Manuel : Gestion de la bibliothèque

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Bibliothèque gestion

Manuel : Gestion de la bibliothèque

Réalisé par Pauline Meunier dans le cadre de son travail de fin d’études - Henallux - 2016/2017

CERCLE DE RECHERCHES

ARCHÉOLOGIQUES DE LOBBES

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 1

1. Table des matières

2. INTRODUCTION ... 2

3. RAPPEL ... 3

4. GESTION DE LA BIBLIOTHÈQUE ... 4

4.1. FONCTIONNALITÉS DE BASE ... 4

A. Dossiers [Collections] ... 4

B. Références ... 4

4.2. RECHERCHE DU DOCUMENT SOURCE ... 7

4.3. ENCODAGE DES DONNÉES ... 8

A. Etapes préliminaires ... 8

B. Informations de base ... 9

C. Champs communs ... 9

D. Livre ... 10

E. Chapitre de livre ... 16

F. Article de colloque ... 18

G. Article de revue ... 20

H. Documents ... 22

I. Carte ... 23

J. Illustration ... 25

4.4. AJOUTS À LA GRILLE DE CATALOGAGE ... 25

A. Notes ... 26

B. Mots-clés [Marqueurs] ... 26

C. Connexe ... 26

4.5. FONCTIONS DE CONTRÔLE ... 28

A. Présence de doublons ... 28

B. Non-classés ... 30

C. Corbeille ... 30

4.6. JOINDRE UN FICHIER ... 31

4.7. POUR ALLER PLUS LOIN ... 33

A. Création automatique d’une grille de catalogage ... 33

5. TRAITEMENT PHYSIQUE ... 35

6. ANNEXES ... 36

6.1. COTES ... ERREUR !SIGNET NON DEFINI. 6.2. PROCÉDURES ... 39

6.3. LEXIQUE ... 44

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2. Introduction

Ce manuel a été réalisé pour le Cercle de Recherches Archéologiques de Lobbes dans le cadre du travail de fin d’études de Bibliothéconomie-Documentation de Pauline Meunier, en 2016. Il a pour but d’aider les membres de cette association quant à la gestion de leur documentation. Il reprend les diverses étapes à réaliser au niveau du référencement des ouvrages dans le logiciel Zotero et pour le traitement physique des documents.

Ce manuel est adapté aux usages du Cercle de recherche archéologique de Lobbes et est associé à une étude réflective concernant la valorisation de ce fonds.

Le Cercle possède différents types de documents qu’il faut référencer dans le logiciel. Cela va permettre de connaître le contenu du fonds et de retrouver facilement la documentation.

Les types de documents sont variés : - Monographies ( = livres) - Bulletins d’associations

- Documents photocopiés dont la source est souvent inconnue - Photographies et autres illustrations.

- Cartes

Et chacun détermine une gestion plus ou moins différente. C’est cela qui est expliquée dans ce manuel.

Pour tout autre utilisation ou pour une utilisation plus approfondie, consultez la documentation en ligne. Des extraits de celle-ci ont été repris tel quels.

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3. Rappel

1 : Barre d’outils 3 : Bibliothèque de référence 5 : Mots-clés [Marqueurs]

2 : Liste des dossiers 4 : Grille de catalogage

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4. Gestion de la bibliothèque

Grâce au manuel « Manuel Zotero-Recherche », vous êtes maintenant en mesure d’utiliser Zotero en tant qu’utilisateur final. Vous pouvez réaliser vos recherches, consulter les pièces jointes et créer une bibliographie.

La suite de ce manuel explique comment intégrer les données dans ce logiciel, de la création d’un dossier à l’ajout d’une pièce jointe.

La structure est presqu’identique au chapitre précédent.

4.1. Fonctionnalités de base A. Dossiers [Collections]

Créer un dossier ou collection :

Cliquez sur cral-lobbes-membres– Cliquez sur Nouvelle collection… l’image représentant un dossier - Nommez-la.

Créer un sous-dossier

Cliquez sur le dossier Parent – Clic droit avec la souris – Nouvelle sous-collection – Nommez la.

Ou

Cliquez sur cral-lobbes-membres – Cliquez sur Nouvelle collection… l’image représentant un dossier - Nommez-le – Déplacez le dans le dossier Parent.

Vous pouvez afficher ou cacher la hiérarchie créée en cliquant sur la flèche à gauche de votre dossier.

B. Références

Ajouter une référence

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 5 Pour ajouter une référence, placez-vous dans le dossier désiré (par un clic sur celui-ci).

Cliquez sur le « + » dans votre barre d’outils – Sélectionnez le type de documents voulu.

Si le type de documents n’est pas présent dans la liste, allez voir dans « Plus ».

Une grille de catalogage s’ouvre dans le panneau de droite.¹

Supprimer une référence

Pour supprimer une référence d’un dossier :

Sélectionnez la référence dans ce dossier – clic droit – retirez le document de la collection.

Attention : Attention, si vous utiliser « mettre le document à la corbeille, ce document disparait de toutes les collections où il aurait été placé.

Remarque : la référence n’est pas supprimée de votre bibliothèque, elle n’est simplement plus visible dans ce dossier.

Pour supprimer définitivement une référence, il faut aller dans Ma bibliothèque et supprimer la référence à cet endroit.

Copier une référence

Vous voulez qu’une référence soit présente dans plusieurs dossiers ? Sélectionnez la référence – glissez la dans son nouveau dossier.

Remarque : si vous modifiez une des références, toutes les copies sont modifiées aussi.

Si vous ne voulez pas que ça soit le cas :

Sélectionnez la référence – clic droit – dupliquez le document.

Sélectionnez cette nouvelle référence – glissez-la dans son nouveau dossier. Une copie vient d’être créée.

Supprimez la référence dupliquée, dans votre dossier de base.

Déplacer une référence

Vous pouvez vouloir déplacer une référence, dans un autre dossier.

1 Voir Encodage des données p. 15

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 6 Sélectionnez la référence – glissez la dans son nouveau dossier. Vous venez de copier la référence. Supprimez la référence dans le dossier de base.

Si la référence se trouve déjà dans le dossier, un symbole « interdit » apparait.

Connaître l’emplacement d’une référence

Cliquez sur la référence et sur « ctrl » de votre clavier Le dossier se surligne en jaune.

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4.2. Recherche du document source

Je présente ce point avant celui concernant l’encodage des données, car il est crucial de déterminer la provenance d’un document. Sinon ce dernier est inutilisable car la source ne peut être citée.

Quels éléments à utiliser pour faire des recherches ?

 Le titre

 L’auteur

 L’année de publication

 Un extrait du texte, placé entre guillemets.

Tout élément significatif présent sur le document.

Où chercher ?

 Recherche via les moteurs de recherche : il est possible que des sites web aient référencés le document ou propose une numérisation de celui-ci. Cette recherche est très générale.

 Bibliothèque royale de Belgique.

 Belgica : c’est la bibliothèque numérique de la Bibliothèque royale de Belgique.

 Gallica : c’est la bibliothèque numérique de la Bibliothèque nationale de France.

 Europeana : c’est la bibliothèque numérique européenne créée par la Commission européenne.

 Google Books : bibliothèque numérique de Google.

 Le site du musée de Mariemont : Plusieurs documents concernant la région y sont numérisés.

 Regarder dans le dossier « X-ouvrages sur internet » situé dans Zotero : j’ai trouvé des documents en lien avec ceux référencés dans Zotero, peut-être que celui que vous cherchez est présent dans ce dossier.

Le but de cette recherche est d’apporter les informations manquantes sur le document photocopié car l’important est que l’utilisateur puisse connaître d’où vient le document, grâce à la référence. De plus, le lien URL du document source est copié et ajouté en note² et le document référencé.³

2 Voir Ajouts à la grille de catalogage : Notes p.34

3 Voir Encodage des données p.16

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4.3. Encodage des données

Vérifiez toujours par une recherche que le document n’est pas déjà encodé dans le logiciel Zotero.

Encoder les données, c’est remplir les champs des grilles de catalogage ainsi que les données complémentaires telles que les notes et les marqueurs et lier les références connexes.

A partir de cette étape, munissez-vous des documents « Procédures »⁴ qui se trouvent en annexe.

Ces procédures vous aident à déterminer quelles étapes réaliser en fonction du type de documents que vous avez en main.

Avant de commencer l’encodage vous devez connaître cet élément :

Il a été décidé, pour les documents photocopiés, de se baser sur le document source pour sélectionner la grille de catalogage.

Exemple : Si le document source est un livre, la grille utilisée pour le document photocopié est la grille « Livre ».

Si ce document source n’est pas identifié, il faut choisir la grille « Document »

Après avoir créé une grille de catalogage avec le type de document voulu, vous pouvez encoder vos données dans les champs.

A. Etapes préliminaires

Plusieurs étapes préliminaires à l’encodage sont à réaliser.

1) Déterminer le sujet du document : permet de classer le document dans les dossiers.

2) Déterminer le type de document : permet de sélectionner la grille de catalogage adéquate :

Type de document Grille de catalogage

Monographie (= livre) Livre

Périodique, bulletin Livre

Article d’un périodique, revue, bulletin Article de revue

Illustration Illustration

Carte Carte

Document photocopié Varie en fonction du document source.

Pour les documents photocopiés, il faut déterminer le type de document de la source. Pour rechercher la provenance suivez les explications décrites dans le chapitre précédent.⁵

3) Créer une référence dans le dossier adéquat.

4 Annexe Procédures p. 42

5 Recherche du document source

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B. Informations de base

Les informations ci-dessous vous seront utiles pour toutes les grilles de catalogage.

Information non présente sur le document

Toutes les informations non présentes sur le document mais qui sont connues, sont intégrées dans des crochets.

Exemple : un document sans titre auquel on veut ajouter ce champ sera : [Titre].

[Limites de l’Empire germanique]

C. Champs communs

Divers champs sont communs à plusieurs grilles de catalogage. Je vais donc indiquer ci-dessous comment intégrer les données.

Auteur

Les mentions de responsabilité sont les éléments relatifs à l'identification et/ou à la fonction des personnes ou collectivités liées à la création intellectuelle ou artistique d'une publication ou à sa réalisation.

Dans le champ « auteur », Zotero vous permet de déterminer le rôle des personnes. Vous avez le choix entre auteur, collaborateur, éditeur, directeur de collection et traducteur.

Auteur : Ne doit pas s'entendre au sens du langage courant comme le simple créateur d'une œuvre littéraire. En droit de la propriété intellectuelle, ce terme désigne le créateur d'un objet appelé œuvre, qui reçoit une protection juridique, quels que soient sa nature (textes, musiques, œuvres plastiques, œuvres numériques...) et son mérite.

Collaborateur : Cette mention de responsabilité reprend les personnes qui ont collaborées à la création du document. C’est indiqué sur celui-ci.

Editeur : L’éditeur est placé dans les mentions de responsabilité lorsqu’il s’agit d’un éditeur scientifique. Cette information est indiquée sur le document. Si ce n’est pas le cas, il est placé dans le champ Editeur.

Exemple :

Directeur de collection : C’est une personne qui dirige une collection.

Traducteur : Lorsqu’une personne a traduit l’ouvrage cela est indiqué sur celui-ci.

Il est possible de dupliquer le champ en cliquant sur le symbole « + » à droite du champ, ou de le supprimer en cliquant sur le symbole « - ».

Spécificité au niveau de l’écriture

Dans le cas de ce travail, il est préférable de développer tous les prénoms et ne pas seulement indiquer les initiales. Cela afin d’avoir une certaine homogénéité.

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 10 On écrit toujours le « nom, prénom »

 Les noms contenant une particule : Michel de Waha  Waha, Michel de

SAUF les noms néerlandais : Jean-Claude Van Cauwenberghe  Van Cauwenberghe, Jean-Claude

Date

Parmi les dates de publication, production, distribution et de dépôt légal qui peuvent être indiquées sur le document, c’est la date la plus récente qui est retenue.

La langue

Vous possédez au sein de votre bibliothèque des livres en français, en latin, en néerlandais, etc. Il est utile de l’indiquer.

Cote

Voir le document en annexe.

Autorisation

Je propose d’indiquer dans ce champ le terme « Public » quand le document et sa référence peuvent être mis à disposition du public, donc visibles dans le site du cral

Extra

Ce champ contient :

 Les données de descriptions matérielles.

Exemple :

o Illustrations en noir et blanc

o Bibliographie p.5-15 /!\ : Si une bibliographie est présente en fin de chaque chapitre, on note : bibliographie passim.

o Index alphabétique des noms de lieux

 Les données relatives à ce qui accompagne le document : Exemple : accompagnée d’un calque.

Autres champs non importants

Url, consulté le, archive, catalogue de bibliothèque

D. Livre

Les documents à reprendre sous la grille de catalogage « Livre » sont :

 Les monographies : c’est à l'origine un livre ou un traité non périodique, c'est-à-dire complet en un seul volume ou destiné à être complété en un nombre limité de volumes ;

 Les colloques ;

 Les publications périodiques : Il n’y a pas de fiches déterminées pour ce type de document. La grille « Livre » me semble la plus appropriée, car elle contient divers champs utiles dans le référencement des périodiques.

 Les documents photocopiés dans la source est une monographie ou un périodique.

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 11 Je vous recommande d’observer la norme ISBD, description bibliographique internationale normalisée avant d’encoder les données. Cela vous permettra de déterminer quelles données récolter et quelle ponctuation utiliser.⁶

Grille de catalogage

Spécificités

Spécificités pour les périodiques : - Titre : Titre du périodique, numéro

6Description bibliographique internationale normalisée / Fédération internationale des associations de

bibliothécaires et des bibliothèques ; approuvée par le Bureau permanent de la Section de catalogage de l’IFLA ; [traduction et édition en français établies à la Bibliothèque nationale de France]. – Édition intégrée.

– Paris : Bibliothèque nationale de France, 2013. Disponible : http://www.bnf.fr/documents/isbd_trad_francais.pdf

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 12 - ISSN : Certains périodiques possèdent un ISSN, il s’agit d’un numéro standardisé

international normalisé et unique pour les publications en série. Inscrivez le dans le champ Extra : ISSN : XXX-XXX

Spécificités pour les documents photocopiés :

- Titre : Titre du document [Document photocopié]

- Nombre de pages : Indiquez la première et la dernière page du document photocopié.

Le titre :

Titre propre : Titre principal d'un document qui est située sur la page interne du livre. Ce titre est parfois différent de la page de titre.

Titre parallèle : L’équivalent du titre propre dans une autre langue et/ou écriture. Il est précédé du signe « = ».

Complément de titre : Mot, locution ou groupe de caractères qui suit le titre propre, une variante du titre propre ou un titre parallèle. Il précise, explique ou complète le titre auquel il se rapporte, et indique la forme, le contenu, le motif ou l'occasion de la publication du document.

Placé avant le titre (avant-titre) ou après (sous-titre), il n'inclut pas les variantes du titre propre. Il est précédé du signe « : »

Exemples :

1974 - Abbaye de Lobbes : N'en reste-t-il que des cendres ?

Folcuini Gesta Abbatum Lobiensium = Folcuin Actes des Abbés de Lobbes, Gesta abbatum lobbiensium Continuata = Actes des Abbés de Lobbes : continuation de ceux de Folcuin

Ce titre est composé de deux titres propres. Le deuxième est précédé d’une virgule.

Le titre est transcrit en respectant exactement son libellé mais pas nécessairement sa ponctuation et l’emploi des majuscules.

Exemple : LA Belle au Bois Dormant devient : La belle au bois dormant

Collection

Tout comme pour le titre, le titre de la collection est transcrit en respectant exactement son libellé mais non nécessairement sa ponctuation et l’emploi des majuscules. Les titres parallèles sont aussi précédés de « = » afin de les différencier du titre principal.

Numéro dans la collection

Dans certaines collections les ouvrages sont numérotés, c’est cette numérotation qu’il faut reprendre.

Exemple :

Volumes

Ce champ permet de déterminer plus précisément l’ouvrage référencé.

Exemple : VII (C’est le 7^ème volume)

Nombre de volumes

Le nombre de volume exprime ce que vous avez devant vous : 1 ou plusieurs volumes.

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 13 Exemple : 1 vol

3 vol

Edition

L’édition : tous les exemplaires d’une ressource publiés par la même maison d’édition ou groupe d’édition ou par une personne, et produits pour la plupart à partir d’une même composition originale.

Exemple : Première édition revue et corrigée, deuxième édition, …

Lieu

Le lieu de publication, production et/ou distribution est le nom du lieu associé, sur la source prescrite d’information, au nom de l’éditeur, producteur ou distributeur. Si aucun nom d’éditeur, producteur ou distributeur n’est cité, c’est le lieu où la ressource a été publiée ou à partir duquel elle a été distribuée.

Editeur

Le nom de l’éditeur, producteur et/ou distributeur correspond à celui de la personne ou collectivité qui effectue des activités de publication, production et/ou distribution ou bien de mise à disposition de la ressource.

Exemple : Cercle de recherches archéologiques de Lobbes Gallimard

Au niveau de l’écriture :

- Edition Gallimard : on inscrit : Gallimard

- Edition du Cerf : on inscrit : Edition du Cerf, parce qu’il y a un mot de liaison.

Nombre de pages

On indique toujours le nombre de pages qui est indiqué, il ne faut pas compter les pages non numérotées.

 Une seule unité matérielle : le cas le plus fréquent. Exemple : 320 p.

 Pagination multiple : si l’ouvrage contient plusieurs unités de pagination : par exemple une numérotation en chiffres romains et en chiffres arabes, les deux sont à noter.

Exemple : X, 150 p.

SAUF si la numérotation en chiffres arabes continue celle en chiffres romains. Pour cela, la numérotation de la séquence complète est donnée en chiffres arabes. Exemple : On trouve sur l’ouvrage : la numérotation en chiffre romain : V suivi de chiffres arabes 6 à 150. On notera 160p.

ISBN

International Standard Book Number – Numéro international normalisé du livre. Ce numéro est facilement reconnaissable sur un document. Il est composé de dix chiffres répartis en quatre groupes OU composé de 13 chiffres répartis en cinq groupes.

Exemple : 10 chiffres : 2-87193-118-6 13 chiffres : 978-2-87193-118-6 Attention à respecter la structure sous forme de tirets.

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 14 Zotero permet d’utiliser ce numéro pour encoder automatiquement le document.⁷

Titre abrégé

Le titre abrégé est aussi appelé faux titre : Titre abrégé imprimé au recto d'un feuillet avant le titre. Cela peut aussi être le titre présent sur la couverture, si celui-ci est différent du titre propre.

Exemple :

Spécificités pour les documents en

plusieurs volumes

Les documents en plusieurs volumes bénéficient d’un traitement un peu différent. Ils peuvent soit être référencés sous une référence globale, donc une référence pour tous les volumes, soit des références volume par volume.

Quelques définitions :

 Titre commun : Titre porté par un ensemble de documents liés entre eux ;

 Titre particulier : Titre individuel de chaque partie d'un document en plusieurs parties. Le titre particulier peut être dépendant ou indépendant ;

 Titre dépendant : Titre qui, à lui seul, ne suffit pas à identifier un document et qui requiert l'adjonction du titre commun ou d'ensemble. Exemple : les titres de section, certains titres particuliers de document en plusieurs parties et certains titres de sous-collections ;

 Titre indépendant : Titre significatif qui n'a pas besoin d'être précédé du titre d'ensemble pour permettre l'identification d'un document appartenant à une publication en plusieurs parties.

Applications :

 Si les volumes ont un titre commun et pas de titre particulier  Une seule description pour tous les volumes, c’est une description globale. On ajoutera cependant dans Extra, les ISBN de l’édition complète et de chaque volume.

Résultat : Extra : ISBN 2-02-036424-7 (éd. complète) ; ISBN 2-02-036065-9 (vol.1) ; ISBN 2-02- 036066-7(vol.2) ; ...

Nombre de pages : la pagination n’est pas continue : pagination du premier volume, pagination du deuxième volume, ...

 Si les volumes ont des titres particuliers mais non significatifs que sont les divisions alphabétique (a-k, l-z), chronologique (1830-1850-1850-1870), géographique (Wallonie- Flandre), matérielle (théorie-pratique). La description est globale, mais on ajoutera dans Extra les titres particuliers.  Une seule description pour tous les volumes

Exemple : Dictionnaire historique et géographique des communes belges.

Résultat : Extra : Contient : A-K ; L-Z ISBN 2-04-015396-6 (vol.1) ; ISBN 2-04-016327-1 (vol.2) Nombres de pages : La pagination est généralement continue : donc on indique le denier numéro de page, du dernier volume.

7 Voir Création automatique d’une grille de catalogage.

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 Si les volumes ont des titres particuliers significatifs mais dépendants  La description est réalisée volume par volume.

Exemple : Histoire de Belgique : des origines à nos jours. 1, Des origines à l'Etat Bourguignon.

Histoire de Belgique : des origines à nos jours. 2, De la mort de Charles le Téméraire à la paix de Munster

C’est au niveau du titre qu’il faut faire attention lors de l’encodage. Le titre commun est suivi du numéro (si présent) et du titre particulier.

Résultat : Titre : Histoire de Belgique : des origines à nos jours. 1, Des origines à l'Etat Bourguignon.

 Si les titres particuliers sont indépendants, il n’y a donc pas de titre commun.  La description est faite volume par volume. Chaque document est référencé indépendamment des autres.

Spécificité pour les périodiques : - Titre : Titre du périodique, numéro

- ISSN : Certains périodiques possèdent un ISSN, il s’agit d’un numéro standardisé international normalisé et unique pour les publications en série. Inscrivez le dans le champ Extra : ISSN : XXX-XXX

Spécificité pour les documents photocopiés :

- Titre : Titre du document [Document photocopié]

- Nombre de pages : Indiquez la première et la dernière page du document photocopié.

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E. Chapitre de livre

Lorsqu’un chapitre de livre est référencé, généralement l’ouvrage en lui-même l’est aussi, sauf si c’est un document photocopié.

Les documents repris ici sont :

- Les chapitres de livres jugés intéressants seuls.

Grille de catalogage

Spécificités

Spécificités pour les chapitres photocopiés :

- Titre : Titre du chapitre [Document photocopié]

Titre

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 17 Titre ici n’est pas le titre de l’ouvrage mais le titre du chapitre que l’on référence. Il comprend les mêmes caractéristiques qu’un titre de livre : il peut être composé d’un titre propre et d’un complément de titre, titre parallèle, etc.

Spécificité pour les chapitre photocopiés : Titre [Document photocopié]

Auteur

On reprend ici le ou les auteur(s) du chapitre. S’il n’y a pas d’auteur spécifique au chapitre, c’est le ou les auteur(s) du livre qui sont indiqués.

Titre du livre

C’est dans cette zone que vient s’inscrire le titre de l’ouvrage.

Pages

On indique ici les pages relatives au chapitre.

Cotes

La cote est identique à celle du livre d’où provient le chapitre.

Autres champs

Les données encodées dans les autres champs doivent être identiques à celles encodées pour l’ouvrage en lui-même.

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F. Article de colloque

Toutes les interventions des participants du colloque, récoltées dans l’ouvrage, doivent être référencées séparément. L’ouvrage dans lequel elles se trouvent est référencé en tant que Livre.

Cette grille est utilisée pour : - Les articles de colloques

- Les articles de colloques photocopiés

Grille de catalogage

Spécificités

Spécificités pour les articles de colloques photocopiés :

- Titre : Titre de l’article de colloque [Document photocopié]

Titre :

C’est le titre de l’intervention.

Auteur

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 19 C’est l’intervenant qu’il faut citer.

Date

La date de l’intervention peut être différente de celle de la monographie.

Titre des actes :

Si une organisation organise plusieurs conférences, elles peuvent être regroupées sous un nom commun (intitulé du colloque), mais ont chacune un nom particulier (titre des actes)

Exemple : Autour de Saint Ursmer : de Lobbes à Binche

Intitulé du colloque

Il s’agit de l’organisation dans son ensemble. Si une organisation organise plusieurs conférences à des dates différentes par exemples, elles sont regroupées sous un nom commun (intitulé du colloque), mais ont chacune un nom particulier (titre des actes)

Exemple : 600^ème anniversaire de la translation et du chapitre de Saint-Ursmer

Pages

Indiquez les pages du document qui reprend l’intervention référencée.

Cotes

La cote est identique à celle du livre d’où provient l’article.

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G. Article de revue

Connaître le contenu des périodiques est intéressant. On peut donc référencer chaque article en plus du périodique.

Grille utilisée pour :

- Les articles de périodiques - Les photocopies d’articles.

Grille de catalogage

Spécificités

Spécificités pour les articles photocopiés : - Titre de l’article [Document photocopié]

Titre

On reprend ici le titre de l’article.

Auteur

Certains articles ne sont pas signés, l’auteur est alors le directeur de la publication.

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Publication

C’est dans ce champ qu’on indique dans quel périodique a été publié l’article.

Numéro

On précise le champ « Publication » par son numéro.

Pages

On précise aussi à quelle(s) page(s) est présent l’article.

Cote

La cote est identique à celle de la revue d’où provient l’article.

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H. Documents

Cette grille de catalogage est utilisée lorsqu’un document qui ne correspond pas aux autres grilles de catalogage ou qu’il est photocopié et que le document source n’a pas été identifié.

Grille utilisée pour :

- Documents qui ne se retrouvent pas dans les autres types de documents - Les documents photocopiés dont la source n’a pas été identifiée.

Grille de catalogage

Spécificités

Spécificités pour les documents photocopiés : - Titre [Document photocopié]

Titre

Indiquez le titre.

Cote

Voir le document en annexe.

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I. Carte

Le CRAL possède plusieurs cartes qu’il faut aussi référencer.

Grille de catalogage

Spécificités

Ajouter entre crochet, s’il s’agit d’une reproduction.

Titre

Le titre de la carte est généralement indiqué sur celle-ci.

Exemple : Carte géologique de la Belgique dressée par ordre du gouvernement. VI.

Si ce n’est pas le cas, on peut créer un titre en l’ajoutant entre crochets. Cela va permettre de déterminer le sujet et donc d’identifier plus facilement la carte.

Exemple : [Limites de l’Empire Germanique]

Cartographe

On indique ici l’auteur du document.

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Type

Il existe plusieurs types de cartes et plans. Pour les déterminer, j’ai sélectionné d’après Wikipédia et d’autres sources, plusieurs types qui sont :

 carte géologique : affleurant du sous-sol ;

 carte historique : phénomènes passés ;

 carte météorologique : phénomènes météorologiques ;

 carte pédologique : nature des sols ;

 carte politique : États et unités administratives composant ces États ;

 carte orohydrographique : Montagnes et rivières ;

 carte routière : routes pour automobiles ;

 carte topographique : éléments du terrain ;

 carte marine : tout objet (amer, signalisation, côte, etc.) utile à la navigation ;

 plan cadastral : propriété foncière ;

 plan local d'urbanisme (PLU), plan d'occupation des sols (POS) : règles d'utilisation des sols ;

 Plan POPP

Cette liste n’est pas exhaustive mais elle permet de déterminer les caractéristiques d’un grand nombre de cartes géographiques.

Echelle

Lorsque l’échelle est exprimée en mot, on essaye de traduire en échelle numérique. Celle-ci est placée entre crochets et est suivie de l’échelle en mot, précédée d’un point.

Exemple : 1 lieue.  Echelle : [1 : 482803]. 1 lieue

Cotes

Voir le document annexe.

Autorisations

Public.

Extra

Dans ce champ, inscrivez l’échelle indiquée sur le document si elle varie de celle indiquée dans le champ Echelle. Indiquez aussi si la carte est accompagnée de copies, de commentaires, etc.

Les autres champs

Il n’y a aucune spécificité pour les autres champs.

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J. Illustration

Certaines illustrations sont présentes dans le fonds.

Grille de catalogage

Titre

Celui-ci est souvent indiqué dans la légende, sous l’illustration

Support de l’illustration

Indiquer s’il s’agit d’une photographie, d’un document papier, etc.

Taille de l’illustration.

La taille de l’illustration est transcrite de la manière suivante : Largeur x Longueur

Cote

Voir le document annexé.

4.4. Ajouts à la grille de catalogage

Au-dessus de la grille de catalogage, se trouvent quatre onglets : Info, Notes, Marqueurs, Connexe. C’est dans l’onglet Info que vous retrouvez la grille. Les autres onglets vont permettre d’ajouter des données, externes à la référence, mais qui vont venir la préciser.

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A. Notes

A utiliser pour :

- Les dons : Don de Monsieur Meurant pour le CRAL, juin 1985.

- Les documents sources dont une numérisation a été trouvée sur internet : Indiquez le lien URL⁸.

Quand une note a été ajoutée à la référence, une flèche s’ajoute à côté de cette dernière, dans la bibliothèque de référence.

Un clic sur cette flèche permet d’afficher la note.

B. Mots-clés [Marqueurs]

Les marqueurs, aussi appelés mots-clés ou tags permettent de représenter le contenu du document. Vous trouvez la liste des mots-clés en bas du panneau de gauche, dans Zotero. Les mots-clés y sont classés alphabétiquement. La liste est présente en annexe.⁹ Ces listes s’étofferont au fur et à mesure du référencement des documents.

Il est assez difficile de déterminer le nombre de mots-clés à intégrer et leur degré de précision.

Sachez cependant qu’être trop restrictif va provoquer du « silence », c’est-à-dire que vous ne trouverez pas la documentation pertinente par rapport à votre recherche. Au contraire, si vous être trop extensif, vous aurez du « bruit », c’est-à-dire un nombre trop important de références, et cela ne sera pas non plus pertinent.

Utiliser pour tous les documents.

Cliquez sur Ajouter – Ajoutez un mot clé : en fonction des lettres que vous ajoutées, Zotero vous propose des mots-clés déjà utilisés.

C. Connexe

Grâce à l’onglet connexe, vous liez des documents entre eux. Vous pouvez lier une référence à n’importe quelle autre référence ou document présent dans votre bibliothèque. .¹⁰

L’utiliser pour lier :

- Un périodique à ses articles.

- Un document photocopié à son document source

8 Revoir Recherche du document source p.13.

9 Voir Annexes : Lexique p.47

10 Voir Ajout d’un fichier p.35

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Manuel : Gestion de la bibliothèque 27 - Un chapitre de livre à un livre

Une fenêtre s’affiche vous permettant de naviguer dans votre bibliothèque pour créer ce lien connexe :

La liaison se fait automatiquement dans les deux sens.

Exemple : Les références des Albums de Croÿ sont liées à l’index général des lieux, qui est aussi référencé.

Les articles des périodiques sont liés à la référence du périodique en lui-même.

L’article « La fouille : comment ? » est lié à la référence du Haut Pays de Sambre numéro un.

Le périodique Haut Pays de Sambre numéro un est lié à tous les articles le composant.

(29)

4.5. Fonctions de contrôle A. Présence de doublons

Les doublons sont des références ayant un titre et une date identiques, mais dont certaines des autres données sont différentes. Zotero détecte automatiquement cela et copie les références dans un dossier automatique nommé « Doublons ». Zotero vous permet de vérifier si ce sont bien des doublons et de corriger si nécessaire.

Soit Zotero a déjà affiché une icône sous les dossiers.

Soit, clic droit sur cral-lobbes-membres – Sélectionnez « afficher les doublons »

Les différentes références qui sont plusieurs fois présentes dans la bibliothèque s’affichent.

*voir Remarque

En plus, une grille de catalogage est présentée. Celle-ci vous propose de choisir entre des données divergentes pour un même champs.

(30)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 29 Une fois les données sélectionnées, cliquez sur Fusionner 2 documents

Les deux références ont été corrigées avec les données que vous avez modifiées. Vous pouvez vérifier ces modifications en allant dans les dossiers où sont classées vos références.

Remarque : vérifier si la cote est bien identique pour identifier un doublon.

L’exemple ci-dessous reprend deux documents différents, bien qu’ils portent le même titre et la même date. Zotero les considère comme des doublons, or ce n’est pas le cas.

(31)

B. Non-classés

Les références non classées sont présentes dans la bibliothèque « cral-lobbes-membres », mais pas dans un dossier spécifique. Zotero nous informe de cela.

Soit Zotero a déjà affiché une icône sous les dossiers.

Soit, clic droit sur cral-lobbes-membres – Sélectionnez « afficher les documents sans collection »

C. Corbeille

Les documents que vous supprimez vont dans le dossier automatique « Corbeille ». Ils ne sont donc pas supprimés définitivement.

L’icône de la corbeille est située sous les dossiers.

Vous pouvez restaurer une référence

Sélectionnez la référence – clic droit – Sélectionnez Restaurer vers la bibliothèque.

La référence est restaurée dans le dossier où elle a été supprimée.

(32)

4.6. Joindre un fichier

Deux formats de fichiers sont intégrés dans Zotero : PDF et JPEG. Ces deux formats correspondent aux documents textes et photographies nativement numériques ou qui ont été numérisés.

Les fichiers PDF

Les fichiers PDF sont associés à une référence car ce sont les documents qui ont été numérisés.

Pour les ajouter et les lier à la référence :

Sélectionnez la référence – Clic droit – Ajoutez une pièce jointe – Joignez une copie enregistrée d’un fichier.

Le fichier est lié à la référence :

Cliquez sur ce fichier et ces données s’affichent. Si Indexé est : NON cliquez sur les flèches tournantes. Si le document est indexé, il pourra apparaître dans les résultats de recherches.

Les fichiers JPEG

Les fichiers JPEG, les photographies sont intégrées dans des dossiers. Elles ne sont pas associées à des références (sauf exception).

Pour ce faire :

- Créez un dossier / ou placez-vous dans un dossier – Barre d’outils – Cliquez sur l’icône représentant une trombone dans la barre d’outils – Joignez une copie enregistrée d’un fichier.

(33)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 32 Le fichier est intégré dans Zotero :

Il est possible de visualiser les deux types de fichiers car Zotero utilise le logiciel par défaut installé sur votre ordinateur. Par contre, les fichiers JPEG sont visualisables individuellement.

Zotero ne permet pas de visualiser dans une galerie, ou un diaporama.

(34)

4.7. Pour aller plus loin

A.

Création automatique d’une grille de catalogage

L’encodage des données de manière automatisée est à utiliser lorsqu’un document contient un numéro d’identification. Vous devez encoder celui-ci et Zotero se charge de rechercher dans diverses bases de données, les données associées à ce numéro. Il crée automatiquement une référence grâce à ces données.

Vous pouvez aussi utiliser cette manière automatique lorsque le document est référencé sur le net, dans les bases de données accessibles à Zotero.

Numéros d’identification

Je commence par la présentation de ces données car ils vous permettent de générer automatiquement, la création d’une référence.

Certains documents sont identifiés grâce à un numéro unique.

 ISBN : International Standard Book Number – ou Numéro international normalisé du livre, identifie de manière univoque une monographie quel qu’en soit le support de publication : imprimé ou multimédia.

L’ISBN est facilement reconnaissable sur un document. C’est un numéro composé de dix chiffres répartis en quatre groupes OU composé de 13 chiffres répartis en cinq groupes.

Exemple : 10 chiffres : 2-87193-118-6 13 chiffre : 978-2-87193-118-6

 DOI et PMID ne sont pas à utiliser dans le cadre de ce travail.

Encoder le numéro

Cliquer sur l’icône représentant une baguette magique ( ?) qui se trouve dans la barre d’outils de votre bibliothèque.

Encoder le numéro, Zotero détecte automatiquement de quel type de numéro il s’agit.

Exemple : 2-87193-118-6 Une référence a été créée :

Avec sa fiche de catalogage :

(35)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 34 Il reste à compléter la grille de catalogage par divers éléments propres à votre bibliothèque (cote, autorisation) et à supprimer ceux qui sont inutiles (Catalogue de bibliothèque, etc.). Mais le travail à réaliser est réduit.

Attention : Il arrive que Zotero identifie mal l’ISBN et crée des références sans lien avec la publication que vous possédez. Effacez les références créées de la bibliothèque.

Plugin Firefox

Ce plugin permet d’ajouter automatiquement les références d’internet, qu’il s’agisse d’une page d’un site web, d’un article publié sur un site, etc. Tous les sites ne permettent pas à Zotero de référencer leurs pages.

Pour l’installation et l’utilisation de ce plugin, consultez les pages 15 à 23 de ce manuel : Heimburger, Franziska ; Ruiz, Emilier. Introduction à Zotero. Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales, 2012. [Consulté le 01-10-2016]. Disponible à l’adresse :

https://issuu.com/emilienruiz/docs/zotero_19-06-2012/1?e=2271914/2679900

(36)

5. Traitement physique

Le traitement des documents a pour but de protéger le document et de noter les éléments permettant de l’identifier, à savoir la cote.

Au niveau de l’équipement :

- Monographies : La cote est indiquée au niveau du dos du livre. Elle est retranscrite au crayon sur la page en face de la page de titre.

- Les périodiques : la cote est indiquée sur la couverture, au niveau du dos et à l’intérieur de ce périodique. Ils sont placés dans des boîtes d’archives.

- Les documents photocopiés : ils sont placés dans une farde sur laquelle est annotée la cote. Elle est aussi retranscrite au crayon sur la première page du document. De plus, une page de garde est réalisée. Sélectionnez les références dans Zotero - clic droit – Etablir un rapport à partir des documents. Un document s’affiche, sélectionnez tout (ctrl + a) et copiez cela dans un traitement de texte (Word, etc.) Modifiez la mise en page de manière à n’avoir qu’une grille par page. Cette grille contient les champs, les marqueurs, les notes et les références connexes.

- En faisant glisser la référence de Zotero vers un document Word, la référence s’affiche en plus de la cote. Cette feuille est placée afin de protéger le document du plastique de la farde.

- Les cartes : une étiquette est déjà présente sur certaine. Il n’est pas possible de les retirer sans abîmer la carte. La cote est donc retranscrite dessus. Une étiquette est aussi placée sur le tube qui va contenir la carte.

- Les photographies : celles-ci sont placées dans des albums ou des pochettes pour photographies. La cote est indiquée sur ceux-ci et à l’arrière de chaque photographie.

(37)

6. Annexes 6.1. Plan de classement

Ce document reprend les cotes qui a été déterminées avant la création de ce manuel. Au fil des découvertes des documents du fonds, des cotes vont s’ajouter. La structure sera cependant similaire aux cotes ci-dessous.

Structure des cotes

Thématiques Cotes Contenu des documents

CRAL Structure générale :

CRAL_THEMATIQUE_TYPE DE DOCUMENT_NUMERO

Administratif CRAL_ADMI_année_numéro Archives du CRAL Evénements CRAL_EVEN_année_numéro

Concerne les expositions, les conférences, etc. tous les événements organisés par le CRAL.

Fouilles CRAL_FOUI_année_numéro

HPS CRAL_HPS_année_numéro Périodique Haut Pays de Sambre Publications CRAL_PUBL_année_numéro

Les publications du CRAL et les documents qui ont servi à leur réalisation.

Périodiques CRAL_PER_année_numéro(s) Périodique publié avant le Haut Pays de Sambre

LOCALITES Structure générale :

4 lettres de la LOCALITÉ_4 lettres pour la THÉMATIQUE_SOUS-THÉMATIQUE_TYPE DE DOCUMENT_NUMERO

Cette structure a été déterminée pour le village de Lobbes. Pour les autres villages, la sous- thématique n’est pas toujours présente. Cela est à décider au cas par cas, en fonction du nombre de documents et de leurs sujets.

Abbaye - Cartulaires LOBB_ABBY_CARTU_doc_numéro Cartulaire de l’abbaye

Abbaye - Domaines LOBB_ABBY_DOM_doc_numéro Les différentes propriétés de l’abbaye Abbaye - Histoire LOBB_ABBY_HIST_doc_numéro L’histoire de l’abbaye

Abbaye - Patrimoine LOBB_ABBY_PATR_doc_numéro Le trésor de l’abbaye et ses richesses

Collégiale - Chapitre LOBB_COLL_CHA_doc_numéro Chapitre de la collégiale, translation de celui-ci

Collégiale- Histoire LOBB_COLL_HIST_doc_numéro Histoire de la collégiale Collégiale - Patrimoine LOBB_COLL_PATR_doc_numéro Richesse de la collégiale

(38)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 37 Village LOBB_VILL_type de doc_numéro Les activités dans le village, les rues,

les monuments, etc.

OUTILS GENERAUX Structure générale :

OGEN_4 lettres de THEMATIQUE_TYPE DE DOCUMENT_NUMERO

Croÿ OGEN_CROY_type de doc_numéro Albums de Croÿ Ferraris OGEN_FERR_type de doc_numéro Cartes Ferraris

Dictionnaire OGEN_DICO_type de doc_numéro Dictionnaires spécifiques : communes de Belgique, etc.

Histoire OGEN_HIST_type de doc_numéro

Encyclopédies historiques ou autres documents sur l’histoire de Belgique, de l’Eglise, etc.

GENERALITES Structure générale :

GEN_4 lettres de THEMATIQUE_TYPE DE DOCUMENT_NUMERO

Art GEN_ART_type de doc_numéro Art, enluminures, architecture, etc.

Biographies GEN_BIOG_type de doc_numéro Biographies de personnes Géographie GEN_GEO_type de doc_numéro Provinces, villes, etc.

Revues GEN_xxx_P_numéro

Les revues générales donc n’ayant pas de lien avec un Cercle, qui pourraient se retrouver sous les cotes ci-dessous.

AUTRES CERCLES d'HISTOIRE – Publications Structure générale :

ASS_ACRONYME DE L’ASSOCITAION_ANNEE_NUMERO

CHAT ASS_CHAT_année_numéro Publication du Cercle d’Histoire et d’Art de la Thudinie

LE TREFLE ASS_TREFLE_année_numéro Publication du Cercle d’histoire de Merbes-le-Château

GUERRES Structure générale :

GUER_années_TYPE DE DOCUMENT_NUMERO

14-18 GUER_1418_type de doc_numéro Première guerre mondiale, Sambre rouge, etc.

40-45 GUER_4045_type de doc_numéro Deuxième guerre mondiale

TYPES DE DOCUMENT

Monographies M

(39)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 38 Monographies photocopiées MP

Périodique P

Périodique photocopié PP

Document D

Cartes C

Illustration I

(40)

6.2. Procédures

Les procédures vous aident à déterminer les actions à réaliser en fonction du type de document que vous avez en main.

(41)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 40 Doc

source identifié ?

Doc source numérisé en ligne ?

Zotero : Référencement

grille

« document » Zotero : Doc

source dans dossier « Doc source »+ note :

URL Zotero : Doc

photocopié, grille en fonction

du doc source + Connexe : Doc

source

Internet identifie le doc source ?

Zotero : Doc source dans dossier « Doc

source »

Zotero : Doc photocopié, grille en fonction

du doc source + Connexe : Doc

source

Traitement physique

Traitement physique pour doc photocopié Traitement

physique pour doc photocopié

Documents photocopiés

NON

NON NON OUI

OUI OUI

(42)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 41 Illustrations

Illustrations

Doc numér-

ique ?

Zotero : Référencement Zotero :

Intégration du fichier

Doc doit être numérisé

?

Traitement physique Traitement

physique

Numérisation

Traitement physique NON

NON OUI

OUI

(43)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 42 Périodiques

Doit être numérisé

?

périodique NON

Traitement physique OUI

OUI

Traitement physique Zotero : Référencement

articles + connexe périodique

Doit référencer

les articles ?

périodique Numérisation

Zotero : référencement

périodique + joindre PDF

articles + connexe périodique

Traitement physique

NON

(44)

Manuel : Gestion de la bibliothèque 43 Autres documents

Doit être numérisé

?

NON

OUI

Traitement physique Numérisation

Traitement physique

(45)

6.3. Lexique

Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à identifier, classer, ranger et localiser un document dans un fonds de bibliothèque.

Grille de catalogage : Grille contenant les champs donnant les éléments qui caractérisent le document. On y retrouve le titre, l’auteur, l’éditeur, la date, etc.

Marqueur : Voir mot-clé.

Mot-clé : Terme permettant de représenter le contenu intellectuel du document. Les mots-clés servent à pointer de quoi parle le document.

Référence : Ensemble des éléments de données nécessaires pour identifier un document ou une partie de document de tout type, sur tout support (livre, article, site web, etc.). Ces éléments sont identifiés dans la grille de catalogage.

Référencement : Actions de créer des références.

Tag : Voir mot-clé.