Comment former son équipe rêvée de bénévoles ?
Qui suis-je ?
ANNÉE RÉALISATION ORGANISATION
1976 Baccalauréat en administration 1976-1983
Représentant des ventes Directeur administratif Directeur de produits
1983-1994 Courtier en investissements 1994-1997 Vice-président aux ventes 1998 Vice-président
1999-2000 MBA
2000-2005 Vice-président Directeur général 2006 Certificat en ventes marketing
Chargé d’enseignement en Management 2007-2008 Vice-président Ventes
2008-2010 Consultant conférencier
Directeur du développement du Programme de formation en leadership de vente
Yves Bourget M.B.A
Objectifs du cours
1
2
3
Comprendre que le développement philanthropique suit les mêmes types de règles que le développement d’affaires.
Comprendre que la performance des bénévoles fait partie d’un processus qui est lié à toutes les étapes de votre relation avec vos bénévoles
spécialisés aux activités de levées de fonds.
Développer les attitudes pour vous permettre de mobiliser vos bénévoles et vous permettre de maximiser vos probabilités de succès pour vos levées de fonds lors des campagnes. Événements bénéfices ou autres moyens
nécessitant l’utilisation de bénévoles.
Retour sur le Module 1
Pour mieux cerner qui vous devriez rechercher comme bénévole, il est important que vous sachiez :
1. Quelles tâches vous voulez leur confier ?
2. Quel profil de compétences vous devriez rechercher ? 3. Identifier leurs motivations à vouloir s’impliquer ?
4. Comprendre comment les mobiliser et surtout les maintenir mobilisés ? 5. Formaliser votre entente de services avec eux ;
6. Encadrer leur prestation de services ;
7. Les considérer comme faisant partie de votre organisation.
Concentration développement philanthropique
Chaque OBNL ou sa fondation a sa raison d’être.
Un point en commun sera le « FOCUS » de ce module :
LE DÉVELOPPEMENT PHILANTHROPIQUE
1. Pour Vous-même ;
2. Comme membre de votre C.A. ;
3. Comme membre d’un cabinet de campagne ;
4. Comme solliciteur de cartes lors d’événements-bénéfices ; 5. Comme membre d’une équipe de télémarketing ;
6. Recherche de dons en services et commandites ;
Concentration développement philanthropique
Pour tous ces rôles, si vous désirez avoir des bénévoles performants, vous aurez à : 1. Développer un « Plan de Match » ;
2. Développer un processus de recrutement ; 3. Développer un processus de sollicitation ; 4. Fixer des objectifs ;
5. Recruter, intégrer et former ;
6. Encadrer, soutenir, animer et mobiliser ; 7. Monitorer les résultats ;
8. Reconnaître ou corriger le tir.
Concentration développement philanthropique
Pourquoi parler de performance des bénévoles ?
Parce lorsque vous parlez de développement philanthropique, vous aurez à parler de :
• Seuil de rentabilité de vos activités ;
• D’atteinte ou de dépassement des objectifs ;
• D’évaluer la contribution de chacun à l’effort commun ;
• Bref, pour réaliser vos objectifs vous devrez mesurer les performances.
Concentration développement philanthropique
Le développement philanthropique n’est pas une tâche qui vient s’ajouter en supplément des autres, c’est une philosophie de gestion qui vient teinter l’ensemble de nos actions dans le but d’implanter ou accentuer une véritable :
CULTURE PHILANTHROPIQUE
Toute culture d’entreprise a ses règles et ses symboles, c’est ce que nous allons voir..
Concentration développement philanthropique
RÈGLES DE BASE :
1. Leadership par l’exemple ;
2. Adopter un discours chiffré lorsque vous parlez de vos résultats financiers ;
3. Célébrez les performances ;
4. Cherchez à comprendre les raisons des contre-performances et trouvez des solutions ;
5. Ayez un discours rassembleur et mobilisateur ; 6. Chacun a un rôle à jouer dans l’équipe.
Concentration développement philanthropique
Votre rôle comme Leader :
Le plus puissant des Leadership est celui « par l’exemple » qui mobilise et entraîne les autres vers un but commun.
Concrètement vous devriez :
1. Prendre un engagement « multi-années » pour effectuer un don à votre organisation ;
2. Participer à toutes les étapes de développement de votre « Plan de Match » de développement philanthropique ;
3. Participer au recrutement de vos bénévoles au développement philanthropique ; 4. Participer aux sollicitations ;
5. Mettre en place et animer les moyens de communication visant à maintenir mobilisés vos bénévoles ;
6. Remercier et fidéliser vos donateurs, vos bénévoles et vos partenaires.
Concentration développement philanthropique
Le rôle de président de C.A. ou membres du C.A. :
• Votre président de conseil de même que les membres du C.A. devraient démontrer l’exemple en effectuant un don multi-années ;
• C’est un message puissant à lancer ;
• C’est un symbole important, surtout dans une fondation ;
• Cela devient un argument supplémentaire lorsque vous rencontrez des donateurs potentiels ;
• Il est difficile d’exigez des autres, si on ne le fait pas soi-même ;
Devenir donateur amène une toute autre dimension à la relation avec l’organisation et rend les bénévoles encore plus sensibles à chacun des aspects de la « relation philanthropique » que nous cherchons à développer.
Concentration développement philanthropique
Le rôle de président de C.A. ou membres du C.A. :
En philanthropie, évidemment on ne force personne à donner !
Cependant il faut sensibiliser et faire réaliser que :
• Vous convaincrez plus facilement les donateurs si tous vos membres de conseil endossent le développement philanthropique ;
• Vos administrateurs seront plus ouverts à vos besoins financiers pour le développement s’ils l’ont expérimentés eux-mêmes ;
• La participation et les idées ne suffisent plus, il faut s’impliquer ;
• Votre président(e) aura un rôle d’influence déterminant ;
• Pour vos futurs recrutements si cette attente est exprimée, les candidats sauront qu’il s’agit d’une règle de base.
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une grande campagne.
Les coprésidents : comment vous assurer qu’ils seront performants ? 1. Avoir des attentes chiffrées, partagées et acceptées ;
2. Idéalement recruter des gens d’expérience et de parole ; 3. Avoir des cibles d’activités et des prospects ciblés ;
4. Les accompagner dans les sollicitations majeures ;
5. Leur fournir tout le matériel et le soutien au développement dont ils auront besoin ;
6. Créer un esprit d’équipe entre les coprésidents grâce à des réunions virtuelles ponctuelles pour demander leur avis.
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une grande campagne.
Les membres du comité d’honneur : comment vous assurer qu’ils seront performants ?
1. Ne leur demander que des interventions très ciblées ; 2. Idéalement recruter des gens d’expérience et de parole ;
3. Leur demander des témoignages d’appui à votre cause (ex. : vidéo) ; 4. Les accompagner dans les sollicitations majeures ;
5. Leur fournir tout le matériel et le soutien au développement dont ils auront besoin ;
6. Les inviter aux événements importants de la campagne.
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une grande campagne.
Les membres du cabinet de campagne : comment vous assurer qu’ils seront performants ?
1. Leur donner des objectifs partagés et acceptés ; 2. Leur donner des objectifs d’activités de sollicitation ; 3. Leur demander de bonifier les listes de prospects ; 4. Les accompagner dans les sollicitations majeures ;
5. Leur fournir tout le matériel et le soutien au développement dont ils auront besoin ;
6. Les inviter aux événements importants de la campagne.
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une grande campagne.
L’ambassadeur ou porte-parole : comment vous assurer qu’il(elle) sera performant(e) ?
1. Leur préciser vos attentes de visibilité ;
2. Leur donner des activités précises à réaliser ; 3. Leur demander de jouer un rôle d’influenceur ;
4. Leur demander de témoigner en personne ou en vidéo ;
5. Leur fournir tout le matériel et le soutien dont ils auront besoin ; 6. Les inviter aux événements importants de la campagne.
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une soirée-bénéfice.
Les responsables de la vente de cartes : comment vous assurer qu’il(elle) sera performant(e) ?
1. Leur préciser vos attentes en nombre de cartes vendues ;
2. Leur fournir tous les renseignements nécessaires pour la description de l’événement de même que les formulaires et modalités d’inscription ;
3. Les organiser en comité et tenir des réunions régulières pour suivre l’évolution des résultats ;
4. Les mobiliser par votre présence aux réunions ; 5. Les remercier régulièrement et lors de l’événement ;
6. Leur témoigner de la reconnaissance formelle et informelle ; 7. Les mentorer ou les appuyer si les résultats se font attendre ;
Concentration développement philanthropique
Les bénévoles dans le cadre d’une soirée-bénéfice.
Les télémarketeurs :
Ponctuellement vous pourriez décider d’utiliser des bénévoles pour solliciter pour votre cause.
Comment vous assurer qu’il(elle) sera performant(e) ? 1. Leur fournir un script de sollicitation ;
2. Leur fournir une formation de base en présentiel et sous forme de webinaire auquel ils pourront se référer ;
3. Idéalement les encadrer par du personnel d’expérience (don en service ?) ; 4. Leur faciliter le travail en fournissant des listes et idéalement un CRM pour
inscrire les résultats de l’appel ;
5. Leur fournir les facilités pour finaliser les dons par carte de crédit ;
6. Les remercier régulièrement et lors des événements-bénéfices ou autres ;
Concentration développement philanthropique
Principe directeur
Pour tous les postes que nous venons de voir, si nous voulons nous assurer que les objectifs soient atteints, il faut adopter une phase de planification et
d’organisation.
Développer votre « Plan de Match » incluant :
1. Définir les rôles et responsabilités nécessaires ; 2. Établir votre profil cible ;
3. Développer votre trousse de recrutement ;
4. Développer ou adapter votre matériel de promotion ; 5. Établir une liste-cible de candidats idéals ;
6. Préparer votre script de recrutement ;
Concentration développement philanthropique
Principe directeur
Pour tous les postes que nous venons de voir, si nous voulons nous assurer que les objectifs soient atteints, il faut adopter une phase de sollicitation.
Pour chacun des postes des différentes catégories de rôles, les premières personnes recrutées seront importantes pour créer un effet d’attraction positive : 1. Faire une courte liste de vos « candidats-cible idéal » ;
2. Discuter avec votre président de conseil de qui pourrait vous faciliter la prise de contact ;
3. Développer votre stratégie de recrutement ;
4. Vous intéresser à la personne pour connaître ses valeurs et ses motivations ; 5. Insister sur les bénéfices que la société retire de votre organisation ;
6. Démontrer le professionnalisme de votre organisation.
Concentration développement philanthropique
Principe directeur
Pour tous les postes que nous venons de voir, si nous voulons nous assurer que les objectifs soient atteints, il faut adopter une phase d’Intégration et Animation
Pour chacun des postes des différentes catégories de rôles :
1. Annoncer formellement l’arrivée du nouveau bénévole et du rôle qu’il va jouer ; 2. Former le bénévole au rôle qu’il va jouer ;
3. Lui confirmer son mandat par écrit ainsi que vos attentes ;
4. L’accompagner dans ses premières sollicitations, au besoin coacher sur la performance observée ;
5. Organiser régulièrement des rencontres virtuelles de suivi des activités ;
6. Vous assurer que votre bénévole a toujours ce dont il a besoin pour opérer efficacement.
Concentration développement philanthropique
Principe directeur
Pour tous les postes que nous venons de voir, si nous voulons nous assurer que les objectifs soient atteints, il faut adopter une phase de remerciement et de fidélisation.
Pour chacun des postes des différentes catégories de rôles :
1. Remercier formellement pour les activités réalisées et les performances obtenues ;
2. Mettre sur pied un programme de reconnaissance structuré ;
3. Communiquer les performances du bénévole à l’ensemble de votre écosystème ;
4. Faire témoigner les bénévoles sur leur expérience vécue auprès de votre organisation en leur demandant les bénéfices qu’ils en ont retirés ;
5. Organiser ponctuellement des rencontres pour maintenir le contact ; 6. Écouter les suggestions pour renforcer le dialogue.
Point important à retenir
POUR RECRUTER UN BÉNÉVOLE :
Il faut parler aux candidats potentiels de leurs intérêts, des occasions de socialisation et de ce qu’ils peuvent en retirer.
POUR LES GARDER MOTIVÉS :
• Il faut miser sur leur collaboration ;
• On doit considérer les bénévoles comme des « partenaires » ;
• Il faut leur faire comprendre où ils se situent dans le grand projet commun et leur faire sentir qu’ils ont une influence sur les décisions.
La question est :
« QU’EST-CE QU’ON PEUT S’APPORTER L’UN À L’AUTRE ».
Point important à retenir
Environ 35% des non-bénévoles ne s’impliquent pas parce que :
PERSONNE NE LEUR A DEMANDÉ !
• Ils ne savent pas à qui s’adresser ;
• Ils n’ont pas encore eu l’occasion de le faire ;
• « Heureusement, dans la population, bien des gens n’attendent qu’à se lancer, si seulement l’occasion se présente ! » ;
• Chez les 18-35 ans, la proportion est plutôt de 57% !
« IL N’EN TIENT DONC QU’AUX ORGANISMES
DE LEUR TENDRE LA MAIN »
Point à retenir
Votre équipe de rêve pourrait se distribuer dans les strates d’âges suivantes :
Selon une enquête du Réseau de l’action Bénévole du Québec :
18 à 44 ans : 40 % ; 45 à 64 ans : 34% ; 65 et plus : 26 %.
Le bénévolat peut donc être présent à toutes les étapes de la vie.
Les motivations pour en faire, elles, varient selon ces étapes.
Sources pour recruter des bénévoles efficaces et expérimentés
• Les TLM: « Toujours les mêmes ! » ;
• Cibler les cabinets de campagne de grandes fondations ;
• Appeler les dirigeants de ces fondations pour demander conseil ;
• Consulter les membres de votre C.A. ;
• Regarder dans votre écosystème autour de votre organisation ;
• Contacter des dirigeants de grandes corporations pour demander conseil.
Concentration développement philanthropique
Point à retenir :
Le profil idéal de vos bénévoles devrait comprendre un « mix » de bénévoles d’expérience, orientés vers les résultats, ayant déjà participé à des campagnes, équipes de télémarketing ou en charge de la vente de billets pour des événements ainsi que des jeunes qui veulent apprendre.
1. Le Recrutement de bénévoles
La planification-préparation du recrutement
1. Imaginez votre « organisation idéale sur papier » incluant tous les services que vous aimeriez rendre ;
2. Identifiez les rôles et responsabilités dont vous aurez besoin pour diffuser votre prestation de services ;
3. Élaborez la description de tâches des postes à combler ;
4. Identifiez un profil idéal de bénévole pour combler ces postes ; 5. Développez une stratégie de recrutement.
Exemples :
• Tournoi International de Hockey Pee-Wee ;
• Carnaval de Québec.
2. Le profil-cible des bénévoles
Comme lors d’un recrutement régulier : Vous devrez évaluer :
1. Le savoir :
Soit ses connaissances qui vous permettront de mieux cibler les tâches à leur confier.
2. Le savoir-faire :
Les expériences passées professionnelles ou bénévoles peuvent être très utiles.
3. Le savoir-être :
L’attitude et la facilité à travailler en équipe sont des qualités pratiquement essentielles pour un bénévole.
3. Développez votre trousse de recrutement
Celle-ci pourra contenir :
1. Une présentation ou une brochure qui décrit la Mission de votre OBNL ou de votre Fondation ;
2. Une page qui résume les réalisations de votre organisation au cours des dernières années ;
3. Idéalement avec des chiffres et des témoignages ;
4. Un formulaire de consentement sur l’utilisation des renseignements personnels ;
5. Une description de tâches des postes pour lesquels vous recherchez des bénévoles ;
6. Un court questionnaire d’entrevue sur les motivations et attentes du candidat potentiel.
3. Développez votre trousse de recrutement
4. Développez le concept de « mandat »
Celle-ci pourra contenir…
Un mandat a pour objectif de décrire :
1. Le rôle et les responsabilités que vous désirez confier à votre nouveau bénévole ; 2. Le terme initial du mandat, minimalement une année ;
3. Vos attentes ;
4. Idéalement, les motivations de votre futur bénévole afin que cet engagement soit mutuel.
Convenir qu’au bout du terme vous réévaluez ensemble votre motivation commune à vouloir poursuivre ou non votre collaboration.
« Plus votre démarche sera sérieuse
1. Pour des postes spécialisés :
Rechercher des candidats qui ont les compétences (CPA, avocats, actuaire) dont vous aurez besoin :
• Consulter vos collègues des grandes fondations, demander des références ;
• Consulter la direction de votre chambre de commerce ;
• Consulter des organisations comme « Bénévole d’expertise » ;
• Demander aux membres de votre C.A. en déterminant bien vos besoins et vos attentes ;
• Établisser une liste afin d’avoir le choix et pouvoir vous permettre de sélectionner.
2. Pour des postes non-spécialisés :
• Mettre une annonce de recrutement sur votre site internet pour un temps donné ;
5. Établir une liste de candidats potentiels
1. Il est important de « toujours » se rappeler que les bénévoles ont simplement un « attachement moral » à votre organisation ;
2. Il faut donc les intégrer comme de nouveaux employés afin qu’ils se sentent les bienvenus et que l’on a de la considération pour eux ;
3. Prendre le temps de les former ;
4. Idéalement, si vous avez suffisamment de personnel disponible, les faire
« mentorer » ;
5. Informer l’ensemble du personnel de votre organisation de l’arrivée des nouveaux bénévoles ;
6. L’Intégration et la formation
Concentration développement philanthropique
L’ANIMATION
Point à retenir :
Il y a une différence entre l’animation et la gestion auprès des bénévoles.
En animation, votre coaching doit être orienté vers la recherche de solutions et la motivation de vos bénévoles.
Si des erreurs se produisent, pour les corriger il faut comprendre ce qu’il faudra modifier, améliorer ou mieux former.
Dans la mesure du possible, essayez de vous adapter à vos bénévoles plutôt que d’être trop rigide dans vos processus et méthodes.
1. Profitez de toutes les occasions pour souligner formellement et informellement les « bons coups » réalisés par vos bénévoles ;
2. Une « claque dans le dos » virtuelle par des mots gentils, un courriel ou un autre moyen est toujours un puissant carburant pour des bénévoles ;
3. Vous pouvez aussi mettre sur pied un programme formel de reconnaissance pour encourager vos bénévoles, que ce soit :
• Le bénévole de l’année ;
• Le bénévole le plus ancien et fidèle au poste ;
La remise de certificat avec prise de photo lors d’un événement-bénéfice, par exemple, démontrera comment vous prenez soin de vos bénévoles.
8. La ligne fine entre supervision et animation
Retour sur les objectifs du cours
1
2
3
Comprendre que le développement philanthropique suit les mêmes types de règles que le développement d’affaires.
Comprendre que la performance des bénévoles fait partie d’un processus qui est lié à toutes les étapes de votre relation avec vos bénévoles spécialisés aux activités de levées de fonds.
Développer les attitudes pour vous permettre de mobiliser vos bénévoles et vous permettre de maximiser vos probabilités de succès pour vos levées de fonds lors des campagnes. Événements bénéfices ou autres moyens
nécessitant l’utilisation de bénévoles.
