d’archives numériques
Claude Huc
Centre National d’Etudes Spatiales 18, avenue Edouard Belin
F-31401 Toulouse cedex 9 Claude.huc@cnes.fr
RÉSUMÉ. La situation est mûre en 2004 pour proposer un modèle d’organisation pour les centres d’archives numériques. Ce modèle traduit, en termes de services et d’interfaces, de moyens et de compétences humaines les fonctions et les concepts définis dans le modèle de référence OAIS. Ce modèle d’organisation structure l’Archive en trois services qui peuvent être largement autonomes : la Collecte et la préparation des données, le Stockage d’archive, et enfin la Gestion des données et la communication. Les caractéristiques détaillées de ces trois services et les profils de compétence nécessaires à leur mise en œuvre seront analysés.
Ce modèle s’applique aux institutions patrimoniales dont la fonction première est de préserver les données dont elles ont la charge. Nous montrerons qu’il peut s’appliquer à d’autres types d’organismes et qu’il doit permettre la restauration de la fonction d’Archive au cœur du système d’information des entreprises et des administrations.
ABSTRACTS. The time is now ripe for a structural model on which to base the organization of digital archive centres. This model translates the functions and concepts defined in the OAIS Reference Model into services, interfaces, resources and human competencies. It structures the archive into three largely autonomous services: data collection and preparation, long- term storage, and finally data management and dissemination. This paper will analyse the detailed characteristics of these three services and the human competencies required to implement them. The model in question can be used by institutions responsible for national assets, whose main function is to preserve the data sent to them for safekeeping. The author will show that it may be applied to other types of organization and that it should re-establish the archive function as a core component of companies’ and administrations’ information systems.
MOTS-CLÉS : archivage, pérennisation, objets numériques, modèle d’organisation.
KEYWORDS: archival, long-term preservation, digital object, structural model.
1. Introduction
Le modèle de référence OAIS (OAI 2002) est devenu une norme internationale en 2003. Cette norme, riche et argumentée, nous permet de percevoir toute la complexité et la portée du problème de l’archivage long terme des informations sous forme numérique. Elle met en place les concepts et le vocabulaire indispensables à la compréhension du problème. Ce modèle constitue aujourd’hui une référence essentielle et reconnue aussi bien dans le domaine scientifique, le domaine industriel que dans le domaine patrimonial.
Comprendre le problème et ses multiples aspects organisationnels, techniques, juridiques, normatifs… constitue un très grand pas, mais comprendre ne suffit pas : le vrai besoin est de proposer des solutions concrètes et applicables. Parce que l’une des causes majeures des difficultés rencontrées pour la pérennisation des informations numériques réside dans l’obsolescence continue des technologies, nous avons parfois tendance à focaliser nos analyses et nos solutions sur les aspects techniques du problème. Sans sous-estimer le poids de ces aspects techniques, il paraît clair aujourd’hui que les solutions ne pourront émerger que par la conjonction d’un ensemble de facteurs distincts : une organisation adéquate, des personnes ayant à chaque endroit les compétences requises, un ensemble de procédures et de standards applicables, des moyens techniques appropriés, des mécanismes de certification des services d’archives normalisés, etc. Nous nous concentrerons dans cet article sur les questions d’organisation qui nous paraissent déterminantes. Le modèle d’organisation que nous proposons est le fruit d’une large réflexion qui intègre la vision globale du modèle OAIS, le retour d’expérience de la mise en œuvre de l’archivage de données et de documents numériques au CNES, la structuration actuelle de la technologie en grands domaines distincts, et les facteurs humains liés à la grande diversité de compétences qu’il est nécessaire de mettre en œuvre. Dans ce qui suit, le terme Archive, en majuscule, sera généralement utilisé avec le sens défini dans le modèle OAIS (organisation dont la vocation est de préserver l’information pour permettre à une communauté d’utilisateurs d’y accéder et de l’utiliser), c’est-à-dire au sens d’un service d’archives.
2. Le modèle d’organisation 2.1. Constats préalables
Les services d’archives peuvent avoir des finalités très diverses. Les archivistes distinguent clairement les archives intermédiaires (on conserve les documents parce qu’ils doivent encore servir dans le cadre dans lequel ils ont été créés) des archives définitives à vocation patrimoniale. Les échelles de temps du numérique – en particulier la périodicité des obsolescences de matériels, médias de stockage, système d’exploitation, logiciel, etc., – sont telles que si on veut conserver nos informations pendant 15 ans, 50 ans ou 200 ans, il conviendra de prendre les mêmes
dispositions organisationnelles, techniques et juridiques. On assiste donc, au niveau des solutions à mettre en œuvre, à un certain gommage des différences entre ces catégories d’archives.
On met souvent en avant les difficultés soulevées par le fossé qui existe entre la culture archivistique et celle des informaticiens. C’est une difficulté réelle qui sera résolue à terme par des formations nouvelles dans lesquelles l’archiviste devra s’être approprié la part de l’informatique indispensable à la compréhension de la représentation de l’information sous forme numérique. Parallèlement, certains informaticiens devront s’intéresser à la structure et à la signification des informations archivées et pas seulement aux technologies. Le modèle d’organisation proposé vise aussi à résorber les fossés existants entre ces professions. A ces considérations, il conviendra aussi d’ajouter que l’informatique n’est pas vraiment un métier mais une constellation de métiers fort différents et non interchangeables.
2.2. La structure du modèle
L’archivage des informations numériques est trop complexe et exige des compétences trop diverses pour être résolu en un seul bloc. Nous avons donc cherché à décomposer le problème initial en plusieurs autres problèmes indépendants et de taille beaucoup plus réduite. Le point de départ de la réflexion est donné par le modèle fonctionnel de l’OAIS tel qu’il est présenté figure 1. Toutes les fonctions identifiées dans ce modèle doivent naturellement être couvertes par l’organisation.
Les quatre fonctions opérationnelles essentielles du modèle OAIS sont : le versement, le stockage d’archive, la gestion des données et l’accès. Notre expérience pratique nous a montré qu’il était tout à fait possible d’organiser les fonctions opérationnelles en trois services distincts :
– un service Collecte et préparation des données prenant en charge l’ensemble des tâches liées au versement ;
– un service Stockage d’archive correspondant de très près à la fonction de même nom ;
– un service Gestion des données et communication assurant la gestion du patrimoine archivé et sa mise à disposition des utilisateurs. En effet, ces deux fonctions sont en étroite interaction et les critères de recherche d’information proposés aux utilisateurs ne sont que la traduction au niveau de l’interface d’accès de mécanismes d’interrogation d’un système de gestion des données.
Il n’est pas inutile de préciser ici que, par service, nous entendons un ensemble composé de personnes, de moyens techniques et de ressources financières ou autres, en charge d’un mandat clairement identifié. Nous allons tenter de montrer que pour chacun des trois services proposés, il est possible de définir précisément les fonctions et les responsabilités, de spécifier les interfaces externes (relations avec les autres
services et relations avec les entités externes au service d’archives), et de préciser les compétences nécessaires à son fonctionnement. Chaque service est supposé devoir mettre en application un ensemble de procédures et de normes qui lui sont propres et disposer des moyens et ressources adaptés aux tâches dont il a la charge.
L’activité des trois services doit naturellement être coordonnée par une structure de direction qui porte la responsabilité d’ensemble, ce qui nous conduit au modèle d’organisation très simple présenté figure 2.
La fonction Planification de la préservation n’est pas une fonction opérationnelle. C’est une fonction de veille et de conseil. Elle assure une certaine surveillance de l’obsolescence et de l’émergence des technologies pour anticiper sur les décisions nécessaires à la préservation. Elle s’assure également de l’adéquation au cours du temps des services de communication par rapport aux besoins et attentes des utilisateurs. Elle peut être sous la responsabilité d’un groupe rattaché directement au coordonnateur, elle peut être aussi répartie entre les trois services. On peut aussi penser que plusieurs services d’archives indépendants pourraient mettre en commun certaines de leurs ressources pour conduire cette activité.
Administration P
R O DU C T E U R
U T I L SI A T E U R
MANAGEMENT
Versement Accès
Gestion des données
Stockage d’archive
Plannification de la préservation
Figure 1. Le modèle fonctionnel de l’OAIS et l’identification des services
La fonction d’administration est une fonction de mise à disposition de moyens et de services qui peuvent être là encore soit partagés en sous-fonctions réparties entre les services existants, soit centralisés comme cela peut être le cas pour la gestion du réseau et des moyens informatiques généraux. Dans les sections qui suivent, nous décrivons plus en détail les caractéristiques des trois services du modèle d’organisation. Il s’agit à ce stade d’une première esquisse. Une définition complète et détaillée de chacun des services nécessite en effet des développements beaucoup plus longs.
3. Le service Collecte et préparation des données (CPD) 3.1. Fonctions et responsabilités
Le service Collecte et préparation des données (CPD) est en charge de la collecte des objets de données auprès des services versants et de l’ensemble des tâches nécessaire pour passer de ces objets transmis par les producteurs à des objets numériques ayant toutes les qualités requises pour être archivés. CPD est en premier lieu responsable des interactions entre services d’archives et les services versants.
Pour chaque service versant, les différents objets de données numériques à transférer à l’Archive doivent être définis (plan de classement, plan d’archivage…). Le processus de transfert doit ensuite être mis en place et les objets reçus par l’Archive doivent être conforme à ce qui est attendu. Une vue globale de ce processus est présentée dans le projet de norme ISO Producer Archive Interface Abstract Standard (PAI 2003). Il est important de noter ici qu’en général les différents services versants concernés n’ont pas tous la capacité de mettre en application les prescriptions de l’Archive en matière de formats de données et de métadonnées, les capacités techniques et les règles de fonctionnement interne à ces services versants pouvant être très diverses. Il s’ensuit donc une négociation aboutissant à un accord entre les deux parties. Il ne s’agit plus seulement ici d’identifier les documents qui doivent être archivés, mais aussi de préciser les formats dans lesquels ils doivent être livrés, les moyens par lesquels ces objets numériques seront envoyés à l’Archive…
Stockage d’Archive Collecte et
Préparation des données
Gestion des Données et Communication
Coordination
Figure 2. Le modèle d’organisation de l’archive
Les formats de données qui sont acceptables ou recommandés pour pérenniser ces données doivent répondre à des critères bien précis : ces formats doivent être normalisés ou standardisés, indépendants des logiciels mis en œuvre pour les créer, les objets de données doivent pouvoir être décrits (syntaxe et sémantique) de façon exhaustive, etc. Sur ce sujet, le groupe PIN (pérénnisation des informations
numériques) (PIN 2004) a conduit un travail de réflexion méthodologique sur les critères d’évaluation des formats au regard de la pérennisation.
Le service CPD doit donc :
– assurer la réception des objets transmis par les services versants et contrôler leur conformité par rapport au plan établi ;
– effectuer lorsque cela est nécessaire, des opérations de transformation de format de données et de métadonnées (par exemple des fichiers livrés au format MS Word pourront être transformés en fichiers au format PDF/Archive, des fichiers texte contenant des métadonnées pourront être transformés en fichiers XML structuré) ;
– affecter aux objets numériques reçus, un identifiant unique cohérent dans l’espace de nomenclature de l’Archive ;
– enrichir les métadonnées en mettant les objets reçus en relation contextuelle avec d’autres objets déjà archivés, ou avec des documents disponibles dans d’autres Archives ;
– transférer tous les objets numériques archivables (données et métadonnées) au service de Stockage d’archive ;
– transférer les métadonnées au service Gestion des données et communication.
Le modèle OAIS insiste longuement sur la nécessité de rassembler et d’organiser les informations de telle sorte qu’elles puissent être parfaitement compréhensibles, aujourd’hui et demain, par la communauté des utilisateurs. Il s’agit ici d’une question peu triviale qui est au cœur de la responsabilité du service CPD.
3.2. Interfaces externes
– Interfaces avec les services versants : un mode de communication pour le transfert des objets de données et pour les interactions entre le service versant et l’Archive doit être spécifié dans un document approuvé de part et d’autre.
– Interfaces avec le service Stockage d’archive : les interfaces sont extrêmement simples. Elles se résument à un tout petit nombre d’actions qui peuvent être mises en œuvre depuis un poste de travail du service CPD. Voici une représentation réaliste des actions permettant au CPD de transmettre un objet numérique au service SA :
- connexion au service SA (sur l’initiative du service CPD) et authentification,
- demande de stockage d’un objet numérique pour lequel on précise son identifiant et la classe de service attendue pour cet objet (cf. section 4),
- transmission du fichier, accusé de réception du service SA, fermeture de session.
Le processus ainsi mis en œuvre peut être tout aussi bien manuel, et exécuté au cas par cas en fonction des besoins par un opérateur, ou automatique s’il porte sur des grands nombres d’objets numériques. Les actions définies ci-avant peuvent évidemment être formulées, organisées différemment en fonction des contraintes et des choix qui auront été retenus. Cette interface doit être telle qu’elle ne dépende pas en amont des activités du service CPD et qu’elle ne préjuge pas en aval des activités conduites par le service SA.
– Interfaces avec le service Gestion des données et communication : les fichiers de métadonnées, sous une forme normalisée, sont transmis au service GDC. Ces métadonnées peuvent inclure des descriptions de collections et de sous-collections (fonds et sous-fonds), mais aussi des descriptions et des identifications d’objets numériques unitaires. Le service CPD peut également transmettre dans ce cadre des objets numériques complémentaires utiles à la recherche d’information au sein des ensembles de données archivées (par exemple des représentations graphiques).
Le service SA est totalement aveugle sur le contenu des fichiers qu’il reçoit : il prend en compte des trains de bits accompagnés d’un identifiant et d’une consigne de stockage et il doit assurer la pérennisation de ces bits. Le service GDC par contre va traiter les informations qu’il reçoit pour les organiser au sein d’une base de données et si nécessaire les rendre accessibles à une communauté d’utilisateurs.
3.3. Moyens techniques nécessaires
Les moyens matériels, logiciels et de communication nécessaires à la bonne réception des objets numériques transmis par les services versants ne présentent pas de caractéristiques spécifiques, si ce n’est la nécessité à décider au cas par cas, de sécuriser les transferts afin d’authentifier les objets reçus et de garantir leur intégrité par rapport à l’expéditeur. Ces moyens seront à adapter en fonction du volume des données à prendre en compte et de la périodicité des transferts. Un ensemble de logiciels d’aide à la préparation des données et des métadonnées à archiver sera naturellement nécessaire.
3.4. Compétences requises
Deux types de compétences, aujourd’hui souvent séparées, doivent être rassemblées au CPD : celle de l’archiviste capable de définir, en relation avec le service versant, les informations à préserver, de vérifier l’intelligibilité de ces informations et leur complétude, d’organiser ces informations au sein d’un ensemble structuré, et celle d’un informaticien spécialisé dans la gestion des données et la représentation de l’information sous forme numérique, afin de définir les formats de données et de métadonnées acceptables pour la pérennisation, de vérifier la conformité des objets livrés par rapport à ces formats, de mettre en œuvre si
nécessaire un processus de transformation de formats, de spécifier le développement des outils informatiques nécessaires à ce service, de les développer et de les exploiter. Ces compétences spécialisées sur la représentation numérique présupposent également une connaissance généraliste en informatique. Les deux compétences sont réunies dans un métier nouveau qualifié ici de gestionnaire de données numériques ou d’archiviste d’information numérique.
4. Le service Stockage d’archive (SA) 4.1. Fonctions et responsabilités
Le service SA est responsable de la pérennité et de l’intégrité des objets numériques qui lui sont confiés :
– stockage des objets sur des médias de stockage, accompagné d’une ou plusieurs copies de sauvegarde devant être entreposées dans des locaux séparés ;
– surveillance permanente de l’état des médias (nombre d’opérations de lecture réalisées sur chaque média, taux d’erreur de bits mesurable…) ;
– remplacement périodique des médias jugés moins fiables par des médias neufs ;
– prise en compte des évolutions des technologies de stockage pour opérer des migrations (périodiques ou continues suivant la politique retenue) vers les nouveaux médias les plus appropriés à ses activités.
Le SA a deux clients qui sont le service CPD et le service GDC. Le CPD transmet des objets numériques au SA en vue de leur pérennisation. Ces objets peuvent être affectés – à la demande de CPD – à telle ou telle classe de service particulière. Les classes de service permettent de préciser, en termes fonctionnels et non en termes de technologie, les services du SA qui sont attendus : il peut s’agir du délai de restitution de l’objet numérique (immédiatement dans l’heure qui suit, uniquement aux heures ouvrables…) ou encore de la garantie plus ou moins élevée qui peut être requise pour la préservation. Le service GDC émet quant à lui, vers le SA, des requêtes de restitution d’objets numériques en fonction de ses besoins propres et des demandes des utilisateurs.
4.2. Interfaces externes
Les interfaces avec le service CPD ont déjà été abordées. Les interfaces avec le service GDC peuvent avoir la forme extrêmement simple suivante :
– connexion au service SA (toujours sur l’initiative du service GDC) et authentification ;
– demande de restitution d’un objet numérique défini par son identifiant ;
– transmission du fichier du service SA vers le service GDC ; – fermeture de session.
4.3. Moyens techniques nécessaires
Le service SA doit disposer de l’ensemble des équipements de stockage de données nécessaire à sa fonction : équipements de lecture/écriture, médias de stockage, robots et logiciels nécessaires à la mise en œuvre de toutes les opérations.
Suivant les besoins, il devra être en fonctionnement 24 heures sur 24 ou simplement certains jours à certaines heures.
Un certain nombre de constructeurs proposent des systèmes répondant plus ou moins complètement aux besoins du service SA. N’oublions pas cependant qu’en aucun cas, nous ne pouvons aveuglément faire confiance aux performances des systèmes et des médias de stockage disponibles sur le marché et ainsi décharger l’Archive des responsabilités de préservation qui sont les siennes.
4.4. Compétences requises
Il s’agit cette fois de compétences d’informaticiens spécialisés dans :
– la gestion de grands ensembles de fichiers stockés, dupliqués sur différents types de supports ;
– les technologies réseau à haut débit permettant de communiquer avec les
« clients » du service ;
– les technologies de stockage à grande capacité, robots de stockage…, les supports de stockage, leurs caractéristiques, leur fiabilité ;
– les moyens de surveillance de l’état des médias, et la mise en œuvre de ces moyens ;
– la capacité à maintenir en fonctionnement opérationnel un système ouvert 24 heures sur 24 et à faire évoluer le système en fonction des évolutions de la technologie et des montées en charge.
5. Le service Gestion des données et communication (GDC) 5.1. Fonctions et responsabilités
Le service GDC est responsable de la gestion du patrimoine d’information préservé par l’Archive et de la communication de ce patrimoine auprès des utilisateurs autorisés.
Il doit mettre en place et maintenir en fonctionnement, un système informatique permettant de disposer en permanence d’une connaissance complète et détaillée des objets archivés et du regroupement de ces objets au sein d’ensembles hiérarchisés (fonds, sous-fonds…). Il doit alimenter et enrichir sa base de données à partir des métadonnées transmises par le service CGD. Ce système doit également permettre aux utilisateurs d’accéder à distance – via une interface conviviale – à un ensemble de fonctions relevant de la communication :
– connaître le contenu de la partie communicable des données archivées ; – rechercher les objets numériques utiles à leurs travaux (critères de sélection basés sur les métadonnées par exemple) ;
– sélectionner les objets intéressants ;
– commander et récupérer ces objets de données ;
– éventuellement transformer les objets de données archivés avant de les fournir à l’utilisateur (changements de format, services à valeur ajoutée…).
La recherche des données utiles s’appuie sur les métadonnées mais aussi sur différentes techniques complémentaires (feuilletage, data mining…). Les moyens de récupération peuvent être le réseau ou la recopie sur un support de diffusion courant (cédéroms, DVD, cassettes magnétiques de haute capacité…) en fonction du volume.
Le service GDC a en charge également de gérer les relations avec la communauté des utilisateurs : autorisations, droits d’accès, éventuellement facturations.
5.2. Interfaces externes
Les interfaces avec les services SA et CDM ont déjà été abordées. S’agissant d’informations numériques, et compte tenu des tendances actuelles de l’évolution des technologies, l’interface offerte aux utilisateurs devrait permettre à ces utilisateurs d’exécuter à distance, via le réseau, l’ensemble des opérations de recherche et de commande d’objets au travers d’une interface graphique adaptée aux pratiques d’aujourd’hui. Le caractère plus ou moins confidentiel et sensible des informations archivées peut induire des restrictions à cette vue générale.
5.3. Moyens techniques nécessaires
Le système mis en place par le service GDC s’appuie largement sur les technologies de base de données et de communication d’information via internet.
Des systèmes répondant aux besoins du service GDC sont ou seront disponibles sur le marché, ce qui limitera le coût des développements informatiques spécifiques.
GDC doit éventuellement disposer de capacité de recopies d’objets numériques sur
les médias de diffusion. Enfin, dans certain cas, indépendamment du service SA, il peut être amené à stocker à son niveau les objets de données qui ont vocation à être immédiatement disponibles en ligne pour les utilisateurs, d’où un besoin d’une capacité de stockage (généralement sur disque) à cet effet.
5.4. Compétences requises
Il s’agit, d’une part, de compétences d’informaticien spécialisé dans : – la modélisation de l’information ;
– les processus de recherche d’information ; – les technologies de base de données ;
– les technologies et langages de l’internet (interface homme-machine sur navigateur…) ;
– le maintien en fonctionnement opérationnel de systèmes ouverts à des communautés d’utilisateurs plus ou moins vastes.
Il s’agit, d’autre part, d’avoir une connaissance générale de la problématique de l’archivage :
– connaissance des catégories de données manipulées ;
– connaissance des métadonnées et des critères de sélection des données adaptés aux besoins des utilisateurs.
6. La structure de coordination
Bien que la structure de coordination soit abordée en dernier, elle n’en n’est pas moins essentielle puisqu’il s’agit bien ici du pilotage de l’Archive. C’est une fonction de direction. Le coordonnateur est le chef d’orchestre et le véritable responsable de l’archivage (au sens des responsabilités définies dans le modèle OAIS) : suivant le contexte, on parlera de gestionnaire des données, de gestionnaire du patrimoine d’information, d’archiviste, d’archiviste principal...
Son rôle est de définir précisément le partage du travail et les interfaces entre les différents services. Le coordonnateur organise également les activités relatives aux domaines communs : le modèle d’information, le dictionnaire des objets numériques livrables, l’identification des objets. Le modèle d’information par exemple, établit une vue globale, ordonnée et cohérente de l’ensemble des objets d’information gérés par l’Archive. Cette vue globale inclut les identifiants de ces objets, leurs relations, leur appartenance à des collections… La connaissance de ce modèle est indispensable au service CPD qui affecte des identifiants aux objets et définit la place de ces objets au sein du modèle ainsi qu’au service GDC qui organise ce modèle sous la forme d’une base de données.
Le rôle du coordonnateur est également d’approuver les standards et les procédures de préférence normalisées appliquées dans chaque service.
7. Le retour d’expérience au CNES
Dans la pratique, nous avons pu mesurer à quel point la collecte d’un ensemble complet, organisé et convenablement décrit de données scientifiques spatiales constitue la tâche la plus difficile et en définitive la plus coûteuse, en particulier en ressources humaines. On peut constater par contre le caractère tout à fait indépendant de cette activité par rapport aux autres services. La livraison de métadonnées au service GDC s’appuie sur des normes et des technologies de dictionnaires de données à la fois rigoureuses et souples (DED 2001) et (DED 2002). La transmission de fichiers au service SA s’appuie sur une interface totalement stable depuis 10 ans.
Un service de stockage d’archive a été mis en place au CNES en 1994. Plusieurs centaines de téraoctets de données y sont aujourd’hui préservées. Après bientôt 10 ans de fonctionnement, le retour est extrêmement positif sur de multiples plans : ce service est utilisé pour préserver à long terme les données des expériences spatiales.
Il est également utilisé dans le cadre de l’archivage des documents techniques de l’établissement. Il est enfin utilisé par de multiples projets à des fins d’archivage à plus ou moins court terme. Son insertion au sein du système d’information de l’organisme en fait un outil unique et indispensable.
Il convient de souligner que la nécessité de rassembler au sein de ce service des compétences fortement spécialisées notamment en matière de technologies de stockage a pour conséquence qu’un tel service n’est viable (au plan de son coût global) qu’au-delà d’une certaine masse critique. Nous n’avons pas spécifié que chaque Archive devait disposer de son service SA. Parmi les variantes organisationnelles possibles, nous pouvons penser :
– à un service de Stockage d’archive partagé par plusieurs Archives distinctes ; – à un service SA partagé entre des Archives et d’autres services du même organisme (c’est le cas au CNES) ;
– à un service SA sous la forme d’un prestataire de service indépendant.
Une équipe en charge des activités de gestion de données et de communication a été mise en place. Elle a la charge de développer, puis mettre en œuvre des systèmes informatiques permettant de mettre à disposition des données scientifiques spatiales de différentes thématiques (astronomie, océanographie…). Malgré la diversité des objets numériques et des logiques propres à chacune de ces thématiques, le défi, en passe d’être résolu, est de réduire les coûts par l’usage d’un système générique adaptable à toutes ces thématiques.
8. Conclusion
La prise en compte des exigences juridiques relatives notamment à l’authenticité et l’intégrité des documents numériques n’ont pas été traitées dans cet article car ce n’était pas directement son objet et ces questions peuvent impliquer d’assez longs développements. Nous pouvons simplement ajouter ici sur ce point que la prise en compte de ces exigences ne nous paraît nullement remettre en cause le modèle d’organisation proposé.
Nous savons que la technologie va évoluer sans interruption, des systèmes d’exploitation nouveaux vont remplacer les précédents, des langages de programmation vont apparaître, d’autres vont disparaître, mais l’information va rester. Nous ignorons la nature et l’ampleur des ruptures technologiques à venir et l’évolution des usages qui suivra. C’est pour cette raison que nous avons consciemment privilégié les voies qui s’appuient sur une connaissance de la structure, de la syntaxe et de la sémantique de l’information plutôt que de tenter de maintenir une quelconque technologie en état de marche sur le long terme. Nous savons par expérience que maintenir un logiciel en état de marche pérenne est beaucoup plus compliqué et finalement plus coûteux que de préserver l’information sous une forme indépendante de la technologie.
Le modèle d’organisation proposé repose d’abord sur ce choix. Sa raison d’être est de contribuer à l’émergence de solutions concrètes et applicables. Il repose également sur une analyse des compétences et des métiers. Il s’appuie enfin sur un large retour d’expérience au CNES qui nous conforte dans cette voie. Une telle organisation doit pouvoir faire l’objet de contrôles et d’audits externes. L’Archive numérique doit pouvoir apporter la démonstration de sa capacité à assurer sa mission et donc à préserver à long terme les informations sous forme numérique dont elle a la charge. Ceci nous ouvre un champ de réflexion sur la certification des archives numériques. En effet, il apparaît possible de définir avec précision l’ensemble des procédures applicables à chacun des services, d’évaluer l’adéquation et la cohérence de ces procédures par rapport aux responsabilités de chaque service et aux responsabilités globales de l’Archive, et enfin de mettre en application les audits de contrôle du respect de ces procédures.
Les archivistes dont la formation initiale est le plus souvent littéraire, peuvent être démunis face au numérique et à l’absence de solution clé en main.
L’organisation du travail qui remise les archivistes tout à fait à l’extrémité de la chaîne de création et d’usage de l’information ne leur facilite pas la tâche. Nous avons vu cependant que les services Stockage d’archive et Gestion des données et communication pouvaient aujourd’hui s’insérer au sein du système d’information des organismes ou des entreprises. Au travers du numérique, les Archives peuvent et doivent devenir des centres de pérennisation et de gestion d’information vivante. Le retour sur investissement, c’est-à-dire l’usage qui est fait de l’information archivée doit être visible. Le service Collecte et préparation des données doit, de son côté, intervenir au moment de la création de l’information et non plus au moment ou plus
grand monde n’en n’aura besoin. A l’instar des données scientifiques archivées qui montrent des réutilisations de données pour un tout autre objectif que ce pourquoi elles avaient été créées, le développement des services d’archives numériques doit dynamiser, faciliter et finalement décupler l’usage de l’information archivée. De ce point de vue, c’est une révolution mais aussi une chance pour les archivistes.
9. Bibliographie
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