Réalisé par:
Sabri Tamou
Université Mohammed V-agdal École supérieure de technologie
Département :Techniques du Département :Techniques du management
management
Filière: Assistanat et Filière: Assistanat et
Organisation des Entreprises Organisation des Entreprises
La maîtrise de temps
Les outils et les lois de gestion du temps
Introduction Introduction
plan plan
Introduction Introduction
I - La maîtrise du temps I - La maîtrise du temps
1-Définition de la gestion du temps1-Définition de la gestion du temps
2-Les astuces pour maîtriser votre temps et améliorer 2-Les astuces pour maîtriser votre temps et améliorer la productivité
la productivité
3-Les conseils pour mieux gérer le temps3-Les conseils pour mieux gérer le temps II Les outils de la gestion du temps
II Les outils de la gestion du temps
1-Présentation1-Présentation
2-Les logiciels de gestion du temps2-Les logiciels de gestion du temps
3-Les outils et les techniques pour améliorer la 3-Les outils et les techniques pour améliorer la gestion du temps
gestion du temps
III Les lois de la gestion du temps III Les lois de la gestion du temps 1-Loi Parkinson1-Loi Parkinson
2-Loi de Pareto 2-Loi de Pareto 3-Loi de Murphy3-Loi de Murphy 4-Autre lois 4-Autre lois
Conclusion Conclusion
La maîtrise du temps La maîtrise du temps
Définition de la gestion du Définition de la gestion du
temps temps
Gérer son temps c'est Gérer son temps c'est
planifier toutes ses activités planifier toutes ses activités dans le temps, qui est, nous dans le temps, qui est, nous
le savons tous, une le savons tous, une
ressource limitée non ressource limitée non
extensible!
extensible!
Comment maîtriser votre Comment maîtriser votre
temps temps
Utilisez uniquement votre Palm Utilisez uniquement votre Palm Pilot pour vos contacts
Pilot pour vos contacts
Trouvez votre durée de travail Trouvez votre durée de travail idéale
idéale
Lorsque vous terminez votre Lorsque vous terminez votre travail récompensez-vous
travail récompensez-vous
N’essayez pas de mettre en place N’essayez pas de mettre en place tous ces conseils d’un seul coup tous ces conseils d’un seul coup Éliminer les activités non
Éliminer les activités non productives
productives
Comment améliorer votre Comment améliorer votre
productivité:
productivité:
Fixez une durée pendant Fixez une durée pendant
laquelle vous allez travailler laquelle vous allez travailler
Fixez les taches à effectuer pour Fixez les taches à effectuer pour
chaque jour le jour d’avant chaque jour le jour d’avant
Éliminez toutes les distractions Éliminez toutes les distractions
possible sur votre bureau possible sur votre bureau
Ne perdez pas votre temps Ne perdez pas votre temps
dans les taches inutiles dans les taches inutiles
Créez des priorités Créez des priorités
Pour mieux gérer votre temps Pour mieux gérer votre temps
Triez vos activités Triez vos activités
Ne négligez pas le planning Ne négligez pas le planning
Ne réagissez pas à chaud aux Ne réagissez pas à chaud aux
crises crises
Comptez vos manipulations Comptez vos manipulations
N’encombrez pas votre bureau N’encombrez pas votre bureau
de dossiers de dossiers
Devant toute tache commencez Devant toute tache commencez
« petit »
« petit »
Respectez les lois sociologiques Respectez les lois sociologiques
Pour mieux gérer votre temps Pour mieux gérer votre temps
Ne laissez pas démoraliser par l’ « Ne laissez pas démoraliser par l’ «
effet Zeigarnik » effet Zeigarnik »
Fiez-vous aux statistiques!
Fiez-vous aux statistiques!
Hiérarchisez dans tous les sens du Hiérarchisez dans tous les sens du
terme terme
Méfiez-vous des listes Méfiez-vous des listes
indifférenciées indifférenciées
N’attendez jamais les retardataires N’attendez jamais les retardataires
Contrôlez ce que vous déléguez Contrôlez ce que vous déléguez
Ne valorisez pas les signes Ne valorisez pas les signes
extérieurs extérieurs
Les outils de la gestion du Les outils de la gestion du
temps temps
Les logiciels de gestion du Les logiciels de gestion du
temps temps
Outlook Outlook
Lotus Notes Lotus Notes
Outlook 2007 Outlook 2007
Microsoft office Outlook Microsoft office Outlook 2007 comporte un
2007 comporte un
gestionnaire complet du gestionnaire complet du
temps et des informations.
temps et des informations.
Lotus Notes Lotus Notes
Il regroupe les fonctions de Il regroupe les fonctions de messagerie électronique,
messagerie électronique, d’agenda et de calendrier d’agenda et de calendrier
sur une plateforme sur une plateforme
bureautique puissante bureautique puissante
exécutant vos applications exécutant vos applications
collaboratives.
collaboratives.
Les techniques et outils pour Les techniques et outils pour améliorer la gestion du temps améliorer la gestion du temps
Le pendulage Le pendulage
L’auto analyse continue L’auto analyse continue
La planification La planification
La méthode N.E.R.A.C La méthode N.E.R.A.C
Les agendas Les agendas
Les plannings et échéanciers Les plannings et échéanciers
La méthode QQOQCCP La méthode QQOQCCP
Le pendulage Le pendulage
Le pendulage permet de Le pendulage permet de fixer des normes de travail fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le et d’organiser le travail. Le
temps d’exécution moyen temps d’exécution moyen
d’une tache étant adopté d’une tache étant adopté
comme standard de temps comme standard de temps
L’auto analyse continue L’auto analyse continue
Elle est basée sur Elle est basée sur
l’enregistrement par l’exécutant l’enregistrement par l’exécutant
lui -même des opérations lui -même des opérations
effectuées.
effectuées.
La planification La planification
Elle se décline en trois Elle se décline en trois
étapes:
étapes:
Définir les taches et préciser Définir les taches et préciser le délai d’exécution
le délai d’exécution
Ordonnancer les taches Ordonnancer les taches
Suivre la réalisation et faire Suivre la réalisation et faire face à l’imprévue
face à l’imprévue
La méthode N.E.R.A.C La méthode N.E.R.A.C
NoterNoter
EstimerEstimer
RéserverRéserver
Arbitrer Arbitrer
ContrôlerContrôler
Les agendas Les agendas
Pour les activités courantes Pour les activités courantes , l’indispensable agenda-
, l’indispensable agenda-
papier sert d’aide-mémoire papier sert d’aide-mémoire
et de base pour et de base pour
l’organisation du travail l’organisation du travail
Les plannings et échéanciers Les plannings et échéanciers
Un planning permet de : Un planning permet de :
Visualiser les prévisions Visualiser les prévisions
concernant l’exécution d’un concernant l’exécution d’un
travail, déroulement d’une travail, déroulement d’une
activité activité
Suivre l’exécution des Suivre l’exécution des différentes phases
différentes phases
Réaliser des contrôles sur Réaliser des contrôles sur l’avancement des travaux l’avancement des travaux
La méthode QQOQCCP La méthode QQOQCCP
Qui?Quoi?Ou?Quand?Qui?Quoi?Ou?Quand?
Comment? Combien?
Comment? Combien?
Pourquoi? Elle est aussi Pourquoi? Elle est aussi
appeler « hexamètre appeler « hexamètre mnémotechnique de mnémotechnique de
Quintilien » Quintilien »
Les lois de la gestion du Les lois de la gestion du
temps temps
La loi de Parkinson La loi de Parkinson
Plus on a de temps pour Plus on a de temps pour
faire quelque chose, plus on faire quelque chose, plus on
en prend effectivement, en prend effectivement, sans que le résultat soit sans que le résultat soit
forcément meilleur forcément meilleur
La loi de Pareto ou règle du La loi de Pareto ou règle du
20/80 20/80
L’essentiel peut ne prendre L’essentiel peut ne prendre que peu de temps et que
que peu de temps et que l’accessoire en demande l’accessoire en demande
souvent beaucoup . souvent beaucoup .
Loi de Murphy Loi de Murphy
Chaque chose prend Chaque chose prend toujours plus de temps toujours plus de temps
qu’on ne le prévoyait au qu’on ne le prévoyait au
départ.
départ.
Autre lois Autre lois
Loi de LaboritLoi de Laborit
Loi de FraisseLoi de Fraisse
Loi d’IllichLoi d’Illich
Loi de TaylorLoi de Taylor
Loi de CarlsonLoi de Carlson
Loi d’EcclésiasteLoi d’Ecclésiaste
Loi de Swoboda-Fliess-Loi de Swoboda-Fliess- Teltscher
Teltscher
