Grand Poitiers Communauté urbaine
Sous l’autorité du responsable du pôle Relation abonnés, vous accompagnez l’ensemble de l’équipe de direction a n de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de la direction Eau - Assainissement. En étroite collaboration avec les différents responsables de pôles, vous êtes la personne de con ance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à les seconder. Pour cela, vous effectuerez les activités suivantes:
Vos activités
Activités principales : Encadrement et animation
Organisation générale de la Direction EMPLOI
Un·e Responsable de Secteur Administratif et Financier
POSTULER AVANT LE 16 JUIN 2022
Grand Poitiers Communauté Urbaine
Direction Générale Adjointe Transition Ecologique Direction Eau - Assainissement
Cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux A temps complet
Publié le 16 mai 2022 Filière : Administrative Catégorie : B
Assurer l’encadrement de l’équipe d’assistantes administratives (3 personnes en charge du support administratif pour les équipes d’exploitation des réseaux eau et assainissement : gestion des contacts abonnés, éditions de courriers,
yers,…)
Piloter et optimiser l’activité de l’équipe
Garantir la qualité de vie au travail de l’équipe
Gestion, suivi et archivage de la documentation de l’équipe de direction
Communication
Gérer l’activité administrative de la Direction (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
Réceptionner, ltrer et dispatcher les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction (préparation des commissions, réunions publiques, création de supports de communication, compte-rendu de réunions,…).
Assurer l’organisation de la logistique et la gestion administrative des recrutements, des immersions et de l’accueil des stagiaires/saisonniers. Etre l’interlocuteur ou l’interlocutrice privilégié·e des établissements scolaires.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
Assurer une relation/communication transversale avec l’ensemble des directions de la Collectivité
Réceptionner et trier le courrier de la direction.
Gérer de la boite mails générique de la direction eau.assainissement@grandpoitiers.fr
Gérer les courriers sous Elise : mise en forme en respectant la Charte rédactionnelle de la Collectivité, suivi des délais de traitement et envoi aux destinataires souhaités.
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
Organiser les déplacements professionnels de l’ensemble des agents de la direction et gérer les notes de frais.
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures spéci ques et véri er la conformité des livraisons.
Suivre l'exécution budgétaire de la direction sur les aspects : communication, abonnement revues, mobilier,….
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rédiger des supports de communication interne/externe (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…)
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de la direction/Collectivité).
Participer à l’élaboration, à la diffusion et à la veille des informations présentes sur le site de Grand Poitiers.
Votre pro l
Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction, gestion
administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou vous avez une expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial. La connaissance du domaine d’activité de la direction peut également être un plus.
Compétences et savoir-faire :
Savoir-être :
Conditions de recrutement
Capacité d’encadrement
Véritables capacités de structuration des activités administratives d’un service
Maîtrise de la bureautique : pack O ce (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Connaissance des normes rédactionnelles
Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
Maîtrise de l’organisation d’événements
Connaissances en gestion administrative du personnel
Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
Dynamisme et de polyvalence
Organisation et rigueur et avoir la capacité à prioriser
Discrétion
Esprit d’initiative, Réactivité et autonomie
Esprit de synthèse et d’analyse
Aisance relationnelle et rédactionnelle
Esprit d’équipe, Sens de l’écoute et de la communication
Résistance au stress
Travail en mode projet
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, dé nies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n°
2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire. Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique).
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter Mme Linda CANDUSSO, Responsable du pôle Relation abonnés, au 05 49 52 37 31 ou M. Quentin BRAULT, Chargé de recrutement au 05 49 30 22 51.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes, (si statutaire dernier arrêté administratif) sont à adresser à :
Mme la Présidente de Grand Poitiers Communauté urbaine Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES 86000 POITIERS
ou par mail à
recrutement@grandpoitiers.fr
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié
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GRAND POITIERS 84, rue des Carmélites 86 000 Poitiers
HORAIRES :
Du lundi au vendredi de 8h30 à 17h30 Pendant les vacances scolaires :
Ouverture de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi
