Créer une classe virtuelle
Table des matières
1 Se connecter à ma cl@sse virtuelle ... 3
2 Page d’accueil de l’interface ... 4
3 Créer une classe virtuelle VIA ... 4
3.1 Inscription des participants en utilisant l’annuaire ... 5
3.2 Inscription des participants comme invité ... 7
3.3 Pas d’inscription des participants ... 9
4 Communiquer vers les participants ... 11
4.1 Le message optionnel dans l’invitation ... 11
4.2 L’envoi d’un mail aux participants non-inscrits ... 11
5 Accéder à la réunion virtuelle ... 12
5.1 Connexion à partir de l’invitation ... 12
5.2 Connexion à partir de l’url ... 13
6 Rendre compte des présents ... 14
Le service de classe virtuelle « ma cl@sse virtuelle » est proposée par le pôle FOAD du ministère de l’éducation nationale. Il est destiné aux personnels de l’éducation nationale uniquement.
Le Pôle FOAD propose d’autres services à l’adresse : https://foad.phm.education.gouv.fr/
1 Se connecter à ma cl@sse virtuelle
Le service de classe virtuelle « ma cl@sse virtuelle » est accessible : - à l’adresse : https://cvirtuelle.phm.education.gouv.fr/login.aspx - en accédant aux applications nationales ARENA à partir de l’ETNA
- lors de la réception d’un courriel d’invitation, en cliquant sur le lien « Accéder »
Les identifiants académiques sont nécessaires pour obtenir l’accès.
Choisir l’ « Accès utilisateur » puis cliquer
sur « Accéder » 1
Sélectionner l’ »Académie de Nantes » puis « Valider » 2
2 Page d’accueil de l’interface
3 Créer une classe virtuelle VIA
Important :
- Le créateur de la classe virtuelle est la seule personne qui peut modifier des paramètres de la classe virtuelle.
- Seul un animateur peut diffuser des documents pendant la classe virtuelle.
- Il est prudent d’avoir plusieurs animateurs par classe virtuelle.
Il n’est pas possible d’inscrire les participants à partir d’un fichier CSV.
Menu principal
Accès rapide aux fonctions principales
Accès aux réglages des classes virtuelles
Messages vocaux ou vidéos reçus
Accès aux réunions ou aux enregistrements
principal
Cliquer sur
« Créer une activité » 1
Calendrie r
Donner un titre à la
réunion
Définir la date et la durée de la réunion
3.1 Inscription des participants en utilisant l’annuaire
Inscrire les participants : - En recherchant par le nom dans la liste des utilisateurs disponibles Inscrire les participants : - En recherchant par le nom dans la liste des utilisateurs disponibles
Définir le rôle de chaque
participant : Participant (par défaut)
Animateur
Organisateur (le créateur de la réunion)
Sélectionner « Envoyer l’invitation aux participants automatiquement »
Et régler le « Rappel »
Important :
- L’invitation contient le lien vers l’assistant de configuration - L’invitation contient le lien vers la classe virtuelle
- L’invitation est personnelle et ne doit pas être partagée.
- Les participants retrouvent la classe virtuelle sur l’interface ma cl@sse virtuelle Possibilité d’enregistrer la réunion en « Unifié » (un seul fichier généré) Automatique :
l’enregistrement commence à l’heure configurée et se termine à la déconnexion.
Manuel : un
animateur doit lancer l’enregistrement
Valider
Valider et rédiger un message d’invitation (optionnel)
3.2 Inscription des participants comme invité
Ajouter l’adresse électronique des participants
Définir le rôle de chaque
participant : Participant (par défaut)
Animateur
Organisateur (le créateur de la réunion)
Sélectionner « Envoyer l’invitation aux participants automatiquement »
Et régler le « Rappel »
Important :
- L’invitation contient le lien vers la classe virtuelle.
- L’invitation est personnelle et ne doit pas être partagée.
- Les participants ne retrouvent pas la classe virtuelle sur l’interface ma cl@sse virtuelle
Possibilité d’enregistrer la réunion en « Unifié » (un seul fichier généré) Automatique :
l’enregistrement commence à l’heure configurée et se termine à la déconnexion.
Manuel : un
animateur doit lancer l’enregistrement
Valider
Valider et rédiger un message d’invitation (optionnel)
3.3 Pas d’inscription des participants
Ce mode est intéressant lorsqu’il y a beaucoup de participants. Cependant, l’inscription des animateurs reste nécessaire en utilisant l’annuaire ou de mode invité.
Sélectionner « Envoyer l’invitation aux participants automatiquement », et régler le « Rappel »
Opération nécessaire pour les animateurs.
Définir éventuellement un mot de passe nécessaire pour se connecter.
Possibilité de définir une URL plus explicite
Régler les droits d’accès à
« public » OUBIEN : ajouter
l’adresse électronique des animateurs
Préciser le rôle de chaque
utilisateur ::
Animateur
Organisateur (le créateur de la réunion)
Inscrire les animateurs : - En recherchant par le nom dans la liste des utilisateurs disponibles
Important :
- L’invitation contient le lien vers la classe virtuelle.
- L’invitation est personnelle et ne doit pas être partagée.
- Les animateurs ne retrouvent la classe virtuelle sur l’interface ma cl@sse virtuelle que s’ils ont été inscrits avec l’annuaire.
- Il faut communiquer l’URL (et le mot de passe s’il y en a un) à tous les participants.
Possibilité d’enregistrer la réunion en « Unifié » (un seul fichier généré) ou multiple (plusieurs fichiers vidéos)
Automatique : l’enregistrement commence à l’heure configurée et se termine à la déconnexion.
Manuel : un
animateur doit lancer l’enregistrement
Valider Paramétrer les droits
d’accès aux enregistrement sur « Public »
Régler la salle d’attente sur
« NE PAS UTILISER »
Valider et rédiger un message d’invitation (optionnel)
4 Communiquer vers les participants
4.1 Le message optionnel dans l’invitation
Si vous avez inscrit les participants avec l’annuaire ou en mode invité, vous devez
envoyer une invitation contenant le lien de la classe virtuelle. Dans cette invitation, vous pouvez ajouter un message optionnel précisant les consignes pour suivre la classe
virtuelle dans de bonnes conditions.
Exemple :
4.2 L’envoi d’un mail aux participants non-inscrits
Si vous n’avez pas inscrit les participants (classe publique), vous devez leur envoyer par mail l’URL de la classe virtuelle ainsi que le mot de passe. Il est conseillé d’ajouter des consignes pour suivre la classe virtuelle dans de bonnes conditions.
Exemple :
5 Accéder à la réunion virtuelle
Un animateur peut se connecter à la réunion virtuelle quand il veut avant l’heure définie pour préparer les documents qui seront partagés.
Un participant ne peut se connecter qu’une demi-heure avant l’horaire prévu. Il peut se connecter en utilisant le lien dans l’invitation ou bien le lien et le mot de passe
communiqués par mail.
La connexion est possible pendant toute la durée prévue de la réunion.
Si la réunion n’est pas terminée, mais que l’horaire de fin prévu est dépassé, la réunion peut se poursuivre, mais il n’est plus possible de s’y connecter.
5.1 Connexion à partir de l’invitation
5.2 Connexion à partir de l’url
Sélectionner l’accès « Je suis un invité »
Exécuter l’assistant de configuration
Saisir votre nom et prénom avant d’accéder à la CV
6 Rendre compte des présents
VIA génère un fichier contenant toutes les connexions à la classe virtuelle : celles des animateurs pour préparer la CV et l’animer, celles des participants lors de la classe virtuelle, quel que soit le mode d’inscription retenu.
Seul le créateur de la classe virtuelle peut accéder à ce fichier au format Excel.
Pour cela, il faut se connecter à l’interface ma cl@sse virtuelle.
Sélectionner une classe virtuelle en cliquant sur le titre
Cliquer sur « Rapport »
