Construire un tableau de bord pertinent sous Excel

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Bernard L ^EBELLE

Construire

un tableau de bord pertinent sous Excel™

Théorie, méthodologie et mise en œuvre

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Moïse n’a jamais vu la terre promise...

«Connais ton adversaire, connais-toi, et tu ne mettras pas ta vic- toire en danger. Connais le ciel et connais la terre, et ta victoire sera totale.»

Sun-Tzu, L’art de la guerre

Points clés Complexité

Ne pas négliger l’importance du formalisme de restitution.

Tirer parti de l’ubiquité des tableurs.

Comprendre l’objectif et l’approche de l’ouvrage.

Chap. 7 - Bâtir des graphiques efficaces

Annexes

Chap. 1 - Introduction

Chap. 2 - Théorie

Chap. 3 - Méthodologie

Chap. 4 - Exemples de tableaux de bord Chap. 5 - Mise en œuvre sous Excel Chap. 6 -

Extension d'Excel

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CONSTRUIREUNTABLEAUDEBORDPERTINENTSOUSEXCEL™

Le tableau de bord : un outil de management à condition qu’il soit pertinent

Tout au long de ma carrière professionnelle, en tant qu’opérationnel en entreprise ou en tant que consultant, j’ai eu la chance de pouvoir tra- vailler sur des problématiques de pilotages d’activité. La capacité d’une entreprise et de ses dirigeants à prendre la bonne décision repose notamment sur les outils dont ils disposent pour appréhender la réalité de la situation et détecter les tendances à venir.

Le tableau de bord est une visualisation de la réalité de la situation, au travers d’une série d’indicateurs de suivi et d’un mode de représenta- tion adapté et synthétique. En tant que tel, il constitue un outil impor- tant au service de la prise de décision et, par conséquent, du management de l’entreprise.

La pertinence d’un tableau de bord, et donc sa valeur ajoutée intrinsè- que apportée au processus de décision et de management d’une entreprise, repose sur plusieurs éléments, dont notamment le choix des indicateurs, mais aussi le formalisme de restitution retenu.

Pour S. Few, auteur et consultant aux États-Unis, «les bonnes décisions doivent être prises sur la base d’une présentation pertinente des données, qui permet aux experts d’éviter toute gymnastique intellectuelle d’interpré- tation, chronophage et inefficiente, […] afin qu’ils consacrent leurs pré- cieux “temps d’attention” à l’évaluation de la situation et à l’identification des réponses à apporter pendant qu’il est encore temps»¹.

Un sujet régulièrement abordé mais qui laisse souvent le lecteur sur sa faim

La décision de mettre en œuvre un tableau de bord répond souvent à une logique d’amélioration du niveau de maîtrise de son activité. Le vide créé par l’absence d’un tel outil se fait particulièrement ressentir

1. Source : blog de Stephen Few, avril 2007 (http://www.perceptualedge.com/blog/

?p=117).

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quand l’entreprise traverse des périodes de turbulence et que le pilotage de l’activité doit être irréprochable.

Lorsque l’entreprise, ses dirigeants ou leurs collaborateurs se lancent dans une phase de recherche académique sur ce thème, afin de gagner du temps pour préparer la mise en œuvre et disposer au plus vite d’un outil opérationnel fiable et pertinent, ils sont bien souvent confrontés à la problématique de réconciliation de deux mondes : la théorie, d’un côté, et la pratique, de l’autre.

En effet, une recherche aujourd’hui sur un site de librairie en ligne, tel qu’Amazon France, sur des ouvrages ayant trait aux tableaux de bord fait ressortir plus de 60 ouvrages talentueux. Ces ouvrages, dans leur majorité, explorent le concept du tableau de bord, la théorie du pilotage d’activité et des modes de management associé, ainsi que de nombreux exemples d’indicateurs par nature d’activité ou de fonction d’entreprise… Peu d’entre eux guident leurs lecteurs sur une véritable déclinaison opérationnelle qui facilite la mise en œuvre accompagnée d’un tel outil.

À l’opposé du spectre, une autre recherche, à caractère plus opération- nel, sur les ouvrages consacrés à Excel™ (je reviendrai plus loin sur le choix de cet outil pour la mise en œuvre), retourne plus de 1 700 ouvrages explorant les capacités et les fonctionnalités d’Excel™.

La très grande majorité de ces ouvrages permettent une prise en main approfondie de cet outil, mais sans s’inscrire dans une démarche de conception et de mise en œuvre d’un tableau de bord…

Excel™ : un outil omniprésent en entreprise et trop souvent sous-exploité

Grâce à l’essor du domaine de la Business Intelligence, de nombreux outils donnent aujourd’hui aux entreprises les moyens d’organiser et de stocker les données dont elles disposent. En complément de ces fonc- tionnalités, ces outils facilitent l’exploitation, l’analyse, ainsi que la restitution des traitements effectués.

Dans une revue récente des interactions entre ces outils et les tableurs, dont principalement Excel™, le Forrester Research Group conclut que

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CONSTRUIREUNTABLEAUDEBORDPERTINENTSOUSEXCEL™

«les tableurs – l’outil de Business Intelligence (BI) le plus répandu au monde – sont une composante permanente du monde de l’entreprise, car aucune autre application ne les surpasse en termes de flexibilité, de facilité d’utilisation et d’ubiquité» au sein du monde de l’entreprise¹.

Ces conclusions ont renforcé mon sentiment, développé au fil de mes expériences professionnelles, que pour combler le vide évoqué précé- demment entre la théorie et la pratique, l’illustration d’une déclinaison opérationnelle sous Excel™ était plus adaptée pour atteindre mon objectif de fournir au lecteur un ouvrage couvrant tout le spectre de cette thématique.

Enfin, le choix des représentations graphiques, qui contribuent forte- ment à déterminer le caractère pertinent du formalisme du tableau de bord, est un domaine généralement ignoré par lesdits ouvrages. Or, il est de plus en plus admis, et cela fait l’objet de nombreuses recherches, notamment outre-Atlantique, que la pertinence de la visualisation gra- phique de données est un facteur clé de la prise de décision. C’est pour- quoi, au-delà de la construction d’un tableau de bord robuste, cet ouvrage a pour objectif de donner aux lecteurs des clés de construction de représentations graphiques pertinentes avec Excel™.

Bien maîtrisé, il peut créer des tableaux de bord pertinents, prérequis pour un pilotage efficace

Au cours de la lecture de cet ouvrage, je vous propose de passer en revue les composantes théoriques, les composantes méthodologiques et les composantes pratiques d’un projet de mise en œuvre de tableaux de bord.

1. Source : Forrester, in Boris Evelson, «Ouch! Get Ready. Spreadsheets Are Here To Stay For Business Intelligence», avril 2007.

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Ces composantes majeures s’articulent comme suit :

1. La définition conceptuelle d’un tableau de bord de pilotage

Chapitre 2

2. La description d’une méthodolo- gie de mise en œuvre

Chapitre 3

3. La création d’un tableau de bord pertinent (solidité technique des fichiers Excel™ mais aussi élabora- tion de représentations graphiques efficaces)

Chapitres 4 à 7

Pour les entreprises et/ou les dirigeants et managers qui désirent mettre en place de tels outils, l’enjeu auquel cet ouvrage tente de répondre est de pouvoir créer des outils pertinents au service d’un pilotage efficace.

En nous appuyant sur des exemples commentés, nous verrons de quelle manière il est possible de tirer profit des fonctionnalités d’Excel™ pour produire des résultats de grande qualité.

Mon intention, à travers ce livre, n’est donc pas d’édicter une «table de dix commandements» qu’il faudrait suivre à la lettre mais plutôt un «fil rouge» en matière d’élaboration et de mise en place de tableaux de bord.

Ce «fil rouge» a aussi été conçu dans une logique d’accompagnement, afin de ne pas laisser le lecteur «au milieu du gué» entre la théorie et la mise en œuvre opérationnelle. Il contient des exemples, des modèles, des fiches pratiques, ainsi que des recommandations opérationnelles sur lesquelles s’appuyer pour créer rapidement un tableau de bord pertinent et efficace et une douzaine d’exercices pratiques sur CD-Rom.

En espérant que chaque lecteur puisse y trouver des éléments opéra- tionnels pour ses projets.

Mise en œuvre opérationnelle Comment concevoir un tableau de bord pertinent sous Excel ? Théorie

Un tableau de bord, pour quoi faire ?

Méthodologie

Du concept à la mise en place, comment s'y prendre ?