Réunions Zoom: guide pratique
Table des matières
Conditions préalables pour participer à une réunion Zoom ... 2
Inscription à la réunion Zoom ... 3
Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un ordinateur ... 4
Option 1: Rejoindre une réunion à partir de l’URL de réunion personnelle . 4 Option 2: Rejoindre une réunion à partir d’un numéro de réunion ... 5
Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable ... 6
Option 3a: Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable (iPhone) ... 6
Option 3b: Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable (Android) ... 7
Utilisation de la fonction d’interprétation linguistique pendant la réunion ... 9
ANNEXE A: Comment installer Zoom sur vos appareils ... 11
Sur votre ordinateur ... 11
Sur votre iPhone ou iPad ... 11
Sur votre appareil Android ... 12
Conditions préalables pour participer à une réunion Zoom
Pour participer activement à une réunion Zoom, les participants ont besoin d’un ordinateur connecté à Internet et d’un smartphone.
IMPORTANT: Comme cette réunion nécessite une inscription, vous devez, pour y participer, avoir installé l’application Zoom sur votre ordinateur ou l’application mobile Zoom sur votre smartphone. Il n’est pas possible de rejoindre par le Web une réunion Zoom avec inscription.
1. Les participants qui n’ont pas installé l’application Zoom sur leurs appareils (ordinateur et smartphone) devront la télécharger et l’installer en suivant les instructions figurant à l’annexe A du présent document.
2. Les participants qui ont déjà installé l’application Zoom sur leurs appareils (ordinateur et smartphone) doivent vérifier qu’ils disposent bien de la dernière version de
l’application client Zoom (bureau ou mobile) pour pouvoir participer aux réunions du FIDA.
3. Veuillez cliquer sur les liens ci-dessous pour savoir comment vérifier votre version de Zoom et la mettre à jour:
Comment savoir quelle est ma version de Zoom?
Où puis-je télécharger la toute dernière version?
4. Il est important d’utiliser la dernière version de l’application Zoom pour pouvoir utiliser la fonction d’interprétation.
Inscription à la réunion Zoom
IMPORTANT: Comme cette réunion nécessite une inscription, vous devez, pour y participer, avoir installé l’application Zoom sur votre ordinateur ou l’application mobile Zoom sur votre smartphone. Il n’est pas possible de rejoindre par le Web une réunion Zoom avec inscription.
Les participants qui n’ont pas installé l’application Zoom sur leurs appareils (ordinateur et smartphone) devront la télécharger et l’installer en suivant les instructions figurant à l’annexe A du présent document.
5. Cliquez sur le lien d’inscription à la réunion Zoom figurant dans l’invitation envoyée par courriel par le FIDA, puis procédez à l’inscription. REMARQUE: Le FIDA recommande d’effectuer l’inscription au moins une heure avant le début prévu de la réunion.
6. Saisissez vos données dans le formulaire d’inscription comme indiqué ci-après. Dans le champ Prénom/First Name, indiquez le nom de votre pays en anglais, entièrement EN MAJUSCULES. Dans le champ Nom de famille/Last Name, inscrivez uniquement votre nom de famille si vous êtes le participant principal. Tous les autres participants sont invités à saisir leur nom de famille, suivi de la mention "observer" (observateur).
7. Une fenêtre de confirmation de l’inscription s’affichera dans votre navigateur web et vous permettra d’ajouter la réunion à votre calendrier. En parallèle, vous recevrez un courriel de confirmation de no-reply@zoom.us contenant le lien d’accès à la réunion en ligne (ce lien vous est exclusivement réservé et ne peut pas être partagé).
Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un ordinateur
Option 1: Rejoindre une réunion à partir de l’URL de réunion personnelle
1. Cliquez sur l’URL de réunion personnelle disponible après l’inscription dans votre boîte de réception ou dans votre calendrier Outlook. Le lien de réunion généré après l’inscription vous est exclusivement réservé et ne peut pas être partagé avec d’autres participants.
2. Si une fenêtre contextuelle s’affiche et vous invite à ouvrir l’application Zoom, cliquez sur Ouvrir Zoom/Open Zoom (ou Oui, selon le navigateur).
3. Cliquez sur Rejoindre l’audio par ordinateur/Join with Computer Audio.
REMARQUE: Pour les réunions Zoom avec inscription, il est seulement possible d’utiliser l’application de bureau Zoom ou l’application mobile Zoom. Il n’est pas possible de rejoindre ce type de réunions à partir de votre navigateur Web.
Option 2: Rejoindre une réunion à partir d’un numéro de réunion
1. Ouvrez l’application de bureau Zoom.
2. Cliquez sur Rejoindre une réunion/Join a Meeting si vous souhaitez participer sans vous connecter.
3. Saisissez le numéro de la réunion (ID de réunion) indiqué dans le courriel de confirmation reçu après l’inscription. Saisissez ensuite votre prénom et votre nom.
4. Cliquez sur Rejoindre/Join.
5. Saisissez votre adresse électronique; il doit s’agir de la même adresse électronique que celle utilisée dans le formulaire d’inscription à la réunion Zoom.
6. Cliquez sur Rejoindre l’audio par ordinateur/Join with Computer Audio.
Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable
Option 3a: Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable (iPhone)
Téléchargez l’application depuis l’App Store (voir l’annexe A).
1. Ouvrez l’application mobile Zoom.
2. Rejoignez une réunion en suivant l’une de ces méthodes:
Appuyez sur Rejoindre une réunion/Join a Meeting si vous souhaitez participer sans vous connecter.
3. Saisissez le numéro de la réunion (ID de réunion) et votre nom d’affichage.
Si vous êtes connecté(e), modifiez votre nom si vous ne souhaitez pas que votre nom par défaut apparaisse.
Si vous n’êtes pas connecté(e), saisissez un nom d’affichage.
4. Saisissez votre adresse électronique; il doit s’agir de la même adresse électronique que celle utilisée dans le formulaire d’inscription à la réunion Zoom.
5. Indiquez si vous souhaitez connecter l’audio et/ou la vidéo, puis cliquez sur Rejoindre/Join
Option 3b: Rejoindre une réunion par l’application Zoom depuis un téléphone portable (Android)
1. Ouvrez l’application mobile Zoom. Si vous n’avez pas encore téléchargé l’application mobile Zoom, vous pouvez la télécharger sur le Google Play Store (voir l’annexe A).
2. Rejoignez une réunion en suivant l’une de ces méthodes:
Appuyez sur Rejoindre une réunion/Join a Meeting si vous souhaitez participer sans vous connecter.
3. Saisissez le numéro de la réunion (ID de réunion) et votre nom d’affichage.
Si vous êtes connecté(e), modifiez votre nom si vous ne souhaitez pas que votre nom par défaut apparaisse.
Si vous n’êtes pas connecté(e), saisissez un nom d’affichage.
4. Saisissez votre adresse électronique; il doit s’agir de la même adresse électronique que celle utilisée dans le formulaire d’inscription à la réunion Zoom.
5. Indiquez si vous souhaitez connecter l’audio et/ou la vidéo, puis cliquez sur Rejoindre la réunion/Join Meeting.
Utilisation de la fonction d’interprétation linguistique pendant la réunion
REMARQUE: La fonction d’interprétation linguistique est uniquement disponible sur l’application de bureau Zoom ou l’application mobile Zoom. Consultez la rubrique consacrée aux conditions préalables dans le présent guide pratique.
Si vous utilisez le micro interne de votre ordinateur portable, faites attention à la directivité du micro: veillez à ne pas bouger et placez-vous face à votre ordinateur lorsque vous parlez. Si possible, utilisez un casque ou des écouteurs. Optez pour un endroit calme en intérieur pour limiter le bruit ambiant.
1. Cliquez sur l’icône du microphone pour couper le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas. Cliquez de nouveau sur cette icône pour réactiver le son du micro lorsque la parole vous est donnée (1).
2. Sélectionnez la langue que vous souhaitez écouter dans le menu Interprétation (2).
3. Si vous souhaitez prendre la parole, cliquez sur l’icône Lever la main qui figure, selon la version utilisée, soit dans le menu Participants (3), soit dans le panneau de
configuration de la réunion sous le bouton Réactions (4). Avant de vous exprimer, assurez-vous d’avoir sélectionné le canal correspondant à la langue de votre intervention. Par exemple, utilisez le canal espagnol si vous souhaitez intervenir en espagnol.
4. Adaptez votre discours compte tenu du caractère virtuel de la réunion (veillez à parler lentement et clairement, évitez l’utilisation excessive de sigles et d’acronymes, etc.).
5. Si vous comptez lire une déclaration préparée, nous vous invitons à envoyer le texte à l’adresse gb@ifad.org avant la réunion ou bien avant le début de votre intervention, afin de garantir l’exactitude de l’interprétation. Le texte sera uniquement destiné à un usage interne et sera traité de manière confidentielle.
ANNEXE A: Comment installer Zoom sur vos appareils
Pour participer à la réunion du Conseil d’administration qui se tiendra sur Zoom, vous devrez installer l’application client sur votre ordinateur ou sur votre
appareil mobile.
Sur votre ordinateur
1. Rendez-vous sur le site de téléchargement de Zoom https://www.zoom.us/download.
2. Cliquez sur Télécharger.
3. Une fois le fichier ZoomInstaller.exe téléchargé, cliquez dessus et procédez à l’installation.
Sur votre iPhone ou iPad 1. Ouvrez l’App Store.
2. Appuyez sur Rechercher.
3. Saisissez Zoom et appuyez sur Obtenir.
4. Appuyez sur l’application Zoom.
Sur votre appareil Android 1. Ouvrez le Play Store.
2. Saisissez Zoom et appuyez sur Installer.
3. Appuyez sur ZOOM Cloud Meetings.
