DOSSIER APPEL D OFFRES LOCAL OUVERT

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DOSSIER APPEL D’OFFRES LOCAL OUVERT

N^O001/2015/ASF/REPARATION VEHICULE DE KINSHASA

TYPE DE MARCHE : MARCHE A COMMANDE

OBJET : réparation et entretien de véhicule

DATE DU LANCEMENT D’APPEL D’OFFRES 29 janvier 2015

DATE LIMITE DES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Jeudi 12 février 2015 à 15h00 (heure de Kinshasa)

DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES Mercredi 25 février 2015 à 15h00 (heure de Kinshasa)

OUVERTURE DES OFFRES Vendredi 27 février 2015 à 15h00 (heure de Kinshasa)

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DOSSIER D’APPEL D’OFFRES LOCAL OUVERT POUR REPARATION ET ENTRETIEN DE VEHICULE

Introduction

Avocats Sans Frontières (ASF) est une Organisation Non Gouvernementale Internationale œuvrant dans le domaine de la justice et dont l’objectif principal est de contribuer à l’émergence d’un état de Droit à travers une justice équitable en RDC.

Dans le cadre des activités de ses programmes UHAKI SAFI, Droit de l’Homme, Statut de Rome et DGD appuyés par l’Union Européenne, ASF lance un présent Appel d’offres local ouvert pour la réparation et entretien de sa flotte automobile du Bureau de Kinshasa.

La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les services proposés et adaptés aux conditions exigées par ASF conformément aux spécifications techniques précisées dans le présent dossier d’appel d’offre.

Toutes les sociétés professionnelles qui répondent aux critères techniques développés dans les termes de référence ci-dessous sont invités à soumissionner.

Conformément à ses activités, le soumissionnaire peut présenter une offre pour tout ou partie de la réparation et des entretiens des véhicules. ASF se réserve de traiter les offres au cas par cas, et en fonction de ses appréciations, elle peut retenir un ou plusieurs fournisseurs pour la réparation et les entretiens des véhicules.

PARTIE I : APPEL D’OFFRES ET PROCEDURES 1.0 Instructions et procédures

1.1 Généralités

Cette Partie I’« Appel d’offres et procédures », ne sera pas incluse dans une adjudication ou un contrat qui pourrait résulter de cet appel d’offre. Son but est juste d’informer les fournisseurs éventuels.

1.2 Transaction

ASF invite les fournisseurs éventuels à soumettre leurs offres pour la réparation et l’entretien des véhicules. Toutefois, ASF se réserve le droit unilatéral d’annuler la présente offre avant terme, au cas où elle ne trouverait pas satisfaction.

1.3 Eligibilité

Cette offre fait l’objet d’une compétition au niveau local et il est ouvert à toutes les sociétés qualifiées et capables de fournir les services demandés dans les délais définis dans les termes du contrat et dans les limites autorisées par les lois en vigueur en République Démocratique du Congo et par les instructions auxquelles l’ASF se soumet.

1.5 Coût de l’offre

Les fournisseurs éventuels ne sont nullement obligés de préparer ou soumettre des offres en réponse à cette offre. S’ils le font, c’est à leurs propres frais et risques. En aucun cas, ASF ne rembourse les frais qu’ils peuvent avoir engagés dans la préparation et la soumission de leurs offres.

1.6 Examen de l’Offre

Chaque fournisseur éventuel est tenu personnellement d’examiner soigneusement toutes les dispositions contenues dans l’appel d’offre et de s’y conformer entièrement.

S’il ne le fait pas, cela sera à ses propres risques et frais. Toutes ambigüités ou

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incohérences manifestes contenues dans le DAO seront traitées au détriment d’un fournisseur éventuel s’il n’a pas cherché des éclaircissements y relatifs avant la date finale de réception de la demande des renseignements supplémentaires.

1.7 Probité et éthique

Dans ses démarches en matière d’achats, ASF s’efforce de respecter les normes éthiques et professionnelles les plus élevées du domaine. ASF interdit strictement et ne tolère en aucune façon la corruption ainsi que les pratiques frauduleuses telles que la contrefaçon.

En soumissionnant à cet appel d’offre, les fournisseurs s’engagent à respecter strictement cette ligne de conduite et à éviter sa violation, qu’elle soit possible ou même en apparence.

1.8 Langue

Tous les documents soumis en réponse à cet appel d’offre, ainsi que toute la correspondance y relative, seront en français.

1.9 Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements concernant cet appel d’offre et toute(s) offre(s) de retour doivent être soumises par écrit, être reçu au plus tard le 12 février 2015 à 15h00 (heure de Kinshasa), pour permettre à ASF de fournir une réponse complète et précise. Ces demandes sont à envoyer par courriel à l’attention de l’Administrateur Financier et Logisticien: Mr Jacques TSHIMUANGA : email: rdc-afl1@asf.be

ASF n’est pas tenue de considérer ou de répondre aux questions qui n’ont pas été reçues dans le délai fixé ou qui ne concerne pas les spécificités techniques des documents à fournir ou des biens recherchés.

2.0 Procédures d’appels d’offres 2.1 DAO

Ce DAO constitue une invitation aux fournisseurs éventuels de soumettre des offres pour les biens qui y sont décrits. Il se compose de :

(1) la couverture ; (2) l'introduction ;

(3) la Partie I : Instructions et procédures ; (4) la Partie II : Caractéristiques techniques ; (5) l'annexe A : Questionnaire pour le fournisseur ;

(6) l'annexe B : Autorisation de vérifier les renseignements financiers ; (7) l'annexe C : Modèle de contrat.

2.2 Réception des Offres

Les fournisseurs potentiels pourront envoyer leurs offres par courrier, en main propre et (ou) les faire tenir par un porteur. Aucune offre remise par courrier électronique ou par télécopieur n’est acceptée. Les offres envoyées par la poste, remises en mains propres ou livrées par messager doivent être expédiées ou déposées à la réception de Avocats Sans Frontières, Sis Avenue Colonel Ebeya 15-17, Immeuble Congo Fer, Commune de la Gombe au plus tard le mercredi 25 février 2015 à 15h00, heure de Kinshasa.

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2.3 Présentation et teneur des offres

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés : - d’une offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE et - d’une offre FINANCIERE.

Ces deux parties doivent être présentées dans deux enveloppes séparées sous plis fermés comportant clairement la mention suivante « Offre administrative et technique » ou « Offre financière » avec la référence 001/2015/ASF/REPARATION VEHICULE DE KINSHASA et doivent être clairement détaillées. Aucune information extérieure permettant d’identifier le soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe.

Toutes les pages de l’offre doivent être cachées et signées par le soumissionnaire.

L’ « Offre administrative et technique » doit comprendre, au minimum mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

 Les annexes A et B du présent DAO dûment remplies ;

 Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité : au minimum, la preuve de l’enregistrement au Registre du commerce et de l’obtention d’un numéro Identification Nationale ;

 Une attestation certifiant que le soumissionnaire a effectué les déclarations réglementaires en matière d’impôts via son numéro d’impôts et la preuve du paiement des impôts pour l’année précédente ;

 Les coordonnées bancaires du soumissionnaire ;

 Le mandat de la personne qui engage le soumissionnaire ;

 Les références du soumissionnaire pour les marchés similaires via au moins trois copies de contrat signées et cachetées par les deux parties ;

Des photocopies de ces pièces doivent être soumises mais les originaux pourront être sollicités au moment de l’attribution de ce marché. Ces pièces doivent être valables pour l’année 2014.

L’enveloppe « Offre financière » doit comprendre et suivre au minimum, sans s’y limiter, les points ci-après:

 Une offre financière proprement dite avec les montants hors taxes, ASF étant exonérée de taxe sur la valeur ajoutée pour chaque item, pour la quantité précisée ;

 Les prix seront fermes, non révisables, sans réserve aucune et valables durant un an suivant la date limite de présentation des offres ;

 Les délais de livraisons effectifs.

Toutes les offres se feront par écrit et en français. Les offres seront signées et datées par la personne mandatée par le soumissionnaire (qui y apposera son nom en caractères d’imprimerie, sa fonction et sa signature). Toutes les pages de l’offre doivent être cachetées et signées par le soumissionnaire.

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2.4 Traitement des offres

Les offres seront ouvertes en public dans les bureaux d’ASF le vendredi 27 février 2015 à 15h00. Tous les soumissionnaires sont appelés à se présenter au bureau d’ASF à ce jour et cette heure-là. Ceux qui ne pourront pas être présents pour cette occasion devront indiquer dans leur dossier « QU’IL ACCEPTE L’OUVERTURE DES OFFRES SANS SA PRESENCE » (sur l’enveloppe offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE).

Une fois reçues, les offres seront gardées intactes et en sécurité. Des efforts raisonnables seront faits pour les protéger de la perte, des modifications, ou de la divulgation à toute personne non autorisée. Nonobstant ce qui précède, en aucun cas, ASF n’accepte une quelconque responsabilité devant le soumissionnaire pour une quelconque perte, modification ou divulgation.

2.5 Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’Evaluation Interne des Offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

A) Première Etape (Contrôle Préliminaire)

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à ASF de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’ADO :

 L’offre soumise est signée ;

 L’offre soumise a été reçue par ASF avant la date limite de dépôt des offres

 La validité de l’offre est d’au moins un an à partir de la date limite de dépôt des offres

 L’offre soumise contient tous les documents (sans exception) et informations requis conformément au paragraphe 2.3 ci-dessus.

 L’offre financière (budget) est dument remplie, complète et signée.

Une offre jugée non-conforme à l’un des critères ci-dessus sera rejetée et ne sera pas considérée pour une évaluation technique.

B) Deuxième Etape (Evaluation Technique)

L’évaluation à cette étape portera sur la conformité des offres techniques aux termes de références techniques du DAO figurant dans la Partie II ci-dessous.

Le soumissionnaire ne sera accepté que si les documents sont conformes, aux dispositions de la loi Congolaise.

Après évaluation des offres techniques, les soumissionnaires non acceptables seront éliminés de la prochaine étape.

C) Troisième Etape (Evaluation Financière)

ASF tiendra compte des facteurs ci-dessous pour évaluer l’offre financière : 1. Le prix (60%);

2. Le délai de livraison (20%) ;

3. L’expérience du soumissionnaire (20 %).

Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible

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à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et qui aura obtenu le score total le plus élevé à la troisième étape en tenant en considération le délai de livraison et le prix de chaque type de service.

2.5 Amendements

A tout moment avant l’attribution du marché, si ASF juge une modification importante des dispositions du DAO nécessaire, elle fournira un amendement écrit à tous les fournisseurs qui ont demandé une copie du DAO. Aucune déclaration orale de qui que ce soit ne sera de quelque manière considérée pour limiter, écarter, modifier, ou affecter autrement un terme ou une condition de cet appel d’offres, et aucun fournisseur ne devra se fonder sur une telle déclaration quelle que soit la raison.

2.6 Modifications ou retraits

Les soumissions ne peuvent être modifiées, complétées, corrigées, ou retirées sur demande du fournisseur après la date-limite de dépôt des offres indiquée sur la couverture. ASF peut, à sa seule discrétion, permettre la correction des erreurs arithmétiques, des erreurs de transposition ou d'autres erreurs d’écriture mineures. Cela peut se faire dans les cas où ASF estime que l'erreur et la soumission voulue au DAO peuvent être établies de manière concluante en considérant la soumission au DAO. Outre les erreurs énumérées ci-dessus, il ne sera autorisé de corriger aucune autre erreur que pourra alléguer un soumissionnaire après la date-limite des offres au DAO. Aucune offre au DAO ne peut être complétée, modifiée, ou corrigée après une telle date-limite.

Néanmoins, si elle le juge nécessaire, ASF peut demander un éclaircissement ou une explication à un fournisseur. Une telle demande ainsi que la réponse y afférente devront se faire par écrit.

2.7 Attribution du marché

Apres évaluation et comparaison des offres, ASF décidera de l’attribution des marchés et notifiera le ou les soumissionnaires retenu(s) par courrier avis de réception ou par remise contre émargements, que son (leurs) offre(s) a (ont) été acceptée(s).

Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. Cette décision sera sans appel ni recours. ASF retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.

ASF, au moment de l’attribution du marché, se réserve le droit de passer le marché à un ou plusieurs soumissionnaires.

ASF se réserve le droit de vérifier la validité des informations reçues dans le cadre de cet appel d’offres et d’inspecter l’existence physique et l’installation du soumissionnaire au préalable (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.

A tout moment et avant la date limite du dépôt des offres, ASF se réserve le droit de modifier le dossier d’appel d’offres, pour tout motif, que ce soit à son initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire, en publiant un additif. Tout additif ainsi publié fait partie intégrale du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par écrit ou par e-mail à tous les soumissionnaires qui ont reçu le dossier d’appel d’offres.

Pour donner aux soumissionnaires le temps nécessaire à la prise en considération de l’additif dans la préparation de leurs offres, ASF a la faculté de reporter la date limite de dépôt des offres.

ASF se réserve le droit d’accepter ou d’écarter toute offre et d’annuler la procédure

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d’appel d’offres à tout moment avant l’attribution du marché sans de ce fait, encourir une responsabilité quelconque vis-à-vis du (ou des) soumissionnaire(s) affecté(s) des raisons de sa décision.

ASF met en place une Commission d’Evaluation des Offres Internes pour l’adjudication finale de ce marché, et suivant le modèle de contrat en Annexe C. Les offres reçues des soumissionnaires restent dans les dossiers d’ASF.

Après dépouillement et évaluation par ASF, un procès verbal comprenant un rapport détaillé de l’évaluation faite, la comparaison des offres ainsi qu’une proposition d’attribution motivée seront rédigés. Il est prévu de conclure un contrat avec un ou plusieurs attributaires selon le modèle de contrat ci-joint.

PARTIE II : CARACTERISTIQUES DES SERVICES 1. Caractéristiques et quantités

Les spécifications techniques des réparations et entretiens présentées ci-après sont donnés à titre indicatif comme configurations minimales requises. Les services pour chaque prix doivent être respectés et en cas de service non conforme, ASF se réserve le droit de la refuser. Des précisions peuvent être obtenues tels que précisé dans le DAO.

Les services seront à livrer à la même adresse que lors de la remise de l’appel d’offre.

Le délai d’offre de service doit être précisé en bas de la liste, signée et cachetée.

La flotte de véhicules est constituée de :

N° VEHICU

LE COULEUR CHASSIS IMMATRIC

PUISSA NCE

FISCALE MISE EN SERVICE

KILOMET RAGE (30/11/

2014) NBRE ANNEE

TARIF DES ENRETIENS AUX 5000 KM

TARIF DES ENRETIEN S AUX 10.000 KM

TARIF DES ENRETIEN S AUX 20.000 KM

TARIF DES ENRETIEN S AUX 45.000 KM 1 Nissan

hardbody Grise QD32207483 6391AB01 13 CV 2005 167 976 9 ans

2 Nissan

Qashqai Blanche

SJNFBA10Z2892

451 4298AQ01 9 CV nov-14 1 515 2 mois

3 Nissan

Sunny Beige/T MDHBN7ADIG51

7049 045IT218 9 CV nov-14 916 2 mois

Elle est évolutive pour laquelle les sociétés professionnelles (garages) sont appelées à faire de proposition de tarif en remplissant le tableau ci-dessus et pour information

ci-dessous le détail des entretiens par km.

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1) Entretien Clé 1 = Tous les 5000 km : LE SERVICE DE LUBRIFICATION

2 Graissage.

3 Mise à niveau de tous les liquides 4 Vérification du filtre à air

5 Vérification de I ‘état et de la tension des courroies

6 Vérification des conduits du système d'alimentation (visuel) 7 Inspection des conduits hydrauliques de freinage (visuel), 8 Vérification du système d'échappement (visuel)

9 Vérification des feux et témoins lumineux.

10 Vérification de la pression des pneus et roue de secours (rapport d'usure)

11 Inspection de la direction, suspension, boite de vitesse, joint de rotule, cache poussière.

12 Vérification du système de refroidissement, des conduits, du raccord et du liquide.

2) Entretien Clé 2 = Tous les 10,000 Km : LE SERVICE PREVENTIF

2 Graissage.

3 Lubrification des serrures.

4 Mise à niveau de tous les liquides 5 Remplacement du filtre à air.

6 Remplacement du filtre à gasoil ou essence.

7 Vérification de l’état et de la tension des courroies.

8 Vérification des conduits du système d'alimentation (visuel).

9 Inspection des conduits hydrauliques de freinage (visuel).

10 Vérification du système échappement (visuel).

11 Vérification des feux et témoins lumineux.

12 Vérification de la pression des pneus et roue de secours (rapport d'usure).

13 Permutation des pneus.

14 Inspection de la direction, suspension, boite de vitesse, joints de rotule, cache poussière.

15 Vérification du système de refroidissement, des conduits, des raccords et du liquide.

16 Vérification de la batterie (niveau, borne, densité).

3) Entretien Clé 3, tous les 20,000 Km : LE SERVICE DE MISE AU POINT

2 Graissage.

3 Lubrification des serrures.

4 Mise à niveau de tous les liquides 5 Remplacement du filtre à air

6 Remplacement du filtre à gaz oïl ou essence.

7 Vérification de l’état et de la tension des courroies

8 Vérification des conduits du système d'alimentation (visuel) 9 Inspection des conduits hydrauliques de freinage (visuel) 10 Nettoyer, ajuster et lubrifier les freins aux quatre roues.

11 Vérification du système échappement (visuel) 12 Vérification des feux et témoins lumineux

13 Vérification de la pression des pneus et roue de secours (rapport d'usure).

14 Permutation des pneus.

15 Inspection de la direction suspension, boite de vitesse, joint de rotule, cache poussière.

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16 Vérification du système de refroidissement, des conduits, des raccords et du liquide, 17 Vérification des bougies de préchauffage.

18 Vérification du débit de la pompe à gaz oil.

19 Vérification de la batterie (niveau, borne, densité).

4) Entretien Clé 4= tous les 45,000 Km : LE SERVICE MAJEUR

2 Graissage.

3 Lubrification des serrures.

4 Mise à niveau de tous les liquides 5 Remplacement du filtre à air

6 Remplacement du filtre à essence ou gasoil

7 Vérification de I’ état et de la tension des courroies

8 Vérification des conduits du système d'alimentation (visuel).

9 Inspection des conduits hydrauliques de freinage (visuel).

10 Nettoyer, ajuster et lubrifier les freins aux quatre roues.

11 Drainage du système de freinage.

12 Vérification du système échappement (visuel).

13 Vérification des feux et témoins lumineux

14 Vérification de la pression des pneus et roue de secours (rapport d'usure).

15 Permutation des pneus.

16 Vérification des bougies de préchauffage.

17 Vérification du débit de la pompe à gasoil.

18 Vérification de la batterie (niveau, borne, densité).

19 Vérification du système de charge

20 Inspection de la direction, suspension, boite de vitesse, joints de rotule.

21 Drainage de la boite de direction.

22 Drainage de la boite de transfert.

23 Drainage de la boite de transmission.

24 Drainage du pont avant.

25 Drainage du pont arrière.

26 Vérification du système de refroidissement, des conduits, des raccords et du liquide.

27 Drainage du radiateur et remplacement de 4 litres d'antigel

.

5) Tarif Horaire pratiqué :

6) Toute autre information jugée utile par le soumissionnaire sur le prix des pièces : liste des pièces

avec leur prix

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ANNEXE A: QUESTIONNAIRE POUR LE FOURNISSEUR

Fournir toutes les informations demandées et ajouter une feuille séparée en cas de nécessité

IDENTIFICATION DU FOURNISSEUR

Dénomination légale de la Société:

Nom complet de la personne

contact:

Titre de la personne contact:

Adresse complète de la Société:

Téléphone:

E-mail:

Website:

Coordonnées complètes pour la facturation (si différentes de l’adresse de la Société)

Société Mère (si applicable):

Coordonnées de la Société Mère:

Associés, Filiales, Représentations à l’Etranger (si applicable)

Secteurs d’activités

Date d’établissement en RDC : Nombre d’employés permanents:

NUMEROS DE REGISTRE DE COMMERCE ET IDENTIFICATION NATIONALE (joindre documents)

NUMERO D’IMPOT (Joindre l’attestation de déclaration d’impôts)

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COORDONNEES BANCAIRES

Banque:

Adresse de la Banque:

Numéro du compte:

Intitulé:

Code SWIFT/ABA :

REFERENCES : SOCIETES ET INSTITUTIONS A CONTACTER POUR INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Fournir au moins 3 références (Société, Adresse, E-mail, Contacts) (autre qu’ASF) ayant eu recours à vos services durant les 24 derniers mois. Annexer la copie de trois contrats

cachetés par les deux parties.

SERVICES ET SUPPORT APRES VENTES

Votre société peut-elle fournir la garantie pour les biens ?

Merci de décrire brièvement comment les garanties sont honorées pour les biens

Quelles sont le types de services après-ventes offerts

Signature:

Date:

Noms: Fonction:

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ANNEXE B

AUTORISATION DE VERIFIER LES INFORMATIONS

Je soussigné, ………., en ma qualité de ……… au sein de la Société

…...……… autorise ASF ou ses représentants désignés à conduire toute évaluation utile pour vérifier la validité des informations fournies dans le cadre de cet appel d’offres.

Signature : Date :

Nom : Qualité :

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ANNEXE C (Modèle de contrat)

CONTRAT D’ACHAT D’[…] ……ASF/KIN-……./2015

ENTRE :

………… établi au n° ……., commune de……… à Goma, représenté par Monsieur …………..

en sa qualité de GERANT,

Ci-après dénommée « Fournisseur » ; ET :

L’ONG, Avocats Sans Frontières (ASF), sis, Av Colonel Ebeya 15-17, Immeuble Congo Fer, Commune de la Gombe , représentée par Josselin LEON, Chef de Mission ;

Ci-après dénommée «Autorité contractante ».

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : Article I. Objet du contrat

Suite à l’appel d’offres pour la réparation et entretien des véhicules n°

011/2015/ASF/REPARATION VEHICULE DE KINSHASA, ASF accepte l’offre du fournisseur susmentionnée pour la réparation et l’entretien des véhicules comme suit :

N° Désignation Prix unitaire ou

prix main d'œuvre Observations

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Article II. Durée du contrat

Le présent contrat est conclu pour une durée d’une année, prenant cours à la date de la signature par les deux parties.

Tout amendement doit se faire exclusivement par un avenant en bonne et due forme de ce contrat et par écrit.

Article III. Langue de travail

Le présent contrat a été rédigé en français, considéré comme "langue de travail". Tout échange de correspondance entre les parties sera rédigé en français.

Article IV. Obligations générales de l’autorité contractante

Pendant toute la durée du présent contrat, ASF acquerra les services précisés ci-dessus présentant des caractéristiques techniques identiques à celles définies en annexe 1, auprès du fournisseur et au prix indiqués dans le cadre l’appel d’offre. Les prix doivent rester fermes pendant cette période.

ASF ne sera jamais tenue d’acheter tous les services repris à l’article I du présent contrat mais achètera les services en fonction des nécessités de la mise en œuvre de ces activités.

ASF s’engage à fournir au fournisseur les modalités, cahiers des charges, documentation et renseignements disponibles relatifs à l’offre de service.

Article V. Dispositions pratiques

Tout service visé par le présent contrat fera l’objet d’un bon de commande qui précisera la quantité, la nature des services et les modalités relatives au délai et au lieu d’offre de services convenus entre les deux parties.

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Article VI. Dispositions contractuelles

Les documents contractuels sont composés des éléments suivants : 1. le présent contrat et son annexe 1 : cahier des charges ;

2. les bons de commande qui seront établi au cours de la durée du contrat.

3. Tout autre document pouvant préciser, apporter des modifications particulières et/ou significatives lors de la mise en œuvre des activités et ou les coûts à considérer dans le cadre de ce contrat, dûment approuvé par les deux parties.

Article VII. Engagement contractuel de la Société A. Normes de qualité et cahier des charges

Les services fournis par le fournisseur rempliront les normes et les cahiers de charges figurant en annexe I et conformément à son offre, et n’auront aucun défaut de fabrication

ASF se réserve le droit de refuser toute livraison ne remplissant pas ces normes de qualité et tiendra le fournisseur responsable du remplacement des quantités non conformes, dans des délais satisfaisants.

B. Délai de livraison– d’offre des services

Le fournisseur assurera l’offre des services et les mettra à disposition conformément au délai convenu dans le bon de commande.

Le fournisseur sera tenu d’offrir les services selon les quantités et qualité requises aux destinations telles qu’indiquées dans le(s) bon(s) de commande(s), et conformément aux conditions proposées dans son Offre.

C. Documentation

Pour chaque service, le fournisseur présentera les documents ci-après listés à ASF et en français :

Facture - Un original

Bordereau de livraison Un original

D. Garantie

Le fournisseur garantit que tous les services fournis au titre du présent contrat seront conformes aux spécifications techniques et standards mentionnés dans le présent contrat. La garantie sera valable pour une durée de […] mois à compter de la date de la réception effective de la livraison. ASF devra notifier au fournisseur, par écrit, dès la découverte de quelque réclamation que ce soit émanant de cette garantie. Le fournisseur sera aussi responsable de tous les coûts et risques ayant trait à l’enlèvement et à la destruction de la pièce défectueuse. Si, dans les trente (30) jours à dater de la réception de la réclamation écrite, le fournisseur manque à ses responsabilités et ne remplace pas la pièce défectueuse par la pièce satisfaisante, ASF se réserve le droit de prendre des mesures, qu’elle considère comme nécessaires ou conseillées, aux risques et dépens de le fournisseur, sans préjudice des droits que ASF a sur le fournisseur, selon ce contrat ou selon le droit applicable à ce contrat. Toute pièce de remplacement devra à son tour, être couverte par une garantie nouvelle et supplémentaire.

E. Qualité des services

En exécution de ses obligations contractuelles au titre du présent contrat, le fournisseur déploiera ses connaissances, attention et diligence idoines. Elle s’acquittera de ses services conformément aux normes professionnelles et au code déontologique en vigueur.

Article VII. Rémunération et modalités de paiement A. Rémunération

Pour les services du fournisseur retenu au titre du présent contrat, il sera réglé au fournisseur la somme de ……… décomposé comme suit :

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N° Désignation Prix unitaire ou

prix main d'œuvre Observations

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Aucun autre frais ne sera pris en charge par ASF.

B. Paiement au fournisseur

Conformément à la proposition de coût du fournisseur, ASF s’engage à régler au fournisseur le prix pour les services précisés, livrées conformément aux modalités du contrat.

Après expédition totale de chaque commande, il sera réglé au fournisseur dans un délai de 15 jours maximum par chèque ou par virement bancaire à la Banque

………... au compte : ……….USD par ASF, le montant total de la facture, lorsque les fournitures seront reçues par ASF et qu’un certificat de bonne réception indiquant la bonne quantité soit émis par ASF.

Article VIII. Dispositions Générales A. Cession

Le fournisseur n'a pas le droit de céder ou de transférer les droits ou les obligations du présent Contrat - à aucune partie - sans l'accord écrit préalable d’ASF. L'intégralité de l’offre des services se déroule dans l’établissement principal du fournisseur.

B. Secret professionnel

Tous les documents, rapports, devis, données techniques et informations essentielles sont traités confidentiellement et ne sont rendus accessibles à aucun tiers sans l'approbation écrite de l'autre partie.

Seuls les documents, rapports et les informations d'ordre général et non techniques seront mis à la disposition du fournisseur.

Article IX. Résiliation A. Fin de financement

Dans l'éventualité où les bailleurs de fonds résiliaient le financement de l’ONG, ASF pourra alors, le cas échéant, résilier tout achat ultérieur (ou tout engagement) relevant du contrat avec le fournisseur, sur remise par écrit d'un préavis de 30 jours.

B. Résiliation par le fournisseur

Dans l'éventualité où ASF manquait aux modalités et conditions du contrat, le fournisseur pourra, le cas échéant, résilier le présent contrat sur remise par écrit d'un préavis de 30 jours.

C. Résiliation par ASF

Dans l'éventualité où le fournisseur manquait aux modalités et conditions du contrat, ASF pourra, le cas échéant, résilier le présent contrat sur remise par écrit d'un préavis de 15 jours.

Sur réception de l'avis de résiliation, les services seront résiliés dès que possible, en bonne et due forme, et tous les services et plans élaborés à date seront retournés à ASF.

D. Force Majeure

En cas de force majeure - événements imprévisibles hors du contrôle des deux parties et empêchant l'une des deux parties d'accomplir ses obligations contractées en vertu du présent Contrat - il est convenu que les obligations contractuelles soient suspendues pendant la durée de l'incapacité d'agir causée par une telle situation, à condition que le cas de force majeure ait été signalé à l'autre partie dans les deux semaines après son avènement, et dans la mesure où lesdites obligations sont concernées. Dans ce cas, le

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fournisseur a droit à une prorogation du Contrat adaptée au retard causé par la force majeure. Si la force majeure persiste pendant plus de 30 jours, chaque partie sera en droit de mettre fin au présent Contrat.

Article X. Corruption et trafic d’influence

a. Les parties s’interdisent de recourir à tout acte de corruption à l’obtention du présent marché. En cas de soupçon avéré et ou de preuve sur la remise d’un avantage indu (argent ou tout autre objet de valeur) à un membre du personnel d’ASF par le fournisseur en vue de l’obtention du marché faisant l’objet de ce contrat ou de tout autre marché ultérieur, ASF a la faculté de rompre le contrat, sans préavis, dès la survenance des faits ou à partir du moment où ASF a la certitude des griefs reprochés à l’agent ;

b. Aucun agent d’ASF ne doit prétendre à l’obtention d’une commission de quelque forme que ce soit dans le cadre du présent contrat ;

c. Dans l’éventualité où le fournisseur (agissant par ses préposés) a subi de quelque manière que ce soit, de la part d’un employé d’ASF, des pressions de nature corruptive, le fournisseur ou le préposé de ce dernier est tenu de dénoncer la tentative de corruption directement auprès de la Coordination Administration Finances et Logistique d’ASF ;

d. En cas de non - dénonciation d’une tentative de corruption de la part d’un employé, ASF se réserve le droit d’annuler purement et simplement le contrat sans encourir une responsabilité quelconque vis-à-vis du fournisseur ;

e. Dans l’éventualité où il est établi que le fournisseur a exercé des pressions de nature corruptive sur un ou plusieurs membres de la commission d’appel d’offres ou sur les employés d’ASF en vue d’obtenir le marché, le contrat sera purement et simplement annulé par ASF sans préjudice.

Article XI. Règlement des litiges

Le présent contrat est soumis au droit congolais. Tout litige qui surviendrait de l’exécution ou de l’interprétation du présent contrat sera réglé à l’amiable.

En cas d’échec de la procédure de règlement à l’amiable, les parties s’en référeront à un arbitre qui sera désigné d’un commun accord. A défaut d’un tel accord, l’arbitre sera désigné par décision de justice. La sentence arbitrale est obligatoire et exécutoire.

L’exécution peut être poursuivie même par la justice.

Au cas où une poursuite judiciaire serait enclenchée par l’une ou l’autre des parties en vue de régler un litige soumis à l’arbitrage ci-dessous, ou de remettre en cause la sentence arbitrale prononcée, le défendeur, au cas où il gagnait le procès, sera remboursé pour la totalité des frais de poursuite et percevra une somme raisonnable par rapport aux honoraires des avocats.

Article XII. Avis

Au cas où il serait nécessaire, en raison de certaines circonstances, d’apporter des modifications ou des amendements au présent contrat, les parties contractantes en conviendraient par écrit.

Tout avis, demande et autre communication devant, selon les modalités du présent contrat, être remis ou présenté par les parties, seront effectués par écrit, remis moyennant accusé de réception ou envoyés par envoi postal recommandé.

Fait à Kinshasa, le …. 2015 en deux originaux dont chaque partie reçoit le sien.

Pour Avocats Sans Frontières Pour le Fournisseur Josselin LEON

Chef de Mission