La Solution Crypto (LSC)
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4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l’utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni “tel quel” sans garantie d’aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d’adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d’erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l’utilisation ou les résultats de l’utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l’étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s’avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l’exclusion de garanties implicites, il est possible que l’exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas.
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6. Accord complet. Cette licence constitue l’intégralité de l’accord entre les parties quant à l’utilisation du logiciel LSC aux termes de la présente licence et remplace toutes les propositions ou accords antérieurs ou actuels, écrits ou verbaux, à ce sujet. Aucun amendement ni aucune modification de cette licence ne prendront effet à moins d’être stipulés par écrit et signés par un représentant dûment agréé de Crypto.
Sommaire
Sommaire ... 4
Introduction... 11
À propos de ce manuel ... 11
LA MISE EN PLACE DE LSC... 12
INSTALLATION DE LSC SUR VOTRE MACHINE... 13
L'ENVIRONNEMENT NECESSAIRE AU BON FONCTIONNEMENT... 15
QuickTime© ... 15
Paramétrage de LSC... 15
Sauvegardes ... 15
Customisation de l'application... 16
Gestion des dossiers systèmes ... 16
ARCHITECTURE DE LSC... 17
LE PREMIER LANCEMENT... 18
LA DECOUVERTE DE L'INTERFACE... 20
LES NORMES DE LSC ... 21
LES VAGUES DE COULEUR... 23
RECHERCHES SIMPLES... 24
Principe des recherches ... 24
La vague orange... 24
CREER / MODIFIER... 27
Les normes d'un écran ... 27
La vague bleue ... 29
LES TABLEAUX... 30
LES LISTES HIERARCHIQUES... 31
LE CALENDRIER... 32
LISTES DE GESTION... 33
La vague mauve ... 33
Menu Sélections ... 37
EXEMPLE DE RECHERCHE AVANCEE... 40
Recherche par élimination ... 40
LES CONTROLES D'ACCES... 43
LSC : LE TRONC COMMUN... 44
CHOIX DU MODULE... 45
LES 3 FICHIERS COMMUNS... 46
Identité ... 46
Immeuble... 52
Lot ... 54
LES COURRIERS CHAINES... 80
LA DECONNEXION... 83
LE MODULE COMPTABILITE ... 84
INTRODUCTION... 85
UNE NORMALISATION INDISPENSABLE... 86
LE MENU FICHIER... 87
Entité ... 87
Compte ... 89
Produit ... 98
Code fiscalité... 98
Compte analytique ... 101
Plan comptable de base ... 102
Ecriture ... 103
LE MENU CYCLE... 105
LE MENU COMPTA... 106
Saisie ... 106
Import d’écritures ... 119
Rapprochement bancaire ... 119
Rapprochement compte commun ... 120
Lettrage manuel ... 121
Lettrage automatique ... 121
Délettrage... 121
Déclaration de TVA... 122
Consultation de comptes ... 123
Relance d’impayés ... 124
Module de paiement ... 126
Archiver une période... 131
Désarchiver une période ... 131
Clôture ... 131
Annuler la dernière clôture... 132
Supprimer un exercice... 132
LE MENU ETATS... 133
Journaux ... 133
Balance ... 133
Grand livre... 133
État des comptes débiteurs... 133
États paramétrables ... 134
Bilan d’activité... 135
Balance consolidée et pointe... 137
Balance analytique... 138
Grand livre analytique ... 138
LES MOYENS DE CONTROLE... 139
LE MENU STATISTIQUES... 141
LE MODULE CRYPTO GERANCE ... 143
LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO GERANCE... 144
Immeuble... 144
Lot ... 144
Mandat de Gérance... 147
Locataire ... 150
Indice INSEE... 156
Comptabilité gérance... 156
CYCLE LOCATAIRE... 158
Révision de loyer... 158
Préparation du quittancement... 160
Suivi du quittancement ... 160
Appel de loyers... 160
Avis d’échéance et Quittance ... 162
Journal du quittancement... 163
Quittancement par propriétaire ... 163
Bordereau assurance locative... 164
Enregistrement des préavis ... 165
Validation des départs... 167
Suivi des dépôts de garantie... 167
Régularisation des charges ... 167
Régularisation des lots isolés... 171
CYCLE PROPRIETAIRE... 173
Calcul d’honoraires ... 173
Honoraires à calculer ... 174
Annulation calcul honoraires... 174
Éditer préparation des relevés de gérance... 174
Paiement des propriétaires ... 175
Relevé de gérance ... 175
Rapport comptable... 176
Récapitulatif annuel ... 176
Revenus fonciers ... 177
MODULE SCI ... 178
Présentation du « Module SCI » ... 178
Pour aller plus loin dans l’adaptation aux besoins... 180
Problématique de la TVA sur encaissement et sur facture des loyers... 181
MENU NEGOCIATEUR... 183
MENU STATISTIQUES... 184
LE MODULE CRYPTO SYNDIC... 185
LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC... 186
Immeuble... 186
Copropriétaire ... 190
Lot : Onglet Syndic... 192
Bibliothèque de résolutions... 193
LE CYCLE TRAITEMENTS... 195
Nouvelle mutation ... 195
Suivi des mutations... 196
Gestion des budgets... 197
Gestion des compteurs ... 204
Gestion des répartitions ... 205
Gestion des AG... 210
Solder une copropriété... 219
Perte d’une copropriété ... 220
Carnet d’entretien ... 220
MENU STATISTIQUES... 227
LE MODULE CRYPTO TRANSACTION... 228
LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO TRANSACTION... 230
Entité ... 230
Immeuble... 230
Lot ... 230
Mandat de transaction ... 233
MENU NEGOCIATEUR... 235
Lots disponibles... 235
Demandes... 236
MENU STATISTIQUES... 241
Principe de fonctionnement... 241
Menu Statistiques ... 242
LE MODULE CRYPTO SAISONNIER ... 246
LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SAISONNIER... 247
Immeuble... 247
Lot ... 247
Mandat saisonnier... 250
CYCLE RESERVATION... 252
Lots disponibles... 252
Utilisation du planning saisonnier... 252
Nouvelle demande ... 255
Gestion des demandes... 255
Gestion des contrats... 255
La fiche Contrat ... 256
Les spécificités de la liste gestion des contrats ... 259
État des arrivées... 259
État des départs... 259
CYCLE PROPRIETAIRE... 260
MENU STATISTIQUES... 261
Analyses graphiques... 261
Etats statistiques ... 262
LE MODULE CRYPTO ORGANISEUR® ... 264
LES GRANDS PRINCIPES DE CRYPTO ORGANISEUR® ... 266
L'événement... 266
Les rendez-vous... 267
La messagerie ... 267
L'organisation de LSC... 268
Comment démarrer ? ... 268
F1 - CREER UN EVENEMENT... 269
L'événement, une notion fondamentale de LSC... 269
Une fiche événement dans la détail... 269
Toutes les astuces du F1 ... 279
La gestion des « Pour information »... 280
La création d’événement liés... 282
F2 – LIRE LES MESSAGES... 283
Prendre connaissance des A traiter ... 283
Les messages pour information... 284
F3 – ALLER EN HISTORIQUE... 286
La vague... 288
Toutes les astuces de F3... 288
F4 – ALLER SUR LE PLANNING ET RV... 289
Planning... 289
Création/Modification... 290
Toutes les astuces du F4 ... 291
LE PLANNING DE TACHE (SHIFT + F4)... 292
F5 – ALLER SUR L’AFFICHEUR... 293
Le tableau d’affichage... 294
Mes rendez-vous... 294
Mes alarmes applicatives... 294
Mon quotidien ... 294
En attente d’émission ... 295
Mon mémento... 295
Nos objectifs... 295
Créer un sous dossier... 295
Le carnet d’adresses ... 296
La symbolique utilisée dans l’afficheur... 297
Les déplacements d'élément ... 297
Les commandes disponibles dans votre afficheur ... 298
F6 – ALLER SUR INTERNET... 300
F7 – LISTE DES EVENEMENTS... 301
F8 – LISTE DES IDENTITES... 302
F9 – LISTE DES DOSSIERS... 303
La fiche Dossier ... 303
La liste de gestion : bouton Facturer ... 308
F10 – ALLER SUR L’ACCUEIL... 309
MENU CYCLE... 310
Événements en attente... 310
Journal des devis... 310
Journal des bons de livraison... 311
Journal des factures ... 312
MENU STATISTIQUES... 315
LA GESTION DES MAILS DANS LSC ... 316
Configuration nécessaire ... 316
Gestion des mails ... 317
Paramétrage de LSC... 318
LA GESTION DES PIECES JOINTES... 321
POST-IT... 322
LA SYNCHRONISATION AVEC UN PDA SOUS PALM OS™ ... 324
Mise en place ... 324
Paramétrage de La Solution Crypto ... 325
Fonctionnement... 326
Nature des synchronisations ... 327
Le dialogue de validation des identités provenant du PDA ... 329
LE MODULE PAGESIMMO ... 331
LE MENU FICHIER DU MODULE PAGESIMMO... 333
Lot ... 333
Paramètres PagesIMMO ... 333
Saisir une licence ... 333
ADMINISTRATION... 334
ADMINISTRATION... 336
Paramètres ... 336
Entêtes... 361
Alarmes applicatives ... 368
Utilisateurs... 369
TYPES D’EVENEMENTS... 376
LES AUTRES OPTIONS « ADMINISTRATION » ... 380
Réévaluer le pop up Type événements... 380
Combo box ... 380
Codes postaux ... 381
La gestion des prénoms... 381
Valider une licence... 382
Remise à zéro de l’application ... 382
UTILITAIRES : MAINTENANCE DE LA BASE ... 383
Dénombrement des enregistrements ... 383
Lister les doublons ... 383
Calculer la taille des blobs ... 383
Vérifier les fiches invalides ... 383
Recalculer intégrité des numéros... 383
Régénérer les Combo-box ... 384
Réindexer ... 384
UTILITAIRES : COMPTABLES... 385
Conversion Euro ... 385
Maintenance comptable ... 385
UTILITAIRES : OUTILS ... 387
Epurer les fax et les e-mails en attente... 387
Regrouper des fiches... 387
Regrouper un immeuble Gérance et un immeuble de Syndic... 387
Changer taxes fichier des lots ... 387
Archiver les événements... 388
Exécuter une méthode ... 391
UTILITAIRES : IMPORTS/EXPORTS ... 392
Importer des Identités ... 392
Importer des Lots ... 392
Importer Plan de base... 392
Exporter les données... 392
Importer des données ... 392
SERVICES INTERNET ET FAX... 393
Boîte à cocher sur la page 2 de l’afficheur ... 393
F.A.Q. (QUESTIONS FREQUENTES)... 394
Les imports / exports de texte (tous modules) ... 394
Comment valider sa licence (tous modules)... 394
Comment imprimer une feuille de votes (syndic) ... 395
Comment imprimer une feuille de présence (syndic) ... 395
Comment imprimer un budget individualisé (syndic) ... 395
Comment faire un prorata sur les appels de fonds (syndic)... 395
Les problèmes inhérents à la remise en banque (comptabilité) ... 395
La saisie des dépenses (comptabilité) ... 395
La saisie des dépôts de garantie DG (gérance) ... 396
Le remboursement du dépôt de garantie (gérance) ... 396
La conservation des provisions sur charges (gérance) ... 397
Les annulations de saisies (tous modules) ... 397
Saisir un impayé (gérance) ... 398
Comment démarrer en comptabilité (gérance) ? ... 398
Comment démarrer en comptabilité (syndic) ? ... 402
Les états préparatoires de la clôture (comptabilité) ... 404
Dans quel ordre supprimer des fiches (tous modules) ... 405
Le choix du fichier de données (tous modules) ... 406
Les régularisations de charges (gérance) ... 407
Les annulations de préavis et d’enregistrement des départs (gérance) ... 408
La saisie des honoraires de mise en location (gérance) ... 408
L’annulation des honoraires (gérance et saisonnier) ... 408
La création d’un mandat (tous modules) ... 408
Supprimer une mutation (syndic) ... 408
Le lettrage du compte locataire (gérance et saisonnier)... 409
Le pointage du compte banque (comptabilité) ... 409
L’annulation de l’appel de loyer (gérance et saisonnier) ... 409
Saisir les compteurs d’eau (gérance et syndic)... 409
Les révisions loi 48 (gérance) ... 409
Les révisions Méhaignerie (gérance) ... 410
La réparation avec 4D Util (tous modules)... 410
Problèmes liés à l’impression (tous modules)... 410
En cas de blocage système (tous modules)... 410
Les manipulations pour interrompre une impression (tous modules) ... 411
La taille maximale du fichier de données... 411
ANNEXES... 413
LES EXPRESSIONS... 414
Les fonctions ... 415
Les variables ... 421
Les constantes ... 429
Les styles ... 429
LES IMPORTS... 431
Le format d'import des Identités... 431
Le format d'import des Correspondants... 432
Le format d'import des Lots ... 432
Le format d'import des Consommations... 432
Le format d'import des Ecritures comptables ... 433
Le format d'import des codes postaux... 434
LES AUTOMATISMES SUR LES NOMS DES TYPES D'EVENEMENTS... 435
LES CONTRAINTES DE SUPPRESSION... 436
Contraintes de suppression ... 436
LES ALARMES APPLICATIVES... 439
Les alarmes automatiques... 439
Les alarmes manuelles ... 440
Le paramétrage des alarmes applicatives... 442
La re-génération des alarmes applicatives ... 444
Le traitement des alarmes applicatives ... 444
LES VIREMENTS BANCAIRES ET LA NORME MULTI-LINE... 446
LES ETATS LIVRES AVEC LSC ... 448
Compte ... 448
Contrat saisonnier... 448
Détail dossier ... 448
Dossier ... 448
Ecriture comptable... 448
Evénement ... 449
Ligne de budget... 449
Locataire ... 449
Lot ... 449
LES DOCUMENTS ET MANUELS ANNEXES... 450
Introduction
LSC est un logiciel immobilier, basé sur une expérience de près de 15 ans dans le monde professionnel et informatique. Multi plates-formes, Macintosh et Windows, monoposte ou réseau, cet outil complet regroupe toutes les activités liées à la profession : gérance, syndic, transaction et location saisonnière, en s’appuyant sur une comptabilité à plusieurs niveaux.
Un seul programme composé de plusieurs modules, tous liés entre eux, vous permettra de gérer l'agence de manière simple et conviviale. La nouveauté ? Le module Organiseur® apporte de nouveaux horizons d'organisation.
Entrez avec nous dans le monde Crypto…
À propos de ce manuel
Connaissances requises
Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée.
Les copies d’écran ont été réalisées sous environnement Windows® ou Macintosh®, mais les explications sont valables quelle que soit la plate- forme.
Navigation
hypertexte Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu.
Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires.
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Conventions Tout au long de ce manuel, LSCLa Solution Crypto est nommé LSC.
■ Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh.
■ La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée.
■ La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc)
■ La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison FonctionRetour à la ligne
■ Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides.
La mise en place de LSC
Installation de LSC sur votre machine
LSC fonctionne indifféremment en monoposte ou en multipostes, en environnement Windows (95, 98, NT, Windows 2000 et 2003) ou en environnement Macintosh (Mas OS 9 et Mac OS X).
Monoposte En monoposte l’application s’installe sur le disque dur dans un dossier LaSolutionCrypto
■ Windows
- Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire
« Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par le raccourci au niveau du bureau (SolutionCrypto).
■ Macintosh
- Double-cliquez sur l’application Installation dans le répertoire
« Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par double-clic sur SolutionCrypto.
Vous trouverez au premier niveau du CD-Rom une notice détaillée vous expliquant comment installer La Solution Crypto.
Multipostes
Poste serveur
L’environnement multipostes nécessite un réseau, un serveur qui centralise toutes les informations et un poste par utilisateur (poste client).
- Vérifiez tout d'abord le bon fonctionnement du réseau en mode TCP/IP.
- Installez LSC serveur sur le poste serveur.
■ Windows
- Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire
« Installation/MultiPoste/Serveur /Disk1» du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par double-clic sur le raccourci ServeurCrypto du bureau.
■ Macintosh
- Double-cliquez sur l’application Installation dans le répertoire
« Installation/MultiPoste/Serveur » du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par double-clic sur ServeurCrypto.
Poste client
Installez LSC Client sur chaque poste client.
■ Windows
- Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire
« Installation/MultiPoste/Client » du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par double-clic sur le raccourci ClientCrypto du bureau.
■ Macintosh
- Double-cliquez sur l’application Installation dans le répertoire
« Installation/MultiPoste/Client» du CD-ROM puis suivez les indications.
- Lancez l’application par double-clic sur ClientCrypto.
■ Connectez vous sur le serveur : vous devez voir apparaître automatiquement dans la fenêtre l’application ServeurCrypto.
L'environnement nécessaire au bon fonctionnement
QuickTime©
QuickTime© est une technologie de gestion des images. LSC s'appuie sur QuickTime pour l'affichage et la manipulation des images. Si l’image à l’écran n’est pas satisfaisante, ou qu’elle est tout simplement inexistante, cela peut provenir du manque d’un des composants QuickTime©. Il faudra alors vérifier la présence sur votre système des versions QuickTime© 3.0 ou ultérieures. En environnement Macintosh, QuickTime est intégré au système. Par contre, en environnement Windows, il peut être nécessaire d'installer ces composants. Tous les outils nécessaires à son installation sont fournis sur le CD-Rom La Solution Crypto.
Paramétrage de LSC
Pour bien utiliser LSC, il est nécessaire d'effectuer un paramétrage personnalisé. Cependant, LSC est livrée avec un paramétrage standard qui permet de démarrer et d'explorer ses fonctionnalités. Pour une utilisation professionnelle sur mesure, le paramétrage est à adapter en fonction des besoins propres de l'agence. Cependant, nous vous conseillons de ne vous
"attaquer" à votre propre paramétrage qu'à l'issue d'une bonne prise en main de LSC.
Sauvegardes
Au fur et à mesure de votre travail, les informations sont automatiquement stockées par LSC. Cet enregistrement automatique ne doit pas vous dispenser des sauvegardes. Une sauvegarde consiste à dupliquer le dossier LSC sur un autre support. Les sauvegardes sont indispensables. Elles doivent être quotidiennes et effectuées sur une rotation de supports amovibles.
Les sauvegardes doivent être périodiquement vérifiées et il vous appartient de mettre en œuvre une stratégie en adéquation avec l'importance donnée à votre application. Pour des exemples de stratégie, reportez-vous au La note technique 0371-SauvegardeVigilance.
Dans le cas d'une utilisation en serveur, il est indispensable de paramétrer 4D Backup pour permettre de sauvegarder LSC sans quitter l'application.
Customisation de l'application
En fonction de votre configuration et de vos besoins, il peut être nécessaire de personnaliser certains réglages standards de l'application (mémoire affectée, time-out réseau, etc…). Le manuel 4D Customizer décrit ces différents réglages.
Gestion des dossiers systèmes
Pour son bon fonctionnement, LSC gère automatiquement différents répertoires sur le disque dur. Il s'agit des répertoires suivants :
CryptoWV4 Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire CryptoWV4. Si un document de ce nom existe déjà, il sera effacé et remplacé par un répertoire vide. Ce dossier n'est utilisé que pour mémoriser des documents temporaires de travail. Il peut être supprimé manuellement sans aucune conséquence.
Crypto Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire Crypto. Il est créé automatiquement au premier lancement. Attention, il ne doit pas exister de document portant ce nom qui empêcherait un bon fonctionnement de LSC. Ce répertoire est ensuite subdivisé en sous répertoires :
■ Images est utilisé pour la manipulation des images. Il s'agit d'un dossier de travail et il ne doit pas contenir vos images sources.
■ e-mail est utilisé en réception de e-mails pour stocker les messages et les pièces jointes.
■ PagesIMMO est utilisé pour effectuer un export vers le serveur Internet d'annonces PagesIMMO.
Tous ces dossiers peuvent être épurés périodiquement sans nuire au fonctionnement de LSC.
Architecture de LSC
Différents modules
LSC est organisée autour de différents modules : Gérance
Syndic Transaction
Location Saisonnière Comptabilité Générale Organiseur®
Les modules sont autonomes et peuvent fonctionner en toute indépendance.
Les 3 fichiers communs
Il s'agit des fichiers communs partagés par tous les modules de LSC.
■ Identité : ce fichier référence les coordonnées des différents Tiers avec lesquels vous travaillez. Il s'agit aussi bien des Tiers liés à votre activité (locataires, propriétaires, copropriétaires,…), que des Tiers 'usuels' (fournisseurs, mairies, notaires, …)
■ Immeuble pour mémoriser toutes les informations 'physiques' de l'immeuble.
■ Lot pour mémoriser les informations 'physiques' du lot. La fiche lot est composée d'une part des informations communes à tous les modules et de pages spécifiques à chaque activité (gérance, syndic, transaction saisonnier)
Module Organiseur®
Le module Organiseur® peut être appelé par tous les modules mais il est possible de ne pas l’utiliser. Dans ce cas, les fonctions suivantes sont inactivées :
- L’Historique n'est pas disponible,
- L’Afficheur n'offre pas de gestion d'Internet, ni la possibilité de créer des répertoires
- La Relève Internet : ne se fait pas
- Le Menu fonction (Clic droit sur Windows ou Control Clic sur Macintosh) : ce menu est limité à la gestion des fenêtres.
- Pas d'accès au Planning.
- Pas d’accès aux statistiques.
Module Comptabilité
Le moteur comptable est le même dans les différents modules de gestion (Gérance, Syndic, Saisonnier et Comptabilité générale). A chaque module correspond un certain nombre d'entités comptables. En fonction du module sélectionné, seules les entités affectées à ce module sont disponibles.
Code d'accès En fonction de l'identification à l'entrée (code d'accès), LSC se connecte sur le module défini par défaut et ouvre les autorisations pré-définies.
Le premier lancement
Lorsque vous lancez LSC, vous obtenez l'écran suivant :
L’entrée dans LSC est protégée par code d’accès. Il est nécessaire d’indiquer un code d'accès et un mot de passe.
Utilisateur Chaque utilisateur de LSC possède une fiche précisant ses autorisations d'accès et l'environnement de travail associé. Les configurations et créations initiales se font à partir de l’option Utilisateur de l’Administration.
Administrateur C'est un code d'accès particulier (Adm) qui permet d'effectuer les opérations de maintenance sur LSC. Lorsque vous êtes connecté en mode Adm, il ne faut pas exploiterLSC (création de fiches et travail quotidien).
Le mot de passe associé à ce code d'accès est otpyrc. Il autorise les traitements mais doit être strictement réservé aux opérations de maintenance. Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons de changer ce mot de passe.
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Il est important de bien retenir le nouveau mot de passe Adm, car il sera demandé à chaque mise à jour.Lequel choisir ?
Le fichier de données de démonstration est livré avec les utilisateurs suivants ; leurs initiales constituant le code d’accès et le mot de passe pour des raisons de simplification de l'exemple.
Laurence Gérance (LG) Eric Syndic (ES)
Marion Transaction (MT) Didier Saisonnier (DS) Maïté Comptabilité (MC) Jeff Le Chef (JLC)
Chaque utilisateur possède des droits d’accès propres dans LSC.
JLC possède toutes les autorisations. Il peut naviguer sur tous les modules.
Il est possible de changer d’utilisateur en cours de travail sans quitter LSC (Menu Fichier, Option Se Déconnecter).
Une fois installée, LSC fonctionne librement pendant 30 jours. Il est nécessaire ensuite de saisir un numéro de licence pour poursuivre l’exploitation.
A RETENIR :
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LSC est livrée avec un fichier de données de démonstration contenant des fiches fictives. Avant toute exploitation réelle, il est INDISPENSABLE de supprimer ces données fictives. Cette manipulation est décrite en Administration.Sans licence d'exploitation, vous pouvez démarrer, après avoir supprimé les données de démonstration, une exploitation réelle.
Après validation de votre licence, vous retrouverez, bien évidemment, les données saisies.
La découverte de l'interface
Cette partie s'attache à décrire les grands principes de navigation et d'interface de LSC.
Les normes de LSC
Pour faciliter l’exploitation de LSC, Crypto a construit son interface utilisateur avec certaines conventions et une certaine logique. Il est donc indispensable de les expliquer. La plupart de ces principes sont récurrents sur l’ensemble des modules : Gérance, Syndic, Transaction, Saisonnier, y compris Organiseur®.
Nous vous proposons de découvrir ces normes par l'exemple.
L'écran d'accueil
Une fois le code d'accès validé, vous êtes sur l'écran d'accueil. Cette fenêtre se décompose en 3 zones :
■ Une barre de titre renseigne sur l'identité de l'utilisateur ainsi que sur le module actif.
■ Une barre de menus propose les différentes options du module.
■ Une zone d'affichage : espace disponible pour l'exécution d'un traitement déclenché par une option de menu.
Le menu Edition
Le menu Edition contient Annuler, Couper, Copier, Coller, Effacer, Sélectionner tout, et Afficher le presse papier. Cette fonction permet de gérer les échanges de textes, d’images ou autres dans LSC et avec d’autres logiciels extérieurs (Paint, Word, etc.)
Barre de titre Barre de menus Zone d'affichage
Le
déplacement Sur tous les écrans, le déplacement "avant" de rubrique en rubrique s'effectue par la touche Tabulation. Le déplacement "arrière" s'effectue par Shift Tabulation.
Les vagues de couleur
Pour permettre une navigation aisée, repérez-vous au code couleur des vagues !!
La vague bleue La vague bleue correspond aux écrans de saisie ou de modification.
La vague orange
La vague orange correspond aux écrans de recherche (identité, compte, événement, etc….). Il n'est pas possible de saisir des informations dans ce contexte.
La vague
mauve La vague mauve correspond à une liste de gestion. Cette liste est le résultat d'une recherche. Il n'est pas possible de saisir des informations dans ce contexte.
Recherches simples
Principe des recherches
Examinons l'écran de recherche à partir de l'option Lot du menu Fichier.
L'écran de Recherche affiche donc sa vague orange. L'objectif de cet écran est double :
- Il permet d'effectuer une sélection de fiches (présentées sous forme de liste). Plus les critères sont précis, moins vous obtenez de réponses.
Saisissez les différentes rubriques en laissant à vide les critères qui vous sont indifférents.
- Il permet de créer de nouvelles fiches.
La vague orange
Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu’il existe des raccourcis-clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes.
Créer [n] Cette commande permet de créer une nouvelle fiche. Cette commande renvoie à la fenêtre Création qui est similaire à celle de Modification, puisque créer, c’est modifier une page vierge.
Chercher [e] Lorsque les critères de recherche sont définis, il ne reste plus qu’à lancer celle-ci. Le résultat obtenu (nombre de lots correspondant aux critères sélectionnés) est affiché dans le rectangle de couleur orange foncé qui se situe sur la droite dans la même zone (et dans la barre de titre).
En aucun cas, l’action de recherche n'entraîne une visualisation des lots trouvés. L’utilisation des commandes Lister et/ou Modifier (qui vient d’apparaître si c’est la première recherche effectuée) sont donc les opérations suivantes logiques. Elles amènent toutes deux de nouvelles fenêtres qui seront décrites plus loin.
En maintenant la touche Control sur Windows ou Pomme sur Macintosh, vous obtenez directement le résultat de la recherche sous forme de liste.
Lister [Entrée] Cette commande est généralement utilisée après la commande de recherche.
Vous savez alors qu’il existe un certain nombre de fiches correspondant aux critères choisis. Le but est d’en afficher les caractéristiques principales sur un même écran sous forme de liste. Vous obtenez donc l’ouverture d’une nouvelle fenêtre Liste, décrite dans la partie consacrée à la liste de gestion.
Modifier [m] Après une recherche et l’obtention du nombre de fiches correspondant aux critères choisis, il est possible d'entrer directement en modification avec cette commande. Les fiches sont présentées dans l'ordre de tri par défaut, défini par l'utilisateur.
Cette commande permet d'accéder directement en modification sans passer par la liste de gestion.
Recherche unitaire [u]
Chaque fiche possède un numéro interne unique attribué automatiquement.
L’utilisation de la combinaison [u] permet d’effectuer une recherche sur ce numéro unique. Le numéro unique est visible sur chaque fiche en cliquant sur le point d’information orange (en bas à gauche de l’écran).
Annuler (Esc) Elle permet simplement de quitter la fenêtre en cours d’utilisation sans sauvegarder les changements qui auraient pu intervenir précédemment.
Chercher dans sélection
Case à cocher. En association avec le menu Sélections, cette case, si elle est cochée, permet à la commande Chercher de n’utiliser que les fiches précédemment trouvées et sélectionnées (lors d’une recherche antérieure).
La clé Elle permet de faire apparaître des critères complémentaires, pas toujours utiles dans les recherches de premier niveau.
Editeur 4D Cette commande n’est accessible que lorsque la clé est actionnée et que la zone de critères complémentaires est visible. Elle fait apparaître une fenêtre Recherche. Il s'agit de l'éditeur de recherches. C’est un utilitaire intégré au programme, permettant de créer ses propres critères de recherche. Il n’y a ainsi presque plus de limites aux recherches.
Créer / Modifier
Les normes d'un écran
A partir d'une fiche de création de lot, nous allons examiner les différentes normes de constitution d'un écran.
Zone de saisie Cette zone est très différente selon les travaux effectués. Elle est constituée de zone matérialisée par un encadrement et une flèche bleue avec son titre (L’exemple correspond à une zone Adresse dans la fiche Lot )
Sur fond orange
Code Immeuble. Les zones de texte surlignées en orange correspondent à des zones de texte à remplir obligatoirement. A l’inverse, les autres zones sont facultatives.
Texte souligné Immeuble. Un texte souligné indique qu’il existe un lien entre 2 fichiers.
Dans l'exemple, il s'agit d'un lien entre le fichier Lot et le fichier Immeuble. Ce lien procure 3 avantages à la saisie :
■ Saisie guidée : vous ne connaissez pas de mémoire tous les codes immeubles. Entrez soit le début d'un code, soit un ? et Tabulez. Une fenêtre de choix s'ouvre et il ne vous reste plus qu'à cliquer l'immeuble
souhaité. Certaines fenêtres de choix présentent une clé de déploiement, affichant des informations complémentaires, qui peut être ouverte ou fermée à l’aide des flèches gauche et droite.
■ Lien direct : une fois l'immeuble saisi, un simple Clic sur le mot Immeuble permet d'ouvrir directement la fenêtre de modification de la fiche Immeuble.
■ Lien direct vers la liste de gestion : une fois l'immeuble saisi, un simple Clic sur le mot Immeuble avec la touche Shift maintenue permet d'ouvrir directement la liste de gestion.
Pop-up Les zones de pop-up possèdent une double utilisation.
Il est possible de saisir une valeur en cliquant sur la flèche ou alors de saisir une valeur dans la rubrique. Il est possible de ne saisir que le début de la valeur, LSC recherchant instantanément la valeur du pop-up commençant par le mot saisi.
Il est possible de créer une nouvelle valeur en la saisissant directement dans la zone de saisie. Il faut cependant que l'utilisateur en possède l'autorisation.
Lorsqu'une valeur est ajoutée à un pop-up, elle apparaît immédiatement dans le pop-up. Cependant, dans le cas d'une utilisation en réseau, les autres postes ne verront cette valeur qu'après avoir quitté et relancé LSC.
La clé Les options cachées accessibles par un simple Clic sur cette clé, regroupent des possibilités très différentes selon les fenêtres.
Zone de note et zoom pleine page
Une zone de note est souvent proposée. Elle permet de saisir du texte sans limitation. En fait, une zone de note est limitée à 32 000 caractères. Si vous souhaitez avoir cette note en plein écran, il suffit de cliquer sur les trois petits points bleus en bas à droite de la zone. C’est le zoom pleine page. Vous trouverez des zones de note sur la page Publicité.
Dans une page de zoom, la fonction [f] permet de rechercher une chaîne de caractères et [g] de poursuivre la recherche au mot suivant.
Onglet Situé en haut de l'écran, l'onglet permet d'accéder aux différentes pages de l'écran.
La vague bleue
Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu’il existe des raccourcis-clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes.
Valider (Entr) Cette commande valide le travail en cours. Le programme quitte la fenêtre de Création/Modification pour revenir à la dernière utilisée.
Annuler (Esc) Elle permet simplement de quitter la fenêtre en cours d’utilisation sans sauvegarder les changements qui auraient pu intervenir précédemment.
En cas de Création, elle provoque l'abandon de la création. En cas de Modification, elle permet de revenir à l'état avant modification.
Imprimer [i] Elle permet de lancer l'impression, à partir de l'habituelle fenêtre Configuration de l'imprimante indépendante de LSC, des principales caractéristiques de la fiche en cours.
Suivant [s] Cette commande valide le travail en cours et passe à la fiche suivante.
En création, elle permet d'enchaîner un nouvel écran vierge.
Précédent [p] Cette commande valide le travail en cours et passe à la fiche précédente.
Cette commande n'est pas active en création.
Rond Orange Il s'agit du point d'information. Ce bouton, qui se situe à l'extrême gauche de la vague, indique quelques renseignements supplémentaires sur la création de la fiche (Identité du créateur, numéro interne, date et heure de dernière modification).
Les tableaux
De nombreux écrans de saisie présentent des tableaux. Par exemple, la page clé de répartition de la fiche Immeuble.
Ces écrans fonctionnent toujours d'une manière identique.
Le bouton Il permet d'ajouter une ligne au tableau. La ligne ajoutée est vierge et initialisée avec les valeurs par défaut.
Le bouton Il permet de supprimer une ligne. Il est activé uniquement si une ligne est sélectionnée.
La
modification En fonction des possibilités, la modification présente 3 types d'interface.
■ Les données saisies sont toutes présentées dans le tableau, mais certaines colonnes ne sont pas saisissables : dans ce cas, un Clic sur une ligne permet de passer la ligne en inverse vidéo et les informations saisissables sont présentées dans la partie supérieure de l'écran. C'est le cas de la saisie des quotes-parts des clés de répartition. Ce type d'interface est le mode le plus utilisé dans LSC.
Dans ce type de tableau, il est possible de déplacer la sélection directement avec les flèches haut et bas.
■ Les données à saisir sont toutes présentées dans le tableau et toutes les colonnes sont saisissables : dans ce cas, un simple Clic sur ligne permet d'effectuer la saisie à l'endroit du Clic. La ligne cliquée ne passe pas en inverse vidéo mais le curseur clignote. C'est le cas de la saisie de la page nomenclature de la fiche Lot.
■ Les données saisies ne sont pas toutes présentées dans le tableau : dans ce cas, un Clic sur une ligne permet de passer la ligne en inverse vidéo et active un bouton de modification.
Un Clic sur le bouton ouvre un écran spécifique de modification. C'est le cas de la saisie du quittancement sur l'écran locataire.
Les listes hiérarchiques
Ces listes présentent des informations hiérarchisées. Par exemple, l'écran mandat de gérance présente la liste des lots attachés :
Dans cette présentation, les informations sont structurées et indentées. La navigation est possible avec les flèches de direction. Il est possible de contracter et déployer un dossier en cliquant sur l'icône du dossier ou en utilisant les flèches droites et gauches.
Voici la même liste présentant l'immeuble SAINTLOUIS contracté :
Dans ces listes, double-clic sur un élément permet d'accéder à la modification de l'élément.
Les listes hiérarchiques constituent un puissant élément d'interface car elles présentent sur un même tableau des informations hétérogènes. La liste montrée en exemple détaille des informations sur les immeubles (1er niveau), sur les lots (2ème niveau) et sur les regroupements de lots (3ème niveau). LSC fait souvent appel à cette fonction pour des notions complexes : par exemple l'afficheur ou l'historique dans le module Organiseur®.
Le calendrier
Dans de nombreux écrans, les rubriques dates sont soulignées : cette norme indique qu'il est possible d’appeler la fonction Calendrier.
Le Calendrier est perpétuel et il permet d'effectuer une saisie guidée. En cliquant le jour désiré, la date est automatiquement valorisée.
La date du jour est sur fond blanc.
Les flèches mauves permettent de se déplacer de mois en mois.
Un Clic maintenu sur le mois permet d'accéder directement à un mois précis.
Un Clic maintenu sur l'année permet d'accéder directement à une année précise.
Listes de gestion
La liste de gestion présente le résultat d'une recherche.
Vous pouvez accéder à la modification d'une fiche par double-clic. Sélection
continue La sélection est représentée par les fiches noircies. Vous pouvez noircir une fiche en cliquant dessus. Vous pouvez noircir un ensemble de fiches continues en cliquant la première et en cliquant la dernière en maintenant la touche Shiftmaintenue.
Sélection discontinue
Il est possible d'enlever ou de mettre une fiche dans la sélection en maintenant la touche Ctrl sur Windows ou Pomme sur Macintosh et en cliquant une fiche. Ainsi, vous construisez une sélection discontinue.
La vague mauve
Cette zone permet de lancer différentes opérations. Il est à noter qu’il existe des raccourcis clavier pour chaque bouton de commandes. Vous découvrez ces raccourcis en positionnant sur le bouton le curseur de la souris immobile quelques secondes.
Chercher [?] Permet d'ouvrir l'écran de recherche.
Trier [t] Ouvre une nouvelle boîte de dialogue nommée Tri.
Il suffit de choisir un champ (dans la liste de gauche) et de le faire passer (dans la zone de droite) à l'aide des boutons du centre. L'opération peut être répétée plusieurs fois pour combiner plusieurs critères. Puis, il ne reste qu'à lancer la procédure de tri avec le bouton Trier qui est apparu. Les lignes de fiches de la fenêtre Liste se placent alors dans l'ordre imposé.
Il est possible de trier rapidement une liste en cliquant sur le titre de la colonne (directement à partir de la liste de gestion). En maintenant la touche Shiftmaintenue, le tri est inversé.
Il est possible de mémoriser pour chaque utilisateur cet ordre de tri en maintenant la touche Pomme sur Macintosh ou Ctrl sur Windows.
La prochaine liste sera, par défaut, triée dans cet ordre.
Annuler [Esc] Permet de quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Imprimer Toutes les commandes d'impression agissent sur la sélection courante c'est à dire les fiches noircies et les fiches seront triées en fonction des préférences de l'utilisateur. A défaut de sélection, toutes les fiches présentes à l'écran seront imprimées et l'ordre d'affichage de l'écran est respecté.
Cette commande permet d'imprimer la liste de trois façons différentes.
Les boutons Imprimer peuvent être protégés par mot de passe.
■ Fiches : Chaque fiche sélectionnée est imprimée avec toutes ses caractéristiques en pleine page. Présentation verticale, une page par fiche.
■ Liste : Les fiches sélectionnées sont imprimées sous forme d'une liste.
Présentation horizontale.
■ Plus…
Cette commande ouvre un puissant logiciel intégré permettant de créer des états, des étiquettes ou des graphes personnels.
Le bouton Créer permet d'obtenir l'écran de définition d'un état.
La création n'est possible que si l'utilisateur possède l'autorisation.
Le fonctionnement de l'éditeur d'états nécessite une explication détaillée.
Lorsqu'un état est enregistré sur le disque dur (Menu Fichier, Option Enregistrer), il apparaît automatiquement dans la liste des états (Exemple Liste personnelle).
•
Attention …. bien que vous ayez enregistré l'état sur votre disque dur, LSC le supprime pour le sauvegarder automatiquement dans le fichier de données.Si vous désirez garder un exemplaire de l’état créé sur le disque dur, il faut alors l’enregistrer sous deux fois de suite avec deux noms différents. Ainsi, en quittant les état semi-automatiques, seul le dernier état enregistré sur le disque sera supprimé.
Ensuite pour utiliser ce nouvel état, un double-clic sur son nom suffit.
Pour modifier un état existant, il suffit de le sélectionner par un simple Clic. Le bouton Modifier s'active. Un Clic permet d'obtenir l'éditeur d'états. (Menu Fichier, option Ouvrir). Sélectionnez le document nommé ETAT A MODIFIER qui se trouve au premier niveau du disque dur. Après toute modification, n'oubliez pas d'enregistrer votre travail (Menu Fichier, option Enregistrer).
Le bouton Créer des étiquettes permet d'obtenir l'écran de définition d'une planche d’étiquettes.
Une documentation spécifique détaille les fonctionnalités du gestionnaire d’étiquettes. L’objectif, ici, est de faire valoir quelques utilisations liées à LSC.
- Imprimer des étiquettes multiples : LSC vous permet d’imprimer des planches comportant plusieurs étiquettes de la même fiche. La rubrique à saisir est la suivante (disponible à partir de l’onglet Planche)
Cette option peut être utile pour préparer des planches à l’avance.
- Ne pas imprimer à partir de la première étiquette : par défaut, l’impression commence à la première étiquette de la planche.
Cependant, lorsqu’une planche est imprimée, il est rare qu’elle soit complètement utilisée. Il reste souvent des étiquettes sur la planche, mises à la corbeille.
Pour éviter ce gaspillage, il suffit de cliquer sur la première étiquette à utiliser, qui prend automatiquement le N°1. Dans l’exemple ci- dessous, nous avons cliqué sur la 5ème étiquette.
- Personnaliser vos étiquettes : il est possible d’inclure des images dans les étiquettes, par exemple, pour y afficher votre logo. La manipulation est simple, à partir de l’onglet Etiquette, cliquez la zone de définition de l’étiquette et collez directement une image du presse-papier.
