Calendrier de conservation des documents de la. Donnacona, Février 2012

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Calendrier de conservation des documents de la

Donnacona, Février 2012

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1. PRÉSENTATION

2. PLAN DE CLASSIFICATION Structure classificatoire

Plan de classification de la commission scolaire de Portneuf 3. RÈGLES DE CONSERVATION

Présentation de la typologie ANNEXES

SYSTÈMES INFORMATIQUES DE LA SOCIÉTÉ GRICS EN USAGE DANS LA COMMISSION SCOLAIRE GLOSSAIRE

INDEX DES RÈGLES DE CONSERVATION

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de conservation mis à jour selon les nouveaux délais de la Fédération, répond mieux aux exigences archivistiques et légales faisant référence à :

 la Loi sur les archives;

 la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;

 la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information;

 le Règlement sur le calendrier de conservation des documents, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques;

 la Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics. »

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par un bloc de 10 sous lequel les dossiers sont regroupés en séries. Les autres niveaux sont représentés par des dizaines, ce qui permet 99 possibilités dans chaque niveau.

Le plan de classification compte 10 grandes classes qui se subdivisent en séries, puis en sous-séries, en sous-sous-séries et en sous- sous-sous-séries. Ces 10 classes sont implicitement divisées en deux catégories : les séries de gestion, c’est-à-dire celles qui regroupent les dossiers découlant des activités communes à la plupart des organisations, et les séries d’exploitation ou de fonction, en l’occurrence les séries propres aux fonctions de la commission scolaire, c’est-à-dire celles qui correspondent à la mission de celle-ci et qui, par conséquent, la distinguent des autres organisations de même nature.

Dans le plan de classification, les séries 01. à 07. représentent les documents de gestion, et les séries 08. à 10., les documents d’exploitation ou de fonction.

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01. Administration générale

02. Législation et affaires juridiques

03. Communications et relations publiques 04. Gestion des ressources humaines

05. Gestion des ressources financières 06. Gestion des ressources matérielles

07. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 08. Gestion de l’organisation scolaire

09. Gestion de l’enseignement et de la formation

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01. Administration générale

01.01 Histoire et constitution

Documents relatifs à la constitution de la commission scolaire, à son identification visuelle, à son évolution administrative et, plus largement, à son histoire.

01.02 Élections scolaires

Documents relatifs à la liste et aux circonscriptions électorales, aux équipes électorales, à la déclaration, à la proclamation et à la contestation d’élections, au financement des candidats ainsi qu’au déroulement des scrutins lors d’élections scolaires générales et partielles.

01.03 Structure et organisation administrative et politiques

Documents relatifs à la structure et à l’organisation des services, à la décentralisation, à la réglementation, à l’éthique, à la déontologie, aux consultations publiques, aux référendums effectués par la commission scolaire.

01.04 Planification et évaluation administrative

Documents relatifs à la planification, aux orientations et à l’évaluation institutionnelle, par exemple le plan stratégique, les projets éducatifs, les rapports d’activité, la reddition de comptes, les études, les statistiques, les enquêtes et les sondages.

01.05 Conseils, comités et réunions

Documents relatifs à la constitution, aux séances et aux réunions du conseil des commissaires et du comité exécutif ainsi qu’aux différents comités statutaires, internes et externes de la commission scolaire et de ses établissements.

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commission scolaire.

02.02 Affaires légales

Documents relatifs aux affaires juridiques et au service du contentieux de la commission scolaire, par exemple les avis juridiques, les jurisprudences et les dossiers contentieux.

02.03 Assurances / Responsabilité civile

Documents relatifs aux polices d’assurance détenues par la commission scolaire ainsi que tout document ayant trait à une demande d’indemnisation.

02.04 Ententes, conventions et contrats

Documents qui engagent la commission scolaire envers des tiers, notamment les contrats de construction et les contrats d’acquisition de biens et de services, les titres de propriété, de même que les ententes avec les municipalités, les conventions conclues avec le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) et avec les établissements sous la responsabilité de celui-ci ainsi que tout autre document de même nature.

02.05 Accès aux documents et protection des renseignements personnels

Documents relatifs à la Commission d’accès à l’information, aux demandes d’accès à un document public, aux demandes de communication ou de rectification de renseignements personnels, au registre des demandes d’accès, à la protection des renseignements et à la transmission de renseignements entre organismes publics.

02.06 Droit d’auteur

Documents relatifs à la cession, à la licence ou à l’autorisation par un titulaire de droits sur des œuvres littéraires, artistiques, musicales ou dramatiques ainsi que sur des logiciels, documents attestant des droits d’auteur détenus par la

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03.01 Planification et représentation

Documents relatifs au plan de communication, aux activités promotionnelles ainsi qu’aux campagnes publicitaires.

03.02 Liaison et civilité

Documents relatifs aux activités de liaison et de civilité que la commission scolaire fait comme des invitations, des vœux, des remerciements, des souhaits de condoléances, les activités sociales.

03.03 Cérémonies officielles et événements spéciaux

Documents relatifs aux diverses cérémonies officielles et inaugurations, réceptions, expositions, honneurs, mérites et concours, hommages et activités spéciales, de même qu’aux discours et conférences.

03.04 Relations avec les médias

Documents relatifs aux relations qu’entretient la commission scolaire avec la presse écrite, radiophonique et télévisée.

Comprend les conférences et les communiqués de presse, les entrevues radio et télévision ainsi que les revues de presse.

03.05 Relations externes et internes

Documents relatifs aux relations externes qu’entretient la commission scolaire avec le public en général, avec la clientèle et avec d’autres organismes, y compris les documents qu’elle reçoit d’autres organismes et aux relations que la commission scolaire entretient avec les membres du personnel.

03.06 Publications

Documents relatifs à la production, à la diffusion et à la distribution des publications de la commission scolaire.

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04.02 Recrutement

Documents relatifs au recrutement de la commission scolaire. Ces documents comprennent les demandes d’emploi, les offres de services, l’affichage et l’ouverture de postes, les modalités et critères d’embauche et l’embauche proprement dite.

04.03 Mouvements de personnel

Documents relatifs aux mouvements de personnel qu’un employé peut être susceptible d’avoir au cours de sa carrière à la commission scolaire ainsi que les différentes listes des employés.

04.04 Dossiers de l’employé et du stagiaire

Documents relatifs à la constitution et à la gestion des dossiers des employés et des stagiaires.

04.05 Avantages sociaux

Documents relatifs à la gestion des banques, aux vacances, aux congés et aux assurances collectives.

04.06 Rémunération

Documents relatifs à la rémunération, à la comptabilisation du dossier de paie ainsi qu’aux historiques ou aux sommaires résumant, pour une période donnée, les activités touchant le salaire, les déductions et le régime de retraite d’un membre du personnel, les ajustements sur le salaire.

04.07 Formation et perfectionnement

Documents relatifs aux activités de perfectionnement, aux demandes de formation et aux programmes de perfectionnement, y compris les activités de formation offertes en vertu de la loi 90 (COMFORP).

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et le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), ainsi que sur les activités sociales du personnel, les gratifications pour activités spéciales (éloges, gestes de reconnaissance, félicitations, etc.), le programme d’aide aux employés, les mesures de maintien de la qualité de vie au travail et la prévention du harcèlement.

05. Gestion des ressources financières

05.01 Budget

Documents relatifs à la préparation du budget, au budget officiel approuvé, aux modifications budgétaires et aux budgets décentralisés.

05.02 Comptabilité

Documents relatifs au plan et aux registres comptables, par exemple les écritures du journal général, le grand livre général, la balance de vérification, la caisse recette, la caisse déboursée ainsi que les comptes clients et les comptes fournisseurs, les subventions, les différentes sources de revenus, y compris les fonds recueillis lors des campagnes de financement et la réclamation de TPS et TVQ.

05.03 Taxe scolaire

Documents relatifs à la taxation scolaire. Ces documents comprennent l’imposition de la taxe, la réclamation de la taxe, l’évaluation foncière uniformisée, les rôles d’évaluation municipale et les rôles de perception de la taxe scolaire.

05.04 Dépenses

Documents relatifs aux dépenses de la commission scolaire : chèques, subventions, commandites, comptes fournisseurs, etc.

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06.01 Gestion des ressources mobilières

Documents relatifs à l’acquisition, au prêt, à la location et à la cession des ressources mobilières de la commission scolaire et de ses établissements.

06.02 Gestion des ressources immobilières

Documents relatifs à l’acquisition, à l’utilisation, à la cession et à la construction, l’aménagement, la rénovation, la réparation et l’entretien des ressources immobilières de la commission scolaire et de ses établissements.

06.03 Environnement et gestion de l’énergie

Documents relatifs à la consommation d’énergie et à l’approvisionnement en ressources énergétiques de la commission scolaire et de ses établissements.

06.04 Véhicules

Documents relatifs à l’acquisition, à l’utilisation, à l’inventaire et à la cession des véhicules de la commission scolaire et de ses établissements.

06.05 Sécurité

Documents relatifs à la sécurité, à la protection contre les incendies et à la surveillance des immeubles.

07. Gestion des ressources informationnelles et technologiques

07.01 Gestion documentaire

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Documents relatifs à la conception du portail, du site Web et de l’intranet, à leurs particularités techniques et graphiques, à leur développement et à leur gestion quotidienne.

07.04 Gestion des télécommunications, courriers et messageries

Documents relatifs à la gestion des systèmes de télécommunications : téléphonie, télécopie, téléavertisseurs, circuits informatiques, équipement de téléconférence, etc. et à la gestion des systèmes de courrier et de messagerie internes et externes.

07.05 Gestion des systèmes et des technologies de l’information

Documents relatifs aux droits d’utilisation et d’accès des usagers, à l’acquisition de logiciels, au développement de systèmes informatiques, à la sécurité et à la sauvegarde des systèmes informatiques.

08. Gestion scolaire

08.01 Planification et organisation scolaires

Documents relatifs à la planification et à l’organisation des cours, à l’élaboration de la grille-matières et du calendrier scolaire, au répertoire des cours, aux services aux élèves, aux modalités de fonctionnement et aux capacités d’accueil des établissements, aux dérogations concernant un programme ainsi qu’à l’organisation des journées pédagogiques.

08.02 Effectif scolaire

Documents relatifs à la déclaration de l’effectif scolaire (incluant la clientèle des services scolaires), à la validation de la clientèle, au bottin des élèves, aux prévisions et aux projections d’effectifs ainsi qu’aux plans de répartition des élèves, à la fréquentation au 30 septembre de chaque année, au contrôle des absences, aux transferts d’élèves ainsi qu’aux élèves

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Documents relatifs à la reconnaissance des apprentissages et des acquis scolaires des élèves, à l’évaluation des apprentissages, aux résultats scolaires et à la sanction des études, aux instruments de mesure (travaux scolaires, examens et portfolios) ainsi qu’à la planification et à la coordination des journées d’examen. Ces documents comprennent les équivalences, les outils de test, les bilans des acquis, les cours de récupération, les cours d’été, etc.

08.05 Dossiers de l’élève

Documents relatifs à la gestion des différents dossiers de l’élève : dossier scolaire, dossier d’aide particulière, dossier professionnel (psychologie, orthophonie, etc.) et dossier disciplinaire. Ces documents comprennent également les journaux d’appel et les registres de classe.

09. Gestion de l’enseignement et de la formation

09.01 Programmes d’enseignement ou de formation du ministère

Documents relatifs à l’éducation préscolaire, primaire et secondaire, aux élèves handicapés et en difficulté d’adaptation ou d’apprentissage ainsi qu’aux programmes d’éducation aux adultes en formation générale, professionnelle et sur mesure du ministère de l’Éducation.

09.02 Programmes spéciaux et projets particuliers

Documents relatifs aux projets à caractère particulier et aux programmes locaux. Ces documents comprennent les programmes d’éducation internationale et sports-études, les profils et concentrations, etc.

09.03 Services de formation générale des adultes

Documents relatifs aux services de formation offerts aux adultes, tels que l’alphabétisation, l’intégration socioprofessionnelle, l’intégration sociale, la formation à distance ou continue et l’éducation populaire.

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09.06 Programmes et mesures d’aide

Documents relatifs à l’aide aux devoirs et aux leçons, aux mesures relatives au cheminement particulier des élèves, à l’alternance travail-études, au service de placement et au service d’accueil, de référence et d’accompagnement pour les adultes (SARCA).

10. Gestion des services à l’élève

10.01 Services complémentaires

Documents relatifs aux services d’adaptation scolaire, de psychologie, d’orthophonie, d’orientation scolaire, de psychoéducation, d’éducation spécialisée, d’orthopédagogie, d’animation spirituelle et d’engagement communautaire.

10.02 Services particuliers

Documents relatifs à l’accueil et à la francisation, à l’intégration, au soutien linguistique ainsi qu’à l’enseignement à domicile et en milieu hospitalier.

10.03 Services de santé et services sociaux

Documents relatifs aux services de santé et aux services sociaux : prévention du tabagisme, du suicide, de la violence, de la toxicomanie, etc.

10.04 Services alimentaires

Documents relatifs à l’éducation à la nutrition, aux services alimentaires (cafétéria, traiteur et machines distributrices) et aux programmes d’alimentation (distribution de lait, club des petits-déjeuners).

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transporteurs, à la gestion du réseau du transport scolaire ainsi qu’à la sécurité en transport scolaire.

10.08 Services de garde

Documents relatifs à la gestion des services de garde des établissements scolaires.

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DC : Direction de centre PA : papier

DE : Direction d’établissement DM : disque magnétique (disque local et réseau, disquette)

DG : Direction générale BM : bande magnétique (bobine ou cassette audio, vidéo ou de données

DSE : Direction des services éducatifs DO : disque optique (CD-ROM, DVD)

PROF : Professionnel MF : microforme (microfiche, microfilm)

RFM : Ressources financières et matérielles FI : film (y compris les négatifs et les diapositives)

RH : Ressources humaines AU : autres (à préciser dans les remarques)

RT : Régisseur du transport scolaire SC : Service concerné

SG : Secrétariat général

STI : Services des technologies de l’information Période d’utilisation – délai ouvert

888 : Ce code indique que le dossier est conservé à l’état actif jusqu’à ce qu’un événement survienne (événement dont la nature est précisée par une remarque). Il s’agit généralement de la fin d’un processus de travail.

999 : Ce code indique qu’un dossier est conservé à l’état actif jusqu’à son remplacement par une nouvelle version.

Disposition

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par l’unité administrative qui en a la responsabilité. Par opposition, l’exemplaire secondaire reprend en tout ou en partie le contenu de l’exemplaire principal et sert de copie de travail ou de consultation pour les unités administratives qui n’en ont pas la responsabilité.

Pour éviter toute redondance, nous estimons que l’exemplaire secondaire d’un dossier a la même durée de vie au stade actif que le dossier principal et, après échéance, doit être détruit. Aucun délai ne lui est assigné au stade semi-actif de son cycle de vie.

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100. Administration générale

200. Législation et affaires juridiques

300. Communications et relations publiques 400. Gestion des ressources humaines 500. Gestion des ressources financières 600. Gestion des ressources matérielles

700. Gestion des ressources informationnelles et technologiques 800. Gestion de l’organisation scolaire

900. Gestion de l’enseignement et de la formation 1000. Gestion des services à l’élève

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Règles de conservation

Règle nº Titre de la règle Détenteur du dossier principal Code de classification

101 Constitution SG 01.01.02

Description et utilisation

Documents sur lesquels reposent l’existence, les assises juridiques, les droits, les privilèges et les obligations de la commission scolaire et de ses établissements faisant preuve de la constitution de l’institution.

Délais de conservation

Période d’utilisation Disposition

Délai nº Types de documents Supports Actif Semi-actif Inactif Essentiel

101.1

Décret d’incorporation ou décret concernant l’intégration, charte et lettres patentes, décret établissant le nom de la commission scolaire ou établissant des changements à l’intérieur des limites territoriales, protocoles de regroupement ou d’intégration de commissions scolaires, actes d’établissement, documents portant sur la création de fondations (Fondations de l’École secondaire de Donnacona et celle de l’École secondaire de Saint-Marc : Plan d’action, liste des membres du conseil d’administration lors de l’assemblée annuelle de début d’année, rapport annuel et rapport financier)

PA, DM 999 0 C Oui

Remarques Références juridiques

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102 Mission et valeurs SG 01.04.01.02

Documents relatifs à l’établissement et au respect de la mission et des valeurs de la commission scolaire.

102.1 Dossier préparatoire ^{PA, DM} 999 0 D Non

102.2 Versions officielles des documents faisant état de la mission ou des valeurs de la

commission scolaire ^{PA, DM} 999 0 C Non

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103 Histoire SG 01.01.01

Documents relatifs à l’histoire, à la création, à l’évolution historique de la commission scolaire et de ses établissements. Ces documents peuvent témoigner de façon générale de l’histoire de l’institution ou de différents événements spécifiques qui ont marqué son développement.

103.1 Publications, rapports, images animées, textes, notes manuscrites ^{PA, DM} 888 [1] 0 C Non

103.2 Dossiers préparatoires : notes, documents de travail ^{PA, DM} 888 [1] 0 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la fin de l’activité.

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104 Signature visuelle et Identification visuelle SG 01.01.02.02

Documents relatifs à la conception, à la création, à la définition et à la modification de toute forme d’identification officielle de la signature visuelle de la commission scolaire ou de ses établissements ainsi qu’aux normes graphiques de la signature visuelle.

Délai nº Types de documents Supports Actif Semi-actif Inactif Essentiel

104.1

Logo et représentation du nom de l’établissement (enseigne, papeterie officielle, véhicule, installations, signalisation), armoiries, sceau, drapeau, devise, couleur, blason et autres

PA, DM 999 0 C Non

104.2 Normes graphiques du logo, utilisation du logo ^{PA, DM} 999 0 C Non

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105 Structure administrative SG 01.03.01

Documents relatifs à la définition et à l’évolution des structures administratives, des mandats, à la décentralisation des activités et des services de la commission scolaire, à la répartition ainsi qu’à la délégation des pouvoirs et à l’autorisation de signature dans les différentes unités de la commission scolaire.

105.1 Organigramme ^{PA, DM} 999 0 C Non

105.2 Études et rapports d’analyse organisationnelle (mandat et responsabilités) ^{PA, DM} 2 0 C Non

105.3 Délégation de pouvoirs et attestation de signature ^{PA, DM} 999 5 C Non

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106 Règlements et politiques SG 01.03.02.01

Documents relatifs aux règlements et politiques adoptés en vertu de la Loi sur l’instruction publique qui gouverne l’organisation et le fonctionnement de la commission scolaire.

106.1 Règlements, politiques, règles ^{PA, DM} 999 0 C Oui

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107 Directives, normes et procédures SG et SC 01.03.02.02

Documents de régie interne élaborés par la commission scolaire et ses établissements pour guider les actions à entreprendre, fournir les étapes à suivre, préciser les moyens à utiliser pour réaliser les activités nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’institution.

107.1 Directives, normes, règles de régie interne et procédures adoptées par une

instance décisionnelle de la commission scolaire ^{PA, DM} 999 3 0 C Oui

107.2 Toutes les autres directives, normes et procédures, non adoptées par une

instance décisionnelle de la commission scolaire ^{PA, DM} 999 3 0 D Non

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108 Éthique et déontologie SG 01.03.04

Documents relatifs à l’application du code d’éthique et de déontologie ainsi qu’aux conflits d’intérêts.

Délai nº Types de documents Supports Actif Semi-actif Inactif Essentiel

108.1 Déclaration d’intérêts du commissaire ^{PA, DM} 888 [1] 3 D Non

108.2 Plaintes, enquêtes, décisions, sanctions ^{PA, DM} 888 [2] 3 D Non

108.3 Code d’éthique et de déontologie ^{PA, DM} 999 0 C Non

[1] = Conserver les documents pendant la durée du mandat du commissaire.

[2] = Conserver les documents jusqu’au règlement.

Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 175.4

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109 Planification SG et SC 01.04.01

Documents qui établissent les priorités et les orientations ainsi que la planification de la commission scolaire et de ses établissements.

109.1

Plan stratégique, plan triennal de répartition et de destination des immeubles, conventions de partenariat, projet éducatif des établissements, plans de réussite, déclaration de services aux usagers, aux citoyens

PA, DM 999 0 C Oui

109.2 Plan d’action en matière de services offerts ^{PA, DM} 888 [1] 3 D Non

[1] = Conserver les documents pendant toute la durée du plan d’action.

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110 Rapports d’activité et reddition de comptes SG et SC 01.04.02.01

Documents relatifs à l’élaboration des rapports administratifs constitués de données qualitatives et quantitatives qui résument les activités de la commission scolaire, des établissements et des unités administratives sur une période de temps déterminée, ainsi qu’à la reddition de comptes Délais de conservation

110.1

Rapports annuels de la commission scolaire, du protecteur de l’élève et du responsable de l’examen des plaintes ainsi que rapports au ministère et documents de reddition de comptes

PA, DM 2 0 C Non

110.2 Rapports administratifs des établissements et des unités administratives ^{PA, DM} 2 0 Tri [1] Non

[1] = Conserver les rapports récapitulatifs d’activité (annuels ou trimestriels, selon la pratique de l’établissement).

Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 219 et 220

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111 Études et statistiques SG 01.04.02.02

Documents relatifs aux études et aux statistiques qui font la synthèse d’une question sur les activités de la commission scolaire et de ses établissements

Délai nº Types de documents Supports Actif Semi-actif Inactif Essentiel

111.1 Études et statistiques témoignant de façon significative des fonctions et activités

de la commission scolaire et de ses établissements ^{PA, DM} 2 3 C Non

111.2 Autres études et statistiques ^{PA, DM} 2 3 D Non

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112 Évaluation institutionnelle SG 01.04.02.03 01.04.02.04

Documents relatifs à l’évaluation des activités administratives et pédagogiques réalisées par la commission scolaire ou par un de ses établissements ou une de ses unités administratives

112.1 Études, rapports, référentiels ^{PA, DM} 888 [1] 3 0 C Non

112.2 Questionnaires et documents préparatoires ^{PA, DM} 888 [1] 0 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la fin du processus d’évaluation.

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113 Conseil des commissaires, comité exécutif, conseil d’établissement et

autres comités SG et SC 01.05

Documents relatifs au fonctionnement du conseil des commissaires, du comité exécutif, des conseils d’établissement et des autres comités internes et externes de la commission scolaire et de ses établissements

113.1 Avis de convocation, ordres du jour et documents non déposés aux séances ^{PA, DM} 2 0 D Non

113.2

Procès-verbaux et documents déposés du conseil des commissaires, du comité exécutif, des conseils d’établissement, des conseils d’orientation, des comités d’école ainsi que des comités internes et externes dont le travail a une incidence sur la commission scolaire comme le comité consultatif des services aux élèves handicapés et en difficulté d’adaptation et d’apprentissage (EHDAA), le comité de parents, le conseil des activités éducatives, et les comptes rendus du comité consultatif de gestion

PA, DM 2 0 C Oui

113.3

Comptes rendus et documents déposés des comités internes et externes dont le travail n’a pas d’incidence sur l’histoire de la commission scolaire (comité de concertation, comité dyslexie)

PA, DM 2 0 D Non

113.4

Comptes rendus et documents des conseil de direction, du comité de gouvernance et d’éthique, du comité de vérification, du comité des ressources humaines ou de tout comité dont l’existence est prévue par la loi et les règlements sur l’instruction publique, du comité consultatif de transport des élèves, des organismes de participation des parents ainsi que des organismes de participation des élèves, comités paritaires formés en vertu des conventions collectives, conseil des activités informatiques, comité toxicomanie, comité École en santé, comité culturel, comité culturel à l’école, comité Plan d’action violence, comité des services régionaux, comité d’adaptation scolaire des

PA, DM 2 8 T [1] Non

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114 Circonscription électorale SG 01.02.01.01

01.02.02.01

Documents relatifs à la division du territoire en circonscriptions électorales Délais de conservation

114.1 Carte électorale et description des circonscriptions ^{PA, DM} 999 5 C Non

114.2 Dossiers de travail : cartes, listes, statistiques ^{PA, DM} 1 5 D Non

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 6-10.

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115 Constitution, inscription, radiation et dépôt de la liste électorale SG 01.02.01.02 01.02.02.02

Documents relatifs à la constitution, aux demandes d’inscription et de radiation, aux avis de dépôt de la liste électorale ainsi qu’à la constitution de la Commission de révision de la liste électorale

115.1 Liste électorale, documents préparatoires ^{PA, DM} 999 0 D Non

115.2 Inscription, radiation, dépôt de la liste électorale ^{PA, DM} 888 [1] 0 D Non

Remarques Références juridiques

[1] = Conserver les documents un an après l’entrée en vigueur de la nouvelle liste électorale.

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 39, 40, 42, 47 à 57.

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116 Équipe électorale SG 01.02.01.01 01.02.02.01

Documents relatifs à la constitution de l’équipe électorale Délais de conservation

116.1 Demandes de reconnaissance de l’équipe électorale ou de modification de son

nom ^{PA, DM} 888 [1] 0 C Non

[1] = Conserver les documents jusqu’aux prochaines élections générales.

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 65, 66 et 67.

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117 Processus électoral SG 01.02.01.03 01.02.02.03

Documents relatifs au processus électoral de la commission scolaire Délais de conservation

117.1

Avis publics, déclarations de candidature ou de retrait, proclamations d’élections, assermentations des commissaires, démissions ou déclarations d’inéligibilité de commissaires, décrets de nomination de commissaires, rapports d’élections

117.2 Calendrier des élections, listes du personnel électoral, directives, nominations et

assermentations du personnel électoral ^{PA, DM} 1 4 [1] D Non

[1] = Conserver les documents pendant quatre ans ou jusqu’aux prochaines élections générales.

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 38, 62, 69, 70, 76, 79, 81, 82, 161, 163, 164, 191 à 199, 282.3.

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118 Déroulement des scrutins SG 01.02.01.04 01.02.02.04

Documents relatifs au déroulement des scrutins Délais de conservation

118.1 Bulletins de vote ^{PA, DM} 888 [1] 0 D Non

118.2 Registres ou relevés de scrutin des élections générales et tout document relatif

au déroulement des scrutins ^{PA, DM} 1 4 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la fin de la période de contestation et, s’il y a lieu, jusqu’à la décision finale.

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 92, 106, 111 à 129, 137.

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119 Financement électoral SG 01.02.01.05 01.02.02.05

Documents relatifs au financement et aux dépenses électorales des candidats Délais de conservation

119.1 Autorisations de financement, livrets de reçus pour les contributions électorales,

factures, rapport financier du candidat autorisé ^{PA, DM} 1 6 D Non

Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 206, 209.8.

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120 Contestation d’élections SG 01.02.01.06 01.02.02.06

Documents relatifs à la contestation d’élections Délais de conservation

Délai nº Types de documents Supports Actif Semi-actif Inactif Essentiel

120.1 Requêtes de contestation d’élections et de dépouillement judiciaire, jugements ^{PA, DM} 888 [1] 0 C Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au jugement final. Loi sur les élections scolaires, L.R.Q., c E-2.3 art. 147 et 175.

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121 Référendums SG 01.03.03

Documents relatifs aux référendums organisés par la commission scolaire en vertu de la Loi sur l’instruction publique.

121.1 Avis publics, relevés de votes, déclarations du président ^{PA, DM} 888 [1] 0 C Non

121.2 Bulletins de vote ^{PA, DM} 888 [1] 0 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la fin de la période de contestation.

Loi sur l’instruction publique, L.R.Q., c. I-13.3, art. 346-351

(40)

122 Consultations SG 01.03.03

Documents relatifs aux consultations publiques ou aux consultations menées auprès des instances de la commission scolaire Délais de conservation

122.1 Mémoires, rapports de consultation et documents connexes relatifs aux

consultations publiques ^{PA, DM} 2 3 Tri [1] Non

122.2 Enquêtes et sondages menés par ou pour la commission scolaire ^{PA, DM} 2 3 Tri [1] Non

[1] = Conserver les rapports finaux, les mémoires ainsi que des copies des questionnaires d’enquête ou de sondage.

(41)

201 Législation et réglementation SG 02.01.01 02.01.03

02.01.02

Documents relatifs aux lois, aux règlements et aux décrets applicables à la commission scolaire ou utiles à la gestion de ses activités Délais de conservation

201.1 Textes de loi, règlements et décrets du gouvernement ^{PA, DM} 999 0 D Non

Règles de conservation

202 Avis publics SG 02.01.04

Avis publics par la commission scolaire en vertu de la Loi sur l’instruction publique et de la Loi sur les élections scolaires.

202.1 Avis publics ^{PA, DM} 1 0 C Non

(42)

203 Avis juridiques SG 02.02.01

Documents relatifs aux avis juridiques demandés par la commission scolaire à propos de la conduite des affaires de l’institution.

203.1 Demandes d’avis juridique ^{PA, DM} 888 [1] 3 D Non

203.2 Avis juridiques ^{PA, DM} 888 [1] 3 T [2] Non

[1] = Conserver les avis juridiques aussi longtemps qu’ils correspondent à l’état du droit.

[2] = Conserver les avis juridiques demandés par la commission scolaire.

Code civil, art. 2925 (3 ans)

(43)

204 Dossiers contentieux SG et SC 02.02.02

Documents relatifs aux litiges ou aux poursuites impliquant la commission scolaire et ses établissements Délais de conservation

204.1

Mises en demeure, poursuites, requêtes, jugements, règlements hors cours, déclarations sous serment, quittances et autres documents détenus dans le cadre d’un litige ou d’une poursuite

PA, DM 888 [1] 7 10 Tri [2] Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au dénouement des procédures, y compris les droits d’appel, ou jusqu’à l’exécution du jugement ou du règlement.

[2] = Conserver les jugements et les règlements hors cours.

Code civil, art. 2924 (10 ans)

(44)

205 Révision de décisions et procédure d’examen des plaintes SG et SC 02.07

Documents relatifs aux demandes de révision devant le conseil des commissaires ou concernant les plaintes soumises à la procédure d’examen des plaintes

205.1 Demandes de révision, plaintes, pétitions, recommandations du comité de

révision ou du protecteur de l’élève, décisions du conseil des commissaires ^{PA, DM} 888 [1] 3 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au dénouement des procédures

(45)

206 Ententes, conventions, contrats RT et RFM 02.04 02.03.01 06.02.01.03

Documents relatifs à la négociation, à la signature, au renouvellement et à la modification des ententes, des conventions, des contrats et des protocoles d’entente liant la commission scolaire et ses établissements

206.1 Contrats, conventions, ententes et protocoles d’entente portant sur des biens ou

des services ^{PA, DM} 888 [1] 6 D Non

206.2 Contrats, conventions, ententes portant sur des travaux de construction ou de

rénovation majeurs ^{PA, DM} 888 [1] 10 C Oui

206.3 Contrats d’assurance responsabilité civile ^{PA, DM} 888 [1] 50 D Oui

206.4

Titres de propriété : contrats notariés pour fins de vente, d’achat, de don ou d’échange, certificats d’arpentage et de localisation, actes de servitude, documents de cadastre ainsi que toute charge ou privilège pouvant grever les immeubles

PA, DM 888 [2] 0 C Oui

[1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l’entente, de la convention, du contrat ou du protocole d’entente.

[2] = Durée du droit de propriété

(46)

207 Accès à l’information des documents publics et protection des

renseignements personnels SG

02.05.01.04 02.05.02.01 02.05.01.05 02.05.02.02 02.05.01.06

Documents relatifs aux demandes d’accès à l’information adressées à la commission scolaire par des personnes ou organismes extérieurs qui désirent obtenir diverses informations d’ordre général ou spécifique concernant le fonctionnement de l’institution ou la nature de ses activités et conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et à la protection des renseignements personnels détenus par la commission scolaire.

207.1 Ententes avec la Commission d’accès à l’information ou avec d’autres personnes

ou organismes ^{PA, DM} 888 [1] 6 D Non

207.2 Demandes d’accès, avis de réception, communications écrites, registres,

décisions de la Commission d’accès à l’information ^{PA, DM} 888 [2] 3 T [3] Non

[1] = Conserver les documents pendant toute la durée de l’entente.

[2] = Conserver les documents jusqu’à la réponse à la demande d’accès ou jusqu’à l’épuisement des recours juridiques.

[3] = Conserver les décisions de la Commission d’accès à l’information.

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-21

(47)

208 Accès à l’information relative à des renseignements personnels SG

02.05.01.04 02.05.02.01 02.05.01.05 02.05.02.02 02.05.01.06

Documents relatifs aux demandes de renseignements personnels détenus par l’établissement ou la commission scolaire conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

208.1 Demandes de communication, de rectification ou de révision, avis de réception,

réponse du responsable de l’accès aux documents et autres. ^{PA, DM} 888 [1] 3 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la réponse à la demande d’accès ou jusqu’à l’épuisement des recours juridiques.

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 43, 46, 47, 51, 94, 100, 102.1, 135, 137 à 147.

(48)

209 Fichiers de renseignements personnels SG 02.05.01.01 02.05.01.03 02.05.01.02

Documents relatifs à la gestion des fichiers contenant des renseignements personnels de la commission scolaire et de ses établissements.

209.1

Déclarations de fichiers de renseignements personnels, dispenses d’enregistrement, listes de personnes autorisées à consulter certains documents, registre de consultation et registre de communication des renseignements personnels.

PA, DM 999 3 D Non

Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 76.

(49)

210 Gestion du droit d’auteur SG 02.06.01

Documents relatifs aux droits d’auteur détenus par la commission scolaire et par ses établissements, de même que ceux relatifs aux licences, autorisations d’utilisation et cessions de droit d’auteur, y compris tout document relatif aux ententes spécifiques d’utilisation et d’acquisition de droit d’auteur.

210.1

Licences, autorisations d’utilisation par le titulaire de droit sur un manuscrit, un logiciel, des photographies, des vidéos et des enregistrements sonores détenus par la commission scolaire

PA, DM 888 [1] 50 [2] D Non 210.2 Documents d’attestation, d’utilisation et de cession des droits d’auteurs détenus

par la commission scolaire. ^{PA, DM} 888 [1] 50 [3] D Non

210.3 Autorisations parentales pour l’utilisation de photographies, de vidéos et

d’enregistrements sonores où figure un élève. ^{PA, DM} 888 [1] 6 3 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au terme de la licence, de l’autorisation ou de la cession.

[2] = 50 ans après le décès du titulaire.

[3] = 50 ans de la date suivant celle de la première publication.

Loi sur le droit d’auteur, L.R.C., c C-42, art. 6, 7, 11 et 12.

(50)

211 Dépôt légal DG 02.06.02

Documents relatifs à la déclaration des documents publiés par la commission scolaire et ses établissements auprès de la Bibliothèque nationale du Canada et de la Bibliothèque et archives nationales du Québec pour le dépôt légal des publications, affiches, estampes, brochures, cartes et plans, documents électroniques, enregistrements sonores, revues, logiciel, microformes, partitions musicales et journaux.

211.1 Formulaire de dépôt légal, certification de dépôt légal ^{PA, DM} 1 0 T [1] Non

211.2 Liste de publications associées aux numéros ISBN et ISSN ^{PA, DM} 999 0 C Non

[1] = Conserver les certificats de dépôt légal.

(51)

212 Responsabilité civile RFM 02.03.02 02.03.04 02.03.03 10.07.02.05

Documents relatifs aux demandes d’indemnisation pour dommages matériels et blessures corporelles à la suite d’un accident ou d’un incident survenu à la commission scolaire ou dans un de ses établissements

212.1 Rapports d’incident, règlements, avis aux assureurs avec demande

d’indemnisation ^{PA, DM} 888 [1] 6 5 D Non

212.2 Rapports d’incident, avis aux assureurs sans demande d’indemnisation ^{PA, DM} 1 3 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au règlement du dossier. Code civil du Québec, L.Q. c.64, art. 2925 (3 ans). L’article 2926 précise le point de départ lorsqu’il s’agit d’un préjudice moral, corporel, ou matériel qui se manifeste graduellement.

(52)

213 Enquêtes internes SG 01.04.02.04

Documents relatifs à la conception et à la réalisation d’une enquête interne portant sur la gestion des ressources et des activités de la commission scolaire

213.1 Documents de preuve, analyses des décisions, rapports d’enquête,

correspondances, questionnaires. ^{PA, DM} 888 [1] 10 D Non

[1] = Conserver les documents jusqu’au dénouement de l’enquête.

(53)

301 Plan de communication SG et DG 03.01.01

Documents relatifs à l’élaboration du plan de communication de la commission scolaire, incluant les plans spécifiques élaborés dans le cadre d’activités de communication organisés par l’établissement.

301.1 Plan de communication ^{PA, DM} 999 0 C Non

301.2 Plans spécifiques : mandats, rapports ^{PA, DM} 2 3 D Non

(54)

302 Activités promotionnelles SG 03.01.02 03.01.03

Documents relatifs aux campagnes publicitaires, aux commandites et aux activités de marketing destinées à faire la promotion des activités et produits de la commission scolaire et de ses établissements.

302.1

Programmes de promotion, documents promotionnels : dépliants, brochures, encarts publicitaires, affiches, enregistrements sonores et vidéo, bandeaux publicitaires diffusés sur Internet, publireportages

Dossier de campagnes publicitaires : statistiques, enquêtes, analyses d’impacts

302.2 Dossiers de campagnes publicitaires : statistiques, enquêtes, analyses d’impacts ^{PA, DM} 2 3 C Non

(55)

303 Cérémonies officielles et événements spéciaux SG 03.03

Documents relatifs aux diverses cérémonies officielles de la commission scolaire (inaugurations, réceptions, expositions, honneurs, mérites et concours, hommages, activités spéciales, journées portes ouvertes, célébrations d’anniversaires) ainsi qu’aux discours et aux conférences auxquels ses représentants ont pris part dans le cadre d’activités.

303.1

Documents d’organisation des activités : programmes, protocoles de déroulement, textes d’allocutions, listes d’invités, articles de journaux, images fixes et en mouvement, rapports

PA, DM 2 0 Tri [1] Non

303.2 Documents logistiques ^{PA, DM} 2 0 D Non

303.3 Livre d’or ^{PA, DM} 999 0 C Non

[1] = Conserver les documents relatifs aux activités majeures (inaugurations, anniversaires, etc.).

(56)

304 Relations avec les médias SG 03.04

Documents relatifs aux relations qu’entretient la commission scolaire avec la presse écrite, radiophonique et télévisée, incluant les médias électroniques et les documents produits par les différents médias écrits et électroniques et se rapportant aux activités de l’établissement ainsi que les documents utilisés par l’établissement pour aviser les médias de la venue d’événement majeur, d’une activité importante ou de toute autre information qu’il désire communiquer au grand public.

304.1 Communiqués de presse, revues de presse, textes de conférences de presse,

enregistrements sonores ou visuels d’entrevue (radio, télévision) ^{PA, DM} 2 0 Tri [1]

C Non

304.2 Listes de média ^{PA, DM} 999 0 D Non

[1] = Conserver les communiqués de presse, les revues de presse, les enregistrements sonores et visuels ainsi que les textes des conférences de presse traitant directement ou indirectement de la commission scolaire ou d’un de ses établissements.

(57)

305 Gestion des publications SG 03.06 08.01.07

Documents relatifs à la production, à la diffusion et à la distribution des publications, des bulletins d’information et des journaux internes de la commission scolaire. Pour les documents promotionnels, référez-vous à la règle n^o 302.

305.1

Publications, bulletins d’information publiés à l’initiative de la commission scolaire, journaux internes, listes de distribution, agenda des élèves et agendas des employés

PA, DM 2 0 Tri[1] Non

[1] = Conserver les publications, les bulletins d’information.

(58)

306 Sites Web DG et DE 07.03

Documents relatifs à la conception, à la création, à la mise à jour et au développement du portail, du site Web et de l’intranet de la commission scolaire et de ses établissements ainsi qu’à leurs particularités techniques et graphiques et à leur gestion quotidienne.

306.1

Dossiers de conception des sites Web : dossier de création du site (pages de présentation, menus, textes d’information, images, documents audiovisuels intégrés au site web, liste des hyperliens), études de faisabilité, cahiers des charges techniques et graphiques, calendriers de mise en œuvre, arborescences successives des sites, rapports de contrôle et de vérification des sites, statistiques de consultation, demandes d’usagers, commentaires reçus, documents de mise à jour et de développement, liste des sites web de la commission scolaire.

PA, DM 888 [1] 0 Tri [2] Non

[1] = Conserver les documents jusqu’à la refonte du site, les documents de support (ancienne version des différentes sections d’information) doivent être détruits après 3 ans.

[2] = Conserver la liste des sites web de la commission scolaire, les documents représentatifs de la création et de l’évolution de la structure et des éléments majeurs du site web (arborescence successive des sites, étude de faisabilité, calendriers des charges techniques et graphiques). Les documents importants inclus dans les différentes pages du site font l’objet de règles de conservation distinctes.

(59)

307 Sites Web – Fichier informatique DG et DE 07.03

Fichier contenant des données fournies par la commission scolaire ou un de ses établissements et accessibles via le réseau Internet, selon les cas, à une clientèle autorisée (interne ou externe) ou à l’ensemble des personnes ayant accès au réseau. Ces données informent sur le fonctionnement de la commission scolaire, sa structure, ses ressources, ses services et autres. Elles permettent d’obtenir des services, de réaliser certaines transactions et de communiquer directement avec différentes unités et personnes-ressources de l’institution par courrier électronique.

307.1 Sites Web, portail et intranet ^{DM, DO} 999 0 T [1] Non

[1] = Conserver un portrait annuel des sites Web par prise de copie sous forme numérique sur des CD ou DVD en deux exemplaires, en excluant les banques de données et les documents pour lesquels d’autres délais de conservation ont été établis (rapports annuels, renseignements sur l’inscription, etc.).