics au niveau fédéral.
- Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture des offres.
8.2. Documents propres au marché.
- Le présent cahier spécial des charges n° S&L/DO 2 45.513 - L’Avis de marché
- L’offre approuvée.
9. Offres.
9.1. Données à mentionner dans l’offre.
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges. Si, toutefois, d’autres documents sont utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité au formulaire d’offre joint au cahier spécial des charges (Art. 89 de l’AR du 8 janvier 1996).
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre annexe à l’offre.
Le soumissionnaire indique clairement dans son offre quelle information est confidentielle et/ou se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux et ne peut donc pas être divulguée par le pouvoir adjudicateur.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre : - les prix unitaires en lettres et chiffres (hors TVA);
- le montant total présumé de l’offre en lettres et chiffres (hors TVA);
- le montant de la TVA;
- la signature de la personne compétente pour signer l’offre;
- la qualité de la personne qui signe l’offre ;
- la date à laquelle la personne précitée a signé l’offre ;
- le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (pour les soumissionnaires belges)
9.2. Durée de validité de l’offre.
Les soumissionnaires restent engagés par leur offre durant un délai de 180 jours calendrier, prenant cours le lendemain du jour de l’ouverture des offres.
9.3. Documents, échantillons et attestations à joindre à l’offre.
Les soumissionnaires joignent à leur offre:
1) tous les documents demandés dans le cadre des critères de sélection et des 2 critères d’attribution (voir rubrique 12 ci-après), notamment :
a. un relevé détaillé des espaces qui seraient mis à disposition (bureaux, magasins, logement du concierge-surveillant) ainsi que le matériel et le mobilier nécessaires ;
b. les mesures de sécurité qui seront prises :
• dans l’imprimerie ;
• dans le bâtiment du service surveillant ;
• dans le logement du concierge-surveillant.
2) Le soumissionnaire fournit l’extrait de ses statuts et toutes informations utiles et documents relatifs aux délégations de pouvoirs et de signature afin d’attester du mandat du(des) signataires.
10. Prix.
10.1. Prix.
Le présent marché est un marché à bordereau de prix, ce qui signifie que seuls les prix unitaires sont forfaitaires.
Les prix doivent être exprimés en EUROS.
Le prestataire de services est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et impositions générales quelconques grevant la prestation de services, à l’exception de la TVA.
Sont également inclus dans le prix :
1° les frais afférents à la mise à disposition des locaux pour les agents de l’Administration, y compris le logement du concierge-surveillant à la succursale des accises de Bruxelles (Tabacs) ;
2° les frais afférents aux meubles et au matériel ;
3° les frais afférents à la consommation électrique , à l’eau et au chauffage des locaux mis à disposition de l’Administration des Douanes et Accises y compris le logement du concierge-surveillant ;
4° tous les investissements à réaliser après l’attr ibution du marché dans le but de mettre la sécurité des locaux au niveau souhaité ;
5° l’adaptation du software, films et plaques ou cl ichés en cas de modification des vignettes fiscales ; 6° les primes d’assurance à payer pour les polices « tous risques » pour le papier de sécurité imprimé et non imprimé dans l’imprimerie ou dans les espaces mis à disposition et, si nécessaire, les frais inhérents au transport sécurisé des imprimés et les frais d’assurance y afférents ;
7° tous les frais éventuels afférents au transport et à l’hébergement de(s) agent(s) surveillant(s) ;
8° tous les autres frais faits dans le cadre de l’e xécution du marché (frais personnel, frais généraux, encres, films, plaques, software, etc...).
10.2. Révision de prix
Pour le présent marché, une révision de prix peut seulement être appliquée pour les fluctuations des salaires et des charges sociales des collaborateurs du prestataire de services. Cette révision de prix est applicable tant en moins qu’en plus et peut être appliquée à l’initiative du pouvoir adjudicateur et du prestataire de services. En cas de demande de révision de prix, cette dernière ne sera déclarée recevable que si les justificatifs du comité paritaire compétent du prestataire de services ont été joints à la demande de révision de prix. Il ne peut être appliqué qu’une révision de prix par an (lors de chaque anniversaire de l’attribution).
Pour le calcul de la révision de prix, la formule suivante est d’application:
P = Po x [(s x 0,70 ) + 0,30 (=F)] S
Les lettres minuscules se rapportent aux données valables à la date d’application de la révision de prix. Les lettres majuscules se rapportent aux données valables 10 jours avant l’ouverture des offres.
P = prix révisé ; Po = prix de l’offre ;
s et S = coûts salariaux (charges sociales incluses) ;
F : partie non révisable comprenant les frais fixes et les bénéfices (Art. 57 de la loi du 30.03.1976 relative aux mesures de redressement économique).
Pour l’évaluation du paramètre s l’index publié par FEBELGRA sera pris en considération
La révision de prix ne peut être appliquée que si l’augmentation ou la diminution du prix à exécuter à la suite de la demande ou si la demande de révision de prix atteint au moins 3 % par rapport au prix mentionné dans l’offre (pour la première révision de prix) ou par rapport au dernier prix révisé accepté ou imposé (à partir de la deuxième révision de prix).
11. GARANTIE – service après vente
Dans un délai d’un an à compter de la date de la réception provisoire au lieu de livraison (réception qualitative dans les magasins du client de l’Administration des douanes et accises), le SPF Finances peut exiger que le fournisseur remplace, à ses frais et dans le délai imposé, les produits présentant des défauts qui empêchent une utilisation conforme aux conditions du marché.
Un nouveau délai équivalent s’applique à tous les produits fournis en remplacement.
Les soumissionnaires peuvent proposer dans leur offre un délai de garantie plus long.
12. Critères de sélection – Régularité des offres – Critères d’attribution.
12.1. Critères de sélection.
Les soumissionnaires sont évalués sur la base des critères de sélection repris ci-après.
IMPORTANT
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas d’exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné par les moyens les plus rapides, et dans le délai qu’il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu’il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires.
Seules les offres des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères d’attribution repris au point 12.4 du présent cahier spécial des charges, dans la mesure où ces offres sont régulières sur le plan administratif et technique.
12.1.1. Critères d’exclusion Premier critère d’exclusion.
§.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées, s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il :
1° a transmis à l’Office National de Sécurité Socia le toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et
2° n’a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à 2500 EURO, à moins qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EURO, le soumissionnaire sera considéré comme étant en régle, s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres à l’égard d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4, §1 et § 2, 1° à 8° et 10° de la loi, ou d’une entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 EURO près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
§ 2. Le soumissionnaire étranger au plus tard la veille de la date limite de réception des offres :
1° être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi.
2° être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’ il emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
§.3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer, par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.
Deuxième critère d’exclusion.
Est exclu de la participation à la procédure d’attribution :
Le fournisseur qui a fait l’objet d’un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour :
1° participation à une organisation crimine lle telle que définie à l’article 324bis du Code pénal ; 2° corruption, telle que définie à l’articl e 246 du Code pénal ;
3° fraude au sens de l’article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ;
4° blanchiment de capitaux tel que défini à l’article 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu’il a des doutes sur la situation personnelle d’un fournisseur, s’adresser aux autorités compétentes belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos.
Troisième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants :
1° se trouver en état de faillite ou de liquidation , avoir cessé ses activités ou avoir obtenu un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
2° avoir déposé une déclaration de faillite, avoir entamé une procédure de liquidation ou de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales.
Quatrième critère d‘exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas avoir été condamné par un jugement passé en force de chose jugée pour un délit qui porte atteinte à son intégrité professionnelle.
Cinquième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave, constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier.
En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en particulier:
1. L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire, 1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1957);
2. Le droit à la liberté syndicale (convention n° 8 7 sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical, 1948);
3. Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit d’organisation et de négociation collective, 1949);
4. L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n°
100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 c oncernant la discrimination (emploi et profession), 1958);
5. L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum, 1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182 sur les pires formes du travail des enfants, 1999).
Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave en matière professionnelle au sens de l’article 69, 4° de l’AR du 8 janvier 1996.
Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à l’article 69 de l’arrêté précité.
Sixième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions directes et de la TVA.
Septième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas s’être rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du présent marché.
12.1.2.Critères de sélection concernant la capacité économique et technique du soumissionnaire.
a) 1.Le chiffre d’affaires réalisé pendant la dernière année comptable ou pendant l’année comptable en cours.
Pour être sélectionné, le soumissionnaire doit avoir réalisé au cours de la dernière année comptable ou pendant l’année comptable en cours un chiffre d’affaires global d’au moins 5.000.000 EUR. Les soumissionnaires ayant, suivant le schéma comptable complet, déposé les comptes annuels des 3 derniers exercices comptables à la Centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique ne doivent pas fournir d’information sur le chiffre d’affaire global. Celui-ci sera vérifié directement par le pouvoir adjudicateur.
Les soumissionnaires n’ayant pas effectué ce dépôt ou les soumissionnaires établis dans un pays autre que la Belgique doivent fournir les renseignements demandés. Les entreprises étrangères doivent fournir également les derniers comptes annuels ou un document reprenant tous les actifs et les passifs de l’entreprise. Si l’entreprise n’a pas encore publié de comptes annuels, un bilan intermédiaire certifié conforme par un comptable, par un réviseur d’entreprise ou par le dirigeant de l’entreprise suffit.
a) 2. des références d’imprimés de sécurité réalisés pendant la période du 1er janvier 2008 jusqu’à maintenant.
- Pour être sélectionné, le soumissionnaire doit avoir exécuté au cours de la période du 1er janvier 2008 jusqu’à maintenant au moins six imprimés de sécurité. Il s’agit des imprimés de sécurité suivants : les titres au porteur de produits financiers comme les actions, obligations et sicav, bons de caisse, autres documents de sécurité, vignettes fiscales pour tabacs, passeports, permis de conduire ou d’autres ayant le même niveau de sécurité. Il y a lieu d’ajouter à l’offre un relevé reprenant les références précitées.
a) 3. l’implantation d’une imprimerie de sécurité sur le territoire de l’Union Européenne.
Afin d’être sélectionné, le soumissionnaire doit disposer des immeubles conformes aux normes de sécurité et en état normal de fonctionnement, du matériel et du mobilier nécessaires.
Les locaux mis à disposition devront être dans un état de salubrité acceptable, sinon un engagement écrit à effectuer les réparations nécessaires dans un délai de trois mois sera produit.
Ceci implique :
- une imprimerie située sur le territoire de l’Union Européenne ; - au moins cinq presses typographiques ;
- l’équipement indispensable pour la fabrication des films et plaques ou clichés ;
- des machines pour le comptage des feuilles, elles seront pourvues d’un système permettant le comptage de blocs de 500 signes fiscaux.
a) 4. La mise à disposition de locaux administratifs et de stockage au service surveillant (Succursale des accises de Bruxelles (tabacs).
Les soumissionnaires doivent pouvoir prouver qu’ils peuvent disposer des locaux, du mobilier et du matériel nécessaires dans un délai de six mois à dater de la notification du marché.
L’adjudicataire s’engage à observer les prescriptions et exécuter les travaux prescrits dans le rapport annuel du Service Interne pour la Prévention et la Protection au Travail.(S.I.P.P.T.)
Un mois avant l’entrée en vigueur du marché, une commission vérifiera si toutes les conditions requises dans le présent cahier des charges sont remplies.
a) 5. Assurance
Le prestataire de service doit contracter à son nom et à ses frais, une assurance « tous risques » pour les papiers, les vignettes fiscales, les films, les clichés ou plaques et les autres matériaux se trouvant dans son imprimerie et les espaces mis à disposition. Les valeurs moyennes à assurer doivent représenter quatre millions de feuilles vierges (valeur TVA comprise = 340.000 €) et un million de feuilles imprimées (prix du papier (= 85.000 €) + prix pour l’impression et la fourniture des vignettes). Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils disposent ou disposeront, au plus tard le 1er janvier 2011, d’une couverture d’assurance suffisante pour couvrir les risques.
De plus, si l’imprimerie est située à un endroit distinct du service surveillant, le transport des vignettes imprimées entre l’imprimerie et le service surveillant doit être assuré de telle
façon qu’en cas de hold-up ou de perte de vignettes par d’autres causes quelles qu’elles soient, la valeur du papier, des accises et de la TVA représentant les vignettes perdues, volées ou détournées soit intégralement remboursée à l’Etat Belge.
12.2. Régularité des offres.
Les offres irrégulières seront exclues.
12.3. Critères d’attribution.
Pour le choix de l’offre la plus intéressante, les offres régulières seront confrontées à un certain nombre de critères d’attribution ; ces critères permettront de libeller un classement final des offres.
12.3.1. Liste des critères d’attribution.
1. Le montant de l’offre (60%);
2. Les mesures et dispositions particulières liées à l’exécution de ce marché prises par le soumissionnaire concernant le niveau de sécurisation de l’imprimerie du soumissionnaire, des locaux mis à disposition par le soumissionnaire et du transport sécurisé éventuel (40%) ;
Les soumissionnaires sont tenus de fournir pour chacun de ces critères les données nécessaires pour l’évaluation et de permettre la visite éventuelle de l’ensemble des locaux et des installations techniques à la commission.
12.3.2 Cotation finale.
Pour chaque offre, les cotations pour les deux critères d’attribution seront additionnées.
L’offre considérée comme la plus intéressante est celle qui obtient la cotation finale la plus élevée.
La procédure pour l’évaluation est la suivante :
- Pour le critère 1, l’évaluation se fait sur base du prix total présumé, hors TVA, mentionné dans l’offre ;
- Pour le critère 2, l’évaluation se fait par la commission sur base des documents joints à l’offre et des visites complémentaires éventuelles. Il fera l’objet d’une attribution de points avec motivation circonstanciée par la commission.
Ce critère se décompose en trois sous-critères :
Sous-critère Points Sécurisation de l’imprimerie 15 Sécurisation des locaux 15 Sécurisation du transport 10
Les méthodes d’évaluations suivantes seront appliquées : 1. Sécurisation de l’imprimerie (/15)
L’évaluation porte sur la qualité des procédures appliquées et sur la qualité du système de sécurisation de l’imprimerie.
L’échelle d’évaluation suivante sera appliquée :
15 points : très bon 8 points : bon 0 point : mauvais
2. Sécurisation des locaux mis à disposition (/15)
L’évaluation porte sur la qualité des procédures appliquées et sur la qualité du système de sécurisation des locaux mis à disposition.
15 points : très bon 8 points : bon 0 point : mauvais
3. Sécurisation du transport sécurisé éventuel (/10)
L’évaluation porte sur la qualité des procédures appliquées, sur la qualité des véhicules utilisés (type), le nombre et l’équipement du personnel affecté aux transports sécurisés.
L’échelle d’évaluation suivante sera appliquée : 10 points : très bon ou pas d’application1 5 points : bon
0 point : mauvais
13. Cautionnement.
Le cautionnement est fixé à 5 % du montant total annuel présumé, hors TVA, du marché. Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d’euro supérieure.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances satisfaisant au prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurances et agréée pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des façons suivantes :
1° lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004 099-79) ou d’un organisme public
remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ci-après dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;
1 Pas d’application si les locaux mis à disposition et l’imprimerie se situent dans un même bâtiment ou complexe immobilier.
2° lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de l’Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ; 3° lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette
activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’en gagement de l’établissement de crédit ou de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1° soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2° soit d’un avis de débit remis par l’établissemen t de crédit ou l’entreprise d’assurances ;
3° soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4° soit de l’original de l’acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5° soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas.
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire.
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l’adresse qui sera mentionnée dans l’avis d’attribution du marché.
Le cautionnement peut être libéré 12 mois après l’exécution de la dernière livraison sur base du présent cahier spécial des charges. La libération du cautionnement se fera à la demande expresse du prestataire de services.
14. Réception
14.1 Réception.
Les vignettes imprimées seront réceptionnées par le service surveillant ou un agent surveillant.
Cette réception sera effectuée dans l’imprimerie du prestataire de service.
14.2 Frais de réception.
Si le service surveillant est installé dans les bâtiments de l’imprimerie du prestataire de services, il n’y aura pas de frais de réception. Si les locaux affectés au service surveillant (succursale de Bruxelles (Tabacs) ne sont pas attenants à l’imprimerie, tous les frais afférents à la réception doivent être supportés par l’adjudicataire (y compris les frais de déplacements et/ou de séjour de l’agent surveillant).
Essais
Des analyses techniques des vignettes fiscales peuvent être réalisées dans un laboratoire désigné par le SPF Finances après proposition éventuelle du prestataire de service.
15. Livraisons.
15.1 Délais et clauses.
A la réception d’un ordre normal de fabrication, le prestataire de services devra pouvoir, dès le lendemain, terminer l’exécution d’une quantité de 10.000 feuilles par série, avec un minimum de 60.000 feuilles pour l’ensemble des séries commandées et ce par jour de travail
A la réception d’un ordre de fabrication d’une plaque ou cliché avant 14h30, le responsable devra faire en sorte que la fabrication du cliché débute dans l’heure qui suit. Le cliché devra être terminé le jour même.
A la réception d’un ordre de tirage urgent avant 14h30, il devra faire en sorte que ce tirage (impression) soit disponible au plus tard le lendemain à 14h30. Ce délai comprend :
- l’impression et le séchage le jour même ;
- le comptage le lendemain, dès la première heure.
Si l’ordre de tirage inclus également la confection d’une plaque ou cliché, le délai précisé ci-avant est augmenté d’un jour.
Si l’imprimerie et le service surveillant ne forment pas une seule et même entité, la fourniture des vignettes imprimées dans le bâtiment du service surveillant (Bureau de Bruxelles-Tabacs) doit avoir lieu dans un délai de 3 jours ouvrables (calendrier en vigueur en Belgique) à compter du dépôt de l’ordre de tirage. Il est impératif que chaque livraison au service surveillant se déroule entre 8h et 10h.
Le transport des vignettes (à charge du prestataire) du lieu de l’impression à la succursale de Bruxelles-Tabacs devra être assuré à concurrence du papier et du montant total des valeurs fiscales (accises + TVA) transférées. Les transferts devront être exécutés par une société spécialisée dans le domaine du transport sécurisé de fonds ou de valeurs. Ceux-ci devront également être climatisés eu égard aux modifications possibles des caractéristiques physiques et chimiques du papier et du degré hygrométrique.
15.2 Lieu de livraison et formalités.
15.2.1 Lieu de livraison.
Les vignettes imprimées seront stockées dans les locaux mis à disposition du service surveillant –succursale des accises de Bruxelles (Tabacs) .
15.2.2 Vérification de la fourniture.
Les vignettes imprimées non conformes seront refusées par le service surveillant. Le montant représentant la fourniture non conforme y compris le coût du papier, si celui-ci dépasse les tolérances prévues au point 5c. des prescriptions techniques (partie B), sera déduit de la facture du prestataire de services.
La constatation des articles endommagés sera communiquée au prestataire de services par le service surveillant, par lettre recommandée ou contre accusé de réception daté. Les articles endommagés devront toujours être présentés au service surveillant.
Les vignettes endommagées feront l’objet d’un procès-verbal de destruction.
15.3 Emballage.
Les feuilles imprimées sont emballées avant la livraison ou pour le stockage selon les nécessités du service.
16. Facturation et paiement.
Les factures mensuelles du prestataire de services seront payées directement par l’organisme payeur du SPF Finances.
Le prestataire de services enverra la facture et les notes d’envoi au S.P.F. Finances - Service d’encadrement Budget et Gestion – North Galaxy, bte 788 – Boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 Bruxelles.
Le paiement se fait dans un délai de 50 jours de calendrier à compter de la date à laquelle les formalités de réception sont terminées pour autant que l’organisme payeur du client soit en possession au même moment de la facture libellée régulièrement ainsi que d’autres documents éventuellement nécessaires.
Il convient de libeller la facture dans l’unité monétaire EUROS.
17. Litiges.
Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le français ou le néerlandais.
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires à l’exécution de ce marché. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.
B. PRESCRIPTIONS GENERALES ET SPECIFICATIONS TECHNIQUES.
1. SURVEILLANCE DE L’IMPRIMERIE DU PRESTATAIRE DE SERVICES.
Le(s) agent(s) surveillant(s) désigné(s) par le SPF Finances doit(vent) avoir accès à toute heure du jour et de la nuit, à tous les ateliers, locaux et dépendances de l’imprimerie du prestataire de services, afin de procéder aux vérifications et investigations jugées nécessaires. Le prestataire de services ne peut s’opposer à ce droit d’investigation nonobstant la mise en place d’un quelconque système de surveillance de l’imprimerie, qu’il soit exécuté par lui ou par un tiers. L’agent surveillant doit avoir la possibilité d’accéder à tous les locaux à usage non privé. Après accord de l’Administration Centrale des Douanes et Accises, le(s) agent(s) surveillant(s), accompagné(s) éventuellement d’agents de l’Administration des Douanes et Accises, doivent pouvoir visiter, dans les 24 heures et en présence d’un membre de la Direction de l’imprimerie, la chambre forte éventuelle ou tout autre local. A cette occasion, le prestataire de services est tenu de fournir par écrit à l’agent surveillant tous les renseignements qu’il aura demandés. Au cas où l’imprimerie et les espaces mis à disposition ne forment pas une seule et même entité, le prestataire de services est tenu de prévoir un logement pour l’agent surveillant, chargé de la surveillance permanente dans l’imprimerie du prestataire de services. Tous les frais afférents à ce logement, sont à charge du prestataire de services.
2. ACCES DES CLIENTS AUX ESPACES MIS A DISPOSITION.
La clientèle de l’ Administration des Douanes et Accises doit pouvoir avoir accès normalement et facilement aux bureaux et magasins mis à disposition, durant les heures d’ouverture des bureaux. Si l’imprimerie et les espaces mis à disposition forment une seule et même entité, aucune fermeture de l’imprimerie ne peut perturber l’accès aux locaux du service surveillant.
Tous les chargements ou déchargements des vignettes fiscales devront s’effectuer, à l’abri de tout regard extérieur, dans les installations de l’imprimerie et des espaces mis à disposition. Durant les opérations de chargement ou de déchargement, les portes d’entrée et de sortie doivent être fermées. Ces portes seront commandées à distance des locaux du service surveillant. Il sera exigé le placement d’une ou de deux caméras de surveillance suivant la situation des portes d’entrée et de sortie, et suivant les caractéristiques de la caméra. Le déchargement doit s’effectuer de manière à ce que les vignettes fiscales ne puissent être endommagées.
En cas de grève ou autre événement exceptionnel au sein de l’imprimerie, le prestataire de services devra mettre tout en œuvre afin de :
a) rendre possible le libre accès aux espaces mis à disposition.
b) permettre le fonctionnement normal du service surveillant et accélérer la reprise du travail dans l’imprimerie.
3. SECURITE DES ESPACES MIS A DISPOSITION.
Les espaces mis à disposition seront équipés d’un système de sécurité indépendant de celui de l’imprimerie et couvrant tous les espaces mis à disposition. Les espaces mis à disposition seront équipés d’un système de sécurité antivol adéquat. Ce système antivol devra pouvoir être commandé depuis le logement du concierge-surveillant du service surveillant. Le système de sécurité incendie devra également être raccordé au logement du concierge-surveillant. Les deux systèmes devront être régulièrement entretenus et leur fonctionnement vérifié. Le prestataire de services devra en apporter la preuve.
Afin d’assurer la sécurité des espaces mis à disposition, il est nécessaire que le logement du concierge- surveillant soit achevé et habitable dès l’entrée en vigueur du contrat.
4. MATERIEL DES ESPACES MIS A DISPOSITION ET DE L’IMPRIMERIE.
Les vignettes seront réalisées au moyen d’un même procédé d’impression. Seule la typographie est admise.
Les presses appartenant à un même procédé d’impression utilisées lors de la réalisation des vignettes fiscales doivent avoir, dans leur totalité une vitesse de croisière qui permet l’impression de 10.000 feuilles par série et de 60.000 feuilles dans la totalité des séries par jour ouvrable. C’est pourquoi il faut qu’au moins cinq presses typographiques soient disponibles dans l’imprimerie pour l’impression des vignettes fiscales. Ces presses ne peuvent être utilisées que pour l’impression des vignettes fiscales. Les presses servant à l’impression des vignettes fiscales devront être séparées du reste des presses de l’imprimerie et se trouver dans un local spécifique relié à un système de sécurité dûment agréé. A aucun moment ces presses ne peuvent être utilisées sans accord de l’agent surveillant. Le prestataire de services constatant que les quantités de 10.000 feuilles par série ou de 60.000 feuilles par jour ne peuvent être réalisées au moyen du nombre minimum de presses précité, est tenu d’adapter le nombre de presses de façon à pouvoir imprimer le nombre de feuilles précité sans problème à la date de l’entrée en vigueur du contrat. Les presses doivent permettre un imprimé en deux couleurs en un tirage. Les presses doivent offrir la possibilité technique de réaliser les formats B 300, C 250, C 50, F 100 et F 150. Les presses doivent pouvoir fonctionner immédiatement et un plan précis de travail d’impression devra être établi en accord avec l’agent surveillant. Le software pour la composition, les films, les plaques ou clichés et les encres qui ne sont pas utilisés doivent toujours être entreposés dans un local sécurisé se situant dans l’imprimerie (si l’imprimerie et le service surveillant ne forment pas une seule et même entité) ou dans le local des plaques du service surveillant (si l’imprimerie et le service surveillant forment une seule et même entité). Cependant, des plaques ou clichés peuvent rester montés sur les presses à condition que la presse et les plaques ou clichés soient plombés. Lorsque les vignettes ne sont pas imprimées, l’encre utilisée lors de l’impression des vignettes ne peut pas se trouver sur la presse. L’agent surveillant peut exiger que les cinq formats précités soient réalisés pendant le même jour ouvrable, sans que la capacité de 10.000 feuilles par série et 60.000 feuilles pour l’entièreté des séries par jour ouvrable ne soit menacée.
Les presses doivent toujours être en état de marche.
L’imprimerie doit disposer du matériel et du savoir-faire pour réaliser les compositions et pour faire les films, plaques ou clichés. A cet effet, le prestataire de services utilisera les meilleurs matériaux et encres. Les films et plaques ou clichés doivent être faits d’une seule pièce. Les films ne peuvent pas être « montés » au moyen de bandes adhésives. La correction des plaques ou clichés n’est pas admise.
Les films et clichés ou plaques possèderont un numéro d’identification individuel devant apparaître au minimum deux fois sur chaque modèle. Ceux-ci pourront être poinçonnés par l’agent surveillant.
Dès leur stockage dans les espaces mis à disposition ou dans l’imprimerie, selon le cas, tout le software, les films et clichés ou plaques et les encres ne peuvent être utilisés sans accord préalable de l’agent surveillant. Ce qui signifie que :
1° Le service surveillant est seul habilité à ordonner la fabrication des films et clichés ou plaques ainsi que leur destruction.
2° Le software, les films et clichés ou plaques et les encres seront toujours entreposés dans un local sous contrôle du service surveillant (si l’imprimerie et les espaces mis à disposition forment une seule et même entité) ou dans le local sécurisé se situant dans l’imprimerie (si l’imprimerie et les espaces mis à disposition ne forment pas une seule et même entité). Seuls les clichés ou plaques qui restent montés sur une presse plombée ne doivent pas être entreposés dans le local sous contrôle du service surveillant ou dans le local sécurisé, selon le cas. Les entrées et sorties dudit local devront être inscrites dans un registre d’ordre.
Un mois avant l’entrée en vigueur du contrat, les espaces mis à disposition seront dotés :
- du mobilier et du matériel – décrits en annexe 2 et 3 de la partie C – nécessaires au bon fonctionnement du service ;
- de 4 machines à compter le papier en état immédiat de marche dont trois destinées au service surveillant et la quatrième mise à la disposition des clients. Si l’imprimerie et les espaces mis à disposition ne forment pas une seule et même entité, une machine à compter doit également se trouver dans l’imprimerie.
- une machine à compter supplémentaire est nécessaire dans le local d’impression afin que le prestataire de services puisse vérifier le nombre de feuilles imprimées correctement ou rebutées pour malfaçon.
- Celles-ci seront toujours en ordre de marche également car toute défectuosité constitue un frein dans la chaîne qui conduit vers le client.
- L’adjudicataire devra souscrire un contrat avec une firme spécialisée afin qu’au moins deux fois par année un entretien soit réalisé par celle-ci.
Un certificat rédigé par ladite firme sera remis à chaque intervention au service dirigeant.
- Dès le 1er du mois précédent l’entrée en vigueur du contrat tous les rayonnages devront être disposés afin de pouvoir commencer le placement des rames. Le système de sécurité devra donc fonctionner à cette date.
5. DESIGNATION D’UN RESPONSABLE VIS-A-VIS DE L’AGENT SURVEILLANT ET DU SERVICE SURVEILLANT.
Le responsable ou son remplaçant, à désigner par le prestataire de services, devra pouvoir rendre compte, A TOUT MOMENT, à l’agent surveillant, de l’état d’avancement des travaux. Les noms du responsable et de son remplaçant seront consignés dans un document qui sera remis à l’agent surveillant.
Missions du responsable du prestataire de services :
Celui-ci sera complètement mis à disposition de l’Administration des douanes et accises. Il ne pourra pas être appelé à effectuer dans l’imprimerie d’autres tâches pendant les heures que l’administration fera appel à lui.
a) Nombre et qualification du personnel nécessaire à l’imprimerie et au service surveillant.
L’exécution de ce marché nécessite :
- un ouvrier à qui l’on peut faire une confiance ABSOLUE. En cas d’absence de toute nature, il y a lieu de pourvoir à son remplacement.
L’ouvrier et son remplaçant doivent pouvoir présenter une attestation de bonne vie et mœurs destinée à un service public.
Sa mission consistera à emballer et manipuler des rames, apporter une aide active lors des différentes destructions et lors du chargement des véhicules.
Si l’imprimerie et le service surveillant (succursale des accises de Bruxelles (Tabacs)) ne forment pas une seule entité, le prestataire de service devra mettre, de façon permanente, cette personne à disposition du service surveillant au lieu d’installation de celui-ci.
Outre sa capacité à manipuler avec aisance le papier vierge et imprimé (savoir découvrir des erreurs d’impression, croquer les rames, savoir détecter les mauvaises feuilles aux taquets), il devra pouvoir déplacer des caisses dont le poids peut atteindre 70 kg, éventuellement à l’aide d’appareils adaptés. Il devra disposer des certificats lui permettant de conduire les engins de chargement.
- au minimum trois imprimeurs (ouvriers) nécessaires pour l’exécution normale des commandes dans les limites de temps, dont deux à temps plein. La seule impression préalable occupe déjà le troisième imprimeur à au moins 0,8 équivalent temps plein. Un quatrième imprimeur sera régulièrement requis afin de pouvoir honorer des commandes urgentes. Il y aura lieu de pourvoir à leur remplacement en cas d’absence de toute nature.
- une personne nécessaire pour la fabrication des films ainsi qu’une autre personne pour la fabrication des clichés ou plaques, durant le temps nécessaire qu’il évaluera. En cas d’absence d’une de ces personnes, pour un motif quelconque, leur remplacement immédiat devra être prévu.
- le personnel nécessaire pour collaborer au chargement et déchargement du papier vierge et imprimé ainsi qu’au chargement des véhicules emportant les commandes terminées. Si l’imprimerie et les espaces mis à disposition ne forment pas une seule et même entité, la livraison des feuilles imprimées doit se faire dans les espaces mis à disposition au lieu désigné par le service surveillant (succursale des accises de Bruxelles (Tabacs)). .
L’impression des vignettes fiscales ne pouvant subir aucun retard, l’exécution de ce marché ne pourra être interrompue pendant la période des congés annuels ; le prestataire de services est tenu par conséquent de prendre les dispositions nécessaires. Il peut également arriver que, par exemple à cause de la nécessité d’imprimer une nouvelle série de vignettes ou suite à des modifications de prix des produits de tabacs, il y ait lieu de travailler un ou plusieurs jours sans arrêt y compris les week-ends et jours fériés. Le prestataire de services est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires afin de pouvoir réaliser l’impression sans arrêt. L’ordre pour l’impression sans arrêt est donné par l’agent surveillant.
b) Autres missions.
- Il évaluera le renouvellement de tous les stocks de films, clichés ou plaques, encres, produits d’entretien, autres produits, papier pour reprographie, papiers pour les commandes à l’imprimerie.
- Il évaluera les entretiens que les machines doivent subir et en fixera la date de commun accord avec l’agent surveillant. Les machines à fonctions techniques, informatiques, électriques, mécaniques feront l’objet d’un entretien périodique par les soins d’un technicien d’une firme agréée. Il présentera les preuves de cette vérification au fonctionnaire dirigeant de Bruxelles-Tabacs.
c) Surveillance de l’exécution des impressions.
Les dimensions, le dessin, les couleurs des vignettes sont déposés par le SPF Finances. La disposition de celle-ci sur la feuille de papier est fixée par l’Administration des Douanes et Accises suivant les modèles- types des feuilles. Ces modèles-types seront fournis en temps opportun. L’impression se fait en deux couleurs. Le soumissionnaire peut proposer des sécurités supplémentaires utilisées lors de l’impression des vignettes.
Les travaux d’impression consistent en :
1. Une impression préalable (préimpression) au moyen d’une encre spéciale des feuilles de papier destinées à l’impression des vignettes fiscales pour les cigarettes et les tabacs.
2. L’impression en deux couleurs :
- la première couleur est utilisée pour l’impression d’un fond constitué d’un dessin
« chaînette » ;
- la deuxième couleur (possibilité de six couleurs différentes suivant l’usage de la vignette – voir tableau ci-après – colonnes 3 et 4) est utilisée pour l’impression du dessin et des indications de service (voir modèles-types qui peuvent être examinés au lieu et à l’heure désignés de commun accord avec l’Administration des douanes et accises).
L’impression des vignettes en deux couleurs doit être obtenue en un seul tirage à partir du papier ayant ou non fait l’objet d’une pré-impression avec une encre spéciale. La maculation des bords des feuilles doit être déterminée de commun accord avec l’agent surveillant. Aucune autre maculation accidentelle ou autre foulage ne seront tolérés. La méthode d’impression utilisée doit garantir que les vignettes d’une même feuille soient toutes identiques au point de vue dimensions et vis-à-vis des autres vignettes. D’une vignettes
