Appel d'Offres Ouvert N°18/2011 /MAEC
CAHIER DES PRESCRIPTIONS SPECIALES
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En application de l'alinéa 2 du paragraphe 1 de l'article 16 et de l'alinéa 3 du paragraphe 3 de l'article 17 du Décret n° 2.06.388 du 16 Moharrem 1428 (5 Février 2007), fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l’Etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle.
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OBJET
EXERCICE 2011
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ﺔﻴﺭﺸﺒﻟﺍ ﺩﺭ ﺍﻭﻤﻟ ﺍﺔـﻴﺭﻴﺩـﻤREALISATION D’UN PROJET DE NUMERISATION ET D’INDEXATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AU PROFIT DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES(DRH) RELEVANT DU MINISTERE DES AFFAIRES ETRANGERES ET DE LA COOPERATION(MAEC).
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TABLE DES MATIERES
ARTICLE 1: OBJET DU MARCHE...3
ARTICLE 2 : CONTEXE DU PROJET ...3
ARTICLE 3 : OBJECTIFS DU PROJET ...3
ARTICLE 4 : LIEU D’EXECUTION DE LA PRESTATION...3
Organisation de la DRH...3
ARTICLE 5 : DESCRITION DE L’EXISTANT ...5
ARTICLE 6 : CONSISTANCE DU PROJET ...6
PHASE 1 : Etude et inventaire des documents ...6
PHASE 2 : Paramétrage ...7
PHASE 3 : Préparation, numérisation et indexation ...8
PHASE 4 : Formation ...10
Assistance technique ...10
ARTICLE 7 : DELAI GLOBAL D’EXECUTION...10
ARTICLE 8: DELAI D’EXECUTION DU PROJET PAR PHASE...10
ARTICLE 9 : LIVRABLES...11
ARTICLE 10 : REFERENCES AUX TEXTES ET DOCUMENTS GENERAUX ...12
ARTICLE 11 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ ET TEXTES APPLICABLES ...12
ARTICLE 12 : VALIDITE DU MARCHÉ ‐ DELAI D'APPROBATION ...12
ARTICLE 13 : RECEPTION PROVISOIRE PARTIELLE ET RECEPTION DEFINITIVE ...13
ARTICLE 14 : AJOURNEMENT DES PRESTATIONS...13
ARTICLE 15 : ARRET DES PRESTATIONS ...13
ARTICLE 16 : PENALITE POUR RETARD...14
ARTICLE 17: CARACTERE ET NATURE DES PRIX...14
ARTICLE 18 : MODALITES DE PAIEMENT...14
ARTICLE 19 : CONDITIONS DE PAIEMENT ...14
ARTICLE 20 : REGLEMENT DES SOMMES DUES...15
ARTICLE 21: CAUTIONNEMENT PROVISOIRE‐DÉFINITIF...15
ARTICLE 22 : RÉVISION DES PRIX ...15
ARTICLE 23: TAXES ...15
ARTICLE 24: SOUS –TRAITANCE...15
ARTICLE 25 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE...16
ARTICLE 26 : OBLIGATION DE L’ADMINISTRATION...17
ARTICLE 27 : NANTISSEMENT...17
ARTICLE 28: ELECTION DU DOMICILE DU PRESTATAIRE DE SERVICES...17
ARTICLE 29: LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION ...17
ARTICLE 30: MESURES COERCITIVES ET REGLEMENT DES DIFFERENDS ET LITIGES ...17
ARTICLE 31 : FRAIS DE TIMBRES ET D’ENREGISTREMENT...18
ARTICLE 32 : ASSURANCES ...18
ARTICLE 33 : SECRET PROFESSIONNEL ET PROPRIETE DES RAPPORTS ET LIVRABLES ...18
ARTICLE 34 : RESILIATION DU MARCHE...18
ARTICLE 35 : MODIFICATIONS DES PRESTATIONS EN COURS D’EXECUTION ...19
ARTICLE 36: FORCE MAJEURE...19
ARTICLE 1: OBJET DU MARCHE
Le présent Cahier de Prescriptions Spéciales (CPS) concerne l’appel d’offres Ouvert sur offres de prix ayant pour objet la réalisation d’un projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs au profit de la Direction des Ressources Humaines(DRH) relevant du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération(MAEC).
ARTICLE 2 : CONTEXE DU PROJET
Dans le cadre de la modernisation des procédures de gestion administrative et de la restructuration fonctionnelle du Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération MAEC, la Direction des ressources humaines (DRH) a fait appel à un prestataire afin de réaliser un projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs.
La DRH gère actuellement une quantité importante de documents et de dossiers qui sont la résultante du traitement des processus internes. Ce volume constitué de documents administratifs, juridiques, financiers, contrats, etc. est appelé à évoluer.
Globalement, les documents peuvent être retrouvés assez aisément et sont encore en bon état de conservation. Il est toutefois à craindre que ces documents ne se détériorent d’ici quelques années et/ou qu’ils soient perdus. Compte tenu de leur importance en tant que mémoire du Ministère, il devient impérieux de dématérialiser ces documents afin d’assurer leur pérennité et leur sécurité.
ARTICLE 3 : OBJECTIFS DU PROJET
Le présent projet a pour objectifs :
• De compléter le paramétrage de Maarch pour qu’il soit opérationnel ;
• D’indexer et de numériser les documents produits et/ou reçus par les entités de la DRH ;
• D’intégrer les documents au niveau de Maarch ;
• D’optimiser la gestion du patrimoine informationnel et documentaire et l’augmentation de la productivité des ressources humaines du Ministère ;
• De faciliter l’archivage et la recherche de l’information en offrant plus d’autonomie aux utilisateurs
NB : le logiciel Maarch a été acquis dans le cadre du marché N° 21/2010/MAEC.
ARTICLE 4 : LIEU D’EXECUTION DE LA PRESTATION
Le périmètre du présent appel d’offres concerne les différentes entités administratives relevant de la Direction des Ressources Humaines « DRH », notamment les locaux où sont rangées des archives courantes, intermédiaires et définitives de la Direction, en l’occurrence les bureaux situés à l’ancien bâtiment du MAEC ainsi que les locaux des archives du personnel.
Organisation de la DRH
Les entités productrices des archives à la Direction des Ressources Humaines (DRH) sont structurées de la manière suivante :
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DIVISION DE LA GESTION DU PERSONNEL
DIVISION DE LA PROGRAMMATION ET DE
LA REGLEMENTATION
DIVISION DE LA FORMATION ET DES
ŒUVRES SOCIALES
Service de la gestion individuelle
Service de l’ordonnancement
des dépenses du personnel
Service de la réglementation
et du
contentieux Service de la
gestion prévisionnelle
Service de la formation continue et de la
coopération
Service des œuvres sociales
Mutation
Détachement Allocations
familiales
Sortie de service Agents Locaux RFS
Réglementation Mandats IFCR Ambassade
IFCR Consulat
Réglementation
Examens professionnels
Nominations Agents locaux
ATP Litiges
Projet GPEEC
Formation pré‐mutation Formation des
diplomates étrangers Gestion des stagiaires
externes Développement des compétences
Réorganisation des archives de
Formation et stages à l’étranger
Section régie Section de
la billetterie Section des
Ambassadeurs
Pèlerinage Gestion des dossiers de la
mutuelle Accident de
travail
Congé Imputation Recrutement
Promotion
IJS
BILLETRIE
Remboursem ent Frais Transports
Remboursem ent Frais de
voyage DIRECTION DES RESSOURCES
HUMAINES
ARTICLE 5 : DESCRITION DE L’EXISTANT
Volumétrie estimative
Les chiffres ci‐dessous reflètent la volumétrie totale des archives existantes au niveau des entités de la DRH.
Volume archives Entités
en ml
% Division de la formation et des œuvres sociales 9,50 1,40
Service de la formation continue et de la coopération 28,00 4,13
Service des œuvres sociales 23,00 3,39
S/TOTAL 1 60,50 8,93
Division de la gestion du personnel 12,00 1,77
Service de la gestion individuelle 359,21 53,02
Service d'ordonnancement des dépenses du personnel
97,20 14,35
S/TOTAL 2 468,41 69,14
Division de la programmation et de la réglementation 18,00 2,66
Service de la gestion collective 68,10 10,05
Service de la réglementation et du contentieux (Billetterie)
37,50 5,53
S/TOTAL 3 123,60 18,24
Section Régie des dépenses 17,50 2,58
Section des Ambassadeurs 7,50 1,11
TOTAL GENERAL 677,51 100 %
NB : Nous considérons qu’un ml contient 10 boîtes de 10 cm de dos et 500 pages au maximum pour chaque boîte.
Cette volumétrie est donnée juste à titre indicatif.
Format et état des documents
Le format des documents à scanner est A 4, et les documents sont en majorité imprimés en noir et blanc recto. Rares sont ceux qui sont en recto verso. La qualité du papier est en majorité de 90 g.
NB : Les documents prévus pour la numérisation sont en bon état.
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Ressources technologiques
Les systèmes informatiques existants à la DRH dédiés à la gestion des ressources humaines, à la gestion budgétaire et au courrier sont comme suit :
- GISRH : application permettant la gestion intégrée des ressources humaines acquise auprès du Ministère des Finances. Toutes les cellules impliquées dans la gestion des ressources humaines et ayant une autorisation préalable ont accès à l’aide d’un mot de passe à cette base de données pour consultation ou tirage de documents et actes administratifs numérisés et conservés dans ladite BDD.
- BDD développée localement avant l’acquisition de la première et dont les données ont été intégrées en totalité au niveau de la BDD GISRH. Toutes les cellules continuent d’utiliser les deux BDD.
- BDD BILLETERIE développée localement pour la gestion budgétaire et comptable des dépenses relatives au remboursement des frais de mission, de transport et des billets d’avion.
- L’application SMES dédiée à la gestion électronique sécurisée du courrier au niveau du service central et des services extérieurs du MAEC.
- Le logiciel Maarch application GED est actuellement en cours de paramétrage. Voir fiche technique du logiciel en annexe.
NB : le logiciel Maarch a été acquis dans le cadre d’un marché précédent.
Description des meubles de rangement et des supports de conditionnement
Meubles de rangement : les archives sont stockées dans divers meubles de bureaux : placards encastrés dans les murs, placards métalliques, meubles en bois, meubles à clapets, etc.
Supports de conditionnement : la majorité des archives ne sont pas conditionnées mais elles ne sont pour autant en vrac. La majorité des boîtes est en carton et une petite partie est en plastique les mesures de ces dernières sont de 10 cm, 12 cm et 18 cm.
Il existe également des classeurs, des chemises à rabat, des chemises cartonnées et des chemises suspendues, etc.
ARTICLE 6 : CONSISTANCE DU PROJET
Le contenu des prestations à réaliser est défini en détail dans le présent dossier d’appel d’offres. La réalisation du projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs au profit de la Direction des Ressources Humaines (DRH) se déroule en quatre (04) phases avec une obligation de la part du prestataire d’assurer une assistance technique dont le coût est intégré dans le bordereau des prix‐détail estimatif à l’instar des différentes phases constituant le contenu du projet :
PHASE 1 : Etude et inventaire des documents
Cette phase concerne l’étude et l’inventaire des documents qui seront intégrés dans le système Maarch.
Il s’agit de recenser la volumétrie exacte et précise à numériser en termes de vues ainsi que les
documents déjà numérisés à intégrer dans le système. Il est à préciser que cette liste doit être exhaustive et non approximative.
En outre, une autre liste devra être élaborée inventoriant la liste des documents à numériser en priorité (parmi la totalité désignée ci haut) suivant la volumétrie contractuelle.
NB : une liste contenant les types de dossiers et les pièces contenues dans chaque dossier produits par chaque entité existe déjà. Elle sera fournie au prestataire lors du cadrage du projet.
Il est demandé d’établir ces deux listes sous forme de deux tableaux Excel où figurent le dossier, les pièces à l’intérieur du dossier, l’entité productrice, le support (papier ou électronique), le nombre de pages moyen par pièce, la langue du document, la liste des index relatifs à chaque type de document ainsi que la volumétrie précise (pour chaque pièce) à numériser ou à injecter (dans le cas des documents numériques). Il est à préciser que parmi ces index figure la côté de la boite d’archives où se trouve le document papier. Ces côtes existent déjà sur le dos des boites et le prestataire n’aura pas les élaborer.
Cet index permettra à détecter où se trouve le document sur support papier à travers l’application GED.
À l’issue de cette phase, le prestataire est tenu d’effectuer une enquête auprès des différents producteurs des archives (80 personnes) afin de collecter les index spécifiques à chaque type de document. Le planning des entretiens devrait être conjointement réalisé avec l’entité responsable du projet
Il est à signaler enfin, que cette phase doit être réalisée conjointement par le chef de projet, le consultant Maarch et l’archiviste.
PHASE 2 : Paramétrage
Cette phase consiste à effectuer le paramétrage au niveau de Maarch. Cette phase s’articule autour des étapes suivantes :
1. Créer au niveau de Maarch pour chaque type de documents recensés dans la première phase les types d’index qui y sont relatifs.
2. Attribuer et créer les droits d’accès pour chaque type de documents aux ayants droit.
3. Faire des tests à chaque étape
Toute autre étape (relative au paramétrage) nécessaire à la bonne marche du logiciel et permettant une gestion des documents d’une manière optimale est exigée de la part du prestataire.
Il est demandé de paramétrer au niveau de Maarch la saisie semi automatique et/ou automatique afin d’optimiser le temps de la saisie de certains index (exemples : noms des entités de la DRH, noms de pays, etc.) et de limiter les erreurs de frappe. Il est également demandé au prestataire de réaliser les listes de ces index et de les intégrer au niveau de Maarch.
8 PHASE 3 : Préparation, numérisation et indexation
Cette phase se déroule en huit étapes :
Etape 1 : Mise en œuvre de la plateforme de la numérisation
Il est à signaler que la numérisation et l’indexation des documents se fera grâce aux propres outils (logiciel et matériel) du prestataire dans les locaux du MAEC.
En effet, les licences et le matériel utilisés à l’occasion de l’exécution des prestations de ce présent marché demeureront la propriété du prestataire.
Il est demandé de paramétrer au niveau de la solution informatique (que va utiliser le prestataire pendant la durée du projet) la saisie semi automatique et/ou automatique afin d’optimiser le temps de la saisie de certains index (exemples : noms des entités de la DRH, noms de pays, etc.) et de limiter les erreurs de frappe.
Les fonctions les plus importantes requises dans le système du prestataire sont :
- Le scanning et importation de documents à la demande ; - Le scanning central et non central ;
- L’indexation manuelle ou automatique sur une ou plusieurs stations de travail ; - La répartition de documents et reconnaissance de codes à barres ;
- La reconnaissance OCR du contenu de formulaires ;
- La génération de fichiers output avec documents et indexes ; - Les possibilités pour modification et intégration ;
- L’amélioration de la qualité de l'image de documents scannés ; - La classification des documents et des formulaires ;
- La gestion de documents papier (à numériser) et des documents électroniques (natifs) ; - La gestion des documents aussi bien en langue arabe qu’en français;
- Les scripts de communication avec le logiciel Microsoft Access et Excel.
En outre, le prestataire doit disposer de scanners professionnels, ayant des cadences supérieures à 5000 A4 / jour, disposant de fonctionnalités de Dual Stream (numérisation simultanée en NB et couleurs), et de détection ultra son de doubles. Les scanners doivent disposer aussi d’un software de pilotage de scanner permettant l’utilisation de pages séparatrices, la création automatique d’arborescences, et le traitement d’images (redressement/deskew/suppression des bords et des trames de fond).
Etape 2 : Identification des documents à numériser dans les boites et dossiers où ils sont stockés.
Il est à signaler qu’à cette étape que le transport d’un étage vers l’étage où se trouvera l’équipe du prestataire est à la charge du prestataire. Nb : Un ascenseur existe dans le bâtiment.
Etape 3 : Réception et enregistrement des dossiers
Une fois chaque arrivage enregistré, l’opérateur va éditer le registre correspondant, le faire signer par l’agent responsable des archives et le ranger dans un classeur affecté à cet effet.
A la demande du responsable des archives un agent du prestataire doit assurer la récupération et la communication des documents pour les besoins du service des dossiers en cours de traitement.
Remarque : il est très important que le prestataire prépare un stock de dossiers suffisamment à l’avance pour ne pas avoir de rupture d’approvisionnement de la chaîne.
Etape 4 : Préparation
Cette phase consiste en l’enlèvement des agrafes, le remplacement des agrafes par des trombones, la vérification de l’ordre des pièces et des sous dossiers dans les dossiers. Les documents très abîmés sont recollés avec du ruban adhésif transparent,… etc. il est à signaler toutefois, que ces documents sont rares. Le MAEC mettra à disposition du prestataire des locaux pour la numérisation : salle et mobilier.
Le prestataire devra mettre à disposition de son équipe toute la fourniture, le matériel informatique et les technologies nécessaires à la bonne marche du projet.
NB : une petite partie des documents est reliée.
Etape 5 : Numérisation
Cette phase consiste en la numérisation des documents via un scanner professionnel.
Il est à signaler qu’il existe une dizaine de documents déjà numérisés existants soit sur support CD soit sur le disque dur d’un PC et qu’il faut migrer vers la nouvelle base de données Maarch (voir fiche technique du logiciel en annexe). Ces derniers une fois injectés et ils doivent indexés suivant les index relevés dans la phase 1.
NB : L’océrisation devrait permettre la recherche en full text des mots clés qui figurent à l’intérieur du
texte des documents.
Les vues des documents qui font plus d’une page doivent être agrafées.
Le prestataire est tenu de réaliser l’OCR à tous les documents afin de permettre la recherche en full texte dans ces derniers une fois intégrés dans Maarch.
Etape 6 : Indexation
Il s’agit d’attribuer les index équivalents à chaque type de document. Le nombre maximal est de six index par document. Parmi ces index figure la côte géographique de la boîte d’archives où se trouve le document.
Une partie des documents sont en arabe et ils doivent donc être indexés en arabe.
Si le prestataire ne dispose pas de solution en arabe, l’indexation peut se faire directement sur Maarch qui dispose d’une interface de saisie en arabe.
Etape 7 : Contrôle image et index
Cette étape vise à contrôler la qualité des documents scannés ainsi que la correspondance des index avec les documents ainsi que les erreurs éventuelles qui peuvent subvenir lors de l’indexation.
Une procédure de contrôle détaillée est exigée dans la réponse des soumissionnaires.
NB : Le seuil toléré est de 1%. Dans la limite de ce seuil, les rejets sont traités normalement. Si le taux de rejet dépasse 1%, le prestataire est tenu de re contrôler le lot livré dans sa totalité.
Etape 8 : Intégration
Il s’agit d’intégrer les documents numérisés et indexés dans la base de données Maarch.
10 Cependant, avant d’intégrer les documents dans Maarch le prestataire doit paramétrer les index relatifs aux documents à intégrer au niveau de la base de données ainsi que la saisie automatique et semi‐
automatique de certains champs.
Il est utile de rappeler que MAARCH permet grâce à son outil d’import, d’importer les fichiers en pdf et leurs index en fichier XML avec le lien au niveau des noms de fichiers.
Il est à préciser enfin qu’une procédure d’intégration est exigée dans la réponse des soumissionnaires.
NB : les six dernières étapes doivent se dérouler en parallèle.
PHASE 4 : Formation
La formation se fera au profit de 20 personnes pendant 5 jours et elle se déroulera dans les locaux du MAEC.
Elle concernera aussi bien les techniques de numérisation que celles de l’indexation et de l’intégration dans Maarch et elle doit comprendre toutes les étapes de ces dernières prestations.
Le prestataire sera amené à organiser une journée de sensibilisation à l’ensemble du personnel de la DRH.
La formation devra être allouée par le consultant Maarch ayant participé au présent projet.
Assistance technique
Le prestataire est tenue d’assurer au maitre d’ouvrage une assistance technique dans le cas d’un incident technique survenu dans la base de données Maarch ou une incompréhension d’une opération ou autre besoin.
La totalité de la durée de l’intervention est de 10 jours valable pendant 3 mois.
Le technicien qui assurera cette assistance doit avoir participé au présent projet et doit avoir une expérience minimum de 3 ans.
ARTICLE 7 : Délai global d’exécution
Le délai global d’exécution du projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs au profit de la Direction des Ressources Humaines(DRH) est fixé à onze mois (11 mois) à compter du lendemain de la date de l’ordre de service prescrivant le début d’exécution du présent appel d’offre.
ARTICLE 8: DELAI D’EXECUTION DU PROJET PAR PHASE
Le prestataire devra réaliser chaque phase dans un délai appelé Délai total d’exécution (*) et qui englobe :
(1) Le délai de réalisation des prestations de la part du prestataire ;
(2) Le délai dont disposera Le maitre d’ouvrage pour valider les prestations et émettre des observations.
(3) Le délai dont disposera Le prestataire pour satisfaire les observations du maitre d’ouvrage.
Les délais totaux d’exécution par phase sont détaillés dans le planning suivant :
Phase Intitulé Délais
(1)
observations et vérifications Maître ouvrage
(2)
Satisfaction observations
prestataire (3)
Délai total d’exécution
par phase (*)
PHASE 1 Etude et inventaire des documents 1 mois
15 jours
10 jours
1 mois 25
jours
PHASE 2 Paramétrage 1 mois 15
jours 15 jours 10 jours 2 mois 10 jours
PHASE 3 Préparation, numérisation et
indexation des documents 6 mois 15 jours 10 jours 6 mois 25 jours
PHASE 4 Formation 5 Jours 5 Jours 5 Jours Jours
ARTICLE 9 : LIVRABLES
Le prestataire devra présenter au maitre d’ouvrage, le livrable pour chaque phase en respectant les délais suscité dans l’article 8 de ce présent marché. Les livrables de chaque phase sont mentionnés dans le tableau suivant :
Phase Intitulé Livrables
PHASE 1 Etude et inventaire des documents Etude et inventaire des documents en 5 exemplaires (en version papier) et une version électronique.
PHASE 2 Paramétrage
Solution installée, paramétrée et testée
Un rapport de paramétrage (version imprimée en 5 exemplaires) et électronique
Un bilan des tests réalisés (version imprimée et électronique en 5 exemplaires)
PHASE 3 Préparation, numérisation et indexation des documents
Rapport de numérisation et d’indexation Rapport de contrôle et d’intégration
PHASE 4 Formation
Un plan de formation incluant la note d’information relative à la formation ;
le cours ;
une fiche de travaux pratiques ;
un modèle de fiche d’évaluation à chaud
le rapport de la formation incluant : le déroulement de la formation et les résultats de l’évaluation.
NB : Tous les livrables doivent être en 5 exemplaires (en version papier) et une version électronique.
12 ARTICLE 10 : REFERENCES AUX TEXTES ET DOCUMENTS GENERAUX
Le présent marché cadre fait référence aux textes législatifs et réglementaires suivants:
1. Le décret N° 2.06.388 du 16 Moharrem 1428 (05 février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle
2. Le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d’études et de maîtrise d’œuvre passés pour le compte d’Etat, approuvé par le décret n° 2‐01‐2332 du 22 rabii I 1423 (4 juin 2002).
3. Dahir du 23 chaoual 1367 (28 août 1948) relatif au nantissement des marchés publics 4. Le décret royal n° 330.66 du 10 Moharrem 1387 (21 Avril 1967) portant règlement
général de comptabilité publique tel qu’il a été modifié et complété.
5. Le décret n°2.07.1235 du 5 Kaada 1429 (4 Novembre 2008) relatif au contrôle des Dépenses de l’Etat.
6. Les textes législatifs et réglementaires concernant l’emploi, les salaires de la main d’œuvre particulièrement le décret royal n°2.73.685 du 12 Kaada 1393 (8 Décembre 1973) portant revalorisation du salaire minimum dans l’industrie, le commerce, les professions libérales et l’agriculture
7. Dahir n°1.85.347 du 7 Rabia II 1406 (20/12/85) promulguant la loi n°30.85 relative à la TVA.
ARTICLE 11 : PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHÉ ET TEXTES APPLICABLES Les pièces constitutives du marché sont :
1. L’acte d’engagement;
2. Le cahier des prescriptions spéciales ; 3. L'offre technique du titulaire ;
4. Le bordereau des prix détail estimatif ;
5. Le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés de services portant sur les prestations d’études et de maîtrise d’œuvre passés pour le compte de l’Etat, approuvé par le décret n°2‐01‐2332 du 22 rabii I 1423 (4 juin 2002).
En cas de contradiction ou de différence entre les pièces constitutives du marché, ces pièces prévalent dans l’ordre ou elles sont énumérées ci‐dessus.
ARTICLE 12 : VALIDITE DU MARCHÉ DELAI D'APPROBATION
Le présent marché ne sera valable et définitif qu'après notification de son approbation par l’autorité compétente.
L'approbation du marché doit intervenir avant tout commencement d'exécution des prestations objet du marché. Elle doit être notifiée à l'attributaire dans un délai maximum de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d’ouverture des plis.
Si la notification de l'approbation n'est pas intervenue dans ce délai, l'attributaire est libéré de son engagement vis-à-vis du Ministère.
Toutefois, le Ministère peut, dans un délai de dix (10) jours avant l'expiration du délai visé au paragraphe 2 ci-dessus, proposer à l'attributaire, par lettre recommandée, de maintenir son offre pour une période déterminée.
L'attributaire dispose d'un délai de dix (10) jours à compter de la date de réception de la lettre du maître d'ouvrage pour faire connaître sa réponse. En cas de refus de l'attributaire, mainlevée lui est donnée de son cautionnement provisoire le cas échéant
ARTICLE 13 : RECEPTION PROVISOIRE PARTIELLE ET RECEPTION DEFINITIVE
La réception provisoire partielle
La réception provisoire partielle et la réception définitive seront prononcées conformément aux dispositions de l’article 49 du CCAG‐EMO.
Le titulaire du marché est tenu de remettre les différents livrables prévus par le présent marché en respectant le planning proposé pour chaque phase et le délai global de la mission fixée à l’article 7.
La réception provisoire partielle pour chaque phase est prononcée une fois que les livrables concernant cette phase sont remis par le titulaire, et auront été approuvés par le maitre d’ouvrage.
La dernière réception provisoire partielle vaut réception provisoire du marché.
L’approbation par le maitre d’ouvrage de ces livrables vaut attestation de leur conformité et elle est subordonnée au respect des paramètres suivants :
- les clauses contenues dans ce présent cahier des prescriptions spéciales;
- Dates prévues dans le cadre du planning proposé par le candidat et en respectant le délai global du projet.
La réception définitive :
La dernière réception provisoire vaut réception définitive. Elle sera constatée par procès‐verbal de réception définitive signé par le maitre d’ouvrage.
ARTICLE 14 : AJOURNEMENT DES PRESTATIONS
L’ajournement des prestations sera régi selon les textes en vigueur notamment l’article27 du CCAG‐EMO.
ARTICLE 15 : ARRET DES PRESTATIONS
L’arrêt des prestations sera régi selon les textes en vigueur notamment l’article 28 du CCAG‐EMO.
14 En effet, en vertu de l’alinéa 3 du parag A de l’Article 80 relatif aux dispositions particulières des marchés d'études Décret n° 2.06.388 du 16 Moharrem 1428 (5 Février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines dispositions relatives à leur contrôle et à leur gestion, le maître d’ouvrage peut à tout moment d’exécution du présent marché , arrêter sa réalisation.
Si au cours du marché il y a interruption d’execution d’une de ses phases. , les prestations exécutées par le titulaire seraient rémunérées à l’aide des éléments du bordereau des prix et détail estimatif.
Par ailleurs, en cas de résiliation du marché pour défaillance du titulaire, seules les prestations entièrement executées seraient règlées.
ARTICLE 16 : PENALITE POUR RETARD
Le montant de la pénalité pour le dépassement du délai d’exécution est fixé à un millième du montant du marché par jour calendaire de retard. Le montant total des pénalités est plafonné à 10% du montant initial du marché.
ARTICLE 17: CARACTERE ET NATURE DES PRIX
Les prix tiennent compte de l’ensemble des prestations auxquelles ils s’appliquent.
Les prix du marché comprennent le bénéfice ainsi que tous droits, impôts, taxes y compris le cas échéant la retenue à la source, frais généraux, faux frais et d’une façon générale toutes les dépenses qui sont la conséquence nécessaire et directe des prestations.
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’ajoute à la fin de l’arrêt des comptes au taux applicable selon les dispositions fiscales au moment de réalisation des prestations.
Le maitre d’ouvrage doit établir des décomptes : provisoire et définitif conformément aux articles 41 et 44 du CCAG‐EMO.
ARTICLE 18 : MODALITES DE PAIEMENT
Les paiements s’effectueront après réception et validation de chacune des phases selon le Bordereau des prix selon les conditions suivantes:
pour chaque phase
Acompte de 80% du montant de la phase dispensée, au prononcé de la réception provisoire partielle y afférente;
Le reliquat de 20% du montant de la phase concernée au prononcé de la réception définitive.
ARTICLE 19 : CONDITIONS DE PAIEMENT
La société attributaire doit adresser au MAEC une facture en cinq exemplaires à l’issue des phases décrites ci avant. Le paiement des sommes dues est effectué par virement bancaire au compte de l’attributaire en dirhams, dans les 30 jours suivant la présentation de la facture.
La facture doit répondre aux conditions suivantes :
Etre conforme au bordereau des prix ‐ détail estimatif pour les prestations réalisées ; Etre en trois exemplaires ;
Etre signée (par la personne ayant la délégation des pouvoirs), datée et cachetée Etre arrêtée en toutes lettres ;
Les factures finales accompagnées du bon de livraison, portant la date de livraison, doivent rappeler l'intitulé exact du compte bancaire de l’attributaire du marché, ainsi que le RIB composé de 24 numéros.
ARTICLE 20 : REGLEMENT DES SOMMES DUES
Le maître d’ouvrage se libérera des sommes dues au titre du présent marché en créditant le compte courant postal, bancaire ou du Trésor ouvert au nom du titulaire.
ARTICLE 21: CAUTIONNEMENT PROVISOIREDÉFINITIF
En application de l'article 12 du CCAG‐EMO:
a) Le cautionnement provisoire est fixé à (10 000 DHS) Dirhams;
b) Le cautionnement définitif est fixé à 3% (Trois pour Cent) du montant du marché;
Le cautionnement définitif de 3 % est à constituer dans les 30 jours à compter de la date de la notification de l'approbation du marché, faute de quoi, la caution provisoire sera définitivement acquise au Ministère, conformément aux dispositions de l'article 12 du CCAG‐
EMO.
ARTICLE 22 : RÉVISION DES PRIX
Les prix du présent marché sont fermes et non révisables.
ARTICLE 23: TAXES
Tous les prix du présent marché seront établis en tenant compte de toutes les taxes et charges diverses.
ARTICLE 24: SOUS –TRAITANCE
Le recours à la sous‐traitance ne peut avoir lieu que dans le cas où le concurrent ne dispose pas des compétences requises pour mener à bien certains aspects de la mission.
16 Par ailleurs, le Maître d’ouvrage est seul habilité à accepter ou non cette sous‐traitance sur la base d’un examen des références techniques et financières présentées.
En outre, le concurrent supporte, seul, la responsabilité des conséquences, quelle qu’en soit la nature, d’une éventuelle récusation ou de l’utilisation de sous‐traitants non acceptés par le Maître d’ouvrage.
ARTICLE 25 : OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE
CADRAGE DU PROJET
Avant le commencement de l’exécution de l’étude, le prestataire est appelé à :
o Faire une présentation globale du projet pour exposer sa démarche de conduite et de mise œuvre du projet ainsi que le planning d’exécution global conformément à son offre technique
;
o Faire une présentation à la fin de chaque phase;
o Compléter et affiner les besoins en matière de gestion électronique des documents, gestion des archives physiques (définition des attributs de documents, index, type d'archivage, etc.) conformément à son offre technique;
o Le prestataire veillera à faire respecter par son personnel les consignes de sécurité et la réglementation en vigueur chez le MAEC (règlement intérieur, protection des logiciels, sécurité…). Dans les lieux d’exécution de la prestation (mentionnés à l’article 4 de présent CPS) et en tout état de cause, ce personnel demeure sous la responsabilité civile du prestataire;
o Le prestataire veillera à rédiger et diffuser les comptes‐rendus aux intéressés à la fin de chaque séance;
o Le prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens humains, matériels et organisationnels nécessaires pour assurer efficacement sa mission. De même, il s’engage à effectuer la prestation de service en étroite collaboration avec la DRH et le responsable du projet, auquel il est tenu de rendre compte régulièrement de l’avancement du projet.
LE RESPECT DE L’HORAIRE OFFICIEL DE L’ADMINISTRATION PUBLIQUE
Pour l’exécution de sa mission, le prestataire est tenu de respecter l’horaire officiel de l’administration publique marocaine.
Aucune intervention dans les locaux de l’administration ne peut être tolérée avant 8h30 du matin et après 16h30.
ARTICLE 26 : OBLIGATION DE L’ADMINISTRATION
Le Ministère mettra à la disposition de l’attributaire du marché toutes informations et documentations disponibles en sa possession pour les besoins de sa mission.
ARTICLE 27 : NANTISSEMENT
Dans l'éventualité d'une affectation au nantissement du marché, il est précisé que:
1. La liquidation des sommes dues par le Ministère en exécution du présent marché sera opérée par les soins de Monsieur le Directeur des Affaires Financières et des Equipements auprès du MAEC.
2. Le fonctionnaire chargé de fournir au titulaire du marché, ainsi qu’aux bénéficiaires des nantissements ou subrogations, les renseignements et états prévus à l'Article 7 du Dahir du 28 août 1948 relatif au nantissement des marchés publics, est Monsieur le Directeur des Affaires Financières et des Equipements auprès du MAEC.
3. Les paiements prévus au marché seront effectués par le trésorier ministériel seul qualifié pour
recevoir les significations des créanciers du titulaire de ce marché.
Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération délivrera sans frais un exemplaire spécial du marché portant la mention « exemplaire unique » et destiné à former un titre de nantissement.
Les frais de timbres et d’enregistrement de cet exemplaire sont à la charge du titulaire.
ARTICLE 28: ELECTION DU DOMICILE DU PRESTATAIRE DE SERVICES
A défaut par le prestataire de satisfaire aux obligations qui lui sont imposées par l’article 17 du C.C.A.G‐
EMO, toutes les notifications qui se rapportent à ce marché seront valablement faites au domicile figurant dans son acte d’engagement.
En cas de changement de domicile, le prestataire est tenu d'en aviser le maître d'ouvrage dans un délai de 15 jours suivant ce changement.
ARTICLE 29: LUTTE CONTRE LA FRAUDE ET LA CORRUPTION
Le prestataire ne doit pas recourir par lui‐même ou par personne interposée à des actes de corruption, à des manœuvres frauduleuses, et à des pratiques collusoires, à quelque titre que ce soit, dans les différentes procédures de passation, de gestion et d’exécution du marché. Le prestataire ne doit pas faire, par lui‐même ou par personne interposée, des promesses, des dons ou des présents en vue d'influer sur les différentes procédures de conclusion d'un marché et lors des étapes de son exécution.
Les dispositions du présent article s’appliquent à l’ensemble des intervenants dans la réalisation du présent appel d’offres.
ARTICLE 30: MESURES COERCITIVES ET REGLEMENT DES DIFFERENDS ET LITIGES
En cas de différends et litiges qui peuvent se produire à l’occasion de l’exécution du présent marché, il sera fait application des dispositions des articles 53,54 ; 55 du C.C.A.G.EMO.
18 ARTICLE 31 : FRAIS DE TIMBRES ET D’ENREGISTREMENT
Le Titulaire devra supporter les frais de timbres et s’il y a lieu des frais d’enregistrement des différentes pièces du marché.
ARTICLE 32 : ASSURANCES
Le titulaire du marché est tenu d'adresser au dans les trois semaines qui suivent la notification du marché une assurance responsabilité civile et accident de travail pour pertes et dommages causés par les personnes dont l’assurée est civilement responsable. Dans tous les cas, les dispositions de l’article 20 du CCAG‐EMO restent applicables au présent marché.
ARTICLE 33 : SECRET PROFESSIONNEL ET PROPRIETE DES RAPPORTS ET LIVRABLES Le titulaire, son personnel et les consultants se considèrent comme entièrement liés par le secret professionnel, et s’engagent à n’utiliser les documents et renseignements auxquels ils auront accès au cours du projet, que dans la stricte mesure des nécessités du projet.
Le titulaire est tenu de l’obligation de neutralité et s’engage à ne livrer ni documents ni informations aux tiers.
Les documents, rapports, conceptions établis par le prestataire, dans le cadre de ce présent marché, deviendront la propriété du Ministère, sans aucune contestation, ou indemnisation, à l’exception du montant du marché, tel qu’il a été approuvé par le Ministère, qui sera versé en intégralité après la fin de la mission audit prestataire.
Le titulaire est responsable de l’exécution professionnelle et correcte du projet faisant l’objet du marché dont le Ministère des Affaires Etrangère et de la Coopération sera le propriétaire exclusive et qui tient à en faire usage autant qu’elle l’entendra,
Les résultats du projet ne donneront, en aucun cas, lieu au paiement de droit d’auteur au titulaire.
ARTICLE 34 : RESILIATION DU MARCHE
Par l’article 24 du décret n° 2.06.388 du 5 février 2007 relatif aux marchés de l’Etat et celles prévues La résiliation du marché peut être prononcée dans les conditions et modalités prévues aux articles 27 à 33 et 52 du CCAG‐EMO.
La résiliation du marché ne fera pas obstacle à la mise en œuvre de l’action civile ou pénale qui pourrait être intentée au titulaire du marché en raison de ses fautes ou infractions.
Si des actes frauduleux, des infractions réitérées aux conditions de travail ou des manquements graves aux engagements pris ont été relevés à la charge du prestataire de services, le Ministre, sans préjudice des poursuites judiciaires et des sanctions dont le prestataire de services est passible, peut par décision motivée, prise après avis de la Commission des Marchés, l'exclure temporairement ou définitivement de la participation aux marchés de son administration.
ARTICLE 35 : MODIFICATIONS DES PRESTATIONS EN COURS D’EXECUTION
En application de l’article 36 du CCAG‐EMO : Au cours de l'exécution du marché, le maître d'ouvrage peut, après consultation du titulaire, apporter des modifications au marché initial, pour autant qu'il n'en modifie pas l'objet.
Lorsque ces modifications nécessitent l’introduction de prestations supplémentaires imprévues au moment de la passation du marché initial, le maître d’ouvrage, en accord avec le titulaire du marché, arrête de nouveaux prix pour ces prestations par analogie aux méthodes de calcul du prix du marché initial.
Ces nouveaux prix font l’objet d’un avenant tel qu’elle est stipulé dans les dispositions du décret n° 2‐06‐388 du 16 moharrem 1428 (5 février 2007) fixant les conditions et les formes de passation des marchés de l'Etat ainsi que certaines règles relatives à leur gestion et à leur contrôle.
Lorsque les modifications apportées par le maître d’ouvrage entraînent des augmentations dans les quantités des prestations rémunérées sur la base de prix unitaires, une décision à leur sujet est établie par le maître d’ouvrage et notifiée au titulaire du marché avant l’expiration du délai d’exécution. Cette décision doit indiquer le montant maximum de l’augmentation dans la limite de 10% du montant initial du marché et ce préalablement au commencement de leur exécution.
Dans le cas où les modifications apportées par le maître d’ouvrage entraîneraient une diminution des prestations de plus de 25 % par rapport au montant initial du marché, les parties peuvent négocier les nouvelles conditions du marché et passer à cet effet un avenant. A défaut d'accord, le marché est résilié et dans ce cas, le titulaire peut demander en fin de compte une indemnité basée sur le préjudice subi dûment justifié.
ARTICLE 36: FORCE MAJEURE
Les dispositions de l’article 32 du CCAG‐EMO restent applicables au présent marché
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Bordereau des prix – détail estimatif
Objet : Réalisation d’un projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs au profit de la Direction des Ressources Humaines(DRH) relevant du Ministère des Affaires
Etrangères et de la Coopération(MAEC).
Prix unitaire en dirhams (HT)
N° prix Désignation Unité Quantité
En chiffre En lettre
Prix total
1
PHASE 1 : Etude et inventaire des
documents F 1
2 PHASE 2 : Paramétrage F 1
3
PHASE 3 : Préparation,
Numérisation et indexation des
documents Vue 250 000
4 PHASE 4 : Formation
J 5
5 Assistance technique
J 10
Total Général en dirhams hors taxes
TVA (%)
Total TTC
………
20 %
………
Arrêté le présent Bordereau des prix – détail estimatif à la somme de :
………
………..en lettres et en chiffres DHS TTC)
Numéro de l’Appel d’Offres
n° 18/2011/MAECObjet du marché
Imputation budgétaire Chapitre : 1.2.2.0.0.07.000 Article : 0000
Paragraphe 50 : formation continue du personnel Ligne 50 : Etudes, assistance technique et conseils
Présenté par :
Lu et accepté par :
Réalisation d’un projet de numérisation et d’indexation des documents administratifs au profit de la Direction des Ressources Humaines(DRH) relevant du Ministère des
Affaires Etrangères et de la Coopération(MAEC).
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