La méthodologie
de la note administrative ou note de synthèse
Avertissement : la méthodologie proposée peut s’appliquer quelle que soit la matière (droit civil, droit public, droit social, finances).
I - La note de synthèse : un rapide état des lieux 1 – Sa raison d’être
Les décideurs ne peuvent maîtriser le flux exponentiel d’informations qui leur parvient ; aussi confient-ils à des rédacteurs, des attachés, la mission de tirer l’essentiel de cette masse d’informations hétérogène.
Les attachés et/ou les rédacteurs devront donc faire montre de leur capacité à identifier les informations, les idées et les dispositions estimées les plus essentielles et de les restituer à leur hiérarchie d’une manière synthétique et organisée.
Les éléments mis en exergue seront des outils d’aide à la décision pour les décideurs locaux.
C’est pourquoi ils doivent être pertinents et objectifs.
2 – La définition de l’épreuve
- Le libellé de l’épreuve :
« La rédaction d’un document administratif à partir d’un dossier remis aux candidats et ayant trait aux problèmes actuels des collectivités territoriales (durée : 3 heures). »
- Une épreuve sur dossier :
Le dossier présente des documents de nature et de contenu hétérogène (articles de presse, textes législatifs et réglementaires, extraits de note et de rapports…).
Les pièces du dossier sont en nombre variable (de 5 à plus de 10) et sont présentées à la suite de l’intitulé du sujet sous la forme d’un sommaire :
- Document n° 1 : Loi n° 6 _ _ _ du _ _ _
- Document n° 2 : Article extrait du journal Le Monde du _ _ _ - Document n° 3 : Circulaire du _ _ _
Le dossier (15 à 25 pages) contient toute la matière dont le candidat a besoin pour satisfaire à l’épreuve. Le candidat doit s’en tenir au dossier, rien qu’au dossier. Aucune information extérieure aux documents fournis ne doit figurer dans la note de synthèse. Même si quelques notions sur la thématique proposée par le sujet peuvent s’avérer utiles, aucune connaissance, a priori, n’est exigée pour cette épreuve. Il convient, pour réussir, de s’entraîner à maîtriser une technique et de travailler intelligemment en adoptant une méthodologie.
3 – Les différentes formes de la commande du sujet
Au préalable, il importe de préciser ce que l’on nomme la commande du sujet. On peut la définir comme étant les grandes orientations ou les objectifs que le destinataire fixe à notre travail de synthèse et, ce, pour répondre au mieux à ses attentes de décideur.
D’une manière générale, le libellé du sujet peut revêtir 2 formes :
- D’une part, il peut s’agir d’un « sujet sec », c’est-à-dire où l’on nous donne peu d’indications par rapport à la commande du sujet. Dans le cas présent, la commande est réduite à sa plus simple expression.
Exemple : A l’aide des documents suivants ayant trait au développement durable, vous devez rédiger une note à l’attention de X.
- D’autre part, il peut s’agir d’un sujet dont la commande est beaucoup plus explicite et précise. Ce 2ème type de sujet est le plus répandu pour l’épreuve de rédacteur. On doit alors repérer les deux grands axes de la problématique ou de la réflexion suggérés par le libellé du sujet. Ces 2 grandes orientations vont
« correspondre » aux 2 parties de notre note de synthèse.
Exemple : le Président du Conseil Général vous demande une note sur la procédure d’adoption des enfants au niveau départemental ainsi que les questions de société que soulève l’adoption. Les 2 grandes parties du devoir sont proposées au candidat ; à savoir mettre en évidence, dans une 1ère partie, les informations relevant de la procédure d’adoption au niveau départemental et, dans une seconde partie, présenter les questions sociétales qui sont inhérentes à l’adoption.
N. B : Le libellé du sujet peut fournir des informations sur la collectivité territoriale ou l’E.P.C.I (Etablissement Public de Coopération Intercommunale) concernés et sur le destinataire (Maire, Président du Conseil Général, Directeur des Services…). Les attentes de ces différents responsables en termes d’information ne sont pas les mêmes.
Il faudra bien en tenir compte quand on rédigera la note. Par ailleurs, certains libellés de sujets fournissent des indications sur le seuil démographique du territoire concerné (commune de X, 27 000 habitants). Le candidat devra tenir compte de ces précisions quand il rédigera sa note de synthèse. Les informations, qu’il mettra en évidence ne devront concerner que les communes de la taille de X (ville de plus 20 000 habitants et de moins de 50 000 habitants) et non pas les communes de 100 000 à 200 000 habitants.
4 – La conception du dossier
Les concepteurs de sujet réunissent des documents aux supports variés sur une même thématique. Le tout forme un dossier assez hétérogène qui peut rebuter le candidat.
Sans être trop réducteur, ont peut préciser qu’un dossier est constitué :
- De documents incontournables ou pivots (qui devront être exploités à fond, car ils représentent la « substantifique moelle de l’information essentielle). Ces documents sont souvent d’un accès facile.
- De documents complémentaires : ils abordent la thématique du dossier sous des facettes inédites et sont complémentaires. Ils ne sont pas à exploiter à fond. Il peut s’agir de récits expérience.
- De documents peu exploitables : ils mettent en évidence des informations récurrentes et sont souvent d’un abord peu faciles (textes de lois, par exemple).
- De documents parasites : ils n’apportent pas d’informations pertinentes. Ils visent surtout à « noyer le candidat » dans des données annexes et superficielles.
5 – L’esprit qui prévaut pour réaliser la note de synthèse
Cette épreuve technique à résonance professionnelle ne peut être couronnée de succès si le candidat n’intègre pas une donnée fondamentale : le destinataire du document.
Æ Pour qui est destiné la synthèse ?
Æ Quelles sont les attentes du destinataire en termes d’information ?
Æ Quelles sont les données incontournables qu’il aimerait trouver et pouvoir exploiter dans la note qu’il m’a confiée ?
Æ Quels sont les éléments qui lui seront utiles et quels sont ceux dont il n’a pas besoin ? Tout au long du travail, le candidat ne doit pas perdre de vue ce questionnement. Il va se
« décentrer » par rapport à son travail et « se mettre à la place du destinataire ».
La note doit dispenser le destinataire de lire d’autres documents sur le sujet. Elle doit donc se suffire à elle-même, être cohérente et structurée.
Il est important de rappeler que votre correcteur va vous évaluer en se mettant à la place du destinataire supposé du rapport.
II – Rappels méthodologiques pour mener à bien l’épreuve (sur la base d’une épreuve de 3 heures)
1 – L’analyse du sujet (5 minutes)
Il est primordial de ne pas se lancer à corps perdu dans l’étude du dossier sans avoir pris la peine de comprendre ce qui nous était demandé. On doit prendre connaissance du sujet, des différents enjeux de la question. Pour nous aider à bien comprendre la commande du sujet, la technique de la reformulation est la plus idoine. Elle consiste à reformuler avec nos propres mots la question qui nous est posée. Il n’est pas rare que, dès cet instant, des pistes de réflexion s’offrent à nous. Le questionnement que l’on formule par rapport au sujet aura nécessairement des réponses dans le dossier qui nous est proposé.
2 – La lecture de survol (15 minutes)
Cette approche transversale du dossier revêt une importance capitale. Elle permet d’avoir
« une vue approximative » du dossier et de mettre en place une stratégie de la course à l’information pertinente.
La chronologie du travail peut être la suivante :
- Lire attentivement la liste des pièces du sommaire pour repérer le type de documents auxquels nous sommes confrontés (un article de revue professionnelle s’avère d’un abord plus aisé qu’un texte législatif), le titre des documents (qui peuvent être en lien direct avec le libellé du sujet et leur date (un document récent sera à exploiter en priorité au détriment d’un plus ancien, caduc en matière réglementaire).
- Feuilletez le dossier nous permet de hiérarchiser l’ordre de lecture et d’exploitation des documents indiqués. Il convient d’identifier les documents pivots du dossier (qu’on doit exploiter à fond). Leurs titres sont souvent évocateurs : ce qu’il faut retenir du dispositif, l’essentiel de la loi, les points clefs de la réforme. Ces documents seront à lire intégralement. On extraira aussi du dossier les documents complémentaires aux premiers.
N.B : Le sujet ne pourra pas être traité de façon exhaustive à partir d’un ou de deux documents pivots, aussi essentiels soient-ils.
- On doit lire, pour chaque document, les titres, les sous-titres, le chapeau du texte (qui en résume souvent le contenu), les encadrés.
- Les indications en caractères gras ou en italique sont à prendre en considération également.
- Enfin, les introductions et les conclusions des documents nous apportent des indications précieuses. L’introduction présente le cheminement de la démonstration de l’auteur et la conclusion dresse un bilan de son argumentaire.
Cette phase de travail (où l’on peu prendre des notes) nous permettra de « maîtriser » notre dossier et préparera efficacement l’étape suivante.
3 – L’élaboration de fiches thématiques (60 minutes)
Le candidat devra maintenant lire de manière approfondie les documents dans l’ordre qu’il aura déterminé et simultanément prendre des notes sur différentes feuilles en n’écrivant que sur le seul recto.
N.B : La lecture qui doit accompagner cette approche longitudinale du dossier (document par document) doit être sélective. Son leitmotiv = la recherche de l’efficacité. On ne lit que le plus pertinent et rapide (en gras), le plus significatif ; ce qui sera utile pour le destinataire.
Le candidat doit donner un intitulé à chacune des thématiques qu’il va déterminer. Chaque feuille de brouillon sera consacrée exclusivement à une seule thématique.
Prenons un exemple concret pour illustrer cette 3ème étape :
Soit le sujet suivant : « Elaborer, à l’aide des documents joints, une note de synthèse présentant les grandes lignes de la loi du 11 février 2005 en faveur des personnes handicapées. Ce travail proposera, en outre, les mesures envisageables pour mettre en place une véritable politique d’insertion de la personne handicapée au sein de la société et, en particulier, de la Fonction Publique Territoriale. »
La commande du sujet est clairement définie. 2 axes de réflexion sont à privilégier : - Les grandes lignes de la loi du 11 février 2005.
- L’insertion possible des handicapés au sein de la société et, en particulier, de la Fonction Publique Territoriale.
Le survol du dossier doit nous permettre de mettre en évidence les grandes thématiques de la problématique.
Les thématiques peuvent être les suivantes :
- Pourquoi rénover la loi d’orientation de 1975 ?
- La nouvelle loi : 3 objectifs de la loi de 1975 réaffirmés.
- Les dispositions novatrices de la nouvelle loi.
- La nouvelle philosophie du handicap.
- L’intégration rendue possible du handicap.
- La Fonction Publique Territoriale et les handicapés.
- Les nouvelles dispositions de la loi à l’égard de la Fonction Publique Territoriale.
Nous avons déterminé 7 thématiques possibles pour ce sujet. Il convient maintenant d’instruire chacune des thématiques en proposant pour chacune d’elles des informations pertinentes.
Exemples d’informations à mettre en évidence pour la fiche N° 1 : pourquoi rénover la loi de 1975 ?
- Des chiffres peu encourageants (recul des moyens publics consacrés au handicap, emploi : 37 % des entreprises n’emploient aucun handicapé…).
- Les constats d’échec de la loi de 1975 (l’existence de nombreuses discriminations actives et passives, des milliers d’enfants sans charge éducative…).
- Etc.
Exemples d’information à mettre en évidence pour la fiche N° 6 : les nouvelles disposition de la loi à l’égard de la Fonction Publique Territoriale.
- Pour l’insertion professionnelle dans la Fonction Publique.
- Les nouvelles obligations des collectivités.
- Des expériences de terrain novatrices.
- Etc.
Les différentes rubriques étant intelligemment instruites, on peut maintenant poursuivre le travail et aborder l’étape suivante.
4 – L’élaboration du plan (30 minutes)
Le candidat dispose devant lui (la plupart du temps) des 2 grands axes de la problématique (ce qui est le cas pour le sujet sur le handicap) et des différentes fiches thématiques soigneusement élaborées.
La tentation est grande à ce moment de revenir au dossier et de le compulser fébrilement, ce qui ajouterait encore aux difficultés.
Pour élaborer le plan, le candidat n’aura besoin que de la commande du sujet (et des 2 grands axes de la problématique) et du travail de thématisation qui va lui permettre d’avancer sur la voie d’élaboration du plan.
En effet, si le travail de thématisation est satisfaisant, les intitulés des différentes thématiques pourront être repris dans un plan. On pourra aussi regrouper plusieurs thématiques pour former une partie ou une sous-partie.
D’une manière générale, le plan doit être constitué au minimum de 2 grandes parties comprenant chacune 2 ou 3 sous-parties.
Les titres des parties/sous-parties doivent être soigneusement rédigés et peuvent prendre la forme d’une locution (1 groupe de mots) ou encore d’une phrase.
N.B : Les titres et les sous-titres sont des aides à la lecture rapide.
Pour le sujet sur le handicap, voici un plan possible :
I – La loi du 11.02.05 en faveur des personnes handicapées : une réponse partielle pour pallier leurs difficultés d’intégration.
A – Pourquoi rénover la loi d’orientation de 1975 ? 1 – Les espoirs déçus de la loi de 1975.
2 – Quelques constats d’échec de la politique d’intégration de la loi de 1975.
B – La nouvelle loi : revue de détails des objectifs annoncés.
1 – Trois objectifs présents dans la loi de 1975 réaffirmés avec vigueur.
2 – Le caractère novateur de la loi à travers 3 objectifs.
II – Optimiser l’insertion des handicapés : un défi sociétal à relever.
A – Les handicapés : des citoyens à part entière.
1 – Une nouvelle philosophie du handicap émergente aujourd’hui.
2 – L’intégration rendue possible par le travail.
B – La Fonction Publique Territoriale : un acteur en devenir pour l’insertion des handicapés.
1 – La FPT et les handicapés : des progrès à réaliser.
2 – Des expériences de terrain novatrices.
5 – La rédaction du devoir (60 minutes)
- La rédaction proprement dite :
Si le travail de thématisation a été convenablement effectué, il a déjà permis une reformulation qui préparera la rédaction définitive du devoir.
A partir de nos notes, le développement doit être rédigé directement au propre.
L’introduction et la conclusion doivent retenir toute l’attention des candidats (cf le document annexe N° 1).
L’introduction (d’une dizaine de lignes) et la conclusion (de 5 à 8 lignes) doivent être entièrement rédigées au brouillon et, ce, dès que le candidat a arrêté un plan définitif.
Enfin, des phrases de transition doivent permettre de passer habilement des parties principales aux sous-parties.
- Le style requis en note de synthèse :
Les informations retenues doivent être précises. Aussi, le style en vigueur doit privilégier la concision.
Pour ce faire :
. on préfèrera la voix active à la voix passive. Exemple : Une décision importante a été prise par le ministre donnera le ministre a pris une décision importante.
. On privilégiera l’affirmatif au négatif. Exemple : Je ne sais pas si c’est vrai deviendra j’ignore si c’est vrai.
. On évitera le plus possible les subordonnées, les participes présents. Exemple : une méthode qui a fait ses preuves deviendra une méthode éprouvée.
. On emploiera des phrases courtes et claires. Les phrases longues perdent en lisibilité et multiplient les fautes potentielles de syntaxe.
6 – La relecture (10 minutes)
La relecture n’est pas à négliger, car elle permet d’aller à la « chasse aux points » en corrigeant des fautes d’orthographe, de syntaxe ou d’accentuation.
On peut valoriser sa note d’au moins ½ point en procédant ainsi. A bon entendeur salut !
N.B : La copie à proposer à la correction doit comporter de 4 pages (1 feuille double) à 2 feuilles doubles. 1 feuille double et demie est souvent la bonne mesure.
