TABLEAUX DE DONNÉES DE
CARACTÉRISATION DES UNITÉS DE RECHERCHE
POINTS SUR LA SAISIE
D’INFORMATIONS
Sommaire
Préambule, 3 Tester le fichier, 4
Présentation du fichier, 5 Fonctionnement du fichier, 6 Activation du fichier, 7
Onglet 1
Saisir les informations établissement et UR, 8 Saisie automatique de C15 à C19, 9
Tutelles de l’unité, 10
Écoles doctorales : unité mono-équipe, 11 Unité multi-site, 12
Écoles doctorales : unité multi-équipe, 13
Domaines scientifiques et applicatifs de l’UR, 14 Onglet 2
RH – personnel, 15
RH – Arrivées- départs, 16 RH – doctorants, 17 Onglet 3
Ressources financières, 18
Le présent document a pour objet de repréciser des points clefs de la saisie d’informations au sein du fichier
« Tableaux de données de caractérisation des unités de recherche ».
Ce document vise également à attirer l’attention sur des points de vigilance.
Nous restons à votre disposition pour toute question ou complément d’information.
Préambule
Tester le fichier
Nous vous recommandons vivement de
tester votre fichier
sur la plateforme de test (à partir du 11 avril 2022)
avant
de le placer sur la plateforme de dépôt.
Pourquoi ? Car en cas de champ mal renseigné vous pourrez intervenir afin d’opérer les corrections précisément
aux endroits qui vous seront indiqués.
L’accès à la plateforme de test est possible directement au clic ici, ou par le site web du Hcéres dans l’espace dédié
aux entités évaluées (DER et DEF)
Le fichier « Tableaux de données de
caractérisation des unités de recherche » est un tableur qui a pour objet de collecter les
données relatives aux unités de recherche de la vague C.
Ce fichier sera utilisé par les comités d’experts pour l’évaluation des unités et pour la production de synthèses-recherche destinées aux établissements tutelles des unités.
Le fichier se présente sous la forme de plusieurs feuillets, dits « onglets ». Les cinq premiers onglets comportent un tableau à remplir. L’onglet 3 contient 4 tableaux.
Chaque tableau permet la saisie des informations et caractéristiques de l’unité de recherche, dites
« données de caractérisation ».
Vous avez la possibilité de copier-coller des données depuis vos propres fichiers (tableur ou autre).
En cas de saisie manuelle, plusieurs dispositifs d'assistance à la saisie sont en place (menus
déroulants, remplissage automatique de certaines cellules). Les cellules grisées ne doivent pas être remplies.
Présentation
Il est très important de remplir ce fichier le plus précisément possible et selon les indications. En effet, le traitement des données saisies sera
automatique et nécessite donc une conformité.
du fichier
Le fichier sera analysé automatiquement lors du dépôt sur la plateforme.
En remplissant les tableaux, il est impératif d’entrer les bonnes informations dans les différents onglets au risque de devoir recommencer toute la saisie depuis le départ.
N’hésitez pas à sauvegarder votre fichier à chaque étape.
Pour toutes questions relatives aux fichiers
d’autoévaluation des unités de recherche, contacter : dir.der@hceres.fr.
du fichier
Fonctionnement
A plusieurs reprises, l’information que vous allez entrer va engendrer de nouvelles cellules (par exemple, en fonction du nombre d’équipes, il y aura un nombre de lignes créées
spécifiquement pour votre entité dans d’autres tableaux reliés à la première donnée
renseignée).
Pour certaines cases vous aurez donc un instant d’attente durant lequel vous verrez le tableau clignoter. Cela signifie que les
ajustements se font dans les autres onglets et tableaux.
7
Activation du fichier
Cliquer « Activer la modification » (dans la barre jaune en haut de page).
Attention !
Ne commencez pas à remplir les onglets 2.1, 2.2, 3 et 4 avant l'onglet 1.
Vous perdriez ce que vous avez rempli.
Lire attentivement la « note d’utilisation » avant de remplir les onglets.
Cliquer « Activer le contenu »
(dans la barre jaune en haut de page).
1
2
3
4 1
3
4
2
Remplir impérativement l’onglet 1
« Informations administratives » en premier.
Commencer par remplir l’onglet 1 car selon les informations que vous indiquez des cellules seront créées spécifiquement pour votre unité de recherche dans les tableaux des onglets suivants.
Une fois l’onglet 1 renseigné vous pouvez remplir les onglets 2.1, 2.2, 3 ou 4 dans l’ordre de votre choix.
à l’ouverture
Les premières cellules à remplir sont les cellules C13 et C14.
Les cellules C13 et C14 sont à remplir en utilisant les réponses du menu déroulant (cocher la flèche à droite de chaque cellule pour accéder au menu déroulant > cliquer sur la réponse correspondant à votre situation).
Les cellules C15 à C19 se rempliront automatiquement.
Cellule C13
Sélectionner l’établissement responsable du dépôt (tutelle déposante) dans la liste déroulante.
Ne pas rédiger le nom de l’établissement manuellement mais recourir au choix dans le menu déroulant.
Cellule C14
Sélectionner ensuite l'intitulé de l'unité de recherche. Attention ! Pour sélectionner l'intitulé de l’unité de recherche il faut d'abord avoir sélectionné un établissement en C13.
Onglet 1
Saisir les informations
Établissement et Unité de recherche
C13 et C14
3 2 1
1
3 2
Les cellules C15 à C19 se remplissent automatiquement.
. Acronyme de l'unité . Label
. Code RNSR
. Nom de la directrice ou du directeur . Prénom de la directrice ou du directeur Ces informations peuvent être corrigées manuellement si les renseignements qui apparaissent sont erronés (sauf le code RNSR qui ne peut pas être modifié).
Onglet 1
Remplissage automatique et possibles corrections
C15 à C19
Pour remplir les champs « tutelles de l’unité » utiliser les menus déroulants signalés par la petite flèche à droite.
En première tutelle remettre la tutelle déposante (qui est responsable du dépôt du dossier) telle que celle-ci a été
renseignée en C13.
S’il manque une tutelle dans le menu déroulant envoyez un mail à
dir.der@hceres.fr
Nombre de tutelles :
Il est possible de saisir maximum . 4 établissements ESR
. 4 organismes de recherche
Onglet 1
Tutelles de l’unité
Les tutelles saisies ici alimentent le menu déroulant du 1ertableau (dotations récurrentes...) de l’Onglet 3: Ressources financières.
Si l’unité est mono-équipe alors taper 1 en C33. Compléter ensuite les cellules de la ligne 29 (C29, D29, etc.) à l’aide des menus déroulants.
Le nombre d‘écoles doctorales est calculé automatiquementen cellule C30.
Une fois cette information saisie, vous pouvez renseigner les onglets suivants dans l’ordre que vous souhaitez.
Onglet 1
Écoles doctorales : dans le cas où
l’unité est mono-équipe
Si l’unité est localisée sur plusieurs sites, indiquer le nombre de sites en C31.
Indiquer les codes postaux (CP) dans les nouvelles cellules générées
automatiquement.
Ne pas saisir le nom des villes.
Ces informations alimentent des menus déroulants proposés plus bas ou dans d’autres onglets.
Prévoir de réaliser une sauvegarde avant cette étape.
Vous ne pourrez pas changer le nombre de sites une fois le champ C31 renseigné. Si vous n’avez pas renseigné suffisamment de sites, et si vous n’avez pas effectué de sauvegarde, vous devrez
recommencer toute la procédure depuis le téléchargement du fichier initial.
Onglet 1
Unité multi-site
75012 69120 57100
Avant de rentrer le nombre d’équipes, nous recommandons de réaliser une sauvegarde.
Renseigner le nombre d’équipes en C33.
Puis pour chaque équipe:
Nom de l’équipe: à compléter car cette information permet d’alimenter un menu déroulant dans les onglets suivants.
Sélectionner dans les menus déroulants, les écoles doctorales par équipe. Si l’école doctorale n’apparaît pas dans le menu déroulant, sélectionner l’option « autre » puis écrire le nom de l’école doctorale.
Le "Nombre d’école doctorale de
l'équipe" est calculé automatiquement en fonction des écoles doctorales
renseignées. Ne pas modifier.
Si l’unité est multi-site, sélectionner le code postal de l’équipe.
Il est nécessaire de réaliser ces saisies pour chaque équipe.
Vous ne devrez pas changer le nombre d’équipes saisi une fois renseigné.
Si vous n’avez pas renseigné suffisamment d’équipes, , et si vous n’avez pas effectué de sauvegarde, vous devrez
recommencer toute la procédure depuis le téléchargement du fichier initial.
X 2
1
4
3 1
2 4
3
5
Onglet 1
Écoles doctorales : dans le cas où l’unité est multi-équipe
5
Préciser le domaine scientifique de l’unité, et le cas échéant les
domaines scientifiques secondaires, en utilisant le menu déroulant et en les classant par ordre d’importance, le plus important en 1.
Saisir ensuite les domaines applicatifs.
Il s’agit d’une saisie libre avec un point-virgule à saisir entre chaque domaine.
Onglet 1
Domaines scientifiques
et applicatifs de l’unité de recherche
2
1 1
2
On ne tiendra compte que des personnels présents entre le 1
erjanvier 2016 et le 31 décembre 2021.
Les informations des colonnes B, C, G, P, R, S, T et U
sont à saisir au clavier. Vous avez la possibilité de copier-coller des
données depuis vos propres fichiers (tableur ou autre).
Les autres colonnes comportent un menu déroulant.
Si vous ne trouvez pas la
désignation d’un employeur listée dans l’un des menus déroulants, vous pouvez utiliser l’une des 3 options du menu déroulant
« employeur privé, employeur étranger, autre employeur ».
Onglet 2.1
RH - personnel
B C D E F
2 2 2
2 1
1 1
Laisser la case T vide pour les personnels présents au 31 décembre 2021.
Pour les personnels qui ont quitté l’unité en cours de période, indiquer
impérativement la date de départ en case T.
En cas de changements de statuts au cours de la période évaluée une
personne peut apparaitre plusieurs fois (sur plusieurs lignes). Si la personne est encore présente dans l’unité seule une de ces lignes comporte une case T vide.
Le contenu du menu déroulant du Corps-grade (K) étant dynamique en fonction du Type d'emploi (J) sélectionné, il est nécessaire de remplir d’abord le Type d’emploi (J).
Onglet 2.1
RH-personnel
Dates arrivée et
départ personnel
12 1
2
Onglet 2.2
RH-doctorants
Cet onglet inclut uniquement des informations sur les
doctorants
de l'unité.Aucune information concernant les doctorants ne doit figurer dans l’onglet consacré au « personnel » (onglet 2.1) Seul un doctorant de l’unité qui devient post-doc ou chercheur pendant la
période évaluée sera inclus dans l’onglet personnel. Dans ce cas, il sera renseigné en tant que doctorant dans l’onglet doctorants au cours d’une première
période puis dans l’onglet RH personnel au cours d’une autre période.
Les informations des colonnes
B, C, H, I, K, L et M sont à saisir. Vous avez la possibilité de copier-coller des données depuis vos propres fichiers (tableur ou autre), en respectant les intitulés exacts des menus déroulants.
Les autres colonnes ont un menu déroulant.
Il est tout à fait possible de copier-coller les informations depuis un autre fichier.
La masse salariale des personnels permanents (titulaires et CDI) sera indiquée seulement pour l’année 2021 et doit être saisie pour
chaque tutelle.
Les cellules grisées ne sont pas à remplir.
Onglet 3
Ressources financières
Les dotations récurrentes
(fonctionnement et équipement) doivent être saisies
impérativement, et pour chaque année (le fichier est refusé lors du dépôt si ces cellules ne sont pas renseignées).
Pour un enseignant-chercheur, la masse salariale doit être indiquée dans sa totalité (non pas divisée par 2). La masse salariale n’est demandée que pour une année.
